6.2 演示文稿的制作

·6.2.1 錄入文本

·6.2.2 插入藝術(shù)字

·6.2.3 繪制圖片、圖形

·6.2.4 插入組織結(jié)構(gòu)圖

·6.2.5 插入圖表

·6.2.6 插入多媒體對象

6.2 演示文稿的制作
　　演示文稿內(nèi)容的輸入和排版是幻燈片制作中的基本操作。 PowerPoint 中 所有的正文輸入都是輸入到“占位符”中。 這里的“占位符”是指創(chuàng)建新幻燈片時出現(xiàn)的虛線方框。這些方框作為一些對象，如幻燈片標(biāo)題、文本、圖表、表格、組織結(jié)構(gòu)圖和剪貼畫等的“占位符”，單擊標(biāo)題、文本等占位符可以添加文字，雙擊圖表、表格等占位符可以添加相應(yīng)的對象。
6.2.1 文本的輸入與排版
　　1. 文本的輸入
　　⑴ 在“占位符”中添加文本
　　在選擇用空演示文稿方式建立幻燈片后，列出了各種版式，用戶選擇了所需的版式后，在幻燈片工作區(qū)，就會看到各“占位符”， 如圖 6-9 所示， 單擊“占位符”中的任意位置，此時虛線框?qū)⒈患哟值男本€邊框代替。“占位符”的原始示例文本將消失，在其內(nèi)出現(xiàn)一個閃爍的插入點，表明可以輸入文本了。

圖 6-9 　輸入文字之前見到的文本框

　　輸入文本時， PowerPoint 會自動將超出 “占位符” 的部分轉(zhuǎn)到下一行，或者按回車鍵開始新的文本行。
　　⑵ 通過“文本框”輸入文本
　　如果用戶選擇了內(nèi)容版式中的空白，或需要在幻燈片中的“占位符”以外的位置添加文本時，可以利用菜單欄插入中的“文本框”按鈕來輸入文本，其操作方法與 Word 的操作方法類似。 或者繪圖工具欄中的文本框按鈕
　　⑶ 插入符號和特殊字符
　　將插入點移動到要插入符號或特殊字符的位置，選擇“插入”→“特殊符號”命令，選擇要插入的符號和特殊字符可進(jìn)行符號和特殊字符的插入。選擇完后按確定。
　　2. 文本的排版
　　對于一張剛輸入完文字的幻燈片，如果不經(jīng)過排版，往往會顯得很粗糙，字號不合適，整個內(nèi)容在幻燈片上的比例也不協(xié)調(diào)。這就需要對幻燈片中的文本內(nèi)容進(jìn)行排版。操作方法如下：
　　① 選中相應(yīng)的文字。
　　② 選擇菜單欄“格式”→“字體”、或者“格式”→“項目符號和編號”、或者“格式”→“字體對齊方式”命令等，在彈出子菜單中根據(jù)需要設(shè)置中文字體、西文字體、字型、字號、效果、顏色、或者項目符號、或者文字對齊方式等，操作方法與 Word 的操作方法相同。

6.2.2 插入藝術(shù)字
　　在 PowerPoint 2003 中插入藝術(shù)字的操作步驟如下：
　　① 將鼠標(biāo)移動到要插入藝術(shù)字的位置。
　　② 選擇繪圖工具欄中的“插入藝術(shù)字”按鈕 ，或選擇“插入”→“圖片”→“藝術(shù)字”命令，出現(xiàn)“藝術(shù)字庫”對話框，選擇一種“藝術(shù)字”樣式后選擇確定。出現(xiàn)編輯“藝術(shù)字”文字對話框。
　　③ 在“編輯‘藝術(shù)字'文字”對話框中輸入文字，根據(jù)需要設(shè)置字體、字號、粗細(xì)、傾斜，單擊“確定”即可。

6.2.3 繪制和編輯圖形、圖片
　　在 PowerPoint 2003 中用戶也可以輕松地插入一些適合演示文稿主題的圖片，以達(dá)到美化演示文稿的目的， PowerPoint 2003 包含的大量的剪貼圖“總有一款適合您”。當(dāng)然美術(shù)水平較高的用戶也許不滿足于 PowerPoint 2003 的剪輯庫所提供的圖片種類，這時(也)可以 利用 PowerPoint 2003 提供的“繪圖”工具自己進(jìn)行繪制。組織結(jié)構(gòu)圖也可以方便地插入到演 示文稿中，更有 Excel 中的精美統(tǒng)計圖也可用來裝飾演示文稿，同時也可插入用其他方式獲取的圖片。
　　1. 插入剪貼畫
　　① 利用幻燈片版式建立帶有剪貼畫的幻燈片
    雙擊帶有小人圖標(biāo)的剪貼畫占位符，出現(xiàn)“選擇圖片”對話框， 如圖 6-10 所示， 在該對話框中選擇所需的剪貼畫，單擊確定。
　　② 直接插入剪貼畫
　　執(zhí)行菜單欄“插入”→“圖片 ”→“剪貼畫”命令，此時“任務(wù)窗格”顯示為“剪貼畫”窗口。在“搜索文字”文本框內(nèi)不輸入任何字符，“搜索范圍”選擇“所有收藏集”， “結(jié)果類型”選擇“剪貼畫” ，單擊“搜索”按鈕，下方即可顯示范圍內(nèi)所有剪貼畫，如圖 6-11 所所示，單擊所需的剪貼畫即可插入。

　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　圖 6-10 “選擇圖片”對話框　　　　　　　圖 6-11 “剪貼畫”任務(wù)窗格

　　2. 插入其它圖片
　　插入用其他方式獲取的圖片的操作方法如下：
　　執(zhí)行菜單欄“插入”→“圖片”→“來自文件”，出現(xiàn)“插入圖片”對話框，找到所需的圖片文件，單擊“插入”即可。
　　3. 編輯圖片
　　編輯圖片的方法與 Word 介紹的方法相同。
　　4. 繪制圖形對象
　　與 Word 介紹的方法相同， 利用“繪圖”工具欄中的“直線”、“箭頭”、“自選圖形”、“矩形”等按鈕可以繪制各種圖形，利用繪圖工具欄上的“填充顏色”、“陰影”、“三維效果”等按鈕修飾圖形，同時可在選中圖形后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中設(shè)置“疊放次序”，也可以在選中多張圖形后，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的菜單中選擇“組合”等對圖形進(jìn)行組合。

6.2.4 插入組織結(jié)構(gòu)圖
　　在介紹某單位或部門的結(jié)構(gòu)關(guān)系或?qū)哟侮P(guān)系時，經(jīng)常要采用一類形象地表達(dá)結(jié)構(gòu)、層次關(guān)系的圖形，該類圖形稱為組織結(jié)構(gòu)圖。在 PowerPoint 中可以輕松地插入組織結(jié)構(gòu)圖，其操作方法如下：
　　1. 選擇菜單欄“文件”→“新建”命令，在彈出的“新建演示文稿”任務(wù)窗格中選擇“空演示文稿”命令。
　　2. 在彈出的“幻燈片版式”任務(wù)窗格中選擇“其他版式”列表中的“標(biāo)題和圖示或組織結(jié)構(gòu)圖”版式，如圖 6-12 所示。
　　3. 雙擊“雙擊添加圖示或組織結(jié)構(gòu)圖”圖標(biāo)，打開“圖示庫”對話框，選擇一種組織結(jié)構(gòu)圖，然后單擊“確定”按鈕，如圖 6-13 所示。

　　　　　　　
圖 6-12 　帶有組織結(jié)構(gòu)圖占位符的版式　　　　　　　　　　　 圖 6-13 　圖示庫

　　4. 根據(jù)實際組織結(jié)構(gòu)，填寫該幻燈片中的結(jié)構(gòu)。例如寫出學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)圖：在最上面的方框內(nèi)輸入“校長”，然后在下面三個方框內(nèi)分別輸入“教務(wù)處主任”，“政務(wù)處主任”和“后勤部主任”，如圖 6-14 所示。
　　注： 用戶還可以根據(jù)其他情況，來選擇不同的圖示結(jié)構(gòu)。例如，我們可以選擇“射線圖”結(jié)構(gòu)，并繪制網(wǎng)絡(luò)銷售圖。在中心位置為中心網(wǎng)點（如“北京”），而圍繞中心網(wǎng)點的有“哈爾濱”、“河北”和“山東”三個網(wǎng)點，如圖 6-15 所示。

　　　　　　
圖 6-14 　組織結(jié)構(gòu)圖　　　　　　　　　　　　　　　　　　圖 6-15 　射線圖

　　組織結(jié)構(gòu)圖與其他對象一樣，也可以對其進(jìn)行改變大小、移動位置及剪切、復(fù)制、粘貼等操作。單擊該組織結(jié)構(gòu)圖，周圍會出現(xiàn) 8 個白色空心圓，可以對其進(jìn)行操作。

6.2.5 插入圖表
　　在 PowerPoint 2003 中可以將 Excel 2003 中制作好的統(tǒng)計圖表直接通過復(fù)制和粘貼應(yīng)用到幻燈片中。對于一些小型的統(tǒng)計圖，還可以直接在 PowerPoint 2003 中進(jìn)行輸入。
　　在演示文稿中建立一幅統(tǒng)計圖的操作步驟如下：
　 　① 在演示文稿中找到準(zhǔn)備插入統(tǒng)計圖的幻燈片，這張幻燈片版式最好是有標(biāo)題、 文本與圖表。
　　② 雙擊幻燈片上的添加圖表占位符，或者單擊“常用”工具欄上的“插入圖表”按鈕 ，或者選擇“插入”菜單中的“圖表”命令。這時 PowerPoint 2003 的窗口界面如圖 6-16 所示；

圖 6-16 　插入統(tǒng)計圖的工作界面

　　可以看到“常用”和“格式”工具欄上出現(xiàn)新的按鈕，工作區(qū)中的幻燈片上出現(xiàn)了一張表格，這張表格與 Excel 2003 中的表格很相似。
　　③ 用自己的數(shù)據(jù)更改表格中的數(shù)據(jù)。
　　④ 用“常用”工具欄上的按鈕 （按行）或 （按列）來對數(shù)據(jù)表格進(jìn)行排版。
　　⑤ 單擊幻燈片工作區(qū)中數(shù)據(jù)表格外的任何位置，數(shù)據(jù)表消失，屏幕恢復(fù)為正常的 PowerPoint 工作界面，一幅柱形圖把剛才的數(shù)據(jù)形象地表示出來，如圖 6-17 所示。

圖 6-17 　插入統(tǒng)計圖實例

當(dāng)需要修改統(tǒng)計圖時，雙擊統(tǒng)計圖的任何位置即可重新進(jìn)入開始插入圖表時的界面， 可重新編輯表格。
　　正如有的用戶已經(jīng)從 Excel 2003 中了解到的那樣，統(tǒng)計圖的式樣是多種多樣的，對于一幅已經(jīng)插入的統(tǒng)計圖，可以用下述辦法改變它的樣式，操作方法如下：
　　① 雙擊統(tǒng)計圖，重新出現(xiàn)如圖 6-16 所示的窗口。
　　② 單擊“圖表”→“圖表類型”命令。這時屏幕上出現(xiàn)“圖表類型”對話框；

③ 選擇所需的一種類型，單擊 “確定”，則統(tǒng)計圖按新的式樣顯示，如圖 6-18 所示是一幅經(jīng)過上述步驟更新的統(tǒng)計圖。

圖 6-18 　重選類型后的統(tǒng)計圖

6.2.6 插入多媒體對象
　　用 PowerPoint 2003 制作幻燈片的時候，可以利用設(shè)計動畫，配置聲音，添加影片等技術(shù)，制作出更具感染力的多媒體演示文稿。
　　1. 動畫設(shè)置
　　① 打開演示文稿，在“任務(wù)窗格”下拉菜單中單擊“自定義動畫”命令，或者執(zhí)行“幻燈片放映”→“自定義動畫”命令。
　　② 選中一張幻燈片中某個需要設(shè)置動畫的對象，如一段文字、一幅圖片等，在“任務(wù)窗格”中單擊“添加效果”按鈕出現(xiàn)級聯(lián)菜單。在“添加效果”菜單中有 4 個選項，分別是：進(jìn)入、強(qiáng)調(diào)、退出、動作路徑，每個選項的級聯(lián)菜單中都有一些常用的動畫效果選項，如圖 6-19 所示。若想獲得更多的動畫效果可選擇“其他效果”或“其他動作路徑”。這里需要說明的是，與 PowerPoint 2000 很大的一個不同之處在于 PowerPoint 2003 可設(shè)置在幻燈片工作區(qū)自動預(yù)覽動畫效果，設(shè)置方式是將其任任務(wù)務(wù)窗格中的自動預(yù)覽項選中。

圖 6-19 “添加效果”菜單

　　③ 選擇好動畫效果后，按鈕下方的三個下拉列表：開始、方向、速度立刻處于可設(shè)置狀態(tài)，“開始”下拉列表用于設(shè)置動畫開始的條件，是單擊鼠標(biāo)播放還是幻燈片放映即開始播放等；“方向”和“速度”下拉列表控制的如標(biāo)題所示，設(shè)置動畫的來去方向和動畫的快慢。根據(jù)所選擇的動畫效果不同，“方向”下拉列表里的內(nèi)容會隨之變化；
　　④ 重復(fù) ② 、 ③ 兩步即可設(shè)置多個對象的動畫效果。當(dāng)對一張幻燈片里的多個對象設(shè)置動畫后，可在窗格中調(diào)整各個對象的動畫播放順序。
　　2. 插入聲音
　　⑴ 插入聲音文件
　　① 選中需要插入聲音文件的幻燈片，執(zhí)行菜單欄“插入”→“影片和聲音”→“文件中的聲音”命令，打開“插入聲音”對話框，選中要插入的聲音文件，單擊“確定”。
　　③ 此時，系統(tǒng)會彈出提示框，根據(jù)需要單擊其中相應(yīng)的按鈕，即可將聲音文件插入到幻燈片中，幻燈片中顯示出一個小喇叭符號 ，并且在“自定義動畫”任務(wù)窗格中會出現(xiàn)所選擇的音樂文件名。
　　⑷ 如果要在普通視圖中試聽聲音，可雙擊聲音圖標(biāo)。
如果要讓上述插入的聲音文件在多張幻燈片中連續(xù)播放，也就是設(shè)置演示文稿的背景聲音，操作步驟如下：
　　① 在第一張幻燈片中插入聲音文件，打開“任務(wù)窗格”，在下拉菜單中選擇“自定義動畫”，此時“任務(wù)窗格”中就會顯示出插入聲音文件的文件名；
　　② 單擊聲音文件名，在右側(cè)的下拉菜單中選擇“效果選項”， 如圖 6-20 所示 。 彈出“播放 聲音”對話框，在效果選項卡中找到停止播放：選擇 “ 在 n 張幻燈片 ” 后 (n 即所有幻燈片的總數(shù) ) 如圖 6-21 所示；

圖 6-20 “效果選項”命令 圖 6-21 　“多媒體設(shè)置”選項卡

　　⑵ 為幻燈片配音
　　為幻燈片配音的操作步驟如下：
　　① 在電腦上安裝并設(shè)置好麥克風(fēng)。
　　② 啟動 PowerPoint 2003 ，打開相應(yīng)的演示文稿。
　　③ 執(zhí)行“幻燈片放映”→“錄制旁白”命令，打開“錄制旁白”對話框，如圖 6-22 所示。

圖 6-22 　“錄制旁白”對話框

　　④ 選中“鏈接旁白”選項，并通過“瀏覽”按鈕設(shè)置好旁白文件的保存文件夾。同時根據(jù)需要設(shè)置好其他選項。
　　⑤ 單擊確定按鈕，進(jìn)入幻燈片放映狀態(tài)，一邊播放演示文稿，一邊對著麥克風(fēng)朗讀旁白。
　　⑥ 播放結(jié)束后，系統(tǒng)會彈出如圖 6-23 所示的提示框，根據(jù)需要單擊其中的相應(yīng)按鈕。

圖 6-23 　錄制完成后彈出的系統(tǒng)提示

　　注意： 如果某張幻燈片不需要旁白，可以選中相應(yīng)的幻燈片，將其中的小喇叭符號刪除即可。
　　3. 添加影片
　　⑴ 插入視頻文件
　　選中相應(yīng)的幻燈片，執(zhí)行“插入”→“影片和聲音”→“文件中的影片”命令，將視頻文件插入到幻燈片中，然后可以仿照上面“插入聲音”的操作，對插入的影片進(jìn)行播放控制等操作。
　　⑵ 添加 Flash 動畫
　　① 執(zhí)行“視圖”→“工具欄”→“控件工具箱”命令，展開“控件工具箱”工具欄，如圖 6-24 所示。

圖 6-24 　控件工具箱

　　② 單擊工具欄上的“其他控件”按鈕 ，在彈出的下拉列表中， 選擇“ Shockwave Flash Object ”選項，這時鼠標(biāo)變成了細(xì)十字線狀，按住左鍵在工作區(qū)中拖拉出一個矩形框（此框即為 flash 的播放窗口）。
　　③ 將鼠標(biāo)移至上述矩形框的邊角成雙向拖拉箭頭時，按住左鍵拖動，將矩形框調(diào)整至合適大小。
　　④ 右鍵單擊上述矩形框，在隨后彈出的快捷菜單中，選“屬性”選項，打開“屬性”對話框，如圖 6-25 所示，在“ Movie ”選項后面的方框中輸入需要插入的 Flash 動畫文件名及完整路徑，然后關(guān)閉“屬性”窗口。

圖 6-25 　“屬性”對話框

　　注意：為便于移動演示文稿，最好將 Flash 動畫文件與演示文稿保存在同一文件夾中。

　6.2.7 插入超級鏈接
　 　如果創(chuàng)建的演示文稿涉及到外部文檔中的許多信息，則可以使用 PowerPoint 2003 提供的超級鏈接功能將這些文檔鏈接到演示文稿中。通過超級鏈接的方式，當(dāng)單擊幻燈片中的某對象時， 能跳轉(zhuǎn)到預(yù)先設(shè)定的任意一張幻燈片或其他演示文稿或 Word 文檔或 Excel 文檔，甚至還可以跳轉(zhuǎn)到某個 Web 網(wǎng)頁上 或是電子郵件地址等等。
　 　創(chuàng)建超級鏈接，其起點可以是幻燈片中的任何對象，包括文本、形狀、表格、圖形和圖片等。 PowerPoint 2003 提供了兩種激活超鏈接功能的交互動作：單擊對象和鼠標(biāo)移過對象。“單擊鼠標(biāo)”選項卡用以設(shè)置單擊動作交互的超鏈接功能。大多數(shù)情況下，建議采用單擊鼠標(biāo)的方式，如果采用鼠標(biāo)移過的方式，可能會出現(xiàn)意外的跳轉(zhuǎn)。鼠標(biāo)移過的方式可適用于提示、播放聲音或影片等。
　　如果是為文本設(shè)置超級鏈接，則在設(shè)置有超級鏈接的文本上會自動添加下劃線，并且其顏色變?yōu)榕渖桨钢兄付ǖ念伾?。?dāng)單擊此超級鏈接跳轉(zhuǎn)到其他位置后，其顏色會發(fā)生改變，所以可以通過顏色來分辨訪問過的超級鏈接。
　　1.為幻燈片中的對象設(shè)置超級鏈接
　　為某張幻燈片中的對象設(shè)置超級鏈接的操作步驟如下：
　　① 選中幻燈片中要設(shè)置超級鏈接的對象。
　　② 單擊“幻燈片放映”→ “動作設(shè)置”，彈出“動作設(shè)置”對話框，如圖 6-26 所示。
　　③ 在“動作設(shè)置”對話框中，選擇“單擊鼠標(biāo)”或“鼠標(biāo)移過”選項卡，然后選擇“超級鏈接到”，在彈出的“超級鏈接到”下拉列表框中選擇要超級鏈接到幻燈片位置，如圖 6-27 所。單擊“確定”。這樣在放映這張幻燈片時，單擊鼠標(biāo)或鼠標(biāo)移過時就能跳轉(zhuǎn)到被鏈接的幻燈片。

　　　　　　　
圖 6-26 “動作設(shè)置”對話框　　　　　　　　　　　　圖 6-27 　 超級鏈接到對話框

　　值得注意的是，幻燈片中的每個對象不僅可以鏈接到當(dāng)前演示文稿中的其他幻燈片，而且還可以鏈接到其他演示文稿或其他文件中。如果在“超級鏈接到”下拉列表框中選擇“其他文件”，則顯示“超級鏈接到其他文件”對話框，在該對話框中選擇要鏈接的文件。圖 6-28 為一張文本插入超級鏈接的幻燈片。

圖 6- 28 插入超級鏈接的幻燈片

　　2. 插入動作按鈕
　　為使演示文稿的交互界面更加友好，用戶可以在幻燈片上插入各式各樣的交互按鈕，放映時，可通過這些按鈕跳轉(zhuǎn)到演示文稿的其它 幻燈片上，也可以播放圖像、聲音等，還可以用它啟動應(yīng)用程序、鏈接到 Internet 上。
　　在幻燈片中插入“動作按鈕”并為之設(shè)置超級鏈接的操作過程如下：
　　① 打開幻燈片，選擇“幻燈片放映”→ “動作按鈕”，打開如圖 6-29 所示的 “ 動作按鈕”菜單。從中任選一種動作按鈕。
　　② 將光標(biāo)移到幻燈片的空白處單擊鼠標(biāo)，該按鈕便出現(xiàn)在幻燈片上，同時彈出如圖 6-26 所示“動作設(shè)置”對話框。
　　③ 在“動作設(shè)置”對話框中選擇“超級鏈接到”，此時其下拉列表框被激活，單擊列表框打開一個下拉列表，在其中選擇一個鏈接位置后單擊“確定”。
注意：動作設(shè)置按鈕的位置和大小是可以改變的；對插入的動作按鈕在放映時，只要單擊該按鈕即可激活與之相鏈接的對象。

圖 6-29 “動作按鈕”菜單

　　3. 鏈接應(yīng)用程序
　　鏈接應(yīng)用程序的方法是：
　　① 選擇要鏈接到應(yīng)用程序的對象。
　　② 執(zhí)行“幻燈片放映”→ “動作設(shè)置”， 在彈 出的如圖 6-26 所示的“動作設(shè)置”對話框中選擇“運行程序”，激活其下的文本框和“瀏覽”按鈕。
　　③ 直接在文本框中輸入應(yīng)用程序的路徑和文件名，或單擊“瀏覽”按鈕選擇應(yīng)用程序。如圖 6-30 所示。單擊“確定”按鈕。

圖 6-30 　在文本框中輸入應(yīng)用程序路徑

　　在放映幻燈片時，單擊該按鈕，便可啟動所鏈接的應(yīng)用程序。
　　注意： 使用“插入”→“超鏈接”也可以完成設(shè)置超級鏈接的操作。使用“動作設(shè)置”命令與“插入超級鏈接”命令的不同之處在于前者還有諸如設(shè)置伴隨聲音、運行宏、設(shè)置鏈接激活方式等多項設(shè)置。如果只是做簡單的鏈接則使用后者較為簡單快捷。
　　若需超級鏈接到某網(wǎng)頁，可執(zhí)行“插入”→“超鏈接”命令，打開“插入超級鏈接”對話框，如圖 6-31 所示。

圖 6- 31 “插入超級鏈接”對話框

　　在“插入超級鏈接”對話框中的“地址”下的文本框中輸入要超級鏈接到的網(wǎng)頁名稱，單擊“確定”。
　　刪除超鏈接的方法是：選中要刪除的超鏈接的文本或?qū)ο?/SPAN>，選擇“插入”→“超鏈接”，在彈出的“編輯超鏈接”對話框中單擊“刪除鏈接”按鈕。
　　超級鏈接只在 “ 幻燈片放映 ” 時才會起作用，在其他視圖中處理演示文稿時，不會起作用。