物業(yè)公司與許多服務(wù)型行業(yè)一樣，通常每天都會召開例會，班前會、班后會、行政例會、管理例會等等，這對于物業(yè)服務(wù)企業(yè)來說，是一種雷打不動的管理慣例。但現(xiàn)實(shí)中，這種服務(wù)行業(yè)非常重要的例會制度，卻常常變成了一種可有可無的煩心事、瑣事，甚至成為了與會者的一種負(fù)擔(dān)。

我曾在一次例會中收到這樣一條調(diào)侃的短信：有事開會，沒事開會，上班一天，一天開會，大會小會，精神崩潰。

其實(shí)，對于物業(yè)服務(wù)行業(yè)來說，每日的例會是至關(guān)重要的。傳達(dá)指令、傳遞信息、協(xié)調(diào)資源，維護(hù)服務(wù)供應(yīng)鏈的正常高效運(yùn)行。但為什么會造成這種尷尬的狀況呢？問題不在于會議制度，而出在會議本身。

總結(jié)后發(fā)現(xiàn)，影響例會質(zhì)量主要有四個方面的因素。

一、例會制度不嚴(yán)肅

1、不能守時。“對不起，路上堵車?！薄鞍ミ?，不好意思，來晚了?！薄敖裉爝@雨真大！實(shí)在沒辦法。”這些解釋對于物業(yè)服務(wù)行業(yè)的例會制度而言，就是一種缺乏責(zé)任、缺乏尊重，甚至是藐視制度的表現(xiàn)。

“如果今天你是在趕國際航班，我相信無論是堵車，還是天氣原因，你一定不會遲到，這是一種責(zé)任感缺失的行為?！北仨殞@些不負(fù)責(zé)任的托辭給予嚴(yán)肅的警示與處罰，而且無論哪一位未到，既定時間一到，立即召開，絕不拖延，絕不等待。

2、不能守紀(jì)。例會從某種意義上來說，是物業(yè)公司最重要的會議，它是一天工作的起點(diǎn)、終點(diǎn)，部署、總結(jié)，發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)，對服務(wù)供應(yīng)過程起著承前啟后的重要作用，可在許多物業(yè)公司的例會上，人員進(jìn)進(jìn)出出，手機(jī)此起彼伏，甚至還有人無故缺席，而奇怪的是違紀(jì)者竟然沒有一絲愧疚，反而堂而皇之、心安理得。一個沒有嚴(yán)肅紀(jì)律的會議所產(chǎn)生的任何決議也不可能是嚴(yán)肅的。

3、口舌之快。例會的目的是解決事務(wù)，而不是針對個人。但現(xiàn)實(shí)中，有些人卻常常在講述事件的時候，不由自主地將矛盾引到具體的人，由此在會議進(jìn)行中引發(fā)激烈爭論，導(dǎo)致會議本身失控，物業(yè)公司嚴(yán)肅的例會變成了辯論會、訴苦會，甚至爭吵會，針對這種情形，主持會議者，要及時發(fā)現(xiàn)苗頭，在矛盾開始前有效制止。

二、例會安排不合理

1、身心疲憊。一次例會的時間通常應(yīng)控制在40-60分鐘，這種時間安排在不過多占用服務(wù)工作時間的同時，也保證了參會者高度集中的注意力，因?yàn)橐粋€成年人注意力完全集中的時間一般不超過90分鐘。

許多公司常常把例會開得昏天黑地，讓參會者叫苦不迭，那種讓人腰酸背疼、心煩氣躁的例會，不會產(chǎn)生應(yīng)有的效果，只能適得其反。

2、短會長說。例會應(yīng)該用最簡短的語言表達(dá)最清晰的意圖，而不是讓你發(fā)表演講。滔滔不絕的會議發(fā)言讓例會變了味，讓參會者反感，浪費(fèi)了大量寶貴的時間，尤其是最高管理者要格外注意這一點(diǎn)。

例會制度中應(yīng)約定每人發(fā)言的時間長度，通常不超過五分鐘，并根據(jù)情況適當(dāng)提示并嚴(yán)格執(zhí)行，這是保證高效率例會的有效措施之一。

3、喧賓奪主。如果不是特別必要，不要每次例會都邀請無直接關(guān)聯(lián)的人參加，尤其是邀請領(lǐng)導(dǎo)參加?！拔以傺a(bǔ)充兩句?！笔锹牨娮畈辉嘎牭降脑挕?/p>

此外，如果判斷某個人可能會干擾會議，或?qū)h決議沒有任何幫助，那么干脆就不要讓他參加。

三、例會內(nèi)容不科學(xué)

1、議而不決。既然是會議，就應(yīng)該有議題；既然有議題，就應(yīng)該形成決議。有些例會只是羅列上報問題，互相推諉責(zé)任，而沒有解決措施，沒有形成最終決議，這種例會是完全失敗，沒有任何意義的。

2、內(nèi)容繁多。議題太多等于沒有議題。

我曾在旁聽一次物業(yè)公司的例會中發(fā)現(xiàn)，經(jīng)理一次性強(qiáng)調(diào)了30個問題，我快筆如飛也沒有記全內(nèi)容。會后我對他說，你可以嘗試一下，每天篩選出3個最重要的問題進(jìn)行例會強(qiáng)調(diào)，這樣十天后就可能全部解決了。而現(xiàn)在，即使每天把30個問題都強(qiáng)調(diào)一遍，10天后我相信那30個問題還原封不動的擺在那兒。

3、沒有重點(diǎn)。解決重點(diǎn)問題是例會的關(guān)鍵。

每次例會應(yīng)該事先確定一個主題，不要討論、講述與本次例會無關(guān)的內(nèi)容，例會不是擺龍門陣，宜收不宜放。

4、避重就輕。例會是發(fā)現(xiàn)問題、提出問題、解決問題的平臺，許多物業(yè)公司的例會卻是為了開會而開會，避重就輕，互相吹捧，敷衍了事，不愿得罪人。

對任何決議都是堅決執(zhí)行、沒有意見，而會后卻我行我素，你好我好大家好，長此以往，致使問題堆積如山，久拖不決。北京南銀大廈物業(yè)公司的會議室正中掛了這樣一幅警句：沒有問題就是問題。這種提法很值得思考借鑒。

5、爭論不休。會議最忌無法達(dá)成共識，一次爭論不休沒有任何結(jié)果的會議其實(shí)就是浪費(fèi)時間。因此，例會要確保列入議事日程的議題能夠達(dá)到預(yù)期的效果，如果在會議中出現(xiàn)了激烈爭論，意見無法達(dá)成統(tǒng)一的情形，立即叫停，果斷放棄討論。

四、例會準(zhǔn)備不充分

一次成功的例會還需要細(xì)致精心的準(zhǔn)備。

1、對需要討論決定的議題要事先與參會者溝通，讓參會者有備而來。

2、保證參與決議形成者全部到場。

3、會前預(yù)留充足的時間，讓參會者搜集有關(guān)資料與信息。

4、如果會外能夠解決的問題盡量不要在會議上解決。

最后強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，就是對會議決議進(jìn)行有效跟蹤與反饋，監(jiān)督指導(dǎo)決議的執(zhí)行。可采取書面會議紀(jì)要形式，落實(shí)責(zé)任部門、責(zé)任人的方式進(jìn)行。真正達(dá)到有章可依，執(zhí)行必嚴(yán)，違議必糾。

物業(yè)服務(wù)企業(yè)如何開一個高效的例會，不是一個小問題，需要管理者充分地重視，真正發(fā)揮例會應(yīng)該發(fā)揮的，不可替代的管理作用。

最后介紹有關(guān)某物業(yè)與甲方公司物業(yè)服務(wù)聯(lián)席會議的基本原則以供參考。

聯(lián)席會議必須遵循的基本原則：SMART原則（目標(biāo)管理原則）管理學(xué)大師Peter Drucker1954年出版的The practice of Management《管理實(shí)踐》。

S：specific目標(biāo)必須是具體的。不得提及任何不具體的目標(biāo)及用詞。如：優(yōu)秀、出色等。

M：measurable目標(biāo)必須是可衡量的；不得提及任何不可衡量的目標(biāo)及用詞。如：大幅度、大部分、許多、相當(dāng)?shù)取?/p>

A：attainable目標(biāo)必須是可達(dá)到的。不得提及任何不可能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)與承諾。一經(jīng)承諾必須實(shí)現(xiàn)。

R：relevant目標(biāo)必須是具有關(guān)聯(lián)性的。不得提及任何與此項(xiàng)會議無關(guān)的事項(xiàng)。

T：time-based目標(biāo)必須是有截止期限的。不得提及任何沒有截止期限的目標(biāo)及用詞。如：馬上、很快等。

此外，甲方對物業(yè)服務(wù)方提交的任何工作計劃都要求符合PDCA原則（過程控制原則）。必須具備P：Plan計劃內(nèi)容、D：Do計劃執(zhí)行、C：Check計劃檢查、A：Adjustment計劃調(diào)整四個要素，且缺一不可。而對每一項(xiàng)計劃或方案都必須提交三個以上被選方案（即期處理方案、中期處理方案、長期處理方案）。

甲方稱這種物業(yè)服務(wù)監(jiān)督管理方法為由強(qiáng)勢管理轉(zhuǎn)化為弱勢管理，也就是由教練員轉(zhuǎn)變?yōu)椴门袉T。每次違規(guī)違約處以1萬元違約金，三次淘汰出局。

某物業(yè)管理公司會議八項(xiàng)注意事項(xiàng)

1、任何人不得以任何理由遲到、早退、缺席。

2、會議期間任何人不得以任何理由出入、私自交談、接聽電話。（電話進(jìn)入會場時交由會議秘書保管、接聽。）

3、會議發(fā)言內(nèi)容不得針對個人進(jìn)行言語攻擊，不得講述與會議議題無關(guān)的事項(xiàng)。任何人、任何情況下不得發(fā)生任何爭執(zhí)。

4、會議時間不得超過60分鐘，每個人發(fā)言不得超過五分鐘。

5、會議不得邀請無關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及人員參加。

6、每次會議議題不得超過三個，專項(xiàng)會議必須于會前三小時向參會人員下發(fā)會議議題。

7、會議上報問題必須同時上報擬解決方案。

8、參會人員必須與會議結(jié)束三小時內(nèi)閱讀并簽收會議紀(jì)要。