|
中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)
檔案分類標(biāo)引規(guī)則
GB/T15418-94 國家技術(shù)監(jiān)督局1994-12-28批準(zhǔn) 1995-08-01實(shí)施
1 主題內(nèi)容與適用范圍
1.1 為了正確進(jìn)行檔案分類標(biāo)引,選用恰當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)表達(dá)檔案文獻(xiàn)的主題，保證檔案分類標(biāo)引的質(zhì)量，提高檢索效果，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，特制訂本規(guī)則。
1.2 本規(guī)則適用于各級(jí)各類檔案館（室）使用《 中國檔案分類法》對(duì)所藏各種類型的檔案進(jìn)行分類標(biāo)引。 1.3 本規(guī)則適用于編制檔案分類目錄、 索引以及建立檔案目錄中心和數(shù)據(jù)庫的檔案分類標(biāo)引工作。 2 引用標(biāo)準(zhǔn)
GB 3860 文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則
GB3792.5 檔案著錄規(guī)則 ISO 5963-1985(E) 文獻(xiàn)工作──文獻(xiàn)審讀、主題分析與選定標(biāo)引詞的方法 3 術(shù)語
3.1 檔案 過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 3.2 《中國檔案分類法》（以下簡稱《中檔法》） 用于對(duì)檔案進(jìn)行分類標(biāo)引的工具。包括：《中華人民共和國檔案分類表》、《清代檔案分類表》、《民國檔案分類表》以及《新民主主義革命檔案分類表》。 3.3 主表 檔案分類法的主體，是一種文獻(xiàn)分類體系的具體體現(xiàn)?！吨袊鴻n案分類法》的主表是以國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)組成的逐級(jí)展開的邏輯系統(tǒng)。 3.4 復(fù)分表 也稱附表、輔助表。在編制《中檔法》時(shí)，將主表中采用同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)一步細(xì)分的相同類目合并起來，并配以號(hào)碼編排成表，附于正表之后。以節(jié)省篇幅，供主表的類目進(jìn)一步細(xì)分使用。復(fù)分表按其應(yīng)用的不同范圍分為通用復(fù)分表和專類復(fù)分表等。 3.5 分類表索引 將主表中的類目（包括注釋）改編成主題標(biāo)目形式，按主題法原則依一定字順、次序排列起來，并標(biāo)明分類號(hào)，指引檢索者查找所需主題在主表中的位置。 3.6 檔案分類標(biāo)引 將檔案主題的自然語言轉(zhuǎn)換成檔案分類檢索語言的過程，也就是對(duì)檔案進(jìn)行主題分析的結(jié)果賦予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過程。檔案條目按所賦予的分類號(hào)排列起來，就形成了一個(gè)與分類體系相同的邏輯系統(tǒng)，從而達(dá)到系統(tǒng)反應(yīng)檔案，便于檢索、利用。 3.7 類目 又稱類名，是一些在性質(zhì)上或特征上具有共同屬性的檔案總稱。類目規(guī)定了一類檔案的性質(zhì)和內(nèi)容范圍，以便區(qū)別于其它的檔案。類目是檔案分類表的構(gòu)成單元。一個(gè)類目一般包括一個(gè)檔案主題，但有時(shí)也包括一個(gè)以上的檔案主題，形成一個(gè)類組。 3.8 分類號(hào) 類目的簡明編碼、標(biāo)記符號(hào)，可固定全部類目的先后次序和明確一個(gè)類目在分類體系中的特定位置以便于標(biāo)引、排列和進(jìn)行檢索、組織館藏。 3.9 類目注釋 對(duì)類目的說明，用于明確類目的內(nèi)容范圍，指出類目之間的關(guān)系，規(guī)定需要使用的特殊分類方法。 3.10 檔案主題 文件或案卷中用以表達(dá)檔案記述和反映的事物內(nèi)容的總稱，即檔案的中心內(nèi)容。一份文件或一個(gè)案卷可以有一個(gè)以上的主題。 3.11 檔案館 永久保管檔案并向社會(huì)提供服務(wù)的單獨(dú)設(shè)置的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 3.12 檔案室 國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位內(nèi)部設(shè)置的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 3.13 立檔單位 構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項(xiàng)目的組織者。 3.14 全宗 一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人或同一生產(chǎn)、建設(shè)、科研活動(dòng)形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案的基本分類和管理單位。 3.15 案卷 由互有聯(lián)系的若干文件組成并放入卷夾、卷皮或檔案袋內(nèi)的，裝訂或不裝訂的檔案保管單位。 3.16 文件 是為處理各種事務(wù)而按著規(guī)范的形式直接形成的具有法定效用的信息記錄。 3.17 卷內(nèi)目錄 案卷內(nèi)登錄文件題名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷內(nèi)文件之前。 3.18 卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄，通常排列在卷內(nèi)文件之后。 4 分類標(biāo)引基本規(guī)則
4.1 檔案分類標(biāo)引的依據(jù)是以國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織從事社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關(guān)系，并兼顧檔案的其他特征。分類標(biāo)引時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案文件進(jìn)行周密的主題分析，把握所論述的對(duì)象，準(zhǔn)確地給予分類標(biāo)識(shí)。
4.2 檔案分類標(biāo)引應(yīng)依據(jù)《中國檔案分類法》及其使用指南。 4.3 檔案分類標(biāo)引時(shí),要正確地理解類目涵義和范圍，避免脫離類目之間的聯(lián)系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。 4.4 檔案分類標(biāo)引應(yīng)充分考慮實(shí)際的檢索需求和檢索方式,根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和用途，選定適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。凡一份文件或案卷涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上主題者，除按第一主題或最重要的主題標(biāo)出確切的分類號(hào)外，必要時(shí)可對(duì)其他主題附加相應(yīng)的分類號(hào)。 4.5 檔案分類標(biāo)引必須按專指性的要求,分入恰當(dāng)?shù)念惸?，切不可分入較寬的上位類或較窄的下位類。當(dāng)分類表中無恰當(dāng)?shù)念惸繒r(shí)，可分入范圍較大的類目（上位類）或與檔案內(nèi)容密切相關(guān)的類目。 4.6 檔案分類標(biāo)引應(yīng)保持一致性。各種文本、載體類型的同一主題檔案所標(biāo)引的分類號(hào)均應(yīng)一致。遇有某些難以分類和分類表上無恰當(dāng)類目可歸的檔案，無論歸入上位類或歸入與其密切相關(guān)的類目，以及增設(shè)類目，都應(yīng)作出記錄，以后遇有類似情況，均按此處理。 5 各種類型檔案分類標(biāo)引規(guī)則
5.1 檔案分類表的選用
5.1.1 清代檔案使用《清代檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。 該表的一級(jí)類目適用于清代以前各歷史時(shí)期檔案的分類標(biāo)引。 5.1.2 民國檔案使用《民國檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.1.3 革命歷史檔案使用《新民主主義革命檔案分類表》進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.1.4 中華人民共和國時(shí)期的檔案使用《中國檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.1.4.1 國家綜合檔案館、黨政機(jī)關(guān)檔案室所藏的中華人民共和國時(shí)期的檔案應(yīng)選使《中國檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.1.4.2 專業(yè)檔案館（室） 、部門檔案館（室）、企業(yè)事業(yè)單位檔案館（室），在使用《中國檔案分類法》進(jìn)行分類標(biāo)引時(shí)，本專業(yè)的檔案可使用行業(yè)分類表進(jìn)行分類標(biāo)引。 5.2 檔案分類標(biāo)引級(jí)次。 一般以文件級(jí)、案卷級(jí)為單元進(jìn)行分類標(biāo)引。若遇檔案內(nèi)容聯(lián)系緊密或記述同一事物的幾份文件或幾個(gè)案卷情況，也可以作為一個(gè)單元進(jìn)行分類標(biāo)引。 6 各種主題檔案分類標(biāo)引規(guī)則
6.1 主題的類型
主題的類型依據(jù)檔案內(nèi)容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復(fù)合主題（多元主題），多主題則由幾個(gè)單主題組成。 6.2 單主題檔案的分類標(biāo)引 6.2.1 單主題文件或案卷,一般依主題主體因素所屬的類目標(biāo)引，若是從一個(gè)方面對(duì)主題進(jìn)行論述，就依這方面所屬類目標(biāo)引；若是從多方面對(duì)主題論述，一般只依主題所屬類目作整體標(biāo)引。 6.2.2 文件或案卷論述的主題內(nèi)容互相交叉時(shí)應(yīng)依據(jù) 《中國檔案分類法》關(guān)于集中與分散的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行標(biāo)引。 6.2.3 文件或案卷論述的主題涉及國家、地區(qū)、民族、時(shí)代等因素時(shí)，若《中國檔案分類法》中注明需要復(fù)分則應(yīng)標(biāo)出復(fù)分號(hào)，否則可以省略。 6.3 多主題檔案的標(biāo)引 6.3.1 文件、案卷論述的是兩個(gè)以上的主題,標(biāo)引時(shí)應(yīng)充分考慮利用者的檢索需要、參考價(jià)值大小以及各主題間的邏輯關(guān)系，加以綜合分析，再確定給予一個(gè)或幾個(gè)分類號(hào)。 6.3.2 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是并列關(guān)系,參考價(jià)值大，除對(duì)第一主題按其屬性給予分類號(hào)外，第二、第三主題也應(yīng)按其屬性給予分類號(hào)，以便充分揭示主題，為利用者提供更多的檢索途徑。 6.3.3 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是從屬關(guān)系,即上下位關(guān)系或整體與部分關(guān)系，一般依它們的上位類目作整體標(biāo)引，若較小主題具有檢索價(jià)值，也可依小主題的所屬類目作互見標(biāo)引。 6.3.4 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間是因果或影響關(guān)系,一般依結(jié)果或受影響的主題所屬類目標(biāo)引。對(duì)于互為因果的、互相影響的主題做全面標(biāo)引。 6.3.5 文件、案卷論述的幾個(gè)主題之間,一個(gè)主題應(yīng)用于多個(gè)主題，一般依被應(yīng)用主題所屬類目標(biāo)引。必要時(shí)可以對(duì)其他主題附加相應(yīng)的分類號(hào)。 7 檔案分類標(biāo)引工作程序
7.1 研讀分類法──標(biāo)引人員在標(biāo)引工作開始時(shí)，應(yīng)系統(tǒng)研讀《中國檔案分類法》的編制說明、主表、附表，了解該法的編制目的、適用范圍、分類原則、體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)識(shí)符號(hào)、類目注釋，辨清上位類、同位類、下位類、理論與應(yīng)用等關(guān)系，深入透徹地掌握其使用方法。
7.2 檔案主題分析──應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，通過分析題名、瀏覽正文、參考文件版頭和案卷封面，從而了解檔案的中心內(nèi)容和涉及的主要問題，判明其屬性特征，以便正確歸類。 7.2.1 分析題名──文件和案卷的題名,是責(zé)任者或立卷人對(duì)檔案內(nèi)容的概括，在題名準(zhǔn)確反映檔案的中心內(nèi)容的情況下，分析題名能直觀地把握檔案的主題。但有些文件、案卷的題名，由于擬寫上的缺陷，不能準(zhǔn)確地、直接地揭示主題內(nèi)容，所以不能作為分類標(biāo)引的唯一依據(jù)，還應(yīng)瀏覽正文。 7.2.2 瀏覽正文──通過分析題名不能確定檔案的確切內(nèi)容和類別時(shí)，應(yīng)瀏覽文件、案卷的正文。重點(diǎn)閱讀文頭、文尾、段落題名，了解作者的撰寫目的和意圖，從而確定檔案內(nèi)容論述或涉及的主題。 7.2.3 查閱文件版頭和案卷封面──黨、政機(jī)關(guān)行文都有固定的文件版頭，標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)的全稱或通用簡稱、發(fā)文字號(hào)，文尾有發(fā)文機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、成文日期、蓋印與簽署。此外，附加標(biāo)記有密級(jí)、緩急時(shí)限、閱讀范圍等。案卷封面上有機(jī)關(guān)全稱和組織機(jī)構(gòu)名稱、案卷題名、年度日期、保管期限、檔號(hào)以及卷內(nèi)目錄、卷末備考表等。它對(duì)于了解文件、案卷的主題、起草目的、利用范圍、使用價(jià)值等，都能提供一定的參考。 7.3 判定類別──進(jìn)行主題分析后,須確定對(duì)文件、案卷所論述的事物中，哪些主題應(yīng)予以標(biāo)引，能為利用者提供檢索途徑。然后根據(jù)主題性質(zhì)，到《中國檔案分類法》中查找其所屬的類目。 7.4 標(biāo)引分類號(hào)──是用《中國檔案分類法》中的類號(hào)來表達(dá)檔案主題性質(zhì)的標(biāo)引過程，也就是將判定的類別賦予分類標(biāo)識(shí)。給予分類號(hào)，應(yīng)根據(jù)文件、案卷內(nèi)容的屬性、主題多寡、起草意圖、利用對(duì)象、檢索需求等特點(diǎn)，采用恰當(dāng)?shù)姆绞胶头椒ǎ瑴?zhǔn)確、一致、適度地標(biāo)引出來。遇有難以分類的新事物、新主題的檔案材料，分類表上無確切類目可歸時(shí)，各檔案館、室可增設(shè)新類目予以分類標(biāo)引，同時(shí)上報(bào)《中檔法》編委會(huì)確認(rèn)。今后若遇到同類主題的文件、案卷亦照此辦理，確保一致性。 7.5 審校──審校是分類標(biāo)引的最后一道工序,是確保標(biāo)引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校內(nèi)容包括檢查驗(yàn)證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準(zhǔn)確、恰當(dāng)、辨類是否準(zhǔn)確，同類檔案是否歸類一致，標(biāo)引的類號(hào)是否充分、完整、準(zhǔn)確，書寫是否正確無誤。審校程序分為自校、互校和總校。 7.5.1 自校──標(biāo)引審校的第一環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過對(duì)自己標(biāo)引結(jié)果的校對(duì)，遇有主題分析不準(zhǔn)，歸檔不當(dāng)，前后不一致，符號(hào)舛誤，應(yīng)及時(shí)予以糾正。 7.5.2 互校──標(biāo)引審校的第二環(huán)節(jié)。標(biāo)引人員通過對(duì)標(biāo)引結(jié)果的相互校對(duì)，糾正因個(gè)人理解不同引起的錯(cuò)誤，保持彼此之間標(biāo)引的一致性。 7.5.3 總校──標(biāo)引審校的最重要環(huán)節(jié)。在自校、互校后,必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔(dān)任總校。通過總校進(jìn)一步消除檔案主題分析與標(biāo)引過程中的誤差，保證標(biāo)引工作的整體優(yōu)化。同時(shí)可以對(duì)標(biāo)引工作中所遇問題進(jìn)行綜合分析，統(tǒng)籌考慮合理的解決方案。 8 檔案分類標(biāo)引質(zhì)量管理
8.1 衡量標(biāo)引工作質(zhì)量的因素──主要指標(biāo)引的客觀性、專指性、全面性、一致性與適當(dāng)?shù)臉?biāo)引深度。影響標(biāo)引工作質(zhì)量的因素是：標(biāo)引工作的組織管理、標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平和《中國檔案分類法》本身的質(zhì)量。
8.2 制定分類標(biāo)引的規(guī)章制度──各單位可制定標(biāo)引工作細(xì)則。它是在檔案分類標(biāo)引規(guī)則的基礎(chǔ)上，結(jié)合本館、室的檔案實(shí)際和利用者檢索習(xí)慣而制定的工作條例。具體內(nèi)容包括：分類標(biāo)引的程序和具體組織規(guī)程；《中國檔案分類法》簡表、行業(yè)表、復(fù)分表的使用范圍和使用方法，集中歸類與分散歸類、交替類目的采用、標(biāo)引的深度，以及標(biāo)引責(zé)任制等等。 8.3 分類標(biāo)引人員的素質(zhì)和要求── 標(biāo)引人員應(yīng)具備所標(biāo)引檔案的專業(yè)知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)；熟悉本館、室的檔案分類方法，并能用來標(biāo)引檔案材料；具有閱讀、分析、概括、提練檔案主題和準(zhǔn)確歸類的能力；認(rèn)真負(fù)責(zé)，周密細(xì)致，有良好的職業(yè)道德。標(biāo)引人員宜實(shí)行專業(yè)分工，并保持相對(duì)穩(wěn)定。 8.4 建立標(biāo)引人員與利用者的聯(lián)系──標(biāo)引人員應(yīng)多與利用者接觸，聽取利用者對(duì)分類標(biāo)引工作的要求、批評(píng)和建議，并通過對(duì)利用者提問和檢索結(jié)果的分析不斷改進(jìn)工作。 8.5 加強(qiáng)《中國檔案分類法》的管理──各檔案館、室在使用《中檔法》過程中遇到的各種問題和處理方法要作記錄，并填定“修改意見登記表”,報(bào)送主管部門,以便對(duì)《中國檔案分類法》定期增補(bǔ)和修改，使之日臻完善。 附加說明： 本標(biāo)準(zhǔn)由全國情報(bào)文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第五分委員會(huì)提出。 本標(biāo)準(zhǔn)由《中國檔案分類法》編委會(huì)起草。 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人鄒步英、鄧紹興、郭文柄、王光越。 (引自重慶檔案信息網(wǎng)http://jda.cq.gov.cn) |
|
|
