一、文件的形成

1、基建文件的形成

1.1基建文件主要是過程中的收集。

1.2過程中按《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P182附錄F收集。當(dāng)然工程具體情況不一樣有些手續(xù)也是不完全一樣的，最終所收集的文件也不完全一樣。

1.3竣工后的照片需正立面、側(cè)立面各一張（去照相館寫6寸的彩照），粘在一張A4紙上即可。

2、監(jiān)理文件的形成

監(jiān)理移交檔案館文件嚴(yán)格按《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P183要求即可。

3、施工文件的形成

施工文件參照《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P183-188，并結(jié)合工程實(shí)際情況來收集。重點(diǎn)注意事項(xiàng)如下：

3.1各分部、子分部根據(jù)工程實(shí)際情況收集齊全，這是檔案室檢查之重點(diǎn)。雖然《建筑節(jié)能工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范》2007年10月1日實(shí)施，但目前檔案館只需其分部文件，其它的節(jié)能文件目前還未要求單獨(dú)組卷。所以將節(jié)能分部與其它分部一同收集。

3.2圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、工程洽商等商務(wù)性文件簽字必須是原件（復(fù)印完了簽字也可），不可簽完字復(fù)印。其附件可以是復(fù)印件，但若附圖得有圖框，簽字都得齊全。

3.3復(fù)試報(bào)告類只收集復(fù)試報(bào)告，相應(yīng)的檢測報(bào)告無需組入。

3.4隱蔽工程檢查記錄C5-1裝飾裝修部分無需組入。

3.5地基驗(yàn)槽檢查記錄C5-5蓋章的各單位必須是蓋其法人章，諸如“ⅹⅹⅹ分所”、“ ⅹⅹⅹ分公司”之類的都不行，因?yàn)槠洳痪邆浞ㄈ速Y格。

3.6其它資料平時(shí)收集齊全即可。

3.7對(duì)于應(yīng)單獨(dú)組卷的如樁（地）基工程、鋼結(jié)構(gòu)工程、幕墻工程等，資料相對(duì)較少，相關(guān)的會(huì)審、洽商、變更收集時(shí)注意簽字齊全，是原件。其次就是相關(guān)的復(fù)試報(bào)告，報(bào)告沒有可補(bǔ)性，所以過程中就得控制好了。然后就是相關(guān)隱蔽資料做齊全了。

4、竣工圖的繪制

竣工圖是工程維修、管理、改建、擴(kuò)建的依據(jù)，是建筑工程竣工檔案的重要組成部分，是建筑物真實(shí)的寫照，所以竣工圖的繪制至關(guān)重要?？⒐D也是城建檔案館抽檢的重點(diǎn)。

4.1竣工目錄的繪制：竣工圖的圖紙中有變動(dòng)或增減的，即跟原圖紙目錄有不同的，如圖紙新補(bǔ)“建施03補(bǔ)”，就用簽字筆在圖紙目錄的“建施03”下面列上“建施03補(bǔ)”，若原圖紙“建施04”改新圖了，則應(yīng)在圖紙目錄的“建施04” 后面加一“改”字，從圖紙目錄上就能反映出“建施03補(bǔ)”的下一頁圖紙為““建施04改”。修改完畢的圖紙目錄與最終歸檔的圖紙一一對(duì)應(yīng)。

4.2各類型竣工圖的繪制：

4.2.1我們一般是利用施工藍(lán)圖改繪竣工圖，這一種類型竣工圖的繪制具體見《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P87-93，要嚴(yán)格按要求繪制，將洽商、變更如實(shí)的反映在竣工圖上。

4..2.2另一種常用的是用CAD繪制的竣工圖，這種竣工圖的原設(shè)計(jì)、審核人員的簽字必須在曬圖前簽。各分包單位的竣工圖無需加蓋竣工圖章。

4.2.3竣工圖章應(yīng)加蓋在圖簽附近的空白處，簽字真實(shí)、齊全。

二、文件的組卷

1、基建文件的組卷 

    1.1對(duì)于一些文件若建設(shè)單位的有必要將原件保存，交檔案館的復(fù)印件必須加蓋建設(shè)單位的公章。

1.2基建文件無需做分目錄，其卷內(nèi)目錄用城建檔案卷內(nèi)目錄。

1.3原編字號(hào)欄填寫文件號(hào)，如規(guī)劃許可證的原編字號(hào)為“2006規(guī)建字ⅹⅹⅹⅹ號(hào)”。

1.4編制單位就是文件的出處單位，如規(guī)劃許可證的編制單位就是“北京市規(guī)劃委員會(huì)”。

1.5對(duì)于“單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄”有兩頁資料，也無需做分項(xiàng)目錄，若第10頁是該文件，在總目錄中的頁次欄寫上10，而不是10-11，只是在備注欄寫上“共2頁”。（對(duì)于此類的問題，檔案館不同的工作人員要求也不一樣。只要按他的要求做就對(duì)了）

2、監(jiān)理文件的組卷

 監(jiān)理文件按《建筑工程資料管理規(guī)程》DBJ01-51-2003的P183即可。

3、施工文件的組卷

3.1分項(xiàng)目錄的編寫：

3.1.1只有單頁的文件不用單編分項(xiàng)目錄。

3.1.2沒有附頁的文件的分項(xiàng)目錄：按項(xiàng)（文件形成時(shí)就是按項(xiàng)編號(hào)）分別做分項(xiàng)目錄，該目錄的序號(hào)和頁次是一致的。

3.1.3有附頁的文件的分項(xiàng)目錄：如洽商、變更等，序號(hào)與頁次與文件上的編號(hào)一致（文件上的編號(hào)與頁次不一致的用簽字筆在該文件的右上角編上相對(duì)應(yīng)的號(hào)），然后在備注欄加上“附ⅹ頁”。目錄詳見附件1。

3.2卷內(nèi)目錄的編寫：

3.2.1使用“城建檔案卷內(nèi)目錄”表格。

3.2.2其它項(xiàng)的填寫舉個(gè)“地基與基礎(chǔ)隱蔽工程檢查記錄”的例子。文件材料名稱填寫“地基與基礎(chǔ)鋼筋綁扎隱蔽工程檢查記錄”；原編字號(hào)就填寫“C5-1”，編制單位填寫“中建一局集團(tuán)第二建筑有限公司’(哪家單位編制填哪家單位，如試驗(yàn)報(bào)告的編制單位就得填寫該試驗(yàn)室的單位)，不得填寫單位簡稱如“中建一局二公司” 。編制日期即該項(xiàng)資料的首至末日期。頁次的編寫從該項(xiàng)的分項(xiàng)目錄開始至該項(xiàng)資料的最末一頁，有附圖的在備注欄注明“附圖ⅹ頁”。詳見附件2

3.3試驗(yàn)報(bào)告的編號(hào)：預(yù)拌混凝土出廠合格證C4-8，在右上角的“編號(hào)”欄用簽字筆依次編上C4-001、C4-002～。報(bào)告類文件的右上角的“編號(hào)”欄用簽字筆依次編上001、002～。

3.4封面的格式：封面的具體格式見附件3。要注意的是案卷題名和編制單位，案卷題名的格式“施工文件---ⅹⅹ工程”，或“ⅹⅹ工程施工文件”。編制單位：填寫該冊(cè)文件的編制單位。編制日期中填寫該卷的最早形成日期及最末日期。

3.4頁碼編寫：每裝訂成本的文件是一冊(cè)，每一冊(cè)文件都應(yīng)有頁碼。頁碼的編寫從總目錄后的第一張開始編寫，是分目錄即從分目錄開始，沒有分目錄從該文件開始，大流水號(hào)編至文件的備考表。

4、竣工圖的組卷 

4.1竣工圖封面的案卷題名：為“ⅹⅹ竣工圖”，工程名稱跟文件內(nèi)的統(tǒng)一；

4.2編制單位：是那家單位編制的就填寫該家單位的單位全稱；竣工圖的目錄也用“城建檔案卷內(nèi)目錄”，然后按圖紙目錄順序?qū)⒄郫B好的圖紙依次放入；

4.3圖紙的編號(hào)：右下角用簽字筆編上流水號(hào)。

4.4對(duì)于分包單位出的如鋼結(jié)構(gòu)、幕墻竣工圖等，圖簽欄的簽字要在出圖前完成，出完圖后再簽字是不符合城建檔案要求的。

4.5一般房屋建筑竣工圖的移交項(xiàng)有“建筑竣工圖”、“結(jié)構(gòu)竣工圖”、“建筑給水、排水及采暖竣工圖”、“建筑電氣竣工圖”，“通風(fēng)空調(diào)竣工圖”智能建筑的圖就不用單交了，因?yàn)樗妶D里已都包含進(jìn)去了。

三、文件的預(yù)驗(yàn)收及移交 

文件的預(yù)驗(yàn)收看似簡單其實(shí)馬乎不得，第一次給檔案預(yù)驗(yàn)收人員的印象尤為重要。所以在工程文件預(yù)驗(yàn)收之前就要做好充分的準(zhǔn)備。做到文件收集齊全、組卷清晰、整齊。從案卷封面、卷內(nèi)目錄、分項(xiàng)目錄、備考表及硬紙板，該有的都得有了，然后先用鉛筆編上頁碼。

文件的移交也不是那么難的事情，只要文件齊全、竣工圖繪制等沒有什么問題，其它的問題應(yīng)該不算什么大問題了，按檔案接收人員的要求去做就是了，不管他說的對(duì)與不對(duì)（我們?cè)?jīng)預(yù)驗(yàn)收是一個(gè)人，真正移交時(shí)又是另一個(gè)人，兩人在一些頁碼的編寫上就不一致），首先尊重他的意見，毫無疑問按要求改就很順利的交了。

做好城建檔案移交書，城建檔案移交目錄可參考《建筑工程資料表格填寫范例》P697和P700，城市建設(shè)檔案移交書的移交單位甲方需要蓋上單位公章，負(fù)責(zé)人及移交人簽好字。接收單位填寫的一律空著，由城建檔案館填寫。