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在項(xiàng)目實(shí)施過程中，很多顧問存在一種固化思維，財(cái)務(wù)顧問認(rèn)為存貨管理是后勤模塊應(yīng)該實(shí)現(xiàn)的功能，后勤模塊認(rèn)為存貨價值是財(cái)務(wù)模塊應(yīng)該關(guān)注的問題。 由于上述思想，容易導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)信息孤島，從而影響企業(yè)管理效果。在此就存貨管理模塊進(jìn)行簡單的闡述，希望能給各位圈友帶來幫助，不足之處敬請指正。 基本概念 存貨：存貨是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有以備出售，或者仍然處在生產(chǎn)過程，或者在生 產(chǎn)或提供勞務(wù)過程中將消耗的材料或物料等，包括庫存中的、加工中的和在途的各類材 料、包裝物、低值易耗品、委托加工物資、商品、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品等。它不僅在企業(yè)營運(yùn)資本中占很大比重，而且又是流動性較差的流動資產(chǎn)。 存貨管理：就是對企業(yè)的存貨進(jìn)行管理，主要包括存貨的信息管理和在此基礎(chǔ)上的決策分析，最后進(jìn)行有效控制，達(dá)到存貨管理的最終目的提高經(jīng)濟(jì)效益。 存貨分類：企業(yè)的存貨一般分為三大類：第一類是在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中持有已備出售的存貨，指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營過程中處于代銷售狀態(tài)的各種物品，如工業(yè)企業(yè)的庫存產(chǎn)品、商品流通企業(yè)的庫存商品等。第二類是為了最終出售目前尚處于生產(chǎn)過程中的存貨，指為了最終出售但目前尚處于加工過程中的各種物品，如委托加工物資、工業(yè)企業(yè)的在產(chǎn)品和自制半成品。第三類是為了生產(chǎn)供銷售的商品或提供勞務(wù)將被消耗的存貨，指企業(yè)為產(chǎn)品生產(chǎn)或提供勞務(wù)儲存的各種物品，如工業(yè)企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品而儲存的原材料、燃料、包裝物、低值易耗品等 管理目標(biāo)：企業(yè)置留存貨的原因一方面是為了保證生產(chǎn)或銷售的經(jīng)營需要，另一方面是出自價格的考慮，零購物資的價格往往較高，而整批購買在價格上有優(yōu)惠。但是，過多地存貨要占用較多資金，并且會增加包括倉儲費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)、管理人員工資在內(nèi)的各項(xiàng)開支，因此，進(jìn)行存貨管理目標(biāo)就是盡力在各種成本與存貨效益之間做出權(quán)衡，達(dá)到兩者的最佳結(jié)合，這就是存貨管理的目標(biāo)。 存貨管理重要性：在市場競爭越來越激烈的情況下，企業(yè)靠提高商品售價獲取利潤已不現(xiàn)實(shí)，在產(chǎn)品售價不變甚至降低的情況下，降低成本就顯得尤為重要。存貨是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中為生產(chǎn)或銷售而儲備的物資，是企業(yè)流動資產(chǎn)中所占比重最大的一部分。企業(yè)存貨利用程度的好壞對財(cái)務(wù)狀況影響很大，加強(qiáng)存貨管理便成為財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。存貨在降低成本中占了舉足輕重的位置。因此，加強(qiáng)存貨管理的日常管理，降低存貨的管理成本和占用的資金量，加快企業(yè)資金的周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)資金的利用效率，使企業(yè)的存貨既能適應(yīng)市場變化、又能保持均衡生產(chǎn)，對企業(yè)的盈利能力和長期發(fā)展能力具有不可忽視的意義。
存在問題 在項(xiàng)目實(shí)施過程中，發(fā)現(xiàn)絕大多數(shù)企業(yè)在存貨管理過程中或多或少存在一些問題，通過總結(jié)分析大致問題如下： 一、存貨管理混亂，賬實(shí)不符 存貨管理不規(guī)范，造成賬實(shí)不符，信息失真。部分企業(yè)只顧眼前利益，而忽略了企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，賬務(wù)處理不規(guī)范，實(shí)現(xiàn)銷售不做銷售收入，不按實(shí)際結(jié)轉(zhuǎn)庫存產(chǎn)成品，對收回貨款不列賬，形成資金體外循環(huán)，造成存貨賬面數(shù)大于實(shí)際庫存數(shù)，賬實(shí)不符；部分相關(guān)聯(lián)企業(yè)之間的貨物轉(zhuǎn)移，雙方不簽定代銷合同，代銷或賒銷商品不實(shí)計(jì)入庫存，形成實(shí)物數(shù)大于賬面數(shù)；部分企業(yè)不按規(guī)定設(shè)置保管員崗位，不按規(guī)定設(shè)置明細(xì)賬。
二、存貨儲量不合理，資金占用過大 一般情況下中小企業(yè)存貨資金平均占用為流動資產(chǎn)總額的40%—50%為合理狀態(tài)，但由于企業(yè)往往從最初就忽略了對企業(yè)存貨的管理，不在乎庫存占用資金的多少，因庫存量大，企業(yè)存貨積壓，導(dǎo)致企業(yè)流動資金占用額高，有的企業(yè)存貨儲備要占到流動資金總額的60％以上，這大大降低了資金周轉(zhuǎn)速度，致使企業(yè)銀行貸款利息支出增加，倉儲費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、維護(hù)費(fèi)等各項(xiàng)開支增加，給企業(yè)流動資金周轉(zhuǎn)帶來很大的困難。在一定程度上影響了企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動和控制存貨成本困難。甚至有些中小企業(yè)因?yàn)榇尕浌芾聿簧茖?dǎo)致因無法維持正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動而破產(chǎn)。 三、內(nèi)部控制不健全，崗位職責(zé)不明晰 由于企業(yè)人員較少，管理部門相互兼職較多，供產(chǎn)銷關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏市場的預(yù)測和有效的監(jiān)控，往往都是一人說了算，負(fù)責(zé)完成采購銷售、付款收款和辦理出入庫手續(xù)等全過程。例：某總公司組織對所屬60多家企業(yè)進(jìn)行資產(chǎn)清查盤點(diǎn)工作，尤其在存貨管理上暴露出許多問題，實(shí)際資產(chǎn)盤虧近50%，存貨丟失損耗嚴(yán)重，賬實(shí)不符，采購無控制、銷售無監(jiān)督，反映出存貨占流動資產(chǎn)比率過高，存貨周轉(zhuǎn)速度緩慢，給企業(yè)造成的損失是不可估量的。由此可見存貨管理對企業(yè)的生存與發(fā)展有著極其重要的影響。 1、 存貨管理制度不規(guī)范，崗位職責(zé)不清：中小企業(yè)普遍由于機(jī)構(gòu)設(shè)置不完整，使管理人員往往身兼數(shù)職.批準(zhǔn)采購與驗(yàn)收材料的權(quán)限經(jīng)常由倉庫豐管一人所擁有.同時該部門還負(fù)責(zé)對所采購的原材料與產(chǎn)成品進(jìn)行保管.這就缺乏權(quán)限的相互制約，容易使內(nèi)部人員,特別是倉庫主管利用存貨獲取個人利益.給企業(yè)造成不必要的損失。原材料的采購價格由采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，企業(yè)跟供應(yīng)商退貨.這很大程度上阻礙了生產(chǎn)的常進(jìn)行.甚至?xí)绊憸?zhǔn)時交貨的時間 。 2、 審計(jì)部門缺失，內(nèi)部控制不足：有利于防止舞弊。而很多企業(yè)或沒有良好的內(nèi)部控制，或雖有但由于種種原因無法真正發(fā)揮作用，一旦出現(xiàn)紕漏，即實(shí)行罰款、降職、撤職，而不是去從根本上解決問題。再加上機(jī)構(gòu)設(shè)置不完整，部門內(nèi)部缺乏權(quán)限的相互制約，以及管理責(zé)任的不落實(shí)，使得企業(yè)內(nèi)部無法形成有效的監(jiān)督制約機(jī)制，容易導(dǎo)致采購、保管。存貨的內(nèi)部控制是企業(yè)內(nèi)控的重要環(huán)節(jié)，完善的內(nèi)控制度可及時發(fā)現(xiàn)記賬錯誤，、領(lǐng)用、發(fā)貨及入庫等工作無章可依，造成內(nèi)部資源的浪費(fèi)，同時也增加了存貨流轉(zhuǎn)過程中徇私舞弊的可能性。 四、缺乏對物流資源的整和 利用先進(jìn)的企業(yè)物流管理理論與管理方法，對企業(yè)存貨管理的全過程進(jìn)行優(yōu)化組合和合理配置，才能使存貨管理活動中的訂單流、物流、資金流等處于最佳組合狀態(tài)，達(dá)到以最少的投人獲得最大的產(chǎn)出的目標(biāo)。但是大多數(shù)企業(yè)卻缺乏對物流資源的合理有效的整合。 1、企業(yè)內(nèi)部物流資源缺乏優(yōu)化管理：物流資源分為企業(yè)內(nèi)部物流資源和企業(yè)外部物流資源。企業(yè)內(nèi)部物流資源是指有利于加強(qiáng)存貨管理的所有資源。包括倉儲資源、人力資源 信息資源、管理資源、運(yùn)力資源等。企業(yè)內(nèi)部物流資源能否充分利用，直接影響著存貨的經(jīng)濟(jì)采購量、倉儲量和存貨的倉儲成本,在企業(yè)存貨管理過程中企業(yè)內(nèi)部物流資源的整合已為大多數(shù)企業(yè)所重視。但是大部分企業(yè)在企業(yè)內(nèi)部物流資源的利用上存在問題，比如有些企業(yè)在存貨管理中注重了存貨的收發(fā)存的管理和實(shí)物保全，但對存貨的價值管理重視不夠。還有些企業(yè)在管理手段上注重了運(yùn)用數(shù)學(xué)模型和會計(jì)帳簿等手段，通過建立數(shù)學(xué)模型確定最佳經(jīng)濟(jì)批量和最佳進(jìn)貨時間。但忽視了通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程及加強(qiáng)信息系統(tǒng)的建設(shè)來優(yōu)化存貨管理等等。 2、未充分利用企業(yè)外部物流資源：如果僅利用企業(yè)內(nèi)部物流資源，就難以滿足企業(yè)降低成本和提高競爭力的要求，還應(yīng)該充分注意利用企業(yè)外部物流資源，實(shí)現(xiàn)物流資源的合理整合。而目前許多企業(yè)在物流資源的利用上注重了內(nèi)部物流系統(tǒng)的整合，卻忽視了對企業(yè)外部物流資源即第三方物流資源的利用。第三方物流（Third Party Logistics 簡稱3PL或TPL）是80年代中期由歐美提出的。其定義為：物流行業(yè)既非生產(chǎn)方，又非銷售方，而是從生產(chǎn)到銷售的整個流通過程中進(jìn)行服務(wù)的第三方，它不擁有商品，而是為客戶提供代理服務(wù)。具體內(nèi)容包括：商品運(yùn)輸、儲存配送以及附加值服務(wù)。第三方物流的優(yōu)勢在于能夠使企業(yè)在一定程度上擺脫物流的束縛，而專注于自己的核心業(yè)務(wù)，其績效表現(xiàn)在作業(yè)成本降低、服務(wù)水平提高、核心業(yè)務(wù)集中化增強(qiáng)、雇員減少等方面。企業(yè)只注重內(nèi)部物流系統(tǒng)的整合而忽視企業(yè)外部物流資源的利用，會相對增加企業(yè)的倉儲費(fèi)用和運(yùn)輸費(fèi)用，增加推銷和采購差旅費(fèi)用，使企業(yè)生產(chǎn)成本增加， 降低產(chǎn)品的競爭力。同時企業(yè)由于要花費(fèi)太多的精力在企業(yè)的流通環(huán)節(jié)，這相對減少了企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營方面的時間，不利于企業(yè)專心致志地從事自己所熟悉的業(yè)務(wù)，將資源配置在核心事業(yè)上。 五、管理信息落后，存貨信息缺乏共享 我國多數(shù)企業(yè)信息技術(shù)相對落后，網(wǎng)絡(luò)支持力度差，連續(xù)進(jìn)貨系統(tǒng)和電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)不健全，無法滿足適時管理（JIT）生產(chǎn)方式的要求，即“只在需要的時候，按需要的量生產(chǎn)所需的產(chǎn)品，也就是無法追求無庫存或庫存最小的生產(chǎn)系統(tǒng)。電子商務(wù)是物流領(lǐng)域的一次革命，可以使最優(yōu)批量模型中的訂貨成本最小化，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)間實(shí)行信息共享所需的成本已大大降低，為供應(yīng)鏈企業(yè)降低庫存水平帶來了希望，而我國由于信息技術(shù)滯后，在降低存貨控制成本上無法全面發(fā)揮作用。存貨管理缺少必要的技術(shù)手段，倉庫的保管賬只記載著存貨的收、發(fā)、存資料，其他信息的收集和交流完全依靠手工進(jìn)行，存貨管理信息化程度低，存貨信息缺乏共享。 如何利用SAP系統(tǒng)加強(qiáng)存貨管理 通過存貨管理過程中的問題總結(jié)分析，結(jié)合企業(yè)實(shí)際管理需求，在實(shí)施SAP系統(tǒng)時需重點(diǎn)關(guān)注如下問題： 1、 組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì) 組織結(jié)構(gòu)主要為公司運(yùn)營中的組織結(jié)構(gòu)，通過合理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)能有效提升企業(yè)監(jiān)控管理水平。在SAP系統(tǒng)中組織結(jié)構(gòu)包括公司代碼、利潤中心、工廠、庫存地點(diǎn)等；結(jié)合實(shí)際管理需求，可以合理利用系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)來控制業(yè)務(wù)發(fā)生，如不同公司代碼、工廠間的物資轉(zhuǎn)移等業(yè)務(wù)均在組織結(jié)構(gòu)層級發(fā)生。通過合理的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)能規(guī)避業(yè)務(wù)操作的不合理業(yè)務(wù)，盡可能的讓每筆業(yè)務(wù)能能在有效控制范圍內(nèi)發(fā)生，從而規(guī)范系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄。 2、 系統(tǒng)權(quán)限控制 SAP系統(tǒng)的權(quán)限控制可以細(xì)化到組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)操作等環(huán)節(jié)。結(jié)合不同屬性的業(yè)務(wù)人員有效控制權(quán)限屬性，讓合適的人做合適的事。一方面可以提升企業(yè)內(nèi)控管理，另一方面能通過系統(tǒng)控制，有效規(guī)避不合理業(yè)務(wù)的發(fā)生。 3、 流程與制度有效結(jié)合 總所周知系統(tǒng)實(shí)施好壞在于藍(lán)圖設(shè)計(jì)，通過專業(yè)的流程分析與企業(yè)管理制度的有機(jī)結(jié)合，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)流程在管理控制中的作用。盡可能讓系統(tǒng)運(yùn)作流程能夠在企業(yè)予以推行，好的流程控制得不到運(yùn)用或運(yùn)用的流程不能有效監(jiān)控管理過程，其作用效果對于企業(yè)來說均微乎其微。 4、 加強(qiáng)專業(yè)人員培養(yǎng) 在SAP系統(tǒng)實(shí)施過程中，不僅僅要考慮系統(tǒng)的建設(shè)問題，還需要考慮業(yè)務(wù)人員的培養(yǎng)問題。當(dāng)前大多數(shù)項(xiàng)目在實(shí)施過程中，從顧問到用戶均存在一種模塊隔閡思想，認(rèn)為部分實(shí)施內(nèi)容與模塊功能無關(guān)，故不做深入研究，從而導(dǎo)致跨模塊問題不能有效吸收，致使流程不能有效運(yùn)作。因此要求在項(xiàng)目實(shí)施過程中，要求顧問需具備跨模塊集成思想，并能將該思想有效傳遞至企業(yè)用戶，從而保證項(xiàng)目上線后的流程有效運(yùn)作。 5、 加強(qiáng)數(shù)據(jù)分析建設(shè) 有效的管理過程能幫助企業(yè)得到有效的分析數(shù)據(jù)，反之有效的數(shù)據(jù)能幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)管理過程問題。建立有效的數(shù)據(jù)分析體系，并定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，也是系統(tǒng)運(yùn)用過程中的一個重要環(huán)節(jié)。如通過定期盤點(diǎn)數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)盤盈或盤虧的根源在于哪一步流程控制出現(xiàn)了問題，并及時針對問題進(jìn)行解決，避免該問題造成的影響被無限放大。 以上等等，在此不做太多闡述，希望上述總結(jié)能給項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)提供幫助，針對不足之處敬請?zhí)峁┡u與指正。 總結(jié) 存貨管理本身是一項(xiàng)看是簡單，實(shí)際復(fù)雜的管理內(nèi)容。不同的企業(yè)均有不同的管理需求，不同的需求其技術(shù)控制點(diǎn)均不相同。此文僅為各位圈友提供一問題解決思路，針對不同的問題，還需各位結(jié)合實(shí)際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行合理的分析。 |
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