如何在Excel中標(biāo)識處理重復(fù)值

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首先，我們這是討論單列的重復(fù)值標(biāo)識、篩選、刪除等處理方法，多列的重復(fù)值需要其他技巧或者函數(shù)公式，暫不在此討論。而在這里，我們主要用的COUNTIF函數(shù)，其他人有用MATCH的，但那有點(diǎn)繞所以沒必要也不講。

先來看看比較典型的數(shù)據(jù)和一般初學(xué)者都會問到的處理要求：

如果你是吃慣快餐的人，那可以挑與你要求一致的查看。

當(dāng)然，不一定能吃飽，而能全部仔細(xì)看完的話，你肯定更能運(yùn)用自如……

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1. 將重復(fù)值全部高亮標(biāo)識出來；

這種要求比較簡單，而一般的“高亮標(biāo)識”，其實基本上就意味著你要用“條件格式”來實現(xiàn)。

先簡單科普一下“條件格式”是一種什么樣的概念，條件格式就是Excel根據(jù)你指定或者選擇的判斷條件，讓滿足這些條件的數(shù)據(jù)用指定的特別顯示方式來突出顯示，比如說你想把顯示“不及格”的數(shù)據(jù)都變成紅色，那就可以使用條件格式，因此在Exce中，只要你有規(guī)律性的“條件”，那就一定可以讓滿足條件的突出顯示出來。

新版本的“條件格式”按鈕在開始工具欄的中間，如下，而03版的命令則在“格式”菜單下；

我們先講03版的操作過程：

1. 選中要標(biāo)識重復(fù)的數(shù)據(jù)列，如下的B2:B13區(qū)域；

2. “格式” →  “條件格式”

3. 在彈出對話框中，選擇“公式”，右側(cè)輸入下面公式：

    =COUNTIF(B$2:B$13,B2)>1

4. 選擇需要高亮顯示的背景色或其他格式，確定。

03版的設(shè)置需要手動定義條件格式公式的方法，有點(diǎn)復(fù)雜，而條件格式里公式的寫法，我們需要稍微科普一下： 

1. 公式只需要針對“活動單元格”書寫就行了；

2. 公式能保證向下“復(fù)制”正確性。

滿足上面的兩個條件，也就能完成所選區(qū)域的全部條件設(shè)置，就尤如我們在單元區(qū)域下拉填充公式的原理是一樣的，因此不要在公式里想當(dāng)然地寫能對應(yīng)整個區(qū)域的公式，其實那是錯誤的。

03版的設(shè)置雖然麻煩了一點(diǎn)，但這是通用式，你會設(shè)置條件格式，也同樣會用來篩選。而07版以后來處理同樣的問題，就太簡單了，直接選擇區(qū)域，“條件格式” →  “突出顯示單元格規(guī)則”  →   “重復(fù)值”

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2. 標(biāo)識后面出現(xiàn)重復(fù)的值（第一次出現(xiàn)不標(biāo)識）；

從上面的操作我們知道，要把重復(fù)值全部標(biāo)識出來其實太簡單了，但如果我們只想標(biāo)識后面重復(fù)的項目呢？

這個就沒有直接的方式了，而需要自定義函數(shù)公式來判斷是否是第一次出現(xiàn)還是多次重復(fù)，因為我們更多的時候是要把后面重復(fù)的刪除掉：

1. 選中需要高亮顯示重復(fù)值的數(shù)據(jù)區(qū)域，如下的B2:B13區(qū)域；

2. 條件格式 →  新建規(guī)則  →  使用公式確定要設(shè)置格式的單元格

3. 輸入如下公式：

    =COUNTIF(B$2:B2,B2)>1

4. 設(shè)置高亮格式， 確定

這個問題的重點(diǎn)，還是在于“公式”……我們每次都使用COUNTIF函數(shù)，這個到底是什么一回事呢？

COUNTIF 函數(shù)是對區(qū)域中滿足單個指定條件的單元格進(jìn)行計數(shù)。
COUNTIF(range, criteria)

上面是幫助文件中的話，其實很明了地告訴我們：

1. COUNTIF是一個單條件計數(shù)函數(shù)，只有兩個必需參數(shù)；

2. range表示要統(tǒng)計的區(qū)域，ciriteria表示要統(tǒng)計的條件；

B$2:B2 是什么樣一個概念呢？其實這是一個從B2單元格開始的區(qū)域，只是從一開始，這個區(qū)域里只有B2一個單元格，隨著公式下拉填充，其下限區(qū)域不斷擴(kuò)大……

第一個單元格就是計算B2在B$2:B2區(qū)域里相同的個數(shù)，然后判斷個數(shù)是否大于1；

第二個單元格將計算B3在B$2:B3區(qū)域里相同的個數(shù)，然后判斷個數(shù)是否大于1；

第三個單元格計算B4在B$2:B4區(qū)域內(nèi)相同的個數(shù)，判斷個數(shù)是否大于1；

……依此類推……

到了第六個單元格，是計算B7在B$2:B7區(qū)域內(nèi)相同的個數(shù)，這時候B$2:B7內(nèi)有兩個John，所以結(jié)果為2，也就是大于1，因此這個就可以判斷為已經(jīng)重復(fù)的值。

初學(xué)的一般沒辦法馬上理解，一步一腳印慢慢分析……

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3. 提取不重復(fù)值；

這個問題比較簡單也可以很直接，我們只需要使用“高級篩選”功能即可，如下：

這里有兩個問題要注意一下：

1. 第一步選擇的篩選區(qū)域，只能選擇要判斷的字段，比如說這里只能選擇B列的“NAME”，不能整個區(qū)域選擇，如果選擇整個數(shù)據(jù)區(qū)域，那將是各個字段都進(jìn)行重復(fù)與否的判斷；

2. 高級篩選不能處理大于15位的文本型數(shù)值，因此需要借助COUNTIF加輔助列進(jìn)行篩選處理，只需要將問題二的公式稍微修改一下就行了。

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4. 刪除重復(fù)值；（直接 / 間接）

這里有直接方法和間接方法，其實就是03版與其他新版的區(qū)別，因為新版有專用功能，而且非常強(qiáng)大，雖然WPS也抄了這個功能，但只是形像而神不像，能處理的情況是天壤之別。

那間接方法呢？其實就是用我們上面添加條件格式的判斷公式，放到單元格里，產(chǎn)生的結(jié)果就可以用來篩選并且刪除數(shù)據(jù)了：