總體上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內部信息交流、共享、流轉處理的和實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設備 和應用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務系統(tǒng)）密切相關、有機整 合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。——這也是目前最全面、最被認可的OA的概念。

企業(yè)OA如何與管理結合：

　　目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務的計算機自動化管理為基礎的，基本內容包括文件處理、事務處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、 收文發(fā)文、出差出勤、文件轉流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠沒有這樣簡單，必需融入管理的思 想，引進切實可行的管理技術，讓OA系統(tǒng)服務于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務，所以OA系統(tǒng)一定要架構于管理基礎之上，才能確 保OA系統(tǒng)的有效性和實用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。

　　一個良好的OA系統(tǒng)，應該以計劃為核心、以控制為手段，實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與 管理思想結合呢？主要體現(xiàn)在“工作管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權機制管理”四個方面。本文先詳細闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結合。

一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng) 的應用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進管理、輔助管理。一個體現(xiàn)“以人為本”設計思想的OA系統(tǒng)，應該建立在個人工作管理、組織工作管理和 項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。

　　實現(xiàn)組織管理

　　組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題，并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，系統(tǒng)地推進 管理工作的制度化、標準化和規(guī)范化。工作標準也是人力資源考核的基本標準，系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹，主要目標是將各部門、各 個人的力量通過組織管理聯(lián)合起來，最終達到預定管理目標。

　　組織管理是針對各個企業(yè)中組織類的工作管理，分為部門工作管理、工作總結、部門日程及人事管理等特點如下：

　　①各級管理人員可以查看其權限范圍內的人員、部門的工作計劃、工作總結及進度匯報等，同時對與其管理級別相對應的計劃、總結等進行審核和調整等。

　　②部門一級的工作可以采用多種方式進行描述：列表的形式、甘特圖形式、工作計劃圖（時標邏輯圖、時標圖、單代號圖和橫道圖）形式、工作分解 結構圖形式及統(tǒng)計報表形式等。從各個層面和視角對工作的時間、邏輯關系、進度等進行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術，可以即時、直觀地反映工作計劃和執(zhí)行情況。

　　③部門工作可以包含子工作。每項工作可被分解為具體子工作，子工作可以有自己的負責人、進程時間等，同時又與總體工作保持邏輯關系。這樣， 無論多復雜的工作分解開來處理都會清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加輕松。部門工作考核的功能也十分實用，只有管理人員才能使用工作考核的權限，可 以對所管轄人員進行考核評價。工作考核也是建立在明確內設機構和工作崗位職責的基礎上，分類分級明確工作目標，以動態(tài)考核為主、定性與定量相結合，實行全 員能力和績效考核，獎優(yōu)罰劣。

　　④管理人員可以查看所管轄范圍內部門、人員的日程安排情況，并根據(jù)事務的重要性來安排下級人員的日程，同時可以查看部門日程安排、領導公開 的日程，需要領導參加的可以通過日程安排給上級領導安排日程?？傊M織日程可以將參與此事務的相關人員一次進行安排，并設有提醒功能，與即時通訊系統(tǒng)緊 密結合，將日程安排通過即時通分發(fā)給相關人員。

　　⑤人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門工作管理中的一個組成部分，其內容包括個人資料、工作資料、履歷表及附件表，管理者可時根據(jù)管理范圍隨時查看下屬員工的基本信息，以便根據(jù)員工能力和特長安排工作。

　　組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點，是各級管理人員專用的系統(tǒng)，是各級管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經(jīng)營管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據(jù)復雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡單，管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)機密，所以用戶進入系統(tǒng)時，必須進行身份認證。

　　完成項目管理

　　日常辦公按類型分為兩種，一種是事務型辦公，一種是項目型辦公。項目型辦公在辦公管理占的比重較大，如果還是按照以前的事務型處理，很難達 到辦公目標，這也是傳統(tǒng)OA所沒有考慮到的。只有對辦公工作類型進行透徹地深入分析，對不同工作類型采用不同的處理方式，才能真正得心應手地應用OA系 統(tǒng)，提高辦公效率。

　　項目管理中的組織計劃是單位或部門對未來一定時間內要做的工作，從目標、任務、要求到措施，預先作出設計安排。工作有先后、主次、緩急之 分，進程又有一定的階段性，因此在計劃中針對具體情況應事先規(guī)劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人、參與人等，這樣才能職責明確、操作有序、執(zhí)行 無誤。

OA是用來處理企業(yè)日常辦公的管理軟件，主要可以幫助企業(yè)解決一下問題：

　　1、建立信息發(fā)布的平臺。在內部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如：公告、論壇、規(guī)章制度、新聞，促使技術交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關內部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。

　　2、實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在 著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等，都是一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位 協(xié)同工作的效率。

　　3、實現(xiàn)知識管理的自動化。傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大 的難度。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享。企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化以后，比如說，某個單位來了一 個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權限范圍內的企業(yè)內部積累下來的各種知識，這樣就減少了很多 培訓環(huán)節(jié)。

　　4、輔助辦公。像會議管理、車輛管理等與我們日常事務性的辦公工作相結合的各種輔助辦公，實現(xiàn)了這些輔助辦公的自動化。

　　5、實現(xiàn)協(xié)同辦公。就是要支持多分支機構、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求，使相關的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應速度和決策能力。

6、搭建個人事務平臺。要像像一位商務秘書，幫助用戶合理安排和管理個人事務。用戶可以在平臺上安排待辦事宜，設置事件提醒時間、方式，限 制辦理時限；也可以建立只有自己才可以查看的個人文檔。還要提供災難恢復功能，如果用戶一時不小心把重要數(shù)據(jù)刪除了或者把機密文件發(fā)送出去了，系統(tǒng)提供的 災難恢復功能，幫助恢復數(shù)據(jù)。