時(shí)間管理是一個(gè)自由工作者需要學(xué)習(xí)的最重要的技能之一。有了良好的時(shí)間管理系統(tǒng)，不論你在工作還是休憩，你都可以輕松地找到時(shí)間做對(duì)你而言重要的事情。

成 功的時(shí)間管理是有挑戰(zhàn)性的，特別是對(duì)那些剛剛?cè)腴T的自由職業(yè)者來說。如果你有一個(gè)老板告訴你什么時(shí)候做什么事的，弄清目標(biāo)與分清優(yōu)先級(jí)是很容易的事。但是 當(dāng)你不僅與客戶交涉最后期限，而且每天在忙于經(jīng)營某個(gè)業(yè)務(wù)，同時(shí)還要處理一些工作外的個(gè)人事物，時(shí)間管理就碰到麻煩了。

以下16提示將會(huì)幫助您更好地管理你的時(shí)間，并找到時(shí)間來處理那些對(duì)你很重要的事。文中也包含一些擴(kuò)展資源來幫助提高你的時(shí)間管理技能。

另外，你也可以看看之前的一些文章：

Effective Strategy To Estimate Time For Your Design Projects
6 Simple Ways For Freelancers To Increase Productivity （中譯本：6個(gè)簡單方法幫助自由職業(yè)者們提高效率）
20 Time-Saving Tips to Improve Designer’s Workflow

1. 進(jìn)行有序安排

利用工作時(shí)間在你的計(jì)算機(jī)或辦公桌上尋找東西可以算是一個(gè)最大的時(shí)間浪費(fèi)。雖然產(chǎn)業(yè)需求或個(gè)人喜好會(huì)有不同，但是你絕對(duì)需要有一套系統(tǒng)來管理你每天的信息、文件和數(shù)據(jù)。這可能是在你的電腦中的文件夾或標(biāo)簽，或者是你的辦公室中的文件夾、文件堆架和收件箱。

試試不同的管理系統(tǒng)，直到找到一個(gè)真正適合你的。以我為例，我有一個(gè)叫“工作”的文件夾放在我的電腦桌面上，我的每一個(gè)客戶的資料都放在里面對(duì)應(yīng)的 文件夾中。對(duì)于一次性項(xiàng)目，我會(huì)在里面為相應(yīng)客戶建立一個(gè)文件夾，當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束后，這些文件夾就會(huì)被移動(dòng)到一個(gè)名為“已完成”的文件夾中（通常是轉(zhuǎn)移到我的 移動(dòng)硬盤上）。我的書面文件很少，所以我的桌子放一個(gè)文件架就夠了。

2. 將工作空間獨(dú)立出來

你需要有一個(gè)專門的工作區(qū)。如果你在辦公室工作，這是很容易的。但是如果你在家里工作，你需要把多做一點(diǎn)努力。如果你沒有一個(gè)專門的辦公空間，可以看看以下的一些創(chuàng)建一個(gè)工作區(qū)的訣竅：

• 準(zhǔn)備一個(gè)辦公桌。不要試圖在你的茶幾或餐桌上工作。這樣效率很低，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己經(jīng)常要來回取放東西。你需要一個(gè)空間可以一直放置所有你在工作需要的東西。
• 在工作區(qū)中進(jìn)入“工作模式”。這可能意味著在你工作時(shí)穿上“工作服”，或者在你的辦公桌前穿上鞋子（我大部分時(shí)間都是這樣的）。
• 利用未使用的空間。你的家中是否有一個(gè)空房間、一個(gè)角落、甚至一個(gè)衣帽間？它是否能夠容納一張桌子？如果是， 那么你可能已經(jīng)找到了你專用的辦公室。如果這是一個(gè)大房間的一部分，考慮購買一個(gè)辦公櫥柜以便在你不工作時(shí)擋起你的工作區(qū)。如果它是在壁櫥或者其他微小的 空間中，內(nèi)置的案頭和架子可能效果最好（不然你很可能會(huì)因?yàn)楠?dú)立的小桌子而浪費(fèi)掉一些空間）。征用你家中未使用的空間來開辟這么一個(gè)專門的工作空間吧。

3. 利用時(shí)間管理工具

有數(shù)以百計(jì)的工具能夠幫助組織和管理你的時(shí)間。無論你使用記事本還是日歷或者選擇一個(gè)在線應(yīng)用程序，請(qǐng)利用這樣現(xiàn)成的工具。我使用了一些工具來輔助：Remember the Milk記錄了任務(wù)清單（專業(yè)版還可以從iPhone訪問它）；一個(gè)方便擦寫的日歷記錄著每月的日程；我還會(huì)對(duì)一些重要的電子郵件進(jìn)行標(biāo)示，直到我將它們處理完。

以前，我使用黃色Post-It（粘在我的鍵盤前面的桌面上）和一個(gè)口袋大小的黑色皮制筆記本組織待辦事項(xiàng)。這種組合也不錯(cuò)，但我最終確定了我需要的是一個(gè)我能從任何地方訪問的工作列表。

還有許多其他的時(shí)間管理工具。做一些嘗試來尋找適合你的工作的工具。沒有一個(gè)解決方案是“放之四海而皆準(zhǔn)”的。但對(duì)每個(gè)人來說幾乎可以肯定有一款工具能夠滿足要求。

4. 設(shè)定目標(biāo)

設(shè)定目標(biāo)是你在管理你的時(shí)間時(shí)能做的最重要的事情之一。如果你沒有目標(biāo)，你怎么知道什么是重要的？哪些事情值得你花時(shí)間和精力在上面？簡短的回答是：你不知道。

目標(biāo)不必是正式的，也不需要是長期的（雖然長期目標(biāo)也有它的作用）。它們的任務(wù)做的將你的精力集中在重要的事情上。

我 的目標(biāo)之一可能是在星期四完成我的所有工作，這樣我可以在周五休息一下，或做點(diǎn)自己的事。這個(gè)目標(biāo)的作用就是讓我專注而有效地工作，從而用80％的時(shí)間完 成工作。通常減少20％的時(shí)間并不是一件很難的事。只需在工作時(shí)關(guān)閉TweetDeck（或?qū)⑵湓O(shè)置為每30或60分鐘更新以此）就可以獲得一段純凈的工 作時(shí)間。午餐時(shí)工作或提前半小時(shí)起床工作（也可以是加班半個(gè)小時(shí)）也都能達(dá)到目的。

你的目標(biāo)應(yīng)該明確且可以實(shí)現(xiàn)。您可以設(shè)置重復(fù)的目標(biāo) （“我想利用每個(gè)星期五?！保┗蛞淮涡缘哪繕?biāo)（“我要在下周二完成我的新網(wǎng)站的設(shè)計(jì)。”）或兩者兼而有之。你可以把它們寫下來，或者留在你的腦子里。只要 保證你總是有一個(gè)目標(biāo)在那兒。你的目標(biāo)，甚至可以這么簡單，“在午餐前完成這個(gè)Logo”。

5. 設(shè)定截至日期

截止日期是像一個(gè)項(xiàng)目內(nèi)置的目標(biāo)。如果你知道什么事情在下星期一到期，那么你就更有可能規(guī)劃你的工作在它上面以確保它的按時(shí)完成。（如果沒有，你一定比大多數(shù)更需要閱讀本文。）

如果你沒有客戶或老板規(guī)定的期限，那么你就需要自己規(guī)定最后期限。想想你想什么時(shí)候完成一件事，或當(dāng)你想什么時(shí)候開始下一個(gè)項(xiàng)目。把這個(gè)日期作為你 當(dāng)前項(xiàng)目的截至日期在標(biāo)在你的日歷上、或在你的任務(wù)清單上記下來。為了增加責(zé)任感，告訴其他人這個(gè)期限。有時(shí)后我會(huì)把自定的期限放到Twitter或 Facebook上，這樣我的朋友們就會(huì)在我要錯(cuò)過期限時(shí)提醒我。同伴的壓力能讓你更加努力地工作并陪伴你很久。

6. 提前計(jì)劃

保留一些宏觀的計(jì)劃。這可能是每個(gè)月的、每兩個(gè)月的或每年的，根據(jù)你的行業(yè)和項(xiàng)目確定。正如我前面提到的，我有一個(gè)易擦寫的日歷記錄我每月的項(xiàng)目和 截至日期。我還可以在上面記錄預(yù)約會(huì)面、重要日期和其他可能會(huì)干擾我正常工作的事件。我的大部分截至日期以周或半周為單位，所以月歷對(duì)我來說非常合適。如 果你有較長（或短）的期限，你需要調(diào)整這個(gè)時(shí)間跨度，從而能夠從一眼看到的東西中獲得對(duì)你所承諾的工作量的清楚認(rèn)識(shí)。

7. 排列優(yōu)先級(jí)

你應(yīng)該給你的工作排序。在大多數(shù)情況下，即將到期的任務(wù)應(yīng)優(yōu)先完成，然后是在未來兩個(gè)星期到期的，最后是其他的。

不要忘了考慮家庭事務(wù)的優(yōu)先度。你孩子的第一場(chǎng)比賽非常重要，因此請(qǐng)確保它排在最優(yōu)先的項(xiàng)目表內(nèi)。預(yù)約醫(yī)生、校園活動(dòng)、家長會(huì)、夜間約會(huì)和舞會(huì)，這 些也應(yīng)該在你制定計(jì)劃時(shí)考慮進(jìn)去。確定哪些事情你不論工作是否完成都絕對(duì)要參加（這樣的應(yīng)該不是很多），哪些事情在你完成了特定目標(biāo)時(shí)你想?yún)⒓樱ㄗ⒁饽阈?要完成這個(gè)目標(biāo)才能參加），以及哪些事情即使你完成了工作也無所謂是否參與。

建立一套在你的日程上標(biāo)出優(yōu)先級(jí)的系統(tǒng)。這可以是用不同顏色的筆記錄不同的項(xiàng)目，也可以是在最重要的事情旁邊畫上星號(hào)，甚至為每個(gè)級(jí)別使用獨(dú)立的列表。同樣，不管你選擇什么，只要適合你就行。

8. 委托或外包

有時(shí)引進(jìn)一些外援并不是什么錯(cuò)誤。這可能意味著把任務(wù)指派給你的助理或者辦公室的其他人。這可能意味著把項(xiàng)目的某些方面（研究，編碼等）外包給別人，使你可以專注于更重要的部分。

你不一定需要外包你的部分工作。為什么不考慮聘請(qǐng)一個(gè)管家每周一次清潔你的屋子？或者讓別人來清洗裝飾你的汽車而不是浪費(fèi)你周六下午自己做？這些外包服務(wù)可以解放你的時(shí)間做你想做的事（比如和你的愛人或孩子出去逛逛，或者多打一輪高爾夫）。

9. 優(yōu)化流程

幾乎可以肯定在你的每天或每周工作中（與你的工作性質(zhì)有關(guān)）有些事情你是可以優(yōu)化的。這可能是有關(guān)付賬，或者打包存檔，又或者是你每個(gè)項(xiàng)目都要做的事。

這一切都是你應(yīng)該精簡和優(yōu)化的。分析一下你目前做事的方式，看看是否有一些步驟能夠合并或者丟棄的。如果你是一名網(wǎng)頁設(shè)計(jì)師，這可能意味著創(chuàng)建自己的模板庫。如果是付賬，你可以使用自動(dòng)結(jié)算程序?；蛘呔喣切┠阒辉敢饣〞r(shí)間確認(rèn)一下的事。

10. 學(xué)會(huì)說“不”

你能夠體會(huì)到的時(shí)間管理的一個(gè)最大的弱點(diǎn)就是你接下了太多的事。你必須學(xué)會(huì)對(duì)一些人說“不”。如果你接下來超出你能夠處理的工作，不僅你會(huì)面臨項(xiàng)目延期的問題，你的工作質(zhì)量和人際關(guān)系（包括個(gè)人和工作相關(guān)的）也會(huì)受到影響。

在 接受任何新的工作時(shí)，看一下你的日程安排。你是否真的有時(shí)間來處理一個(gè)新的項(xiàng)目？如果沒有，只要向客戶解釋，你有太多的項(xiàng)目需要按時(shí)完成，大部分人仍然會(huì) 感謝你。如果你真的無法拒絕這個(gè)任務(wù)，提供給他們一份切合實(shí)際的時(shí)間表。如果你在這段時(shí)間內(nèi)已經(jīng)對(duì)其他人有了承諾，不要說你可以在一個(gè)星期里做完。

個(gè)人事務(wù)也是同樣的原則。沒人說你必須負(fù)責(zé)管理業(yè)主委員會(huì)。你也沒有必要一定去參加家長會(huì)或當(dāng)?shù)氐氖覂?nèi)足球聯(lián)賽。你過去十年也許每年都這么做，但這 不代表你接下來的十年也要這樣。學(xué)會(huì)對(duì)你的朋友、家人、鄰居、以及你生活中的其他人說不，這樣你也能在真正需要的時(shí)候?qū)λ麄冋f“好”。

11. 了解你的最佳工作時(shí)間

自由職業(yè)的好處之一就是你可以設(shè)定你自己的工作時(shí)間。注意一下你在什么時(shí)候效率最高。對(duì)于我來說，每天早上9點(diǎn)到下午2-3點(diǎn)與晚上6-7點(diǎn)到 11-12點(diǎn)是效率最高的。我不強(qiáng)迫自己在那些效率不高的時(shí)間內(nèi)工作（每天下午2點(diǎn)到7點(diǎn)）。但我會(huì)保證在這兩個(gè)高效時(shí)間段內(nèi)我處于工作狀態(tài)。

12. 設(shè)置規(guī)律的工作時(shí)間

這與你的最佳工作時(shí)間有關(guān)。你應(yīng)該每天堅(jiān)持規(guī)律的工作時(shí)間。如果你從上午4到中午效率最佳，那么每天在這段時(shí)間工作。這也意味著你應(yīng)該在中午停止工作，來做些其他事。周末也是如此?？赡艿脑?，每周至少休息兩天。這并不一定是周六和周日，你可以選擇周三和周四，或者周一和周二。只要你覺得合適就行。確保你有一些休息時(shí)間。否則，你會(huì)累壞的。

13. 不要浪費(fèi)時(shí)間

回顧一下每天那些事情在浪費(fèi)時(shí)間。你是否經(jīng)常檢查Facebook和Twitter？經(jīng)常站起來去倒水？今天下午溜了6次狗？不管是些什么事情，設(shè) 法找出辦法來盡量不要打斷你的工作。午餐后帶著你的狗出去好好的散會(huì)兒步。每小時(shí)只檢查一次Facebook或Twitter，檢查的時(shí)間盡量靠在一起不 要分開。身邊放一個(gè)熱水壺，這樣每天你只要站起來幾次。找出浪費(fèi)你時(shí)間的事然后消除它。

14. 避免多任務(wù)

多任務(wù)在某些情況下是有用的。但是，當(dāng)涉及到要完成一些重要的工作時(shí)，多任務(wù)通常會(huì)弊大于利。每次只處理一個(gè)項(xiàng)目。這并不意味著你在項(xiàng)目完成前只處 理這一個(gè)項(xiàng)目，而是說你不應(yīng)該在三個(gè)項(xiàng)目之間每兩分鐘就切換一次。為自己設(shè)定最短工作時(shí)間，它可能是15或20分鐘甚至一個(gè)小時(shí)，然后在這段時(shí)間內(nèi)只做一 個(gè)項(xiàng)目的工作。

這一點(diǎn)也能幫助你全心工作，避免被檢查你的電子郵件、打紙牌、打電話，以及任何其他的事干擾。

15. 采取經(jīng)常休息

疲勞是效率的一大阻礙。當(dāng)你累的時(shí)候，你會(huì)無法集中精力，或者很快地把工作敷衍了事（如果你還有力氣的話）。有規(guī)律的休息幫助你驅(qū)趕疲勞。這可能意味著，在中午出去散步，午飯后休息收看新聞，下午三四點(diǎn)時(shí)出去購物，甚至每年出去渡幾次假。

這 些小小的休息會(huì)給我們活力，讓我們渴望工作。不然，我們累了，我們就無法專心。我每天下午通常需要出門幾個(gè)小時(shí)。這段時(shí)間可以探親、購物、開會(huì)兒車、散個(gè) 步、短途徒步、或者在夏天去游泳。每天我也經(jīng)常抽出5到10分鐘來稍稍放松一下并休息眼睛（整天在電腦屏幕前是對(duì)視力很不好的）。另外我要定期休個(gè)小長假 （3到4天）來給身體充電。

16. 維護(hù)

對(duì)任何時(shí)間管理系統(tǒng)來說維護(hù)都是是極為重要的。但這不僅僅表示你的系統(tǒng)需要維護(hù)，所有你生活中與你工作有關(guān)的部分都需要維護(hù)。

這包括你的電腦的基本維護(hù)（備份文件、清空回收站、清理收件箱等），你的辦公室/辦公區(qū)域的基本維護(hù)（除塵、倒垃圾、洗塵等）和生活瑣事（洗碗、洗衣服’房屋修葺等）。

不要忽略你自己。做一些鍛煉和按時(shí)健康飲食會(huì)為你的效率提供保障。

你可能會(huì)問自己這和你找出時(shí)間來做事情有什么關(guān)系。嗯，它們的關(guān)系就是：如果您不維護(hù)生活中需要的這些東西，最后肯定會(huì)有出事的時(shí)候。也許是像由于 沒有干凈的衣服而不得不在工作日出去洗衣服這樣的小事；或者是更嚴(yán)重的比如是可以預(yù)防的疾病或者傷痛。當(dāng)災(zāi)害突發(fā)時(shí)，我們的工作會(huì)遭到嚴(yán)重干擾。如果你沒 有在第一時(shí)間好好地維護(hù)的話，你最終會(huì)花更多的時(shí)間來彌補(bǔ)。并且，如果你在日程安排中包括了定期維修，它們真的不會(huì)占用太多時(shí)間的。

更多資源：

• 10 Tips for Time Management in a Multitasking World
  A great article from Brazen Careerist on time management.
• 11 Time Management Tips
  An excellent time management article from About.com.
• 43Folders
  A blog devoted to the Getting Things Done system and other personal productivity and time management topics.
• How I Work in Chunks
  An article from Web Worker Daily covering one method of time management.
• GTD Toolbox: 100+ Resources for Getting Things Done
  One of my own articles, a roundup of time management and productivity tools.
• 8 Simple Online Time Management Tools for Freelancers
  A great roundup of tools compiled by Freelance Switch.

原文鏈接：
http://www./2009/09/16/how-to-find-time-for-everything/