為了科學地組織商品采購，商家必須根據(jù)自身狀況，建立相應的采購機構(gòu)；根據(jù)商品經(jīng)營范圍、品種，形成商品經(jīng)營目錄；確定采購渠道；進行進貨洽談、簽訂訂貨合同；完成商品檢驗與驗收活動。

　　超市商品采購工作流程(一)制定專門的商品采購人員

　　規(guī)模較大的商家可能會建立正式的采購組織，專門負責商品采購工作，人員專職化。

設立正式的采購部門，采購工作專業(yè)化，可以統(tǒng)一規(guī)劃商品采購工作，人員職責、權(quán)限明確，便于提高工作效率，加強與供貨單位的業(yè)務聯(lián)系。

　　對于較小的零售商來說可能會不設專職采購部門，由銷售部、組負責商品采購工作。非正式采購組織一般不設專門采購人員，而由銷售人員兼職從事商品采購。非正式采購組織由銷售人員參與采購，便于根據(jù)市場商品銷售確定采購活動，使購銷緊密連接，但不利于對采購工作的統(tǒng)一控制管理。

　　超市商品采購工作流程(二)制定商品經(jīng)營目錄

　　商品經(jīng)營目錄是商家或商品經(jīng)營部(組)所經(jīng)營的全部商品品種目錄，是商家組織進貨的指導性文件。

　　商家制訂商品經(jīng)營目錄，是根據(jù)目標市場需求和商家的經(jīng)營條件，具體列出各類商品經(jīng)營目錄；借以控制商品采購范圍，確保主營商品不脫銷，輔營商品花色、規(guī)格、式樣齊全，避免在商品采購上的盲目性。

　　商家的商品經(jīng)營目錄并不是一成不變的；也根據(jù)市場需求變化和商家經(jīng)營能力適時進行調(diào)整。調(diào)整中可依據(jù)商品銷售數(shù)據(jù)進行分析哪些種類的商品銷售下降,如果較長時間內(nèi)無銷售記錄，可逐漸篩選淘汰。如有些商品銷售上升，可適當增加經(jīng)營品種和采購數(shù)量。商家還應經(jīng)常開展市場調(diào)研預測：分析市場需求變化趨勢，了解新產(chǎn)品開發(fā)情況，根據(jù)商家條件，增加市場前景好的商品經(jīng)營。在深入研究市場發(fā)展變化，總結(jié)自身經(jīng)營狀況的基礎上，適時調(diào)整商品經(jīng)營目錄，是商家改善經(jīng)營的重要手段。

　　超市商品采購工作流程(三)合理選擇采購渠道

　　商品采購渠道多種多樣，如何從中進行選擇呢? 我們換個角度來分析。商家的供貨渠道可以分為三個方面：一是商家自有供貨者；二是原有的外部供貨者；三是新的外部供貨者。

　　商家自有供貨者。有些商家自己附設加工廠或車間，有些商家設有商品配送中心。這些供貨者是商家首選的供貨渠道。

　　商家按照市場需要，組織附屬加工廠加工或按樣生產(chǎn)，自產(chǎn)自銷，既是商品貨源渠道，又有利于形成商家經(jīng)營特色。有些商品如時裝、針紡織品、鞋帽，市場花色、式樣變化快，從外部進貨，批量大、時間長，不能完全適應市場變化。而從加工廠或車間加工訂做，產(chǎn)銷銜接快，批量靈活。有些商家加工訂做的時裝品牌也有較高的知名度和市場影響，成為吸引客流，擴大銷售的有力手段。

　　商家原有外部供貨者。商家與經(jīng)常聯(lián)系的一些業(yè)務伙伴，經(jīng)過多年的市場交往，對這些單位的商品質(zhì)量、價格、信譽等比較熟悉了解，對方也愿意與商家合作，遇到困難相互支持。因此，可成為商家穩(wěn)定的商品供應者。

　　商家穩(wěn)定的外部供應者來自各個方面，既有生產(chǎn)商，又有批發(fā)商，還有專業(yè)公司等。在選擇供貨渠道時，原有的外部供貨者應優(yōu)先考慮，這一方面可以減少市場風險，又可以減少對商品品牌、質(zhì)量的擔憂，還可以加強協(xié)作關(guān)系，與供貨商共同贏得市場。

　　新的外部供貨者.由于商家業(yè)務擴大，市場競爭激烈，新產(chǎn)品不斷出現(xiàn)，商家需要增加新的供貨者。選擇新的供貨者是商品采購的重要業(yè)務決策，要從以下方面做比較分析：(1)貨源的可靠程度。主要分析商品供應能力和供貨商信譽。包括商品的花色、品種、規(guī)格、數(shù)量能否按商家的要求按時保證供應，信譽好壞，合同履約率等。(2)商品質(zhì)量和價格。主要是供貨商品質(zhì)量是否符合有關(guān)標準，能否滿足消費者的需求特點，質(zhì)量檔次等級是否和商家形象相符，進貨價格是否合理，毛利率高低，預計銷售價格消費者能否接受，銷售量能達到什么水平，該商品初次購進有無優(yōu)惠條件、優(yōu)惠價格等。(3)交貨時間。采用何種運輸方式，運輸費用有什么約定，如何支付，交貨時間是否符合銷售要求，能否保證按時交貨。(4)交易條件。供貨商能否提供供貨服務和質(zhì)量保證服務，供貨商是否同意商家售后付款結(jié)算，是否可以提供送貨服務和提供現(xiàn)場廣告促銷資料和費用，供貨商是否利用該地傳播媒介進行商品品牌廣告宣傳等。

　　為了保證貨源質(zhì)量．商家商品采購必須建立供貨商資料檔案，并隨時增補有關(guān)信息，以便通過信息資料的比較對比，確定選擇供貨商。

　　超市商品采購工作流程(四)購貨洽談、簽訂合同

　　在對供貨商進行評價選擇的基礎上，采購人員必須就商品采購的具體條件進行洽談。在采購談判中，采購人員要就購買條件與對方磋商，提出采購商品的數(shù)量、花色、品種、規(guī)格要求，商品質(zhì)量標準和包裝條件，商品價格和結(jié)算方式，交貨方式，交貨期限和地點也要雙方協(xié)商，達成一致，然后簽訂購貨合同。

　　一項嚴謹?shù)纳唐凡少徍贤瑧ㄒ韵轮饕獌?nèi)容：(1)貨物的品名、品質(zhì)規(guī)格；(2)貨物數(shù)量；(3)貨物包裝;(4)貨物的檢驗驗收； (5)貨物的價格，包括單價、總價；(6)貨物的裝卸、運輸及保險； (7)貸款的收付；(8)爭議的預防及處理。簽訂購貨合同，意味著雙方形成交易的法律關(guān)系，應承擔各自的責任義務。供貨商按約交貨，采購方支付貨款。

　　超市商品采購工作流程(五)商品檢驗、驗收

　　商品采購到達商家或指定的倉庫，要及時組織商品驗收工作，對商品進行認真檢驗。商品驗收應堅持按采購合同辦事．要求商品數(shù)量準確，質(zhì)量完好，規(guī)格包裝符合約定，進貨憑證齊全。商品驗收中要做好記錄，注明商品編號、價格、到貨日期。驗收中發(fā)現(xiàn)問題，要做好記錄，及時與運輸部門或供貨方聯(lián)系解決。