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辦公室工作中那些“難忘”的失誤 ——辦公室工作失誤四例

 yf華 2016-04-05

反映工作失誤的案例是業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的極好教材。“勇于否定自己才能飛得更高”,敢于和善于“找失誤”才有可能實(shí)現(xiàn)“零失誤”。下面,列舉幾個(gè)典型事例,以便大家舉一反三、引以為鑒。


【案例1】遲報(bào)的重要信息變?yōu)槭?shí)信息


某日,某市直部門向我們報(bào)送了一條反映生豬價(jià)格高位繼續(xù)上漲的調(diào)研信息。我一看便認(rèn)為這是一條值得上報(bào)的信息,因?yàn)榻衲暌詠?lái)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)大米、豬肉等重要食品的價(jià)格變動(dòng)情況高度關(guān)注,而我們鹽城又是全國(guó)生豬大市,生豬價(jià)格變動(dòng)情況很有代表性。


當(dāng)時(shí),我手頭正在處理一件急事,加上這條調(diào)研信息篇幅很長(zhǎng),條理又有點(diǎn)亂,編輯加工需要較長(zhǎng)時(shí)間,就準(zhǔn)備隔天再處理。但接下來(lái)的幾天都忙于其他事情,未能及時(shí)編輯報(bào)送這條信息,結(jié)果一直拖到四天后才報(bào)出。報(bào)的時(shí)候既沒(méi)有重新核實(shí)情況,也沒(méi)有報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審簽,就以“鹽城市反映生豬價(jià)格高位繼續(xù)上漲”為題直接報(bào)了上去。


省信息處的同志看了這條信息后很感興趣,立即呈送辦公廳分管領(lǐng)導(dǎo)審簽,準(zhǔn)備報(bào)有關(guān)省領(lǐng)導(dǎo)參閱。辦公廳分管領(lǐng)導(dǎo)在審簽這條信息時(shí),對(duì)承辦的同志說(shuō):“再請(qǐng)鹽城的有關(guān)同志核實(shí)一下,據(jù)我所知,我省有的地方生豬價(jià)格已經(jīng)出現(xiàn)高位回落跡象。”核實(shí)的結(jié)果是我們鹽城的生豬價(jià)格果然也于一天前“掉頭”回落了。證實(shí)這一情況后,我立即與省信息處聯(lián)系,說(shuō)這條信息是幾天之前調(diào)研的成果,現(xiàn)在有關(guān)情況已經(jīng)發(fā)生根本變化,生豬價(jià)格不是繼續(xù)上漲而是高位回落了,已經(jīng)不能再用了,并主動(dòng)作了檢討。好在由于省里把關(guān),沒(méi)有造成嚴(yán)重后果,不然將失實(shí)的信息報(bào)給省領(lǐng)導(dǎo),就被動(dòng)了,這個(gè)教訓(xùn)是非常深刻的。


言當(dāng)其時(shí),一字千金;言過(guò)其時(shí),一文不值。信息工作更是如此。經(jīng)過(guò)深刻反省,我意識(shí)到信息處理必須分秒必爭(zhēng),報(bào)送信息前一定要對(duì)信息反映的有關(guān)情況進(jìn)行認(rèn)真核實(shí),堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)審簽制度,夯實(shí)自己的文字功底,確保信息處理工作又好又快。


【案例2】一份公文讓領(lǐng)導(dǎo)簽了兩次擬辦意見(jiàn)


某日,省政府辦公廳致函同意我市建湖縣開(kāi)設(shè)二類水運(yùn)口岸。按照規(guī)定,此函需轉(zhuǎn)發(fā)給建湖縣政府。于是在安排有關(guān)人員起草好批文后,我對(duì)批文內(nèi)容進(jìn)行了審核,并提請(qǐng)分管秘書長(zhǎng)提出擬辦意見(jiàn),送市政府分管領(lǐng)導(dǎo)審批。由于對(duì)市政府辦發(fā)文要報(bào)請(qǐng)辦公室主要領(lǐng)導(dǎo)審核的新規(guī)定沒(méi)有及時(shí)掌握,在提請(qǐng)分管秘書長(zhǎng)給市政府分管領(lǐng)導(dǎo)簽擬辦意見(jiàn)時(shí),沒(méi)能及時(shí)提醒,導(dǎo)致擬辦意見(jiàn)不符合規(guī)定要求,結(jié)果發(fā)文流轉(zhuǎn)到文電處被退回,只得請(qǐng)分管秘書長(zhǎng)按規(guī)定重新簽擬辦意見(jiàn)。就這樣,一份公文讓領(lǐng)導(dǎo)簽了兩次擬辦意見(jiàn)。


這個(gè)失誤讓我意識(shí)到,做好公文流轉(zhuǎn)工作應(yīng)加強(qiáng)與文電處聯(lián)系,及時(shí)掌握公文流轉(zhuǎn)方面的新規(guī)定,遇到吃不透的情況要及時(shí)詢問(wèn),防止憑經(jīng)驗(yàn)辦事。


【案例3】遲到的市領(lǐng)導(dǎo)講話稿


某日,市委、市政府召開(kāi)城建工作會(huì)議,臨時(shí)決定由我對(duì)口服務(wù)的市領(lǐng)導(dǎo)主持這次重要會(huì)議。會(huì)議前一天接到起草市領(lǐng)導(dǎo)主持講話的任務(wù),在城建處的協(xié)助下,當(dāng)天晚上不到八點(diǎn)就把主持講話稿寫好了。但是當(dāng)天市領(lǐng)導(dǎo)和分管秘書長(zhǎng)在外接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),直到晚上十一點(diǎn)左右,我才得以通過(guò)電話把主持講話稿的內(nèi)容逐字逐句向分管秘書長(zhǎng)作了匯報(bào)。隨后,又根據(jù)分管秘書長(zhǎng)提出的意見(jiàn),作了一些簡(jiǎn)單的修改。因?yàn)榭紤]到這位市領(lǐng)導(dǎo)剛由外地調(diào)到我市工作,分管秘書長(zhǎng)要求我次日早一點(diǎn)到班,以便把主持講話稿送到市領(lǐng)導(dǎo)手上。


于是第二天一早,我提前一個(gè)多小時(shí)到辦公室。那個(gè)階段經(jīng)常加班加點(diǎn),睡眠不足,看著距離會(huì)議召開(kāi)還有一段時(shí)間,于是就趴在辦公桌上打了個(gè)盹,不料竟睡著了,醒來(lái)已經(jīng)是差幾分九點(diǎn)。我飛快地跑到電梯口,幾部電梯全都在使用中。于是改走樓梯,一路狂奔到三樓東會(huì)議室,只見(jiàn)一群人簇?fù)碓谑蓄I(lǐng)導(dǎo)周圍,急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。因?yàn)槲业氖д`,導(dǎo)致會(huì)議未能在九點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)召開(kāi),估計(jì)推遲了幾十秒到一分多鐘時(shí)間。


這件事提醒和教育我,做辦公室工作,永遠(yuǎn)不能有絲毫的懈怠。特別是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的具體事情,一定要提前到位。


【案例4】指標(biāo)“倒數(shù)”變“領(lǐng)先”


幾年前,省里在南京組織推介會(huì),蘇北五市領(lǐng)導(dǎo)要分別作推介發(fā)言。辦公室領(lǐng)導(dǎo)高度重視發(fā)言文稿,多次研究商定文稿提綱。幾易其稿后,領(lǐng)導(dǎo)從內(nèi)容到文字都比較滿意,推介活動(dòng)也取得了很好效果。但時(shí)隔一個(gè)月,領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)肅地批評(píng)了我,指出該推介發(fā)言中“我市某項(xiàng)指標(biāo)在蘇北領(lǐng)先”是個(gè)重大錯(cuò)誤,該指標(biāo)事實(shí)上是蘇北倒數(shù)。事后,我查找了該錯(cuò)誤說(shuō)法的出處,是源自市委、市政府一次重大招商活動(dòng)的宣傳畫冊(cè),其他領(lǐng)導(dǎo)講話稿中也引用過(guò)這一錯(cuò)誤表述。


認(rèn)真反思失誤發(fā)生的原因,主要是我思想上沒(méi)有重視文稿實(shí)體內(nèi)容的表述,工作上對(duì)全市一些基本情況不熟悉,文稿起草時(shí)過(guò)分相信所謂的“出處”。從此以后,在文稿起草中我特別慎重引用其他稿件內(nèi)容,對(duì)自己不熟悉的領(lǐng)域一一認(rèn)真查究,防止發(fā)生實(shí)體性失誤。


(文章摘自《秘書工作》雜志2012年第4期。原題目:《善于“找失誤”  追求“零差錯(cuò)”——辦公室工作失誤例析(上)》;作者:鹽城市政府辦公室)

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