由于工作角色開始從執(zhí)行者向管理者轉(zhuǎn)變，單純的數(shù)據(jù)圖形研究已不是我主要的工作內(nèi)容，但這幾年對可視化圖形的關(guān)注使我明白管理工作中也有大量圖形的應(yīng)用，此前的博文中也零散的介紹過一些圖形，比如組織結(jié)構(gòu)圖，甘特圖等，不過當(dāng)時(shí)還沒有系統(tǒng)的討論過，網(wǎng)上也沒有找到過集中闡述的貼子，于是便有了研究的興趣。

最近在一個(gè)論壇中，第一次聽到“管理圖形”這個(gè)概念，有人也研究了很久，不過我對管理圖形的定義、使用對象、分類及應(yīng)用卻有不用的理解，總的說來，一切以工作為成發(fā)點(diǎn)。

1.定義

圖形，信息的高度集成，直觀反映信息的變化規(guī)律及相應(yīng)結(jié)果，是溝通最有效的表達(dá)方式之一，比文字更有優(yōu)勢；

管理，是一對多或多對一的信息溝通過程，對溝通效率有著更為嚴(yán)格的要求；

管理+圖形意味著企業(yè)在以提高利潤，減少運(yùn)營成本的前提下，把圖形運(yùn)用于運(yùn)營的各項(xiàng)流程中，以提高管理的有效性和決策的判斷能力。

2.對象

目前國內(nèi)大部分的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)為金字塔形或矩陣形，越往上層，在職人員需要了解和掌握的信息就越多。以文字記錄為主、口頭描述為補(bǔ)充的溝通方式在很多企業(yè)中還繼續(xù)存在，不僅效率較低，而且有可能傳遞錯(cuò)誤的信號(hào)，對信息處理者來說可不是個(gè)好消息，尤其在信息高度發(fā)達(dá)，競爭異常激烈的社會(huì)中，決策者需要又快又準(zhǔn)確的接收信息并做出決斷，任何差錯(cuò)都會(huì)對企業(yè)運(yùn)營造成不可估量的影響。

面對越來越膨脹的企業(yè)組織，企業(yè)管理者不斷在嘗試多種組織形態(tài)，如扁平化、網(wǎng)絡(luò)化和團(tuán)隊(duì)化，期望找到最佳的管理方式，但無論怎么變化，管理還繼續(xù)存在，信息傳遞也不會(huì)消失，而且傳遞的路徑會(huì)更多，頻率會(huì)更快，對信息提供者的要求也會(huì)越高，因此，掌握高效的信息傳遞方法是廣大基層職員和管理者適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的必然選擇，也是個(gè)人競爭力的一種體現(xiàn)，還在埋頭打字的朋友們，該轉(zhuǎn)換一下思路啦，開始嘗試畫圖給別人看吧。

3.分類

管理圖形的類型紛繁復(fù)雜，可以根據(jù)兩種基本方法來劃分，

一是按部門職能分類，不同職能部門的主要工作都有其特點(diǎn)，比如財(cái)務(wù)部，除了財(cái)務(wù)報(bào)表編制的固定要求外，預(yù)算、分析及現(xiàn)金流監(jiān)控需要大量的數(shù)據(jù)分析，部門管理圖形主要以數(shù)據(jù)圖形為主；人事部負(fù)責(zé)職員的評測、培訓(xùn)等工作，部門管理圖形主要以文字圖形和表格為主，依此類推，主要職能部門都可以對號(hào)入座。

圖1

二是按管理層級(jí)分類，不管企業(yè)是哪種及格類型，信息提供者都需要滿足信息需求者多元化的需求，信息內(nèi)容的詳細(xì)程度、圖形的多樣性，可以反映出提供者和需求者之間的管理關(guān)系。基層人員是信息傳遞的源泉，他們需要掌握充分、詳實(shí)的信息，以保證基層管理人員的處理質(zhì)量，得出一些大概的推論和結(jié)果，提供給更上一層的管理者，因此基層人員的圖形內(nèi)容較為簡單，但形式較多，比如銷售數(shù)據(jù)既要比較不同時(shí)期，又要比較不同產(chǎn)品，還要比較不同銷售人員，目的是為了讓管理者從不同方面了解銷售的整體情況；基層管理者則要在此基礎(chǔ)上制作銷售核心指標(biāo)圖形，讓更上一層管理者既掌控整體銷售情況，又滿足考核的需要。越往上層，圖形需越精煉，包含的信息也越簡單。

圖2

4.應(yīng)用

管理圖形的應(yīng)用非常廣泛，日常工作所需要的圖形都可以歸為此類。不管是何種情況，我們都可以根據(jù)自己的角色和信息傳遞對象來選擇合適的圖形，有時(shí)還需考慮對象的偏好，這點(diǎn)有時(shí)更需要仔細(xì)琢磨：比如你的上司是位完美主義者，則寫實(shí)的文字說明和豐富的圖表缺一不可；如果TA是拿來主義，只需把圖表奉上，加上簡要說明即可；如果還沒有要求的，恭喜你，讓上級(jí)刮目相看的時(shí)候來了。

有了好的想法，沒有合適的工具也無法實(shí)現(xiàn)，不用擔(dān)心，大家手頭的Office軟件就可以辦到，其中以Excel和Visio為主，Excel擅長數(shù)據(jù)圖形制作，Visio則可以勝任除此之外的大部分任務(wù)，兩個(gè)是絕佳的工作拍檔。此外PPT做為畫圖和演示工具，是很好補(bǔ)充，特別是里面的Smart圖形，是制作管理圖形很好的參考對象。

圖3

對于專業(yè)制圖的各位大蝦來說，上述這些工具再普通不過了，數(shù)據(jù)處理方面有spss、水晶易表，圖形處理也有PS，但秉持簡單、實(shí)用的原則，熟習(xí)就是最好，我還是堅(jiān)持用上手的工具來完成，國內(nèi)也在office方面制圖的高手，如Excelpro的圖表博客、博客大巴等，他們把Excel和PPT的功能發(fā)揮到了極致，是新學(xué)者的偶像（我也一樣）

到這里關(guān)于管理圖形的討論告一段落，其主要目的是為以后工作中的應(yīng)用作好準(zhǔn)備，不會(huì)迷失方向，同時(shí)也對前面幾年的實(shí)踐進(jìn)行總結(jié)，打破思維的局限性。總之，要想把工作做到精益求精，需要不斷的學(xué)習(xí)和總結(jié)，積累適合自己的工作方法和風(fēng)格，為事業(yè)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。