這樣用Word，工作1小時(shí)等于5小時(shí)！早下班就靠它了

作者：阿何

公眾號(hào)：zhichangcdb

我們?yōu)槭裁从憛扺ord？

因?yàn)楣ぷ鲙缀趺刻於家玫剿?，用的多了自然就膩了?/p>

更因?yàn)閃ord好麻煩，我們可能花1，2個(gè)小時(shí)就把內(nèi)容寫完了，調(diào)整格式往往要花多一倍的時(shí)間。

文檔要是能用記事本寫就好了~

下面教給你的方法，不是想讓你成為Word高手，而是探討我們?nèi)绾文茉谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)用Word把內(nèi)容搞定，還能得到我們想要的漂亮排版。通過這套方法體系，我們可以專注于生產(chǎn)內(nèi)容而不是調(diào)整格式，并且最大化程度提高我們的操作效率。

網(wǎng)絡(luò)上99%的文章其實(shí)都沒法幫到你，但這篇Word教程一定是個(gè)例外。

01

我們通過下面的4個(gè)核心工作方法來提高你的Word操作效率：

1、寫東西前先列大綱

2、定制你的操作菜單和快捷鍵

3、使用好樣式功能

4、多使用“自動(dòng)化”和“批量化”工具

下面簡單說一下每一部分的核心思想。在本文的后面部分，還會(huì)針對(duì)每個(gè)部分給出詳細(xì)的操作教程。

寫東西前先列大綱

大部分情況下，我們之所以在寫Word文檔的時(shí)候進(jìn)度緩慢，都是因?yàn)闆]有打好“腹稿”，結(jié)果往往都是一邊想一邊寫，一邊寫一邊修改。常常寫到后面，發(fā)現(xiàn)前面部分有問題，又急急忙忙回去調(diào)整。

來回的內(nèi)容調(diào)整、格式修改讓你疲憊不堪。而且因?yàn)闆]有大綱和腹稿，你也很難知道自己的工作進(jìn)展到底到了哪個(gè)階段——這往往讓工作看不到盡頭，從而使得人心情沮喪，進(jìn)一步拖慢你的效率。

在下面部分，我們會(huì)看到只要在正式開寫之前花一些時(shí)間整理你的思路，列出文章的大綱，你的工作速度馬上會(huì)有明顯的提升。

定制你的操作菜單和快捷鍵

高手使用Word的一大特征是：他們似乎永遠(yuǎn)都不用鼠標(biāo)來操作，雙手在鍵盤上噼里啪啦一頓操作，結(jié)果內(nèi)容也好了，樣式也調(diào)整好了。鼠標(biāo)雖然方便直觀，但操作起來確實(shí)速度比較慢，在第2部分，我們可以學(xué)習(xí)如何定制最符合自己使用習(xí)慣的操作菜單和快捷鍵，從而使得操作效率倍升。

使用好樣式功能

對(duì)大部分人來說，Word自帶的樣式模板功能都是可以大大提高工作效率的“神器”。這其實(shí)是Word里面非常基礎(chǔ)的一項(xiàng)功能，但我發(fā)現(xiàn)有超過90%的人其實(shí)都沒怎么使用它。

多使用“自動(dòng)化”和“批量化”工具

Word內(nèi)置了很多自動(dòng)化和批量化操作的工具，這些工具學(xué)起來其實(shí)并不困難，但一旦你學(xué)會(huì)了，會(huì)發(fā)現(xiàn)簡直不能更爽了。

02

寫東西前先列好大綱

我們用Word寫東西，基本上都是打開軟件就開寫，很少說會(huì)提前整理好文章的大綱和腹稿，這其實(shí)是一個(gè)不好的習(xí)慣。

什么叫提前整理好大綱呢？比如我在真正動(dòng)筆寫這篇文章之前，其實(shí)已經(jīng)用思維導(dǎo)圖列好了整篇文章的結(jié)構(gòu)：

就算你不看完整篇文章，只要一看到這張圖，也可以對(duì)我的大概描述內(nèi)容和框架有個(gè)基本的認(rèn)識(shí)。那么這樣做對(duì)作者來說有什么好處呢？

A、人的大腦其實(shí)是單線條的，如果要同時(shí)做兩件事情，效率就會(huì)馬上大幅度降低。一邊想一邊寫，其實(shí)就是同時(shí)在做兩件事情，速度肯定上不去。我們提前列大綱、打腹稿，其實(shí)就是在寫之前把基本內(nèi)容先想好，提前把“思考”這件事情差不多做完。這樣想的時(shí)候只負(fù)責(zé)想，寫的時(shí)候只負(fù)責(zé)寫，完成速度反而更快。

B、列好大綱能夠讓你明確的知道自己的工作量有多少，具體進(jìn)展到哪里了。這種確定的目標(biāo)感讓你更容易專注地寫下去，而不是時(shí)不時(shí)停下來，翻看一下到底寫了多少內(nèi)容，并且苦惱于“似乎永遠(yuǎn)也寫不完”。

C、提前確定好大綱，能夠避免我們?cè)趯慦ord文檔的時(shí)候因?yàn)槿狈φw思維，導(dǎo)致多次來回重復(fù)的修改和調(diào)整，從而節(jié)省時(shí)間。

那么我們應(yīng)該怎樣去做好列大綱的工作呢？就像我之前說的，強(qiáng)烈推薦思維導(dǎo)圖工具：MAC平臺(tái)下用Mindnode，Windows平臺(tái)下用Xmind。

即便你沒有思維導(dǎo)圖工作，也可以用記事本或者其他工具，先思考一下你要寫的內(nèi)容結(jié)構(gòu)是怎么樣的，能夠分為哪些部分，每個(gè)大的版塊又包含哪些小的版塊。把這些事情大體上想清楚，并且用文字或者思維導(dǎo)圖的形式記錄下來。

一開始你可能會(huì)有些不太習(xí)慣這種“把一件事情分割成兩件事情做”的處理方式，但實(shí)際上分割后你的工作效率反而提升了，很快你就會(huì)愛上列大綱的！

03

定制你的操作菜單和快捷鍵

很多人都不知道，其實(shí)Word的操作菜單和快捷鍵在某種程度上都是可以自我定制的。根據(jù)自己平常的操作習(xí)慣和工作需求，把最常見的功能放到最容易操作的位置，或者定義成快捷鍵，我們使用Word的效率可以馬上得到明顯的提升。

A、定制操作菜單

我使用的Word是2013版本，默認(rèn)情況下它的操作菜單是下面這個(gè)樣子的：

我們會(huì)看到，Word上面的操作功能區(qū)主要可以分成兩大部分：一部分是快速訪問工具欄，另一部分是主操作功能區(qū)（Ribbon）。

我們先來說快速訪問工具欄。

快速訪問工具欄位于Word軟件的最上方，而且是默認(rèn)展開的，沒有折疊菜單，所以訪問起來是最方便的，我們可以把自己使用Word時(shí)候最頻繁使用的功能加到這里（特別是一些頻繁使用，但訪問位置特別深的功能）。

舉個(gè)例子，假如我們平時(shí)用Word經(jīng)常要用到“繪制文本框”這個(gè)功能，它在默認(rèn)設(shè)置下是在這個(gè)位置：

也就是說，我們?nèi)绻{(diào)用這個(gè)功能的話，要經(jīng)過：點(diǎn)擊“插入”-點(diǎn)擊“文本框”下拉箭頭-點(diǎn)擊“繪制文本框”3個(gè)步驟，假如一個(gè)Word文檔涉及幾十個(gè)上百個(gè)繪制文本框，每次都要這樣操作顯然是非常繁瑣的。

下面，我們來嘗試把“繪制文本框”這個(gè)功能加到快速訪問工具欄：

這樣的話，我們的Word快速訪問工具欄上就多了一個(gè)我們最常用到的“繪制文本框”功能，把之前需要3個(gè)步驟才能調(diào)用的功能簡化為1個(gè)步驟即可使用。

與此類推，其他最常使用的功能，我們都可以用這個(gè)方法把它們固定到自己的快速訪問工具欄上面。

下面再來看看Ribbon功能區(qū)，我們隨便在功能區(qū)一個(gè)地方點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，發(fā)現(xiàn)有個(gè)選項(xiàng)叫“自定義功能區(qū)”，我們點(diǎn)擊它。

彈出來的窗口是下面這個(gè)樣子的：

這個(gè)窗口包含兩個(gè)部分，左邊包含了Word里面幾乎所有的功能和命令，而右邊則是所有的Ribbon功能區(qū)塊選項(xiàng)卡和功能分組。

我們看到，Word已經(jīng)默認(rèn)內(nèi)置了很多選項(xiàng)卡和功能分組，而且這些功能分組都是不可編輯的，這便是我們的Word默認(rèn)的功能菜單了。

一般情況下，我不會(huì)去動(dòng)這些默認(rèn)的功能區(qū)設(shè)置，而是根據(jù)自己的需要，把最常用的功能放到自己新增的分區(qū)里面。

舉個(gè)例子，我最經(jīng)常需要用到Word里面的繪制文本框、繪制表格以及分欄這3個(gè)功能，那么我們就可以在自定義功能區(qū)新建一個(gè)選項(xiàng)卡，名字可以叫做“常用”，然后把這3個(gè)功能加到這個(gè)選項(xiàng)卡里面，操作的動(dòng)圖如下：

通過這種方式，我們可以在Ribbon功能區(qū)增加一個(gè)屬于自己的功能模塊，然后把自己最常用的功能加到這個(gè)模塊，這樣以后Word使用起來是不是就順手多了？因?yàn)槟銕缀蹩梢酝耆凑兆约旱男?求打造屬于自己的功能區(qū)塊。

如果做的更進(jìn)一步，我們還可以把Word默認(rèn)的功能區(qū)塊全部去掉，然后完全按照我們自己的使用習(xí)慣來打造上方的功能菜單區(qū)，大家也可以自己打開軟件嘗試一下。

B、自定義快捷鍵

和自定義菜單一樣，我們同樣可以在Word里面自定義快捷鍵，把平時(shí)最常用到的功能定義為自己最習(xí)慣的快捷鍵。

我們先來看看Word里面是如何自定義快捷鍵的，舉個(gè)例子我們經(jīng)常要用到“插入圖片”這個(gè)功能，想把這個(gè)功能定義快捷鍵為“CTRL+1”整個(gè)操作流程如下：

同樣是進(jìn)入到自定義功能區(qū)的菜單，然后點(diǎn)擊鍵盤快捷方式右邊的“自定義按鈕”，選擇自己想要定義的命令，然后鼠標(biāo)在“請(qǐng)按快捷鍵”那里點(diǎn)一下，然后在鍵盤上按下你想要定義的快捷鍵，最后點(diǎn)擊指定按鈕即可。

通過這種方式，我們可以定義一組符合自己使用習(xí)慣的快捷鍵了。需要注意的是，Word本身已經(jīng)內(nèi)置了數(shù)量龐大的快捷鍵，采用這種方式，我們很有可能覆蓋掉默認(rèn)的快捷鍵，從而讓你在別的教程中看來的某些快捷操作方式“失靈”。

想要恢復(fù)默認(rèn)的快捷鍵也非常簡單：還是進(jìn)入到快捷鍵定義的菜單，然后選擇“重置快捷鍵”即可。

04

使用好樣式功能

Word的樣式功能使用起來非常簡單，但卻可以讓我們?cè)趯懳恼碌臅r(shí)候?qū)⒆⒁饬ν耆劢乖趦?nèi)容上，最大化節(jié)省“格式調(diào)整”的時(shí)間。

為了讓大家對(duì)“樣式”功能有最感性的認(rèn)識(shí)，我們來看下面的動(dòng)畫：

使用“樣式”功能和先輸入文字再調(diào)整格式的操作方式，最大的理念區(qū)別在于：“樣式”的理念是將Word的內(nèi)容和格式相分離，讓我們可以做到專注于輸入內(nèi)容，格式由樣式來自動(dòng)控制，而不是每次都要選中文字后再一項(xiàng)一項(xiàng)的調(diào)整格式。

使用樣式功能有下面幾個(gè)好處：

A、樣式功能可以大大減少我們調(diào)整文本格式需要花費(fèi)的時(shí)間。

舉個(gè)例子，我們要將文本進(jìn)行如下格式調(diào)整“將字體加粗，將字體顏色設(shè)置為紅色，然后將字體設(shè)置成斜體”。如果采用傳統(tǒng)的方法，我們要選中文本，然后加粗字體，再然后設(shè)置字體顏色以及設(shè)置為斜體，總共要4步操作。

而如果采用樣式功能的話，假若我們事先定義好了這個(gè)樣式，選中文本之后只需要點(diǎn)擊一下該樣式標(biāo)簽即可，只需要2個(gè)步驟。

事實(shí)上，如果我們養(yǎng)成良好操作習(xí)慣，在輸入文字之前就選擇正確的樣式標(biāo)簽的話，事實(shí)上輸出來的內(nèi)容就已經(jīng)是我們要的樣式，根本不需要再進(jìn)行“選擇文字然后調(diào)整格式”這個(gè)操作。

B、適合批量修改格式

假設(shè)我們已經(jīng)寫完了一份Word文檔，里面有10個(gè)一級(jí)標(biāo)題，50個(gè)二級(jí)標(biāo)題?，F(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)突發(fā)奇想，希望你將二級(jí)標(biāo)題的字體統(tǒng)一加大一個(gè)字號(hào)。

如果你沒有使用樣式功能的話，這個(gè)突發(fā)要求很可能會(huì)讓你崩潰，因?yàn)檫@意味著你需要進(jìn)行50次這樣的操作：選擇標(biāo)題，調(diào)整字號(hào)。就算再快，沒有個(gè)10分鐘估計(jì)都搞不定。

但假如你一開始就使用了樣式來為內(nèi)容設(shè)置格式，現(xiàn)在就非常簡單了。你只需要修改一下定義二級(jí)標(biāo)題的那個(gè)樣式的具體格式，那么所有二級(jí)標(biāo)題的格式都會(huì)跟著改變。

具體的效果如下圖所示：

從圖中我們可以看出：只要修改樣式確定的格式，那么樣式關(guān)聯(lián)的所有內(nèi)容格式都會(huì)跟隨改變。

C、方便自動(dòng)生成目錄等操作

在樣式功能里面，我們還可以設(shè)置內(nèi)容在全文大綱中的級(jí)別。根據(jù)這些級(jí)別，Word文檔能夠自動(dòng)識(shí)別文檔的大綱結(jié)構(gòu)，從而自動(dòng)生成目錄。

為增強(qiáng)感性認(rèn)識(shí)，我們還是來看一下下面的實(shí)際操作示范：

要使用樣式功能，就需要事先定義好符合我們需要的樣式。定義樣式其實(shí)非常簡單，只需要在樣式區(qū)新增一個(gè)樣式，然后將樣式里面的格式設(shè)置成我們需要的形式即可。

舉個(gè)例子，我們現(xiàn)在要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)正文樣式，它確定的格式是這樣的：字體為宋體，大小為五號(hào)字，行間距為1.5倍，顏色是紅色。那么具體的操作過程如下；

當(dāng)然，實(shí)際創(chuàng)建樣式要考慮的東西還有更多：比如樣式所屬的大綱級(jí)別，樣式后續(xù)的段落樣式等等，因篇幅限制這里不再詳細(xì)展開，大家可自行尋找相關(guān)的教程學(xué)習(xí)。

所以我們正常撰寫一個(gè)Word文檔的過程應(yīng)該是這樣的：根據(jù)實(shí)際需要，將文檔的格式分解為幾個(gè)固定的樣式，然后再在Word里面保存這些樣式。真正開始輸入內(nèi)容的時(shí)候，先選擇樣式，再輸入內(nèi)容。這樣你寫出來的文檔，直接就是格式也確定的文檔了，根本不需要額外的時(shí)間去調(diào)整格式。

如果我們需要大規(guī)模撰寫相同格式的Word文檔，我們還可以將文檔制作成模板，直接使用模板將會(huì)更加快捷，這部分的教程我們以后也會(huì)推出，大家敬請(qǐng)關(guān)注。

05

使用“批量化”和“自動(dòng)化”工具

所謂的“批量化”或者“自動(dòng)化”，是指Word里面有一些功能，能夠幫助我們一次性對(duì)多個(gè)內(nèi)容進(jìn)行相同形式的處理，或者讓W(xué)ord自動(dòng)幫我們進(jìn)行一些簡單的處理。

比如上面介紹的樣式功能，就是很好的一個(gè)批量化設(shè)置格式的工具。

說到批量化和自動(dòng)化，最好的工具非“宏”莫屬。但宏功能使用起來比較復(fù)雜，需要我們有比較多的知識(shí)儲(chǔ)備，在這里先不打算展開詳細(xì)說，大家可以關(guān)注職場(chǎng)充電寶的后續(xù)教程。

在這里主要介紹Word里面最常用的一個(gè)批量化處理功能以及自動(dòng)化工具，它們分別是“查找替換”功能和“題注”功能。

查找替換功能

查找替換是我們經(jīng)常使用的一個(gè)Word功能，但它其實(shí)比我們想象的還要強(qiáng)大。這個(gè)功能，我們最常見的用法是對(duì)文檔內(nèi)容進(jìn)行查找替換，比如把文檔里面的“張三”批量替換為“李四”。

如果結(jié)合通配符，查找替換可以實(shí)現(xiàn)更強(qiáng)大的功能，比如說可以批量把文檔里面的軟回車符去除掉，空行空格去除掉等等。

除此之外，其實(shí)Word文檔里面的查找替換還可以對(duì)特定的格式、樣式等進(jìn)行處理。我們打開Word文檔，按“CTRL+H”調(diào)出查找替換窗口，并且點(diǎn)擊下面的“更多”按鈕，會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)功能其實(shí)別有洞天：

比如我們可以對(duì)搜索選項(xiàng)進(jìn)行非常詳細(xì)的設(shè)置：

更牛的還在下面，也就是“格式”這個(gè)按鈕里面。利用格式替換功能，我們還能對(duì)文檔實(shí)現(xiàn)很強(qiáng)大的批量格式調(diào)整。

舉個(gè)例子，假如某份Word文檔，我們需要批量把原來設(shè)置為“宋體、五號(hào)字、黑色”的文本格式調(diào)整為“微軟雅黑、四號(hào)字、紅色”。因?yàn)樵臋n作者沒有使用樣式功能，我們就沒法用樣式來進(jìn)行批量修改了，這時(shí)候Word的格式替換功能同樣可以很方便的進(jìn)行批量修改，下面是詳細(xì)的操作過程：

我們看到，通過對(duì)查找和替換的字體分別進(jìn)行設(shè)置，我們就可以批量對(duì)文檔中的特定內(nèi)容的格式進(jìn)行設(shè)置了。除此之外，Word的查找替換功能還能對(duì)段亂、樣式乃至語言、圖文框等進(jìn)行批量處理，大家可自行摸索。

題注功能

題注功能，是Word里面自動(dòng)給圖片、表格等特定格式內(nèi)容加上標(biāo)簽說明的一個(gè)功能。有時(shí)候，我們需要在Word文檔插入大量的圖片和表格，有些人不知道Word具有這樣的功能，往往采取手動(dòng)的方式一個(gè)一個(gè)給圖片和表格加標(biāo)題，操作起來非常麻煩。

下面是一個(gè)如何利用Word的題注功能給表格自動(dòng)加標(biāo)簽的操作示范：

可以看到，只要為Word表格新建題注，并且設(shè)置好基本的標(biāo)簽格式，那么我們?cè)赪ord里面插入表格后，這些表格都會(huì)自動(dòng)加上標(biāo)題了。

利用同樣的方法，我們還可以讓W(xué)ord里面插入的圖片自動(dòng)加上標(biāo)題。

除了查找替換功能和題注功能外，Word里面其實(shí)還有一些其他批量化和自動(dòng)化的工具，比如前面提到過的宏，又比如域功能等，在這里不一一展開。

以上便是阿何為您分享的Word提高工作效率的使用技巧了，如果你覺得有所收獲，別忘了關(guān)注一下我的公眾號(hào)：zhichangcdb （打開微信，搜索公眾號(hào)），上面有更多優(yōu)質(zhì)教程文章哈。