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第二講 時間管理的四個發(fā)展（下） 時間管理的四個發(fā)展歷程 時間管理的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段，人們從認(rèn)識到時間管理的重要性，到開始進(jìn)行時間管理，期間也經(jīng)歷了管理方式和管理重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移。 1．第一代：時間增加和備忘錄 第一個階段稱為時間的單純增加和備忘錄。時間的增加是指當(dāng)時間不夠用，而工作任務(wù)比較多的時候，就單純地加班加點(diǎn)，延長工作時間。 備忘錄就是把所有要做的項(xiàng)目列出來，制作成一個工作任務(wù)清單，做一件，勾掉一件，以此種方式進(jìn)行時間的分配和使用管理。 2．第二代：工作計(jì)劃和時間表 第二個階段稱為工作計(jì)劃和時間表，即在所有要做的工作任務(wù)開始之前，把清單列出來，在每一項(xiàng)任務(wù)之前定一個時間的期限，例如早晨8點(diǎn)～9點(diǎn)做什么，9點(diǎn)～10點(diǎn)做什么，下午1點(diǎn)～2點(diǎn)做什么，每一項(xiàng)任務(wù)都有開始和結(jié)束的時間，在這個時間段中完成規(guī)定的某項(xiàng)任務(wù)。這個方法有時候也稱為行事歷時間管理法。 3．第三代：排列優(yōu)先順序以追求效率 第三個階段的時間管理稱為排列優(yōu)先順序以追求效率的時間管理。當(dāng)工作任務(wù)越來越多，多到在規(guī)定的時間里面沒有辦法徹底做完的時候，就要求對時間管理的內(nèi)容進(jìn)行一定的更改，第一，對工作任務(wù)要做一些取舍；第二，對工作任務(wù)要排優(yōu)先順序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重點(diǎn)做哪一件，非重點(diǎn)做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述這個取舍和優(yōu)先順序的辦法可以通過象限法進(jìn)行。 如果按照重要程度的軸來標(biāo)記橫坐標(biāo)，按照緊急程度的軸來標(biāo)記縱坐標(biāo)，可以構(gòu)成ABCD四個象限，A象限是又重要又緊急的事情，B象限是重要但不緊急的事情，C象限是緊急但是不重要的事情，D象限是不重要也不緊急的事情。如圖1-1所示： 圖1-1 第三代時間管理象限示意圖 假設(shè)用一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)把所有的工作任務(wù)做明確清晰的劃分，然后對ABCD四大類的工作做一個排序，顯而易見，首先應(yīng)做A類工作，因?yàn)锳類是又緊急又重要的，這類工作一般屬于突發(fā)事件。當(dāng)工作中出現(xiàn)了突發(fā)事件的時候，應(yīng)該放下手頭所有的工作，全身心地?fù)渖先ソ鉀Q，這種行為被形象地稱為救火行動。例如119消防隊(duì)接到警報(bào)，就要馬上去處理現(xiàn)場。 【案例】 突發(fā)事件：非典 2003年中國政府面對非典事件，就屬于又緊急又重要的突發(fā)事件，處理時，當(dāng)時規(guī)定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地區(qū)的非典問題，這樣強(qiáng)有力的力度才能夠把非典有效地控制住。 當(dāng)重要又緊急的突發(fā)事件被處理之后，接下來是應(yīng)該處理C類緊急但不重要的工作，還是B類重要但不緊急的工作？有人認(rèn)為C類工作很緊急，應(yīng)先期處理，也有人認(rèn)為B類工作很重要，應(yīng)先期處理。按照時間占用的順序來劃分，也就是按照時間的緊急程度來說，專家認(rèn)為應(yīng)先處理B類工作。 為了對B類工作和C類工作完成時間進(jìn)行分析，可通過分析假設(shè)不做C類工作，會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況；而如果不做B類工作，又會導(dǎo)致整個時間管理出現(xiàn)怎樣的狀況。透過這兩種狀況的不同比較，就可以清晰地看到兩種選擇的差別。 B類工作重要但不緊急，如果不做的話，B類工作會隨著時間的進(jìn)一步推移，越來越緊急，直到突破一定的極限，變成A類工作，所以，B類重要不緊急的工作一旦被拖延下去，就會變成突發(fā)事件。C類工作如果不斷地被拖延，隨著時間的不斷推移，它也會變得越來越緊急，當(dāng)越過一定的極限以后，C類工作就可能因?yàn)槭r機(jī)而消失，由此就會遭受一定的損失，承擔(dān)一定的責(zé)任，工作本身也可能會因此而消失。 不緊急 圖1-2 第三代時間問題分類示意圖 例如，下午3點(diǎn)～4點(diǎn)，工會組織慰問抽獎活動，參加抽獎?wù)叨伎傻玫揭淮匆路?，如果某人因故未參加工會慰問抽獎活動?點(diǎn)鐘以后，這個事情可能就已結(jié)束，由此，缺勤者將損失一袋洗衣粉。 如果在B類和C類工作之間做沖突性的分析，例如下午只有一段時間，只能做一件事，要么做B類工作，要么做C類工作，兩者不可兼得，那時就應(yīng)該扔掉C類工作，要保住B類工作，因?yàn)锽類工作的價值更大，它的重要程度更大。 【案例1】 熱氣球的難題 一個胖子和兩個瘦子乘熱氣球去做科學(xué)考察，他們帶了很多食物和水，也帶了很多笨重的實(shí)驗(yàn)儀器。當(dāng)熱氣球升空行駛到海面的時候，突然發(fā)生了意外，熱氣球開始漏氣，為了減輕熱氣球的重量，要扔掉很多東西，于是先扔掉了實(shí)驗(yàn)儀器，接著扔掉了食物和水，這時候，熱氣球還是太重，需要犧牲一個人來挽救其他人，在這種情況下，因?yàn)槿右粋€瘦子和扔一個胖子對熱氣球的影響不同，只有按照最大可能地減少損失的思路來分析，即扔胖子就可以挽救兩個瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。 在兩者不可兼得的情況下，如果可以延長工作時間，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進(jìn)行更好的策略性的安排，即在B類工作不變成A類工作之前，先把C類工作完成，再按部就班地處理B類工作，這樣就可以達(dá)到雙贏的效果。但是管理專家通過實(shí)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)這種理想狀態(tài)很難實(shí)現(xiàn)，因?yàn)镃類工作的數(shù)量太多，單個C類工作雖然花費(fèi)的時間不多，但是C類工作的數(shù)量層出不窮，所謂“野火燒不盡，春風(fēng)吹又生”，很多經(jīng)理人對于C類事件的處理只能疲于應(yīng)付，致使時間管理者陷入了C類事件的汪洋大海之中，迷失方向，只見樹木，不見森林。 【案例2】 抗戰(zhàn)的泥潭 在抗日戰(zhàn)爭中，200萬日軍被中國人民艱苦卓絕的抗戰(zhàn)拖入全民抗日的汪洋大海之中。二戰(zhàn)以后，斯大林講到，“中國人民艱苦卓絕的抗日戰(zhàn)爭，是世界反法西斯戰(zhàn)場不可缺少的組成部分，為反擊德國法西斯贏得了時間和空間”。斯大林說，如果中華民國政府投降，結(jié)果將不堪設(shè)想。因?yàn)橹袊煌督担袊嗣癖M管條件非常簡陋，做出了巨大的犧牲，卻拖住了200萬日軍，讓他們抽不出兵力北上配合德國夾擊蘇聯(lián)，抽不出兵力南下侵占緬甸、印度、印度尼西亞，甚至吞并澳大利亞和新西蘭，這是中國人民的抗日戰(zhàn)爭把日軍拖入了抗擊奴役、抗擊侵略的泥潭。 C類事件的描述有著名的帕金森定律，也稱為爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是經(jīng)過膨化以后有可能會變?yōu)橐换j筐玉米花。由此可見，被膨脹、被擴(kuò)大后的結(jié)果會導(dǎo)致C類工作數(shù)量龐大，以致無法完全徹底地被解決。 但中國經(jīng)理人面對一大堆繁雜事務(wù)的時候，習(xí)慣于“急事急辦”，“特事特辦”，于是就會踐踏原則，就會沒有時間性，就是總把最緊急的事情拿來做，從不考慮這件事情的價值如何，不考慮時間的重要性程度。 【案例3】 籮筐任務(wù)測試 美國的專家曾經(jīng)做過一個針對中國經(jīng)理人時間管理基本狀況的測試。任務(wù)要求是：一個籮筐中有10件工作任務(wù)，假設(shè)下午的一段時間是沒有辦法完成籮筐中的所有任務(wù)，請中國的經(jīng)理人進(jìn)行挑選，并完成自己挑選出來的任務(wù)。中國經(jīng)理人挑出的第一件工作是最緊急的工作，最緊急的工作完成后，又挑出了最簡單的工作，因?yàn)樽銎饋砗芎唵?，所以這些工作很快完成了；中國經(jīng)理人挑的第三件工作是花費(fèi)時間最短的工作，這些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜歡做的工作，可是這個工作還沒有做完，測試的時間就到了。 籮筐中剩余了6件工作任務(wù)，而且全是最重要的工作，但是這些工作都有一些類似的特點(diǎn)：不緊急、做起來不簡單、花費(fèi)的時間很長、不好玩、沒意思。但是，這6件工作如果不做的話，它們?nèi)珪兂芍匾揖o急的突發(fā)事件。 點(diǎn)評：中國經(jīng)理人在時間管理方面，普遍存在誤區(qū)和弱點(diǎn)，即在問題的分類概念上模糊。 在工作中，屬于B類工作的重要問題一般包括改進(jìn)產(chǎn)能、發(fā)展團(tuán)體、尋找新客戶、提升服務(wù)品質(zhì)、提升員工技能、開發(fā)新市場、提升品質(zhì)概念、建立完善工作流程等。 對個人而言，學(xué)習(xí)研修和職業(yè)成長問題、健康問題、休閑問題等都是很重要但是不緊急的事情，也就需要在當(dāng)前多進(jìn)行改善處理，例如多增加運(yùn)動量、控制飲食、調(diào)整飲食結(jié)構(gòu)等。健康問題和學(xué)習(xí)的問題很重要，要把這些問題當(dāng)成緊急的突發(fā)事件來處理，只有下這樣的決心做事，才能避免將這些重要不緊急的事情轉(zhuǎn)化為重要緊急的事情。 對于緊急不重要的事情，可以把它們安排在時間使用的后面，例如對于受歡迎的活動、電話會議、工會抽獎、演唱會等，一定不能使其占用B類工作的時間。時間就像一根橡皮筋，要設(shè)定期限，不要把工作任務(wù)變成發(fā)面團(tuán)，像爆米花一樣膨脹，占有你的工作時間和空間。如圖1-3所示： 圖1-3 第三代時間管理事件分類示意圖 4．第四代：以重要性為導(dǎo)向，價值導(dǎo)向，目標(biāo)導(dǎo)向，結(jié)果導(dǎo)向 第四代時間管理的代表是時間管理的二八定律。意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托認(rèn)為，萬事萬物都可以分為重點(diǎn)的少部分和一般的大部分，這就是通常所說的二八定律，即80%的結(jié)果源于20%的努力，也就是80%的結(jié)果是因?yàn)?0%的關(guān)鍵因素所致。 所謂“打蛇打七寸，擒賊先擒王，好鋼用在刀刃上”，用最有效率的時間去做20%的最有效率的工作，在這些時間段，注意力要高度集中，一口氣把事情干完，不要中間停止，從而達(dá)到一種高效率。同時，要調(diào)整生物鐘，控制好工作的節(jié)奏，使得效能最高。 時間管理的六個概念 不管是中國傳統(tǒng)的時間管理，還是第四代時間管理，在時間管理中，以下六個概念是貫穿于時間管理中最核心的重要問題。 1．消費(fèi)與投資 消費(fèi)與投資包含多個概念，時間如果用于工作、學(xué)習(xí)，就是一種投資，因?yàn)樗怯谢貓?bào)的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、無所事事、徹底放松，就屬于消費(fèi)，所以時間管理要多投資，少消費(fèi)，達(dá)到投資和消費(fèi)的平衡。 2．機(jī)遇與選擇 在時間管理中，要主動地選擇，而不是被動地等待，主動可以導(dǎo)致機(jī)遇，等待則只能處于無奈狀態(tài)，不能將人生時間使用的可能性發(fā)揮到極致。 3．應(yīng)變與制變 應(yīng)變就是當(dāng)問題發(fā)生時，去被動地做出反應(yīng)；制變則是去控制住事情，能夠主動地預(yù)先做出一些預(yù)防，讓事情最大可能地朝著自己把握的方向發(fā)展。 4．效率與成效 在時間管理中，要有很高的時間利用率，而且時間利用的結(jié)果是可見的、是優(yōu)質(zhì)的、是與奮斗目標(biāo)相一致的，而不是南轅北轍的結(jié)局。 5．緊要與重要 處理好緊要問題與重要問題的關(guān)系，具體做法如下： 6．反應(yīng)與預(yù)應(yīng) 當(dāng)問題發(fā)生后，能及時做出反應(yīng)，采取必要的措施。對于未發(fā)生的問題，則防患于未然，提前做出預(yù)防，使問題有良好的預(yù)警處理機(jī)制。 時間的殺手：時間損失分析 時間哪里去了？現(xiàn)在很多時間管理者驚呼“誰動了我的時間？”對于每天的24小時，對于每小時的60分鐘，似乎都特別容易逝去。時間的殺手究竟在哪里？一般來說，時間的損失不外乎以下幾個方面的因素： 耗時因素分析 （一）外因和內(nèi)因的耗時 對時間損失因素的分析，也可以按照外因和內(nèi)因來分類，調(diào)查者通過對人們?nèi)粘Ｏ臅r間因素的歸類，大致將這些原因劃歸為以下幾個方面： 1．外在因素耗時的類型 2．內(nèi)在因素耗時的類型 （二）有形和無形的浪費(fèi) 在時間浪費(fèi)中，有些時間是被眼睜睜地看著消耗掉的，而有些時間則是在管理者毫無知覺的情況下被浪費(fèi)掉的，因此，浪費(fèi)時間的現(xiàn)象可以按照有形浪費(fèi)和無形浪費(fèi)來區(qū)分。 1．有形浪費(fèi) 2．無形浪費(fèi) 時間管理困惑匯總 在經(jīng)理人的時間管理中，時間總是被無數(shù)的突發(fā)事件和小問題所占用；經(jīng)理人做好了工作計(jì)劃，但在實(shí)際的工作中，卻根本不能按照自己的預(yù)定計(jì)劃來完成這些工作；經(jīng)理人自己總是感覺時間不夠用，而且這種不夠用又不斷地被加班和身心疲憊所加劇。 時間管理的困惑可以歸納為以下幾個方面： 時間管理誤區(qū) （一）時間管理誤區(qū) 在時間管理中，人們認(rèn)為自己的時間屬于自己的私人財(cái)富，似乎今天過了還有明天、今年過了還有明年；或者突然感覺自己時日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已無所適從了。這種潛意識的循環(huán)論左右了人們的思維，也讓人們在時間面前不知所措。 人們常犯的時間管理錯誤包括以下幾個方面： （二）良好的時間安排 要走出時間管理的誤區(qū)，需要認(rèn)識時間的“供給毫無彈性”、“無法蓄積”、“無法取代”、“無法失而復(fù)得”等特性，并對自己的工作和生活進(jìn)行計(jì)劃性安排。 良好的時間安排應(yīng)做到以下幾個方面： 經(jīng)理人的時間管理，最主要的是提高效率，要善于集中時間，切忌平均利用時間，要時刻以帕累托定律提醒自己加強(qiáng)時間管理的重要性，要善于處理工作時間和生活時間的關(guān)系。時間管理是經(jīng)理人成功的前提，經(jīng)理人的效率管理就是要明確效率的真諦—對事不對人，要了解自己的生活節(jié)律，讓自己的時間管理和自己的生理特征相一致。 【自檢1-1】 分析自己的時間使用類型。 一般來說，每個人都有自己特定的時間使用特征，有人習(xí)慣在早晨工作，而且早晨工作的效率很高，這樣的人被稱為晨間型。 有些人則習(xí)慣晚間工作，且晚間工作的效率比任何時候都高，這樣的人被稱為晚間型。 而有些人則在任何時候都能快速進(jìn)入工作狀態(tài)，這樣的人被稱為隨時型。 請您根據(jù)自己的實(shí)際情況分析自己屬于哪一類型。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________ 【自檢1-2】 分配好一天的時間，不同時間使用者對工作時間的安排應(yīng)有所不同，請根據(jù)上題的結(jié)論，并結(jié)合自己工作的性質(zhì)和要求，嘗試合理分配自己的時間曲線。 1．精力高峰時，集中精力于： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________ ____________________________________________ 2．精力集中時，專注于下列工作： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________ ____________________________________________ 3．低效率時，可以處理： 工作1： ____________________________________________ ____________________________________________ 工作2： ____________________________________________ ____________________________________________ |
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