房地產(chǎn)檔案[1]是指房地產(chǎn)行政管理部在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。 　　房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈(zèng)與、分析等權(quán)屬變更不斷發(fā)生，房屋的拆遷、翻改、擴(kuò)建等現(xiàn)狀處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更之中，必須不斷地補(bǔ)充新材料，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性和連續(xù)性。

房地產(chǎn)檔案的收集，是檔案管理工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，是不可缺少的重要環(huán)節(jié)。 　　(1)收集過程中，確保每次產(chǎn)權(quán)登記、變更和涉及產(chǎn)權(quán)活動(dòng)的產(chǎn)權(quán)文件材料完整、準(zhǔn)確、詳實(shí)，力求文件材料的形式、規(guī)格、各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到高度統(tǒng)一，在收集紙質(zhì)檔案的同時(shí)，要重視收集感光載體檔案和磁性載體檔案，克服檔案載體單一的現(xiàn)象。

(2)凡屬歸檔范圍內(nèi)各種形式產(chǎn)權(quán)文件材料都要收集齊全，收集范圍包括：產(chǎn)權(quán)來源、產(chǎn)權(quán)登記以及產(chǎn)權(quán)變更的證明、證件，房屋及其使用土地權(quán)屬界定位置圖，反映測繪工作的圖紙、報(bào)告，反映基建拆遷審批工作的文件材料等。

(3)歸檔時(shí)間要根據(jù)房地產(chǎn)文件材料形成過程的特點(diǎn)來確定，本著便于集中統(tǒng)一管理，維護(hù)房地產(chǎn)檔案的完整和安全，方便保管利用等要求，采用隨時(shí)歸檔和定期歸檔。

房地產(chǎn)檔案整理就是把收集到的各種材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、條理化，其內(nèi)容主要包括檔案的分類、立卷、案卷的排列和案卷目錄的編制，包括檔案的排列上架等；在分類和組卷中必須要做到分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、劃定保管期限準(zhǔn)確等。

分類和立卷是兩項(xiàng)重要工作。房地產(chǎn)檔案的分類使檔案系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，分類中要考慮到類目體系具有很大的包容性，要考慮分類體系的嚴(yán)密性，同時(shí)要保證類目的相對(duì)穩(wěn)定，不宜經(jīng)常或頻繁地更改分類方案，分類方案的類目體系設(shè)置合理，穩(wěn)妥可靠。

房地產(chǎn)檔案材料經(jīng)過分類以后，還需要對(duì)每一類別的檔案材料進(jìn)行立卷，立卷工作的內(nèi)容包括卷內(nèi)文件材料的排列與編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，填制案卷封面和案卷裝訂等工作。

房地產(chǎn)檔案的保管期限分為永久保存、長期保存和短期保存三種。凡是有重要憑證和長久查考、利用價(jià)值的作為永久保存；凡是在l6～5O年內(nèi)具有查考、利用、憑證作用的作為長期保存；凡在15年內(nèi)具有查考、利用、憑證作用的為短期保存。房地產(chǎn)檔案保管的基本任務(wù)就是采取一切措施防止檔案的損壞，延長檔案的使用壽命，維護(hù)檔案的完整及完全。

加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)正在深入到房地產(chǎn)檔案管理中，檔案管理以手工管理為主的傳統(tǒng)手段逐漸向現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)手段過渡。 　　通過網(wǎng)絡(luò)為支撐的計(jì)算機(jī)技術(shù)，極大地促進(jìn)房地產(chǎn)檔案管理模式的重大改變，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，為房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)按照先新后舊的順序安排。對(duì)于新建檔案全部采用計(jì)算機(jī)錄人，使其成為電子文檔，對(duì)于原有數(shù)據(jù)，可集中錄入。作業(yè)流程一般分為建立電子檔案目錄、掃描檔案、影像整理及檢查、終檢、檔案卷宗歸庫等步驟。利用計(jì)算機(jī)處理信息的功能，編制各種檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務(wù)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用保護(hù)了檔案原件，又滿足了利用者的需要。

深層次揭示檔案內(nèi)容、做好檔案編研工作傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，一般是提供目錄，進(jìn)行查詢、復(fù)制和借閱服務(wù)。而在新的環(huán)境下，房地產(chǎn)檔案信息開發(fā)的主要形式是房地產(chǎn)檔案編研，房地產(chǎn)檔案編研工作是對(duì)房地產(chǎn)檔案內(nèi)容的信息提煉和信息組合，它使房地產(chǎn)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榉康禺a(chǎn)檔案信息，成為濃縮房地產(chǎn)檔案精華，具備實(shí)用價(jià)值的房地產(chǎn)檔案信息產(chǎn)品。我們可以編制房地產(chǎn)檔案目錄、房地產(chǎn)檔案索引、房地產(chǎn)檔案簡介等提供服務(wù)。也可以對(duì)房地產(chǎn)檔案原件中的信息內(nèi)容進(jìn)行綜合分析，直接加入到房地產(chǎn)檔案信息研究中，為用戶提供決策情報(bào)。

加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)，滿足用戶需求。房地產(chǎn)檔案部門不能被動(dòng)等人上門，應(yīng)該善于反思，主動(dòng)出擊，加大宣傳力度，提高自身的影響力。一方面，充分運(yùn)用廣播、電視、報(bào)刊和互聯(lián)網(wǎng)等宣傳媒體，廣泛宣傳房地產(chǎn)檔案的價(jià)值；另一方面應(yīng)根據(jù)需求，采用提供指南、分發(fā)目錄、開設(shè)宣傳欄、現(xiàn)場咨詢、電話咨詢、搞展覽等形式，積極主動(dòng)向社會(huì)宣傳房地產(chǎn)檔案，讓更多人認(rèn)識(shí)、了解、查閱房地產(chǎn)檔案，促進(jìn)和擴(kuò)大房地產(chǎn)檔案的利用范圍和利用率，為社會(huì)各界和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供利用服務(wù)。

(1)為房地產(chǎn)權(quán)屬登記確認(rèn)服務(wù)，產(chǎn)權(quán)檔案的動(dòng)態(tài)性是產(chǎn)權(quán)檔案最顯著的特點(diǎn)，產(chǎn)權(quán)形成后，隨著房地產(chǎn)權(quán)屬的不斷轉(zhuǎn)移和變更而不斷變化，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理過程中形成的一種永久性的重要信息資源，是合法房地產(chǎn)取得和變更行為確認(rèn)的依據(jù)。

(2)為房地產(chǎn)交易審查服務(wù)，隨著房地產(chǎn)二、三級(jí)市場的逐步放開，各種房地產(chǎn)交易也日益活躍，而確認(rèn)交易行為的合法有效性，則需要從房地產(chǎn)權(quán)屬檔案人手來查證。

(3)為法院解決房地產(chǎn)糾紛服務(wù)，房地產(chǎn)事業(yè)的發(fā)展，糾紛也在呈上升趨勢，房地產(chǎn)抵押行為也日益增多。因此，在房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理過程中所直接形成的權(quán)屬檔案，便成了司法部門解決房地產(chǎn)糾紛的主要依據(jù)，有效地維護(hù)和保障了當(dāng)事人的合法權(quán)益。(4)為房地產(chǎn)統(tǒng)計(jì)和住宅建設(shè)的宏觀決策服務(wù)，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案資料給國家各種住宅建設(shè)宏觀決策提供重要的信息數(shù)據(jù)。

(5)為城市規(guī)劃建設(shè)、舊城改造和拆遷安置服務(wù)，利用已有的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案和現(xiàn)代化的房產(chǎn)圖形庫，可以較全面的反映各種權(quán)屬房產(chǎn)的戶數(shù)、結(jié)構(gòu)、面積等，及時(shí)有效地為建設(shè)部門提供各類數(shù)據(jù)。

1.法律依據(jù)性。 　　房地產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)可的、確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明。由于房地產(chǎn)業(yè)已成為國民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)行為日益增多。諸如房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、抵押、繼承、查封、保全、評(píng)估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產(chǎn)檔案是重要的法律依據(jù)。

2.動(dòng)態(tài)性。

造成房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性主要有兩個(gè)方面的原因：一是房地產(chǎn)本身發(fā)生了變化。例如房屋的狀況變動(dòng)，房屋被拆除產(chǎn)權(quán)滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產(chǎn)檔案的變化。包括房產(chǎn)測量方法的改變，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號(hào)方式的改變，房產(chǎn)交易造成房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移等。

3.數(shù)量巨大，使用頻繁。

房地產(chǎn)檔案是與房屋產(chǎn)權(quán)一一對(duì)應(yīng)的。也就是說有一份產(chǎn)權(quán)，就會(huì)存在一卷房地產(chǎn)檔案。因此，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量相當(dāng)大，部分大城市的房地產(chǎn)檔案數(shù)以百萬計(jì)。據(jù)筆者調(diào)查統(tǒng)計(jì)，為辦理房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、繼承、抵押、查封、評(píng)估等正常業(yè)務(wù)而利用房地產(chǎn)檔案，大城市平均每年為3—6萬次，中等城市為l一3萬次，小城市為2千一1萬次。從總體上看，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量和利用量都非常大。

4.區(qū)域壟斷性。

房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房地產(chǎn)管理的過程中處于對(duì)本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位，如果不規(guī)范管理和開發(fā)利用，將直接影響本地區(qū)房地產(chǎn)業(yè)乃至整個(gè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的穩(wěn)定。

l、分類體系的可包容性。

房地產(chǎn)檔案設(shè)置的類目體系必須具有很大的包容性，它能包容所有的房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍活動(dòng)中形成的各糞檔案.使檔案館所存的檔案都能 對(duì)號(hào)入座”.實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類。

房地產(chǎn)檔案分類方案的類 體系，必須能夠包容檔案館所存房地產(chǎn)檔案的全部內(nèi)容 要使庫房的每一種、每一部分房地產(chǎn)檔案都能從分類冉案的類日體系巾找到自己應(yīng)有的位置。如果在房地產(chǎn)檔案具體分類過程中，有些擋案找不到自己的臺(tái)理位置，這就 明這個(gè)方案不具有可包容性，它對(duì)房地產(chǎn)檔案分類的指導(dǎo)作用就會(huì)大大降低 同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)給爭后檔案種類的增多和內(nèi)容的發(fā)展留有余地。

2.分類體系的嚴(yán)整性。

分類方案的類目體系是由各類和各級(jí)屬類之間的關(guān)系所形成的，一般栗取上F排列的方式表達(dá)由一個(gè)大類逐級(jí)麒開細(xì)分的各級(jí)屬類之間的從屬關(guān)系。凡是上位類.一定要包含它所屬的F位類，F(xiàn)位類一定是它的上位類的組成部分 上位類和F位類之間是總體和部分的關(guān)系 因此，分類方案中每一個(gè)縱向排列的各級(jí)類日構(gòu)成一個(gè)類目系列，一般簡稱為 類系”。從橫向來|兌。它表示各同位類之間的關(guān)系。同位類。既有大位之間的同位類，也有屬類之間的同位類 各同位類之間的關(guān)系是相互排斥的關(guān)系，即同位類之間只能并列 平行.而不能交叉重疊。因此.同位類的類日，構(gòu)成“類列 。綜上所迷，房地產(chǎn)檔案分類方案，實(shí)際上就是由類系和類列組成的一個(gè)嚴(yán)整的房地產(chǎn)檔案類曰體系。這是房地產(chǎn)檔案科學(xué)分類的重要條件。

3.分類的相對(duì)穩(wěn)定性。

分類是房地產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)，房地產(chǎn)檔案的分類牽動(dòng)著房管工作的爭局，如果庫房的房地產(chǎn)檔案發(fā)生了變化，則牽一發(fā)而動(dòng)壘身，會(huì)目f起相應(yīng)工作的一系列變化。有些甚至需要從頭做起。因此.我們對(duì)房地產(chǎn)檔案的分類必須保持長期的相對(duì)穩(wěn)定，不宜經(jīng)常或頻繁地更改分類方法和分類體系 為保持置合理，穩(wěn)妥可靠。這是保持房地產(chǎn)檔案分類長期穩(wěn)定的前提。

l、按房地產(chǎn)的用途進(jìn)行分類。 　　這種按照房地產(chǎn)的用途對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類的方法，就是同一用途的檔案進(jìn)行集中排列，按照不同的用途對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理和利用。

A、住宅。Al住宅，A2成套住宅、A3集體宿舍

B.工業(yè)交通倉儲(chǔ) Bl工業(yè)、B2公用設(shè)施、B3鐵路、B4民航.B5航運(yùn)、B6公交運(yùn)輸、B7道路、B8倉儲(chǔ)。

C、商業(yè)服務(wù)。C1商業(yè)服務(wù)，C2旅游 C3金融保險(xiǎn)。

D、文化娛樂體育。D.文化 D2新聞 D3娛樂、D4園林綠化，D5體育

E、辦公。El辦公

F、軍事。F1軍事。

G，教育醫(yī)療科研。GI教育，G2醫(yī)療 G3科研。

H、其它 Hl涉外 H2宗教 H3監(jiān)獄 H4農(nóng)用、H5水域、H6空隙。

2、按產(chǎn)別進(jìn)行分類。

此種分糞方法是依照房地產(chǎn)管理部門對(duì)房地產(chǎn)的產(chǎn)別性質(zhì)管理房地產(chǎn)的方琺進(jìn)行分類的。就是將同一產(chǎn)別的房地產(chǎn)檔案進(jìn)行集中排列，按房地產(chǎn)檔案的不同產(chǎn)別對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行管理和利用

A，直管公房。Al公產(chǎn)、A2代管產(chǎn)、A3托管產(chǎn)、A4撥用產(chǎn)。

B、單位自管公產(chǎn)。壘民單位自管公產(chǎn)、B2集體單位自管公產(chǎn).B3軍產(chǎn)

C、私產(chǎn)。

D，其它房產(chǎn) Dl外產(chǎn).D2中外合資、D3其它產(chǎn)。

3、按地域進(jìn)行分類。

此種分類方法是根據(jù)房地產(chǎn)檔案內(nèi)容所反映的地域特征進(jìn)行分類的 在分類上第一層按區(qū)域分幅平面囤進(jìn)行劃分；第二層按宗地或分丘平面圈劃分：第三層按街名路名劃分；然后按棟分開，再在備棟內(nèi)按權(quán)屬、單元分開。

以上介紹的是房地產(chǎn)檔案分類原則和幾種常見的分類方法。我們?cè)趯?duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行分類時(shí)，一定要依據(jù)本館房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)和分類原則，選擇臺(tái)理的分類方法，使房地產(chǎn)檔案更好地為城市的房地產(chǎn)管理工作服務(wù)。最大限度的創(chuàng)造房地產(chǎn)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)房地產(chǎn)檔案的相對(duì)穩(wěn)定，在制定房地產(chǎn)檔案分類矗案時(shí)、 濟(jì)效益定要進(jìn)行周密研究.壘面考慮，務(wù)使分類方案類目體系的設(shè)

房地產(chǎn)檔案工作是房地產(chǎn)業(yè)不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，是其重要組成部分。搞好房地產(chǎn)檔案工作，可以促進(jìn)房地產(chǎn)業(yè)的順利發(fā)展，其作用主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

1.房地產(chǎn)檔案是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要參謀。

在當(dāng)今社會(huì)，無論是對(duì)重大問題的戰(zhàn)略決策，還是對(duì)一般問題的具體研究，都力求萬無一失。而要做到?jīng)Q策準(zhǔn)確、科學(xué)，都需要大量的信息作基礎(chǔ)。房地產(chǎn)檔案是一種不斷積累、永續(xù)不絕的信息庫，其中蘊(yùn)藏著極為豐富的歷史經(jīng)驗(yàn)信息，是領(lǐng)導(dǎo)決策必不可少的條件之一?？梢哉f房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的得力助手和重要條件。

2.房地產(chǎn)檔案工作是提高房地產(chǎn)業(yè)工作效益和管理水平的必要條件。

房地產(chǎn)檔案記錄了歷史上大量房地產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍方面的信息，為房地產(chǎn)業(yè)其它工作提供了極大的方便，減少了不必要的重復(fù)勞動(dòng)和無效勞動(dòng)；它還記錄了大量的房屋建筑方面的數(shù)據(jù)，為房地產(chǎn)業(yè)的日常管理及房產(chǎn)轉(zhuǎn)讓、分割拍賣、交換、改建、擴(kuò)建、新建等產(chǎn)權(quán)異動(dòng)和房屋結(jié)構(gòu)狀況的變更提供了科學(xué)依據(jù)。

3.房地產(chǎn)檔案工作是維護(hù)房地產(chǎn)業(yè)真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

房地產(chǎn)檔案工作把房地產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中形成的全部檔案，按其本來面目完整、系統(tǒng)地保存下來，使其不遭到自然的和人為的破壞，不容許任何人歪曲篡改，使人們從這些檔案中能全面、真實(shí)地看到某些房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的過程，既維護(hù)了檔案的完整與安全，又維護(hù)了房地產(chǎn)業(yè)的真實(shí)面貌，并能體現(xiàn)房地產(chǎn)業(yè)的立足之本—— 誠信。假如不建立房地產(chǎn)檔案工作或建立不健全，必然會(huì)造成檔案的雜亂殘缺，要維護(hù)檔案的完整是不可能的，這勢必給房地產(chǎn)業(yè)乃至子孫后代帶來難以彌補(bǔ)的損失。

突發(fā)風(fēng)險(xiǎn) 　　房地產(chǎn)檔案是非常寶貴的歷史資料,房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力比較低。由于受到經(jīng)濟(jì)水平的制約和觀念的影響,房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)低。雖然在檔案管理過程中采取了一些基本的防火、防潮、防蟲、防盜等處理措施,但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、戰(zhàn)爭等不可抗力因素時(shí),房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力差的問題就暴露無疑。去年的汶川大地震其巨大的破壞作用,使很多地方被夷為平地,造成了巨大的財(cái)產(chǎn)損失和人員傷亡,很多房地產(chǎn)所屬物化為烏有,有些房地產(chǎn)檔案也毀于一旦,給諸如財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)的理賠工作帶來了很大的難度。

房地產(chǎn)檔案信息化風(fēng)險(xiǎn)

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,給房地產(chǎn)檔案的管理帶來了新的技術(shù)手段,給房地產(chǎn)檔案管理的信息化建設(shè)和管理提供了可靠的保證。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ),同時(shí)也是信息安全風(fēng)險(xiǎn)存在的地方。黑客攻擊、病毒蔓延、信息竊取、技術(shù)落后、制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時(shí)是產(chǎn)生不安全因素的根源。網(wǎng)絡(luò)的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全,面臨著客觀侵害行為的風(fēng)險(xiǎn)和主觀漏洞的風(fēng)險(xiǎn)。

在信息化的管理過程中,大量數(shù)字信息都儲(chǔ)存在硬件設(shè)備中,設(shè)備的安全性會(huì)給信息安全和完整性帶來威脅。如電腦、硬盤、光盤設(shè)備如果保管不當(dāng),就有可能發(fā)生損壞及老化等現(xiàn)象,從而導(dǎo)致大量數(shù)據(jù)的損壞,造成損失。存儲(chǔ)設(shè)備都有一定的保存年限,需要不斷的拷貝和更新,更新不及時(shí),也可能造成損失。

信息化的操作要求技術(shù)性比較強(qiáng),一旦操作失誤就有可能帶來損失,比如設(shè)備的損壞、錯(cuò)誤的格式化、刪除操作、錯(cuò)誤運(yùn)行程序等都有可能破壞電子數(shù)據(jù)。當(dāng)電子化的檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)或內(nèi)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳輸?shù)臅r(shí)候,就會(huì)遇到傳輸風(fēng)險(xiǎn),如網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和攻擊、計(jì)算機(jī)感染病毒和木馬、遭遇非法竊取檔案信息等,如果沒能很好地防范,就有可能造成嚴(yán)重?fù)p失。

投資風(fēng)險(xiǎn)

為了應(yīng)對(duì)突發(fā)的事故,進(jìn)行異地檔案備份,需要投入大量的人力和物力,投資與回報(bào)如何達(dá)到平衡,投資控制在什么樣的幅度值得探討。同時(shí),信息化管理不同于傳統(tǒng)的手工操作管理,它是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)上的現(xiàn)代化管理,進(jìn)行信息化建設(shè),特別是初期建設(shè)需要投入大量資金用于購置計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備,購買應(yīng)用軟件、咨詢技術(shù)專家、培訓(xùn)員工及日常管理等,都要花費(fèi)不少資金。為應(yīng)對(duì)突發(fā)的事故和信息化建設(shè),大量資金的投入無疑存在投資風(fēng)險(xiǎn)。

知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字信息在網(wǎng)絡(luò)中達(dá)到資源共享,這個(gè)共享引發(fā)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),由于我國關(guān)于網(wǎng)絡(luò)信息方面的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、制度并不完善,也使得檔案數(shù)字信息在充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中存在很大風(fēng)險(xiǎn)。如在現(xiàn)實(shí)中,科技成果都擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán),具有專有性,而網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)受到知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的信息則是公開的、公用的,而產(chǎn)權(quán)人往往要求信息非公開化,這就造成一個(gè)矛盾,也給檔案部門在公開信息的時(shí)候帶來知識(shí)產(chǎn)權(quán)上的風(fēng)險(xiǎn)。

技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

房地產(chǎn)檔案部門在引進(jìn)技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)兩個(gè)方面都存在風(fēng)險(xiǎn)。一方面,引進(jìn)的技術(shù)不一定能對(duì)房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果,或者很難完全轉(zhuǎn)化為實(shí)際應(yīng)用的技術(shù)。另一方面,由于信息技術(shù)比較復(fù)雜,在應(yīng)用技術(shù)的過程中會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn),許多房地產(chǎn)檔案工作人員會(huì)因?yàn)樽陨砑夹g(shù)水平的限制而操作不當(dāng),進(jìn)而影響房地產(chǎn)檔案信息的安全性、完整性和真實(shí)性。

人才風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息化的建設(shè)和實(shí)施,需要既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才,因?yàn)闊o論是系統(tǒng)軟件的選購、研發(fā),還是信息化的具體實(shí)施、維護(hù),都需要這些人才的支撐。國家信息化測評(píng)中心的統(tǒng)計(jì)結(jié)果顯示:我國信息化指數(shù)為38.46時(shí),我國信息化人才資源指數(shù)僅為13.43。信息化人才匾乏是導(dǎo)致檔案信息化項(xiàng)目實(shí)施失敗的主要原因之一,尤其是專業(yè)性復(fù)合型人才的缺乏,致使房地產(chǎn)檔案部門很難真正開展檔案信息化建設(shè)。如何挖掘和培養(yǎng)信息技術(shù)人才,留住復(fù)合型人才并充分發(fā)揮出他們的潛力,也是房地產(chǎn)檔案信息化實(shí)施過程中面臨的重要風(fēng)險(xiǎn)。

樹立房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)意識(shí) 　　當(dāng)前,房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)問題尚沒有得到足夠的重視。主要表現(xiàn)在檔案部門管理領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足,缺乏應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理措施。要應(yīng)對(duì)房地產(chǎn)檔案的各類風(fēng)險(xiǎn),就必須樹立正確的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。信息化管理作為一種全新的管理方式,正處在初步實(shí)踐的階段,必然會(huì)存在各種風(fēng)險(xiǎn),為此,我們既要有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí),積極宣傳教育,又要有防范意識(shí),采取有效措施,積極應(yīng)對(duì)。房地產(chǎn)檔案管理應(yīng)對(duì)不可抗力風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)非常差,目前需要大力宣傳。

風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的淡薄會(huì)在很大程度上導(dǎo)致房地產(chǎn)檔案管理上的盲目,只顧當(dāng)前效益,缺乏前瞻性,給房地檔案建設(shè)帶來隱患。當(dāng)突發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí),由于對(duì)房地產(chǎn)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠,缺乏應(yīng)對(duì)突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的管理措施,帶來的后果可能是災(zāi)難性的,損失將無法挽回。汶川地震表明,房地產(chǎn)檔案的破壞,給財(cái)產(chǎn)損失的評(píng)估和理賠帶來很大的困難,加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理,提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力已經(jīng)刻不容緩。

加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)教育

由于認(rèn)識(shí)的偏見和房地產(chǎn)檔案管理崗位對(duì)人才的吸引力不夠,從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)相對(duì)其他部門而言,存在不小的差距。檔案管理人員普遍對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不夠。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn),提高他們對(duì)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí),對(duì)規(guī)避房地產(chǎn)檔案風(fēng)險(xiǎn)有良好的效果。教育培訓(xùn)能夠提高檔案建設(shè)參建人員和管理人員對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí),確保房地產(chǎn)檔案建設(shè)的安全開展和順利進(jìn)行。

增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的前提。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是對(duì)房地產(chǎn)檔案在使用和管理過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)測,給定某一風(fēng)險(xiǎn)的概率。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是風(fēng)險(xiǎn)量化,通過比較風(fēng)險(xiǎn)的大小,來決定是否需要采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。具體的風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估可以結(jié)合實(shí)際情況,聘請(qǐng)相關(guān)的評(píng)估專家來進(jìn)行。

加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理

從政府層面來說,必須充分研究房地產(chǎn)檔案存在的風(fēng)險(xiǎn),做好統(tǒng)籌規(guī)劃,做好房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)防范。國家應(yīng)該制定相關(guān)的法律和政策,對(duì)房地產(chǎn)檔案的資金風(fēng)險(xiǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)和技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。房地產(chǎn)檔案管理要求的復(fù)合型技術(shù)人才,崗位對(duì)人才的吸引力不夠,檔案管理的人才風(fēng)險(xiǎn)也就時(shí)刻存在。需要從政策和薪酬等方面給予檔案管理優(yōu)惠。

不同地域,不同的單位房地產(chǎn)檔案面臨的風(fēng)險(xiǎn)也不一樣。避免房地產(chǎn)檔案管理的重復(fù)投資,保證資金的合理利用,預(yù)留風(fēng)險(xiǎn)保證金,制訂建設(shè)規(guī)劃,防范資金風(fēng)險(xiǎn)。一定要結(jié)合本單位實(shí)際情況,根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果,采取提前進(jìn)行規(guī)劃,避免檔案建設(shè)重復(fù)投資,采用逐步更新、持續(xù)改進(jìn)的技術(shù)措施,規(guī)避技術(shù)風(fēng)險(xiǎn),引入信息監(jiān)理方,緩解管理、人才方面的風(fēng)險(xiǎn)等等,靈活運(yùn)用各類應(yīng)對(duì)策略及時(shí)有效降低風(fēng)險(xiǎn)。

提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力

提高房地產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險(xiǎn)能力,需要不斷提高認(rèn)識(shí)。這種抗風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)需要提高到國家戰(zhàn)略層面上來。比如國家對(duì)金融和股市風(fēng)險(xiǎn)的控制采取了很多切實(shí)可行的方法,也取得了很好的成效。在房地產(chǎn)檔案的管理上也可以進(jìn)行借鑒和創(chuàng)新。比如在股市中,客戶交易的資料采取了異地備份的方法以應(yīng)對(duì)不可抗力帶來的風(fēng)險(xiǎn)。房地產(chǎn)檔案如何實(shí)現(xiàn)異地備份呢?隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和普及,檔案的電子化給檔案的備份和異地存儲(chǔ)提供了可能。一方面要對(duì)庫存檔案電子化,另一方面新入庫檔案資料需要進(jìn)行電子化工作,辦理完畢的房地產(chǎn)檔案在進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí),要進(jìn)行電子文件歸檔,將該電子文件拷貝至耐久性好的載體上,一式三套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保管。

(一)要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì) 　　房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案是城市房地產(chǎn)管理的綜合反映，在當(dāng)前的信息時(shí)代建立一支既懂檔案管理，又懂房地產(chǎn)管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作的關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)是高科技產(chǎn)業(yè)，需要有高素質(zhì)的人才，檔案部門除引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員外，還要加強(qiáng)在職檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，使管理人員既要掌握計(jì)算機(jī)的工作原理，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作技能。

(二)要充分利用房地產(chǎn)檔案信息

房地產(chǎn)檔案蘊(yùn)涵著豐富的信息，房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理可以充分、快捷地利用房地產(chǎn)檔案信息為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。為此，我們要根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，編制信息檢索工具，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行加工，更好地利用房地產(chǎn)檔案信息。

1.要編制檢索工具。

計(jì)算機(jī)的檢索功能十分強(qiáng)大，計(jì)算機(jī)檢索途徑應(yīng)有盡有，數(shù)據(jù)中每一個(gè)產(chǎn)權(quán)要素都可以作為檢索點(diǎn)，包括產(chǎn)權(quán)人信息、房地坐落自然信息、產(chǎn)權(quán)證管理信息以及模糊條件檢索等等，為提供產(chǎn)權(quán)檔案的查詢、利用帶來極大的方便。利用計(jì)算機(jī)對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更和滅失的原產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行注記、修改和調(diào)整，形成產(chǎn)權(quán)變更數(shù)據(jù)目錄，能保證產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的有效性、準(zhǔn)確性。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)處理信息的功能，編制打印房地產(chǎn)卡片、產(chǎn)權(quán)證號(hào)目錄、案卷目錄等檢索工具，以備手工檢索或部分產(chǎn)權(quán)檔案開放查詢，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務(wù)。

2.要進(jìn)一步方便檔案信息的查詢。

檔案利用是檔案管理的目的。房地產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理后，檔案利用者可直接從計(jì)算機(jī)上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，并可提供打印服務(wù)，達(dá)到立等可取的效果，非常方便。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用既保護(hù)了檔案原件又能高效地滿足利用者的需要，從而改變過去以案卷為檢索單位、通過案卷查文件的方式，大大提高了工作效率。3 要大力開發(fā)檔案資源。房地產(chǎn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，除了能提高產(chǎn)權(quán)檔案的檢索速度外，還可以對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案信息進(jìn)行采集、加工、分類、儲(chǔ)存等復(fù)雜的信息處理。為了進(jìn)一步開發(fā)檔案資源，使房產(chǎn)管理人員更快、更直觀地獲取各種產(chǎn)權(quán)信息，必須建立產(chǎn)權(quán)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)市區(qū)房管局領(lǐng)導(dǎo)，職能部門之間信息共享。同時(shí)，還應(yīng)將產(chǎn)權(quán)檔案信息推向社會(huì)，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。另外，還要圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)的中心工作，從檔案信息中加工提煉各種專題的檔案資料，如房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、房地產(chǎn)抵押貸款等基礎(chǔ)資料，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)宏觀決策提供必要的房地產(chǎn)信息資料。

(三)要實(shí)行房地產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)登記管理現(xiàn)代化，推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化

在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易管理中，要充分利用計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記的收件、初審、復(fù)審、審批、繕證、發(fā)證和財(cái)務(wù)結(jié)算實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使產(chǎn)權(quán)登記過程中收集、產(chǎn)生的各種證明，直接登記進(jìn)入計(jì)算機(jī)，形成完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫，為利用計(jì)算機(jī)管理檔案奠定基礎(chǔ)。原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制功能，來建立完整的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。

(四)要提高認(rèn)識(shí)，加大投入隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、房改的深化和住房商品化的實(shí)現(xiàn)，房地產(chǎn)檔案在房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中扮演了越來越重要的角色。

房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化是新形勢下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然要求，而要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理，房地產(chǎn)管理部門必須提高認(rèn)識(shí)，下決心投入資金，選配人才和先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，為檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造有利的條件。

總之，房地產(chǎn)檔案工作要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，要更新觀念，深化改革，運(yùn)用法律和經(jīng)濟(jì)手段，不斷增強(qiáng)服務(wù)功能，才能更好地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案作用。