談開(kāi)發(fā)信標(biāo)題及內(nèi)容的撰寫(xiě)以提高回復(fù)率

一 開(kāi)發(fā)信標(biāo)題的撰寫(xiě)

    一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒(méi)興趣去打開(kāi)陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客人通過(guò)主題去點(diǎn)開(kāi)郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒(méi)有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。有些人寫(xiě)郵件會(huì)這樣設(shè)置主題：“we are the manufacturer of lights”，又或者“need cooperation”，或者“Guangdong *** trading company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong *** trading company ltd”等等，一看就知道是推銷(xiāo)信。當(dāng)你一個(gè)禮拜就收到一封推銷(xiāo)信，你可能會(huì)有興趣看看，但是如果你一天收到N封推銷(xiāo)信，估計(jì)就會(huì)很厭煩，直接刪掉算是客氣的了。所以如何把主題寫(xiě)好，讓客人知道這是封推銷(xiāo)信，還是要忍不住打開(kāi)看看？就要根據(jù)之際情況來(lái)判斷了。

    舉個(gè)例子吧，假設(shè)我是做太陽(yáng)能燈的公司DEF Co. Ltd，目前公司最大的客人是美國(guó)的Home Depot，盡管可能是通過(guò)貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當(dāng)作一個(gè)開(kāi)發(fā)新客人的籌碼！如果我要寫(xiě)一封開(kāi)發(fā)信給美國(guó)的ABC inc（這個(gè)名字是我編的），我從google上了解了一些這個(gè)公司的信息，知道他們是美國(guó)的進(jìn)口商，有做太陽(yáng)能燈系列，希望能試著開(kāi)發(fā)這個(gè)客人，我一般會(huì)這樣寫(xiě)主題，

“Re: ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”

    其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫(xiě)給他的主題上首先加上他公司名，表示對(duì)他們公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽(yáng)能燈供應(yīng)商，既表明了實(shí)力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。這樣一來(lái)，假設(shè)你找對(duì)了人，這個(gè)正是ABC公司太陽(yáng)能燈的buyer，又或者是他的某一個(gè)主管，突然某一天收到這么一個(gè)主題的郵件，哇，home depot的供應(yīng)商找上來(lái)了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會(huì)，是不是比原有供應(yīng)商更好？他打開(kāi)郵件的概率會(huì)非常非常大！再說(shuō)了，這個(gè)主題設(shè)置的還有一個(gè)好處，就是客人即使暫時(shí)不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來(lái)某一天他突然想讓你報(bào)報(bào)價(jià)，很容易就能找到這封郵件！只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。

    不推薦：

1、Establishing Business Relations （十有八九會(huì)被退回）

2、We are XXXX Chemical Co., Ltd. （在對(duì)方還不知道你們公司的時(shí)候，這樣寫(xiě)無(wú)疑是要被打入垃圾郵件組）

3、Chemical Raw Materials （只有產(chǎn)品名稱(chēng)，對(duì)方會(huì)感到莫明其妙）

推薦：

1、Supplying High Quality Chemical Raw Materials （很普通，打開(kāi)率50%）

2、Chemical Materilas from China （有產(chǎn)品，有國(guó)家）

3、Chemical Raw Materials Supplier （有點(diǎn)貿(mào)易商的感覺(jué)）

4、Serve High Quality Chemical Materials （感覺(jué)用serve比supply稍好一點(diǎn))

強(qiáng)烈推薦：

1、Chemical Materials for XXXX Industry （有具體的應(yīng)用領(lǐng)域）

2、XXXX from China （寫(xiě)出具體的產(chǎn)品名稱(chēng)，前提是你要知道對(duì)方的行業(yè)以及需要什么產(chǎn)品）

3、For/To XXXX （寫(xiě)出對(duì)方的名字或者公司名，閱讀率應(yīng)該算是最高的，但是發(fā)信速度也是最慢的）

4、RE：Chemicals （加上Re有一種回復(fù)的感覺(jué)）

5、Re: Quotation about chemicals for XXX（有價(jià)格有產(chǎn)品有對(duì)方公司名稱(chēng)）

6、Re: XXX inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.（有對(duì)方公司名稱(chēng)，有合作大買(mǎi)家，有自己公司名稱(chēng)，萬(wàn)無(wú)一失）

二 開(kāi)發(fā)信內(nèi)容的撰寫(xiě)

        很多外貿(mào)新手一開(kāi)始接觸的工作內(nèi)容就是寫(xiě)大量的開(kāi)發(fā)信，發(fā)大量的開(kāi)發(fā)信。外貿(mào)新手雖然很努力，但更多時(shí)候這些信件是石沉大海。與此同時(shí)，收到信件的對(duì)方，之所以將信件棄之一邊，是因?yàn)楹芏嚅_(kāi)發(fā)信不符合原則。

        這里羅列一個(gè)德國(guó)客人給的建議：原文附上：

        Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) that's ok, order comes, ah~Have a nice day!N

        總而言之，開(kāi)發(fā)信盡量不要用粗體，大寫(xiě)，或者弄得五顏六色。除了一小部分標(biāo)新立異的客人，大部分人是不會(huì)喜歡的。只要掌握3個(gè)要素，效果會(huì)比漫天亂發(fā)要好得多。

        1）簡(jiǎn)潔。內(nèi)容一定要簡(jiǎn)潔，盡量控制在3段以內(nèi)，每段不超過(guò)兩句話。

        2）簡(jiǎn)單。用你能用的簡(jiǎn)單的單詞，最好都是初高中的詞匯，那就最理想了。讓每個(gè)即使是非英語(yǔ)國(guó)家的客人都不會(huì)產(chǎn)生歧義。

        3）準(zhǔn)確。內(nèi)容要到位，不說(shuō)任何的廢話，每句話切中要點(diǎn)，不要漫無(wú)邊際。

        很多sales朋友常常抱怨，開(kāi)發(fā)信效果很差，100封里面好幾十封退信，剩下的就是石沉大海，難得有一個(gè)老外回一句“No, thanks.”就可以讓你激動(dòng)半天。

        其實(shí)大家有沒(méi)有想過(guò)，這樣的做法會(huì)嚴(yán)重挫傷自己的積極性?？梢栽囅胍幌拢?dāng)你一天坐在電腦面前12個(gè)小時(shí)，從google和各種黃頁(yè)搜索到客人信息，一封一封開(kāi)發(fā)信發(fā)出去，晚上滿臉疲憊的回家，等第二天滿懷希望上班的時(shí)候，郵箱里爆滿各種各樣的退信，你是什么感受？     
    
        這種情況時(shí)有發(fā)生，其中有一個(gè)不容忽視的情況是：很多老外也是做sales的，也會(huì)寫(xiě)開(kāi)發(fā)信，為什么成交率比我們高很多？即使不說(shuō)成交率，回復(fù)率也大大高過(guò)我們？    

        很多剛畢業(yè)的朋友們都是學(xué)國(guó)貿(mào)專(zhuān)業(yè)出來(lái)的，一般都學(xué)過(guò)外貿(mào)函電這門(mén)課，老師們反復(fù)教你們?cè)趺磳?xiě)商務(wù)信函，怎么回詢盤(pán)等等，其實(shí)這些教材幾乎都是學(xué)院派人士編的，不是老掉牙過(guò)時(shí)的東西，就是和現(xiàn)實(shí)基本脫節(jié)的。很多老師一輩子都呆在學(xué)校里，連外貿(mào)都沒(méi)做過(guò)，你怎么能指望從他們這里學(xué)到寫(xiě)商務(wù)信函的精髓？真正的好的email，必須要模仿老外的行文方式，尤其是英語(yǔ)為母語(yǔ)的客人！即使你的郵件寫(xiě)得四平八穩(wěn)，語(yǔ)法精到，整篇下來(lái)沒(méi)有任何錯(cuò)誤，在大學(xué)里可以拿滿分作文了，可客人收到以后，還是怎么看怎么別扭。

        我覺(jué)得，你給客人寫(xiě)郵件的時(shí)候，必須要忘記中國(guó)人的行文和思維方式，要按歐美人的習(xí)慣去思考問(wèn)題和寫(xiě)郵件，這樣才能讓客人把你當(dāng)成同類(lèi)。到那一天，你隨便寫(xiě)一封郵件，當(dāng)大部分人都看不出這封郵件出自一個(gè)中國(guó)人之手，你就出師了