隨著時代的進(jìn)步、社會的發(fā)展，現(xiàn)代秘書工作更注重的是在職業(yè)道德、知識素養(yǎng)、人文素質(zhì)三方面的能力體現(xiàn)。所以，具備這三個方面能力是做好現(xiàn)代秘書的基本條件。

秘書最基本的職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，在工作中是領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀和智囊，表現(xiàn)為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)，承辦領(lǐng)導(dǎo)決策中的有關(guān)事務(wù)，諸如辦文、辦會、辦事。秘書工作是輔助決策，而非自作主張，秘書應(yīng)該時時刻刻擺正自己的位置，在工作中把握好自己的角色，培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位。

這就要求秘書人員應(yīng)具有任勞任怨、埋頭苦干、服務(wù)服從的職業(yè)意識，要具有淡泊名利的犧牲精神。秘書常常辦會，但很少坐在主席臺上；常常撰寫文件，但很少簽上自己的大名；常常辦事，但大多為他人作嫁衣。秘書從事的每一項工作，都應(yīng)以服務(wù)為性質(zhì)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也間接為機(jī)關(guān)、基層服務(wù)。秘書應(yīng)把服務(wù)作為基本的職能，圍繞領(lǐng)導(dǎo)的工作來開展活動，在領(lǐng)導(dǎo)活動和政務(wù)活動中甘當(dāng)配角。同時，秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的堅定的執(zhí)行者和堅決的維護(hù)者，秘書必須堅定不移、毫不走樣地貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決定，不能離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是。在領(lǐng)導(dǎo)決策民主化、科學(xué)化的今天，秘書在圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)的前提下，還應(yīng)從被動中爭取主動，提高參謀的意識和能力，盡可能主動地思考問題，為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計獻(xiàn)策。

秘書人員應(yīng)具有較強(qiáng)的保密意識。保密工作是秘書工作的重要組成部分，保守本單位內(nèi)部的機(jī)密也是秘書的職業(yè)精神。秘書常會大量接觸機(jī)要文件，掌握許多核心機(jī)密，一旦失密，就會給工作帶來極大的被動，造成無可挽回的損失。因此，作為在領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書，在日常工作中一定要具備嚴(yán)守機(jī)密的職業(yè)道德，自覺加強(qiáng)保密觀念。

秘書人員在職業(yè)活動中還需具有遵紀(jì)守法、廉潔奉公的意識。秘書人員一定要遵守職業(yè)紀(jì)律及與職業(yè)活動相關(guān)的法律、法規(guī)，按法律條文約束自己的言行。廉潔奉公是高尚職業(yè)情操在職業(yè)活動中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準(zhǔn)則。它要求秘書人員在職業(yè)活動中要堅持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀取私利，不搞你給我一點(diǎn)“好處”，我回報你一點(diǎn)“實(shí)惠”的所謂“等價交換”。要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻(xiàn)，不為名利所動，以自己的實(shí)際行動抵制和反對不正之風(fēng)。

現(xiàn)代秘書工作能力的大小、工作質(zhì)量的好壞、工作效率的高低，與其自身的知識儲備有著直接的關(guān)系。因此，知識素養(yǎng)是現(xiàn)代秘書能夠圓滿完成工作的一種必備素質(zhì)。

所謂知識素養(yǎng)，就是秘書人員在工作中具有扎實(shí)的理論知識、基礎(chǔ)文化知識和專業(yè)知識。理論知識，即認(rèn)知世界的一種非具體的指導(dǎo)系統(tǒng)，就秘書而言，能夠正確理解當(dāng)前我國改革開放的政策，用唯物辯證法的眼光看待一切，實(shí)事求是，不唯“上”、不唯“書”，用客觀的、全面的、發(fā)展的眼光看待新情況，解決新問題，放眼社會、放眼世界，博采眾長，應(yīng)對自如。是否具備理論知識，是衡量秘書人員是否合格稱職的重要標(biāo)準(zhǔn)之一，也是秘書人員素質(zhì)要求的一個重要方面?；A(chǔ)文化知識，即具有中等以上水平的文、史、哲、數(shù)、理、化等方面的基本常識，尤其需要具備較為深厚的寫作知識和邏輯常識。否則，秘書的文字材料就會變得空洞、枯燥，出現(xiàn)邏輯錯誤甚至漏洞百出。專業(yè)知識，即與秘書工作有關(guān)的知識，諸如秘書學(xué)、秘書寫作、文書處理、會務(wù)組織、法律規(guī)范、公關(guān)禮儀等知識，這是秘書工作區(qū)別于其他專業(yè)人才的知識結(jié)構(gòu)的重要標(biāo)志。

除此之外，秘書人員還應(yīng)掌握外語表達(dá)和辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用。在科技發(fā)達(dá)、交流頻繁的今天，社會對秘書素質(zhì)的要求也有了相應(yīng)的提高。

現(xiàn)代秘書素質(zhì)的培養(yǎng)，不僅要關(guān)注其職業(yè)意識和知識素養(yǎng)，還應(yīng)關(guān)注其人文情懷和人文精神，重視人文素質(zhì)的培養(yǎng)?，F(xiàn)代秘書在工作中所表現(xiàn)出的協(xié)調(diào)、溝通能力也關(guān)乎秘書工作的成敗。

秘書工作因涉及面廣，接觸的人多，經(jīng)常要有意識地隨時隨地、隨情境變換角色。在單位，領(lǐng)導(dǎo)是上級，秘書是下級，秘書必須按照領(lǐng)導(dǎo)的要求和意圖來調(diào)節(jié)自己的行為，在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的同時，秘書還要和組織內(nèi)部各單位、各部門的成員經(jīng)常接觸，與其他的職工建立一種協(xié)作的關(guān)系。同時，秘書工作具有承上啟下的作用。一方面，秘書要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)反映下級員工的情緒、意見和要求，并提出如何根據(jù)下級員工的實(shí)際情況調(diào)動他們積極性的建議，從而使上級領(lǐng)導(dǎo)了解下級員工，及時調(diào)整與下級員工的關(guān)系；另一方面，秘書人員要積極做好上情下達(dá)的工作，及時向員工介紹相關(guān)理念，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)層的決定，消除可能產(chǎn)生的誤會，使上至領(lǐng)導(dǎo)下至員工共同擁有一個積極上進(jìn)、團(tuán)結(jié)協(xié)作的價值觀念。這就要求秘書人員要具備較強(qiáng)的情商，雙向的溝通能力和與人協(xié)調(diào)的能力，處理好人與人之間的關(guān)系。

處于樞紐位置的秘書，在紛繁復(fù)雜的具體事務(wù)中，要熱愛本職工作，具備兢兢業(yè)業(yè)、任勞任怨的奉獻(xiàn)精神，能夠正確處理工作中的得與失，力求做到敬業(yè)、勤業(yè)、精業(yè)。秘書工作幾乎涉及領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和管理活動的各個方面，長期處于緊張忙碌的狀態(tài)，只有具備堅忍不拔的精神，才能經(jīng)受曠日持久的考驗；秘書工作事多而廣，經(jīng)常會發(fā)生各種各樣的意外事件，只有頭腦冷靜、有良好的自制力，才能采取果斷有力的措施，使各種問題得到有效的控制和妥善的解決。

秘書工作成為職業(yè)是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的產(chǎn)物，因此秘書的職能以及對秘書素質(zhì)的要求也是隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展而變化的。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和知識的不斷更新，社會對現(xiàn)代秘書提出了更高的要求。傳統(tǒng)的秘書技能已落后于時代，秘書人員要順應(yīng)社會的發(fā)展，就必須調(diào)整知識結(jié)構(gòu)，不斷給自身“充電”，在原有知識的基礎(chǔ)上拓寬人文知識，經(jīng)濟(jì)和法律知識，以及專業(yè)知識，要成“門內(nèi)漢”，突破學(xué)科領(lǐng)域狹窄的桎梏，形成文理工相互滲透的“復(fù)合型”知識結(jié)構(gòu)。只有這樣，才能在充滿競爭的領(lǐng)域里不被淘汰。這是秘書素質(zhì)培養(yǎng)不可或缺的層級。

美國著名政治學(xué)、行政學(xué)家懷特對幕僚人員應(yīng)具備的條件和修養(yǎng)作了論述：“成功的幕僚應(yīng)具有較多的商榷能力，而非高度的指揮性格；應(yīng)具有廣博的知識與豐富經(jīng)驗，而非偏狹的專業(yè)技能；要的是忍耐與堅持力，不可有迅求決定的傾向；寧愿居于幕后地位，不求聞達(dá)，不可注重個人名利；要忠于政策及同情首長的觀點(diǎn)，不可固執(zhí)自己的成見或偏見?！睉烟叵壬恼撌鰧γ貢乃刭|(zhì)構(gòu)成作了經(jīng)驗性的概括?，F(xiàn)代秘書應(yīng)加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng)，合理地建構(gòu)自我知識結(jié)構(gòu)，提升情商能力，主動的交流溝通，對上級服從又不盲從，發(fā)揮團(tuán)隊協(xié)作精神。只有自我的不斷完善和增值，秘書的價值才會得到越來越重要的體現(xiàn)。

(文章摘自《秘書工作》雜志2008年第10期。原題目：《秘書素質(zhì)培養(yǎng)的三個層次》；作者：鄭 宏)