在日常生活中，經(jīng)常需要用到帶照片的卡片，如工作證、工作人員的胸卡和準(zhǔn)考證等。使用Word的郵件合并功能，能夠快速、大量地制作這種類型的證件文檔。本文講述了使用Word2013制作帶有照片的準(zhǔn)考證的操作方法。

1、啟動(dòng)Excel 2013，創(chuàng)建一個(gè)Excel文檔，并在文檔中輸入數(shù)據(jù)，如圖1所示。完成工作表創(chuàng)建后保存文檔，該文檔將作為數(shù)據(jù)源使用。

圖1　創(chuàng)建Excel文檔

注意

該Excel文件要與照片保存在相同的文件夾中，同時(shí)工作簿中的照片名稱要與文件夾中的照片名稱完全相同。

2、啟動(dòng)Word 2013，創(chuàng)建一個(gè)新文檔。在文檔中創(chuàng)建表格，如圖2所示。然后將表格保存在與Excel文檔相同的文件夾中。

圖2　創(chuàng)建表格

注意

由于準(zhǔn)考證都是要進(jìn)行打印并裁剪的，為了裁剪方便，在實(shí)際操作中，可以在表的下面按幾次“Enter”鍵生成一些空行，以獲得一定的裁剪空間。

3、打開“審閱”選項(xiàng)卡，單擊“開始郵件合并”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“目錄”選項(xiàng)將文檔類型設(shè)置為目錄，如圖3所示。

圖3　選擇“目錄”選項(xiàng)

4、單擊“選擇收件人”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)，如圖4所示。

圖4　選擇“使用現(xiàn)有列表”選項(xiàng)

5、打開“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，選擇作為數(shù)據(jù)源的Excel文件后單擊“打開”按鈕，如圖5所示。此時(shí)將打開“選擇表格”對(duì)話框，選擇數(shù)據(jù)表后單擊“確定”按鈕，如圖6所示。

圖5　“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框

圖6　“選擇表格”對(duì)話框

6、在文檔中將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到“姓名”后的單元格中，再單擊“插入合并域”按鈕上的下三角按鈕，在打開的下拉列表中選擇“姓名”選項(xiàng)，如圖7所示。然后采用相同的方法在其他單元格中插入相應(yīng)的域，如圖8所示。

圖7　插入姓名域

圖8　在單元格中插入相應(yīng)的域

7、將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到表格左側(cè)放置照片的單元格中，按“Ctrl+F9”鍵進(jìn)入域編輯狀態(tài)，然后在該單元格中輸入域代碼“INCLUDEPICTURE”，如圖9所示。

圖9　輸入域代碼

8、將插入點(diǎn)光標(biāo)放置到域代碼“INCLUDEPICTURE”末尾的字母“E”后面按空格鍵，然后單擊“插入合并域”按鈕上的下三角按鈕，在打開的列表中選擇“照片”選項(xiàng)，如圖10所示。

圖10　選擇“照片”選項(xiàng)

9、在“郵件”選項(xiàng)卡中單擊“完成并合并”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)，如圖11所示。此時(shí)將打開“合并到新文檔”對(duì)話框，使“全部”單選按鈕處于選中狀態(tài)，然后單擊“確定”按鈕關(guān)閉該對(duì)話框，如圖12所示。

圖11　選擇“編輯單個(gè)文檔”選項(xiàng)

圖12　“合并到新文檔”對(duì)話框

10、按“Ctrl+A”鍵將文檔全選，再按“F9”鍵更新域。保存文檔后對(duì)單元格中的圖片進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，制作完成后的效果如圖13所示。

圖13　制作完成后的準(zhǔn)考證

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