現(xiàn)在正是大學(xué)畢業(yè)生完成畢業(yè)設(shè)計(jì)、撰寫畢業(yè)論文的時(shí)候，大家往往要苦熬一個(gè)多月才能完成自己的畢業(yè)論文。現(xiàn)在大家主要都是用Microsoft Word來編輯論文(不論各位用哪個(gè)版本，基本功能都是一致的，以下簡稱Word)。如果不能充分Word的一些強(qiáng)大功能，大家在撰寫和編輯較長篇幅的科技論文的時(shí)候，可能經(jīng)常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)總結(jié)一下，以求拋磚引玉。

　　一篇論文應(yīng)該包括兩個(gè)層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是指文章作者用來表達(dá)自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個(gè)文章的章節(jié)段落結(jié)構(gòu)等，表現(xiàn)則是指論文頁面大小、邊距、各種字體、字號等。相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)，例如一篇文章在不同的出版社出版會有不同的表現(xiàn)；而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個(gè)期刊上發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。

　　筆者認(rèn)為，論文“表現(xiàn)”的編輯，是一個(gè)非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作。如果在寫論文之前，做了各方面的準(zhǔn)備，并按照一定的規(guī)律來編寫和排列，會起到事半功倍的效果；否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗(yàn)，向各位提供如下建議，供大家參考。

　　1、用好樣式

　　編寫論文，一定要使用樣式，除了Word原先所提供的標(biāo)題、正文等樣式外，還可以自定義樣式。

　　如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后用格式欄來設(shè)定格式的，一定要注意，想想其他地方是否需要相同的格式，如果是的話，最好就定義一個(gè)樣式。對于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容一定要堅(jiān)持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯(cuò)機(jī)會。如果要對排版格式（文檔表現(xiàn)）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個(gè)好處是可以由 Word 自動(dòng)生成各種目錄和索引。

　　一般情況下，不論撰寫學(xué)術(shù)論文或者學(xué)位論文，相應(yīng)的雜志社或?qū)W位授予機(jī)構(gòu)都會根據(jù)其具體要求，給論文撰寫者一個(gè)清楚的格式要求。比如，要求宋體、小四，行間距17磅等等。這樣，論文的撰寫者就可以在撰寫論文前對樣式進(jìn)行一番設(shè)定，這樣就會很方便的編寫論文了。

　　如筆者用Microsoft Office Word 2003進(jìn)行樣式設(shè)計(jì)如下圖：

　　2、使用交叉引用設(shè)置編號

　　一定不要自己敲編號，推薦使用交叉引用，否則手動(dòng)輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。標(biāo)題的編號可以通過設(shè)置標(biāo)題樣式來實(shí)現(xiàn)，表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。在寫“參見第x章、如圖x所示”等字樣時(shí)，不要自己敲編號，應(yīng)使用交叉引用。這樣做以后，當(dāng)插入或刪除新的內(nèi)容時(shí)，所有的編號和引用都將自動(dòng)更新，無需人力維護(hù)。并且可以自動(dòng)生成圖、表目錄。 　　

　　 3、對齊

　　一定不要用手動(dòng)敲空格來達(dá)到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。所有的對齊都應(yīng)該利用標(biāo)尺、制表位、對齊方式和段落的縮進(jìn)等來進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)自己手動(dòng)打了空格，一定要謹(jǐn)慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定不要通過敲回車來調(diào)整段落的間距。