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辦公室是單位的綜合管理機構(gòu),具有多功能的性質(zhì)，主要職責是“參與政務,管理事務,協(xié)調(diào)關系,搞好服務”。明顯地有別于其他各類股室，具有其自身的特殊性。
一、辦公室的涵義 辦公室這個詞的概念，有兩種涵義:一為辦公的屋子、場所;二為工作機構(gòu)，是黨政機關、社會團體和企事業(yè)單位內(nèi)設的綜合部門，是溝通上下、聯(lián)系左右的橋梁和樞紐，是領導工作的輔助性機構(gòu), 大的一般稱辦公廳，小的一般叫辦公室。作為工作機構(gòu)的辦公室就是今天我們學習的重點。 二、辦公室的地位和作用 在各級組織中，辦公室處于中樞和要害部位，其地位和作用具體來說，主要有以下三點。 1、中心的地位和作用 盡管辦公室與其他職能部門在行政職級上是平等關系，與其他職能部門間由于工作需要而產(chǎn)生的協(xié)調(diào)，是一種平級間的協(xié)調(diào)，不存在誰領導誰的問題。但是，當辦公室參與(或牽頭)協(xié)調(diào)時，就或多或少地代表著領導的意圖和要求，或者是對領導班子總的指導思想的貫徹,具有一定的權(quán)威性。 辦公室又是一個單位的信息網(wǎng)絡中心，是各種信息的交匯點和集散地。黨和國家的方針、政策、上級機關的指示、指令、本單位的總體安排、目標管理、領導決策以及各種重大事件、重大活動過程中所形成的文件資料，下屬各個單位貫徹實施領導決策的情況和反映，各方面的動態(tài)、情報資料等等，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合。 辦公室的中心地位擴還體現(xiàn)在辦公室工作的多向性上。辦公室的工作一般都是通過縱橫交叉的網(wǎng)絡，與上下、左右、內(nèi)外各種渠道發(fā)生相應的聯(lián)系。整個辦公室在多向性、多渠道的立體交叉的管理網(wǎng)絡中居于中心的位置。因此，辦公室不同于具體的業(yè)務股室。業(yè)務股室是部門的執(zhí)行機構(gòu)。而辦公室則一般不直接參與各項具體業(yè)務工作，它是綜合管理機構(gòu)，看上去游離于管理之外，實際上又存在于各種管理之中。 2、樞紐的地位和作用 辦公室在一個機關中，是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方，保證機關工作正常運轉(zhuǎn)的樞紐。如果把一單位比作一個人的話，那么，領導層、決策機構(gòu)是大腦;業(yè)務股室、執(zhí)行機構(gòu)是四肢;辦公室則是中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是辦公室把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反映給大腦，以便讓大腦及時調(diào)整決策，推動整個肌體的正常運行。辦公室實際上就象鐵道系統(tǒng)中的樞紐站，水陸聯(lián)運的交會點。 3、窗口的地位和作用 辦公室是一個單位的總進出口，處于聯(lián)絡站的地位，是聯(lián)絡上下左右、溝通四面八方的“窗口”。辦公室負責接收處理上級和兄弟單位的來文來函，接待上級領導的視察、檢查和兄弟單位的參觀學習，處理各種公務往來，接待人民群眾來訪等等。一般與外界的聯(lián)系，都首先要經(jīng)過辦公室，外界對一個單位的第一印象也常常是看辦公室的精神面貌、思想作風、管理水平與工作效率等。本單位領導得到外界的各種信息，一般也是靠辦公室這個“窗口”。 總之，辦公室是溝通上下的咽喉，是聯(lián)系左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是協(xié)助領導決策的“外腦”和處理日常事務的手足。因此，辦公室工作做得好壞直接關系到黨和國家的路線、方針政策能否在本單位的貫徹落實,直接關系到本單位的形象和聲譽。 三、辦公室工作的性質(zhì)和特點 1、性質(zhì) 辦公室是一個單位的綜合管理機構(gòu)，具有明顯的綜合性和服務性: (1)綜合性。辦公室的綜合性主要是由以下四個方面組合形成: 首先是多方面基礎工作的組合。辦公室的業(yè)務范圍很廣，諸如調(diào)查研究、公文撰寫、文印收發(fā)、會務接待、信訪工作、上下聯(lián)絡、檔案管理、機要保密等大量的政務性和事務性的基礎工作，都在辦公室綜合承辦。 其次是多方面信息的組合。辦公室作為一個單位的信息網(wǎng)絡中心,四面八方，上下左右的信息，都在辦公室匯集與綜合，并且發(fā)揮出信息的綜合效應。 第三是多知識、多技能結(jié)構(gòu)人員的組合。由于辦公室的工作的多向性、多功能，要求辦公室人員的知識和技能結(jié)構(gòu)也必須多種多樣，形成一個“通才”與“專才”相結(jié)合的有機整體。例如:辦公室負責人要當領導的參謀和助手，必須具備較好的政治素質(zhì)、知識文化修養(yǎng)和組織協(xié)調(diào)能力，能比較敏捷地領會領導的意圖，善于統(tǒng)攬全局，善于集中領導的意見和群眾的智慧;從事文秘工作的人員，必須具備較強寫作能力和較高的政策水平，吃透上情下情,熟悉業(yè)務，視野開闊，視覺敏銳，善于思考;從事接待工作的人員，必須朝氣蓬勃，熱情、耐心，任勞任怨，不怕麻煩，靈活周到;其他方面的工作人員，也要有相應的專業(yè)知識與技能。 第四是多學科組成的綜合體。辦公室管理的基礎理論就是在管理學、秘書學、統(tǒng)計學、檔案學等多學科的基礎上形成的，辦公室本身也是由多種專業(yè)組成，并相互滲透、綜合交叉形成的一個整體。 (2)服務性。辦公室除了具有綜合性外，還具有服務性。不論是參與政務，還是管理事務，都是為了搞好服務;為領導工作服務，為同級、上下級單位服務。服務是做好辦公室一切工作的指導思想。 2、特點 任何事物都有它的特點和規(guī)律。從上述辦公室的性質(zhì)中，可以初步看出辦公室具有以下七個明顯特點: (1)工作政策性強。辦公室的重要任務是處理公文，傳遞信息，辦理公務，答復問題。這些都是政策性很強的工作。特別是對于重要公文，重要電話，重要信件，一字之差，就會造成重大差錯;說話辦事，稍有不慎，就有可能造成一個部門乃至全局的被動。 (2)頭緒多，綜合性強。所謂頭緒多，一是接觸面廣，既要承上啟下，又要橫向聯(lián)系;二是工作范圍廣，既要參與政務，又要管理事務。所謂綜合性強，首先辦公室作為綜合管理機構(gòu),上下左右的各種信息都要在這里匯集綜合。其次，辦公室本身就是多功能、多向性的綜合體。另外,目標管理、工作總結(jié)等也往往先由各股室提出，再由辦公室綜合。 (3)要求高，時間性強。辦公室要充分發(fā)揮助手作用，必須從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧纫k文辦事，又出謀劃策，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息，從單憑經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷嵭锌茖W化管理，從被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?。辦公室各項工作如果沒有高標準、嚴要求，就不能保證工作質(zhì)量，沒有質(zhì)量的服務是不會受到歡迎的。同時辦公室人員應有很強的時間觀念。沒有時間觀念，就談不上工作效率，更當不好領導的助手， (4)內(nèi)容雜，服務面寬。辦公室是具體辦事機構(gòu)，上下左右、大大小小的事都會匯集到辦公室來，工作內(nèi)容極其繁雜。但這些工作都是為單位發(fā)揮人、財、物的最佳效益而服務，為實現(xiàn)單位總體計劃，管理目標而服務,必須認真落實。 (5)聯(lián)系廣，協(xié)調(diào)任務重。辦公室處于樞紐中心地位，工作頭緒多，涉及面廣，來往人員復雜，很多問題都需要辦公室來協(xié)調(diào)或牽頭解決。 (6)機要保密性強。辦公室保密范圍很廣，諸如:文件保密、會議保密、傳真保密等等，這是辦公室保密工作的一個主要特點。另外，辦公室人員在領導身邊工作;接觸機密的機會多，知道機密的時間早，所以辦公室的保密工作與辦公室每一位成員有直接的關系，辦公室人員要有很強的保密觀念，自覺遵守保密制度。 (7)工作被動性強。辦公室的輔助地位決定了它的工作的被動性。辦公室工作的被動性主要表現(xiàn)在兩個方面:第一，作為領導的輔助層，處于從屬地位，辦公室必須隨時按照領導的指示和意圖辦事，不能自行其是。第二，辦公室又是單位的樞紐，每天要面對與處理一些事先不可能都估計到的事件，這是被動性的另一方面。 四、辦公室的職責和任務 辦公室的工作性質(zhì)和地位作用，決定了其職責涉及的范圍很廣，頭緒繁多。其主要職貢和任務是: 1、承辦職責 從承辦的工作內(nèi)容來看，大體有三個方面: (1)承辦同級領導層的集體決策和領導同志個人交辦的事項。作為辦公室，對本級領導層的集體決策和領導同志個人交辦事項負有直接的承辦責任。有些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關職能部門不便于也不宜承擔的事項，也須由辦必公室去具體承擔、落實。 (2)承辦上一級辦公部門交辦事項。上級領導機構(gòu)的辦公室向下級機構(gòu)辦公室交辦的調(diào)研信息、來信來訪、自身建設等任務和事項，辦公室應主動牽頭承辦。 (3)承辦同級各職能部門和下級單位轉(zhuǎn)辦的有關事項。為了保持領導機構(gòu)工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領導機構(gòu)、領導同志匯報請示問題，往往不應直接去找領導同志本人，而是先找辦公室;辦公室作為所本單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機關轉(zhuǎn)辦的事項。 從辦公室“承辦”的具體形式看，主要有“主辦”、“會辦”、“轉(zhuǎn)辦”、“催辦”等。 2、參謀職貢 這是辦公室在輔助領導決策過程中，應當承擔的重要職責具體原因有三點： (1)辦公室的工作同領導層的工作同步運行與操作。由于辦公室工作的從屬性的特點，領導層要抓的工作，也多是辦公室著力辦的事情，使得辦公室的工作與領導同志的工作合拍，從而為辦公室輔助領導同志決策提供了便利。 (2)辦公室與領導層之間具有經(jīng)常接觸的便利條件，可以隨時向領導同志陳述自己的見解和主張。 (3)辦公室接觸面大，信息較為靈通，對外聯(lián)系廣泛，客觀上為領導捉供咨詢服務，為當好領導的“參謀”提供了便利。 要正確發(fā)揮辦公室的參謀職責，還應當注意如下兩點: (1)辦公室既是領導辦事機構(gòu)的“管家”，又是協(xié)助領導決策的“參謀”。作為“管家”，辦公室是以貫徹和領會領導意圖為使命，并以領會、貫徹的準確性和徹底性作為評價工作優(yōu)劣的基本指標;作為“參謀”，則要獨立地為領導服務，以能提出多少真知灼見作為評價工作成敗的根本標志。 (2)作為辦公室，應當做到領導決策前多參謀，領導決策后多反饋。在領導決策前，辦公室要通過調(diào)查研究，協(xié)助領導廣泛收集同決策密切相關的各種情況，然后進行縱向、橫向的可行性研究，經(jīng)過加工篩選，為領導提供可供選擇的多種方案;在領導決策過程中，辦公室要通過調(diào)查研究，收集和整理各個方面的意見，為領導進行冷靜周密的思考提供準確的依據(jù)。在領導決策后，辦公室還要通過調(diào)查研究，了解和掌握決策意見的執(zhí)行情況，協(xié)助領導抓好跟蹤反饋，保證決策意見順利地貫徹落實，或根據(jù)客觀變化了的形勢及時進行調(diào)整。 從對領導決策發(fā)揮作用的方向上看，辦公室的參謀職能可以分為三種類型:一是“順向參謀”即緊隨領導決策的方向所進行的“輔助性參謀”。二是“逆向參謀”，即領導的決策意圖不符合實際情況時，辦公室所進行的“勸阻性參謀”。三是“側(cè)向參謀”，即領導集中主要精力考慮某一方面工作時，辦公室為避免領導顧此失彼而進行的“提示性參謀”。 3、管理職貢 對機關行政事務實行管理，是辦公室應盡的職責。主要包括以下四個方面。 (1)文書管理。文書工作是機關日常工作的組成部分，是實現(xiàn)機關職能的重要手段之一。公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管而進行的撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記。批辦、催辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構(gòu)成的整個流程。 (2)信息管理。信息工作是領導決策的情報部、掌握工作進度的顯示屏、把握工作情況的晴雨表、處理問題的預警器。辦公室輔佐領導決策，發(fā)揮參謀職能，主要通過向領導提供適用信息出謀獻策來實現(xiàn)。辦公室要始終把信息工作作為一項重要工作來抓。 (3)機關財務管理。辦公室還負責有關經(jīng)費的領拔、運用、繳銷、管理和監(jiān)督等經(jīng)濟事務，主要通過合理安排和執(zhí)行預算，指導、督促各有關股室和人員開源節(jié)流，加強財務監(jiān)督，維護財經(jīng)紀律，建立健全機關財務管理的各項規(guī)章制度，促進機關工作任務的完成和各項業(yè)務建設的發(fā)展。 (4)事務管理。作為領導工作的協(xié)助者，辦公室既要參與政務，又要承辦大量的具體事務。既包括為領導開展正常工作所需要辦理的各種事項，如召開會議、接待、安排車輛等，也包括為機關工作人員生活事務的有關事項，如組織好機關的文娛體育活動，解決好干部職工的福利等等，辦公室都應主動參與或關注。 (5)信訪工作管理。辦公室在信訪工作中，一是要從實踐三個代表重要思想的高度，深化認識，增強責任感。二是要建立和完善有關的規(guī)章制度，進一步規(guī)范信訪工作的程序。三是對來信來訪，要堅持做到熱情接待，及時處理，最大震限度地減少其重復來信來訪和越級上訪。四是要加大督辦力度，挺高辦案質(zhì)量和結(jié)案率。對領導批示和上級有關部門要求上報調(diào)查處理結(jié)果的信訪案件，要建立督辦責任制，嚴格按照信訪條例的有關規(guī)定，規(guī)范信訪案件查處情況的上報程序。 4、協(xié)調(diào)職責 從工作形式上來分，可以概括為縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)三個方面。即: (1)縱向協(xié)調(diào)。辦公室首先搞好縱向協(xié)調(diào)，即致力于上下級之間關系融洽，使上令下行，下情上達。辦公室在這方面的職責主要體現(xiàn)在:當上級的決定、決議、指示、命令形成后要盡快向下傳達，使之得以認真貫徹執(zhí)行，以保證政令暢通，上令下行;當下級對上級的某一決定、指示不理解或不完全理解，要以認真負責的精神去做解釋、說服工作;當下級對上級的指示、決定、命令有不同意見，要及時、準確地予以反映，使下情得以“上達”，以利于上下溝通，步調(diào)一致。 (2)橫向協(xié)調(diào)。即致力于同級各業(yè)務部門之間關系的協(xié)調(diào)。業(yè)務部門的一些部門性文件、規(guī)定，一般均須辦公室先修改、審閱，進行協(xié)調(diào)，統(tǒng)一口徑，以免下級難以適從;業(yè)務部門的一些主要工作部署、安排，如召開請領導同志參加的會議，開展由領導同志“掛帥”的突擊性、臨時性工作任務等，一般也須經(jīng)辦公室統(tǒng)籌平衡、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，以避免部門之間“撞車”和領導同志“超負荷”現(xiàn)象的發(fā)生。 (3)內(nèi)部協(xié)調(diào)。內(nèi)部協(xié)調(diào)很重要，只有辦公室內(nèi)部的的全體干部職工能夠和諧相處，配合工作，辦公室的工作才能真正得心應手。辦公室還要強調(diào)合理的分工，根據(jù)干部職工的特點和長處，充分發(fā)揮其每一個人的作用，辦公室的工作才有生機和活力。 五、辦公室的工作方法和要求 在辦公室工作中，工作方法很重要，辦公室的同志應有科學的思維方式并付諸落實。 1、科學的思維方式 正確的思想來自于實踐。辦公室的同志要學會運用調(diào)查研究的方法，堅持實事求是的原則才能掌握科學的思維方式。這主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。 (1)從實際出發(fā)思考問題。這是馬克思主義最基本的觀點，也是辦公室的同志科學思維的基礎。無論是參與政務，協(xié)助領導決策，還是辦理具體事務，辦公室的同志都應當立足現(xiàn)實，從本單位、本部門的實際出發(fā)，創(chuàng)造性地執(zhí)行中央的路線、方針、政策和上級的有關指示精神，從而達到主觀與客觀、理論與實踐的辯證統(tǒng)一。 (2)系統(tǒng)思維的方法。辦公室的同志要有系統(tǒng)觀念，研究問題、處理工作時要把研究和工作的對象作為有機整體對待，從整體出發(fā)，從全局入手，把一項工作的各個部分、各個方面和各種因素有機地聯(lián)系起來，加以綜合，全面、系統(tǒng)地考慮。否則我們的工作難免會顧此失彼、掛一漏萬。 (3)用發(fā)展的觀點看待一切。任何事物都是處在一個發(fā)生、發(fā)展和消亡的過程中，不變的事物是沒有的、辦公室的同志研究問題，不能固定一點，用永恒不變的模式去面對變化的現(xiàn)實。要用發(fā)展觀點看待一切，掌握相應的發(fā)展變化趨勢，因勢利導，才能使自己的工作處于主動，立于不敗。 2、嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L 辦公室在工作中，應注重實事求是、嚴于律己和民主的工作作風: (1)實事求是的作風。無論是協(xié)助領導決策，還是辦理具體事務，都要面向客觀現(xiàn)實，一切從實際出發(fā)，按客觀規(guī)律辦事。這就要求辦公室的同志要少說空話、多辦實事、不圖虛名、不做表面文章，說老實話，辦老實事，做老實人，不弄虛作假、不文過飾非，不欺上瞞下，不投機取巧，定計劃、抓工作務求實在。同時應當不唯書，不唯上，只唯實，正確對待上級指示，作為辦公室的同志對領導機關和領導同志的指示和決定，無疑應堅決執(zhí)行，這是組織紀律性的表現(xiàn)，但是，在執(zhí)行領導的指示和決定時，一定要結(jié)合實際情況，創(chuàng)造性地加以執(zhí)行。強調(diào)實真求是，不是聽天由命，在客觀情況面前無所作為;而是要勇于開拓、善于進取，把求實精神和革命膽略有機結(jié)合起來。只有這樣，才能在自身工作中，解放思想，真正堅持實事求是的原則。 (2)嚴于律己的作風。辦公室的同志在領導身邊工作，更應當身體力行，做嚴于律己的楷模，不得謀求任何私利和耍特權(quán);要自覺遵守和維護黨和國家的各項制度，識大體，顧大局，克己奉公，不做有損于全局的事;要堅持黨性，反對派性，自覺地抵制各種腐朽思想的侵襲;要加強對子女和親屬的思想政治教育，為群眾做出表率。在政務和事務處理過程中，分清公私，先公后私，公事公辦，私事私辦，對所謂“公私兼顧”要力求避免，否則難免被人視為“營私”。 (3)發(fā)揚民主的作風。一是要廣泛聽取意見，遇事同大家商量。辦公室同志在工作中，特別是協(xié)助領導作重大的決策，或者與大家切身利益密切相關的事項，應當廣泛聽取各方面的意見，盡可能取得絕大多數(shù)同志的理解、同意和支持。二是要妥善處理好民主與集中的關系。發(fā)揚民主作風，并不是不要集中，而是要堅持民主與集中的統(tǒng)一。在充分發(fā)揚民主的同時，把領導的決定化為群眾自覺的、統(tǒng)一的行動。 3、良好的工作方法 辦公室在工作中要注意把握全局，在工作安排上要深謀遠慮，總攬全局，抓住要害，把握工作的主動權(quán)。切忌工作中被龐雜的事物和頭緒所纏繞，甚至一葉遮目，不見泰山，抓芝麻丟西瓜。這就要求辦公室做到: (1)總攬全局抓大事。“不謀全局者，不足謀一城”。辦公室的同志要具有全局的、系統(tǒng)的觀點，把辦公室這一局部性的工作與單位全局的總目標聯(lián)系趕來，把辦公室當前的具體工作同全局整體發(fā)展規(guī)劃聯(lián)系起來。在抓辦公室內(nèi)各項具體工作時，也要從辦公室的總體需要去考慮，防止顧此失彼，給整個工作帶來被動。所以，辦公室安排工作時，既要側(cè)重，又要統(tǒng)籌兼顧，以達到“齊頭并進，重點完成”目標。 (2)立足當前謀長遠。“不謀萬世者，不足謀一時”;辦公室的工作從職能上講要具有超前性。這種超前性決定了辦公室的同志必須要用發(fā)展的觀點看待一切，就是要動態(tài)的分析問題，要立足當前謀長遠。辦公室的同志眼晴不能只盯著現(xiàn)實，而要象下棋一樣，注意多看幾步棋。 (3)見微知著抓本質(zhì)。辦公室的同志要有細致的觀察力，要對周圍環(huán)境的變化和新事物、新情況、新問題有敏銳的感知力，并善于從細微處發(fā)現(xiàn)新的東西，規(guī)律性的東西、別人發(fā)現(xiàn)不了的東西，要從一點點小苗頭，及時感知并把握事物的本質(zhì)。 (4)隨機應變作決斷。辦公室的工作必須迅速果斷。對于看準了的事情，一定要爭分奪秒，當機立斷;對于一時還把握不了的事項，要多方面收集有關情況，權(quán)衡利弊，及時地作出處理決定，或提出可供選擇的處理意見，供領導決策時參考。隨機決斷是駕馭全局的關鍵一環(huán)。 4、牢固樹立“四種意識” 辦公室必須切實加強自身建設，不斷提高工作水平和能力，關鍵要樹立好“四種意識”: (1)樹立政治意識。辦公室的同志都要把講政治貫徹到每一項工作中，落實到實際行動上。不聽、不信、不傳各種政治謠言，做到立場堅定，旗幟鮮明。 (2)樹立學習意識。加強學習是構(gòu)建學習型機關的需要，要堅持不懈地抓好學習，辦公室的工作任務越是壓頭,越要注意學習，否則，物競天擇，適者生存，極有可能被時代所淘汰。 (3)樹立服務意識。要牢固樹立服務意識，切實增強工作主動性，積極為各項工作的開展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務。對重要會議，重大活動，要提前介入，做好預案，精心籌劃，周密安排，把工作想在前，做在前、服務在前。 (4)樹立創(chuàng)新意識。辦公室的工作千頭萬緒、涉及面廣，如果只是按部就班地做工作，就會常常處于被動狀態(tài)。因此，辦公室的同志要充分發(fā)揮主觀能動性，與時俱進，創(chuàng)造性地開展工作。要創(chuàng)新工作理念、創(chuàng)新工作機制，主動抓好各項工作。 |
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