電郵往來(lái)的禮儀

1. Scan好PDF之類(lèi)的檔案文件，在送出電郵前，應(yīng)該先檢查一遍，看看是否清晰準(zhǔn)確，位置有沒(méi)有弄歪或走漏；要是原稿太小，是否可以先放大影印再Scan，文件名稱(chēng)也要定好，讓人容易分辨。

2. 假如有太多附件檔案，而且是Document，又是Worksheet，就看看能否整合成一份，方便查閱。

3. 做好Worksheet，要查看列印範(fàn)圍有沒(méi)有設(shè)置妥當(dāng)，讓收件人要想打印硬本，不用重新調(diào)校。

4. 在瑣碎的事情上，避免無(wú)謂的討論電郵來(lái)來(lái)往往，尤其是「cc」給老闆的。索性打電話(huà)或見(jiàn)面直接解決，再把結(jié)論一次過(guò)用電郵交代清楚，這樣令「cc」的各方省時(shí)。

5. 送給老闆審批的工作，不要只把一大堆電郵或檔案附上，要做一個(gè)Covering Summary，Recap重點(diǎn)和要決定的選擇方案。

6. 要和別人爭(zhēng)論開(kāi)火的信函電郵，不要立刻發(fā)出，先把Draft存起，多等一兩天冷靜過(guò)後再拿出來(lái)翻看，這樣可以讓你思考清楚，語(yǔ)氣用詞是否恰當(dāng)。同樣的意見(jiàn)，可以用正面的和客氣的方式表達(dá)，也可以綿裏藏針，不要令人覺(jué)得你是意氣之爭(zhēng)，亂發(fā)脾氣。

收派卡片的學(xué)問(wèn)

7. 建立起自己的資料庫(kù)，把有用的數(shù)據(jù)和文件，甚至Template貯起來(lái)，方便隨時(shí)參考。老闆一有問(wèn)題，你能即時(shí)隨手找到答案。

8. 收到別人的名片，把有關(guān)的背景資料記下來(lái)寫(xiě)在上面，包括別人配偶家人的名字，甚至貯存在手機(jī)內(nèi)，以後在其他場(chǎng)合碰面，能夠即時(shí)叫出別人的名字，必定令人印象深刻。

9. 希望特別保持聯(lián)繫關(guān)係，在送上名片時(shí)才親筆寫(xiě)上你的手機(jī)號(hào)碼，會(huì)令人覺(jué)得更有誠(chéng)意。

10. 不管大小會(huì)議約會(huì)，是主是客，也要養(yǎng)成準(zhǔn)時(shí)甚至早到的習(xí)慣。

11. 和重要客人開(kāi)會(huì)見(jiàn)面， 為老闆做一頁(yè)紙的Briefing notes，讓他有更好準(zhǔn)備。

12. 和見(jiàn)過(guò)面的人再碰頭，不要以為對(duì)方一定記得，要大方地再介紹自己，當(dāng)然可以禮貌地提醒以前在那裏見(jiàn)過(guò)。

這些所謂「小錦囊」，大家不要見(jiàn)笑，其實(shí)都是從小處表現(xiàn)，讓人覺(jué)得你做事做人夠?qū)I(yè)有水準(zhǔn)，小事做得穩(wěn)妥，自然是可當(dāng)大任能做大事的人。

撰文：施伯樂(lè)