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文件控制程序
1、目的
確保在文件的使用場合能得到有關(guān)文件的適用和有效的版本，防止使用作廢和失效的文件。
2、范圍
文件的編制、評審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、標(biāo)識、回收和作廢等全過程活動的管理。
3、職責(zé)
3.1公司的文件由行政部統(tǒng)一管理、統(tǒng)一發(fā)放。
3.2行政部負(fù)責(zé)對質(zhì)量手冊、程序文件等一、二級體系文件及有關(guān)資料的發(fā)放、回收和保管。
3.3行政部對外來文件的分發(fā)進(jìn)行識別、管理，確保使用適宜文件的有效版本。
3.4對所有文件的修訂狀態(tài)，可采用受控文件清單，修訂一覽表及標(biāo)識等形式對文件進(jìn)行狀態(tài)控制。
4、控制程序
4.1行政部組織各部門進(jìn)行相關(guān)文件的編寫，評審。
4.2文件編號或代號、標(biāo)識方法規(guī)定如下：
YH/XX-XX-XX
YH——公司名稱代號
XX-XX-XX——分別指分類代號、編制順序號、相關(guān)記錄編制順序號
4.3 本公司質(zhì)量管理體系文件分為：
a) 管理文件：質(zhì)量手冊、程序文件、記錄表單等；
b) 技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、工藝文件、檢驗(yàn)規(guī)程等；
c）外來文件：國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)法規(guī)、供方提供的技術(shù)文件等。
4.4文件的發(fā)布應(yīng)得到評審和總經(jīng)理批準(zhǔn)，以確保其適宜性和充分性。
4.5文件在實(shí)施中可能會因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品工藝流程、法律法規(guī)等發(fā)生變化而更改，這時(shí)有必要對文件進(jìn)行評審。
4.6公司也可以根據(jù)需要對文件進(jìn)行定期評審，以確定文件是否需要更新，如果文件發(fā)生修改，即必須再次進(jìn)行評審。
4.7文件的發(fā)放、回收及管理由行政部執(zhí)行。
4.8公司對文件確定保存期限，至少保存一份作廢的受控文件，最少保存期限，自產(chǎn)品放行之日起，不少于產(chǎn)品企業(yè)內(nèi)定壽命期和法規(guī)要求的保留期限，以便隨時(shí)提供該產(chǎn)品的生產(chǎn)規(guī)范和可追溯程度。對作廢文件加蓋“保留”和/或“作廢”紅色印章，確保防止誤用，對需銷毀的應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)并保持記錄。
4．9公司對外來文件進(jìn)行識別控制分發(fā)。行政部建立外來文件目錄清單，并妥善保管，發(fā)放登記同內(nèi)部文件，還需負(fù)責(zé)跟蹤外來文件的新版本以便使用適用的版本。
5、相關(guān)記錄
5. 1文件清單QP01-01
5. 2文件發(fā)放、回收記錄QP01-02
5. 3文件作廢銷毀記錄QP01-03
5．4文件評審記錄QP01-04
5．5記錄登記表QP01-05
5．6技術(shù)文件清單QP01-06
5．7技術(shù)文件發(fā)放、回收登記表QP01-07
5．8文件更改記錄QP01-08
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