郵件合并指的是在郵件文檔(即主文檔)的固定內容中合并與發(fā)送信息相關的一組通信資料(即所謂的數(shù)據(jù)源)，從而批量生成需要的郵件文檔。郵件合并的功能除了能夠批量處理信函和信封這些與郵件有關的文檔之外，還可以用來快捷地批量制作標簽、工資條和成績單等。在批量生成多個具有類似性能的文檔時，郵件合并功能能夠大大提高工作效率。下面以創(chuàng)建學生成績分數(shù)條為例來介紹Word郵件合并功能的使用方法。

1、啟動Excel 2013，在Excel中創(chuàng)建并保存數(shù)據(jù)表，如圖1所示。

圖1　創(chuàng)建數(shù)據(jù)表

2、創(chuàng)建一個空白Word文檔，在“頁面布局”選項卡中單擊“紙張大小”按鈕，在打開的下拉列表框中選擇“其他頁面大小”選項，如圖2所示。打開“頁面設置”對話框，設置頁面的“寬度”和“高度”值，如圖3所示。

圖2　選擇“其他頁面大小”選項

圖3　設置“寬度”和“高度”值

3、完成設置后單擊“確定”按鈕關閉“頁面設置”對話框，然后在文檔中創(chuàng)建標題和表格，如圖4所示。

圖4　創(chuàng)建標題和表格

4、在功能區(qū)中打開“郵件”選項卡，單擊“開始合并郵件”組中的“開始郵件合并”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“信函”選項，如圖5所示。

圖5　選擇“信函”選項

5、在“郵件”選項卡的“開始郵件合并”組中單擊“選擇收件人”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項，如圖6所示。在打開的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中選擇作為數(shù)據(jù)源的文件，這使用前面保存的Excel文檔，如圖7所示。

圖6　選擇“使用現(xiàn)有列表”選項

圖7　選擇Excel文檔

6、單擊“打開”按鈕關閉對話框后，Word給出“選擇表格”對話框，選擇文檔中的工作表后單擊“確定”按鈕關閉對話框，如圖8所示。

圖8　選擇工作表

7、在文檔中單擊將插入點光標放置到文字“姓名”的后面，再單擊“郵件”選項卡“編寫和插入域”組中的“插入合并域”按鈕上的下三角按鈕。在打開的下拉列表中選擇“姓名”選項，如圖9所示。此時插入點光標處插入了一個域，如圖10所示。

圖9　選擇“姓名”選項

圖10　插入域

8、將插入點光標放置到表格的單元格中，單擊“插入合并域”按鈕打開“插入合并域”對話框，在“域”列表框中選擇需要插入的域，如圖11所示。然后單擊“插入”按鈕即可將其插入到單元格中。

圖11　在表格中插入域

9、在“郵件”選項卡的“預覽結果”組中單擊“預覽結果”按鈕，按鈕預覽插入域后的效果，如圖12所示。然后單擊“完成”組中的“完成并合并”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“編輯單個文檔”選項，如圖13所示。

圖12　單擊“預覽結果”按鈕

圖13　選擇“編輯單個文檔”選項

10、打開“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”單選按鈕后單擊“確定”按鈕關閉對話框，如圖14所示。此時，Word將創(chuàng)建一個新文檔，新文檔將按照所選工作表中的人名和分數(shù)信息分頁填寫有關內容，如圖15所示。

圖14　“合并到新文檔”對話框

圖15　在新文檔中創(chuàng)建分數(shù)條

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