2014年，筆者曾在《秘書工作》第12期上發(fā)表過一篇《秘書室的“奇思妙想”》，文中提到利用Excel表格制作“智能收文登記表”。文章刊出后，接到不少秘書同行的電話，詢問“智能收文登記表”的制作方法。這里，介紹一下該表格的“DIY”，與大家交流。

第一步：設(shè)計好收文登記表標(biāo)題欄

下面的設(shè)計介紹都以Excel表格2003版為例作介紹（由于Excel表格更高級版本的功能有向下兼容的特性，故不對其他高級版本作介紹）。我們秘書室當(dāng)前使用的收文登記表標(biāo)題欄設(shè)置有17列（如圖1）。

A列開始，從左到右每列的標(biāo)題內(nèi)容依次為：編號（收文登記號）、來文單位（文件字號）、文件來源（從OA傳來或是寄來、派人取來等）、收文時間（含年月日）、密級、緊急程度、文件標(biāo)題、擬辦意見、經(jīng)辦人、核稿人、領(lǐng)導(dǎo)閱處意見、傳閱情況（用于記錄文件傳閱過程中到了哪一個領(lǐng)導(dǎo)、部門及傳遞到每一環(huán)節(jié)的時間）、最后閱處時間、辦理時限（對于有完成時限要求的文件進(jìn)行時限標(biāo)注，以利于自動提醒）、今天距離收文天數(shù)、緊急標(biāo)注（需要緊急盡快辦理的標(biāo)注“緊急”，沒有辦結(jié)前每天跟蹤）、辦結(jié)歸檔（全部辦完后標(biāo)上“辦結(jié)”）。這些列數(shù)及內(nèi)容可以根據(jù)實(shí)際進(jìn)行調(diào)整。

第二步：設(shè)計自動填寫時間功能

這個功能的作用，主要是方便在收文登記表的“收文時間”一列快速準(zhǔn)確地輸入當(dāng)前日期，有了這個功能，只要在該列所在行一點(diǎn)，然后一點(diǎn)按鈕“收文日期”，在所激活的單元格馬上就自動輸入了當(dāng)前的日期。

實(shí)現(xiàn)這個功能，要用到簡單的VBA代碼編程。打開Excel表格，點(diǎn)擊菜單欄“視圖”→“工具欄”→“控件工具箱” （如圖2），出現(xiàn)“控件工具箱”（如圖3）。

點(diǎn)擊長方形的“命令按鈕”（鼠標(biāo)移到該按鈕上會出現(xiàn)“命令按鈕”四個字，如果使用的是2007版Excel，可點(diǎn)擊左上角圓形的Office按鈕→Excel選項(xiàng)→常用，勾選“在功能區(qū)顯示‘開發(fā)工具’選項(xiàng)卡”，確定后點(diǎn)擊功能區(qū)“開發(fā)工具”→“插入”，“ActiveX控件”下長方形的即為“命令按鈕”）。這時表格頁面上的鼠標(biāo)出現(xiàn)“十字”形狀，單擊鼠標(biāo)左鍵按住一劃，就出現(xiàn)一個按鈕的形狀，這時鼠標(biāo)指中按鈕并點(diǎn)擊右鍵，會出現(xiàn)一系列菜單，點(diǎn)擊“查看代碼”，可以進(jìn)入“代碼編輯窗口”（如圖4）。

可以看見已經(jīng)有兩行代碼：

Private Sub CommandButton1_Click()

（光標(biāo)已停在此行首位）

End Sub

然后，在兩行代碼之間（上述括號標(biāo)注處），加上以下一行代碼即可：

之后，在“代碼編輯窗口”菜單欄下一行顯示的操作按鈕中找到一個綠色三角形按鈕（用鼠標(biāo)指中該按鈕，會顯示“運(yùn)行子過程/用戶窗體”），點(diǎn)擊一下這個按鈕，然后關(guān)閉“代碼編輯窗口”，回到表格頁面，在要輸入日期的單元格一點(diǎn)，再點(diǎn)“命令按鈕”（這時按鈕的默認(rèn)名字為“CommandButton1”），剛才的激活單元格就輸入了當(dāng)前日期。

最后，為便于今后操作時知道該“命令按鈕”到底是執(zhí)行什么命令，可以對該按鈕重命名為“收文日期”。方法是：右鍵單擊該按鈕，在下拉菜單中選“命令按鈕對象”→“ 編輯”，這時按鈕的原始英文名“CommandButton1”后有光標(biāo)閃爍，這時可刪去英文名，輸入中文名“收文日期”，再點(diǎn)其他任意單元格，即完成了按鈕重命名操作。

這里提一下，這個按鈕是可以移動的，盡管如此，文件多了，表格往下走了就看不見這個按鈕了，要從上面移下這個按鈕也可以，但挺費(fèi)事?？梢赃@樣處理：將這個按鈕放在標(biāo)題欄一行“收文時間”所在的單元格，之后，將第一行選中，在菜單欄“窗口”的下拉菜單中選“凍結(jié)窗口”即可。這樣，不管表格往下走多少，都可以始終看見第一行（包括“收文時間”按鈕），這樣對輸入時間十分便利。

還有一個是自動計算“今天距離收文天數(shù)”的功能。我們在收文登記表第15列（O列）設(shè)置了“今天距離收文天數(shù)”列，用于自動計算每份文件收到有多少天了。實(shí)現(xiàn)這個功能方法如下：點(diǎn)中該列第2行單元格（即“O2”單元格，因?yàn)椤癘1”單元格有標(biāo)題欄內(nèi)容，故不選“O1”單元格）。在編輯欄（即表格與工具欄之間的一行，符號“fx”右側(cè)的輸入框處）粘貼公式：

然后按回車鍵，即可在“O2”單元格自動計算出“今天距離收文天數(shù)”（如圖5）。

注意，該行對應(yīng)的收文日期要存在，否則會計算出一個特別大的錯誤數(shù)值。再點(diǎn)擊“O2”單元格，將光標(biāo)移到“O2”單元格的右下角，這時光標(biāo)由“空心十字形”變?yōu)椤皩?shí)心十字形”，按住鼠標(biāo)左鍵，往同列下面的單元格拖鼠標(biāo)，所拖到的單元格，都會自動填寫公式，計算出“今天距離收文天數(shù)”。

第三步：設(shè)計自動提醒功能

目前設(shè)計了三類提醒功能：

第一類是緊急文件在辦結(jié)前每天突出顯示提醒。設(shè)置如下：將A列至Q列全部選定，在菜單欄“格式”下拉菜單中點(diǎn)擊“條件格式”，出現(xiàn)“條件格式”設(shè)置對話框（如圖6）。

在左上角“單元格數(shù)值”框右邊有個下拉菜單符號，點(diǎn)擊出現(xiàn)兩個選項(xiàng)：“單元格數(shù)值”“公式”，點(diǎn)選“公式”，之后在右邊的條件輸入框輸入：

再點(diǎn)擊對話框右下“格式”按鈕，出現(xiàn)“單元格格式”設(shè)置對話框（如圖7）。

可以按自己的喜好設(shè)定突顯的格式，我們設(shè)置為“紅色加粗字體，淺藍(lán)色底色”，點(diǎn)擊“確定”按鈕，完成設(shè)置。上面的公式設(shè)置表示：只要在某個文件的P列輸入了“緊急”兩字，而Q列又沒有出現(xiàn)“辦結(jié)”兩字，那么，該份文件所在一行則始終突出顯示。如果使用的是2007版Excel，點(diǎn)擊菜單欄“開始”→“條件格式”→“新建規(guī)則”，出現(xiàn)“新建格式規(guī)則”對話框，選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，在下面的輸入框輸入公式并設(shè)置格式即可。

第二類是文件有辦理時限，并且當(dāng)前距時限比較長，容易忘記的，在時限到來前3天（這個時間可以往前或往后改變設(shè)置）開始突出顯示提醒。調(diào)出“條件格式”對話框，點(diǎn)擊對話框下面一排的“添加”按鈕，出現(xiàn)第二個條件設(shè)置框。之后的設(shè)置步驟基本與第一類提醒功能相同，最后在條件輸入框輸入：

這個公式表示文件辦理時限與當(dāng)前日期比較，如果天數(shù)小于或等于3天，而且又沒有辦理完結(jié)，則突出顯示。

第三類是防止一個文件長時間沒有辦結(jié)而開始突出顯示提醒，我們秘書室設(shè)置為10天，以防止遺忘，此類提醒特別適合文件傳閱領(lǐng)導(dǎo)比較多的情況。設(shè)置步驟基本與第二類提醒功能相同，最后在條件輸入框輸入：

這個公式表示文件收文日期與當(dāng)前日期比較，如果天數(shù)大于或等于10天，而且又沒有辦理完結(jié)，則突出顯示。

設(shè)置完成三類提醒功能的對話框如圖8。

第四步：設(shè)計好《文件呈批傳閱表》及自動填寫功能

（一）設(shè)計好呈批表（如圖9）。

（二）利用查詢引用函數(shù)（VLOOKUP），自動填寫呈批傳閱表。只要呈批表上要填寫的要素是收文表上已經(jīng)登記過的內(nèi)容，我們就可以利用首列查詢引用函數(shù)（VLOOKUP）依次將這些要素查找出來并自動填寫到相應(yīng)的單元格中。

（三）自動填寫功能的實(shí)現(xiàn)步驟：點(diǎn)擊要自動填寫的單元格，比如，要將登記表中“文件來源”查找到并自動填寫到呈批表中“此件”右邊的單元格，就點(diǎn)擊“此件”右邊的單元格，然后在編輯欄點(diǎn)擊光標(biāo)，粘貼公式（如圖10）：

（四）這里要說明幾點(diǎn)：一是我們已經(jīng)先將表格“Sheet1”更名為“收文登記表”；二是呈批傳閱表中的“編號”內(nèi)容必須手工輸入，即上面公式中“L2”的值，這是各個公式查找的根據(jù)，“編號”內(nèi)容一輸入進(jìn)去，其他填寫了公式的單元格就能夠自動查找填寫登記表中的內(nèi)容了；三是如果各人做的呈批表中“編號”所在的單元格位置不同，如輸入單元格為“K10”，則公式中“L2”要相應(yīng)改為“K10”；四是自動填寫的內(nèi)容必須是“收文登記表”中存在的內(nèi)容；五是只需在設(shè)計呈批表時在每個單元格填寫一次公式就可以了，以后只要改變“編號”，其他內(nèi)容就會自動搜索填寫。

（文章摘自《秘書工作》雜志2015年第11期。原題目：《“DIY”智能收文登記表》；作者：鄧國柱）