人事信息庫的建立方案

　　1、設(shè)置自動填充，減少信息錄入工作量

　　2、勞動合同定期提醒功能

　　3、數(shù)據(jù)錄入首選記錄單功能

　　4、凍結(jié)窗口便于信息查詢

　　5、工作簿美化

　　6、自動篩選便于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)

　　7、數(shù)據(jù)透視表快速統(tǒng)計(jì)大量數(shù)據(jù)

　　8、簡歷的自動生成

　　在下載的Excel文檔“人事信息庫”sheet中，綠色部分表示可以根據(jù)自己需要進(jìn)行修改的地方，紅色部分表示已經(jīng)設(shè)置好函數(shù)公式的單元格，可以自動生成數(shù)據(jù)的部分，您無需太大的修改。

　　需要說明的地方是“提前提醒日期”的函數(shù)設(shè)置問題。當(dāng)我們在R3中輸入公式=IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,"d")=7,"試用期快結(jié)束了","") 并且采用拖拽方式使R列的每一個單元格自動填充公式后，會發(fā)現(xiàn)單元格中出現(xiàn)“＃NUM!”這表示公式中所用數(shù)字有問題。出現(xiàn)這種問題的原因就是我們在輸入公式中TODAY(),Q3的順序問題，如果我們將二者顛倒過來寫成Q3，TODAY()則＃NUM!就不會出現(xiàn)，但是這樣就不能在公式設(shè)置的時間顯示“試用期快結(jié)束”的字體了而只能顯示＃NUM！

　　這種矛盾的地方作者自己也沒有解決，希望大家可以集思廣益。

　　1、性別、出生月日、年齡的自動顯示功能設(shè)置

看不清就點(diǎn)圖放大吧

　　圖1

　?。?）性別：=IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")

　　使用方法：直接拷貝此公式到您設(shè)計(jì)好的“性別”單元格，類似圖1所示單元格F3。

　　可更改地方： E3→可更換成您所用文檔中已輸入身份證號碼的單元格位置字母。

　　

　　（2）出生年月：=DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))

　　使用方法：直接拷貝此公式到您設(shè)計(jì)好的“出生月日”單元格，類似圖1所示單元格G3。

　　可更改地方： E3→可以更換成您所用文檔中已輸入身份證號碼的單元格位置字母。

　?。?）年齡：=DATEDIF(G3,TODAY(),"Y")

　　使用方法：直接拷貝此公式到您設(shè)計(jì)好的“年齡”單元格，類似圖1所示單元格H3。

　　可更改地方：G3→可以更換成您所用文檔中顯示現(xiàn)實(shí)“出生月日”單元格位置的字母。

　　2、勞動合同期限的自動生成和提前30天定期提醒功能設(shè)置

　　

看不清就點(diǎn)圖放大吧

　　圖2

　?。?）試用期到期時間：=DATE(YEAR(P3),MONTH(P3)+3,DAY(P3)-1)

　　使用方法：直接拷貝此公式到您設(shè)計(jì)好的“試用期時間”單元格，類似圖2所示單元格Q3。

　　可更改地方：P3→可以更換成您所用文檔中顯示“入司日期”單元格的位置字母。

　　小注：在這里我們假設(shè)試用期為3個月，我們需要在Q3單元格中輸入上述公式，其中MONTH(P3)+3表示在此人入職時間月的基礎(chǔ)上增加三個月。而DAY(P3)-1是根據(jù)勞動合同簽訂為整年正月而設(shè)置的。比如2005年11月6日到2006年11月5日為一個勞動合同簽訂期。

　?。?）勞動合同到期時間：=DATE(YEAR(P3)+1,MONTH(P3),DAY(P3)-1)

　　使用方法：直接拷貝此公式到您設(shè)計(jì)好的“勞動合同?狡謔奔?”單元格，類似圖2所示單元格S3。

　　可更改地方：P3→可以更換成您所用文檔中顯示“入司日期”單元格的位置字母。

　　小注：這里我們假設(shè)勞動合同期限為1年，則我們需要設(shè)置成YEAR(P3)+1，另外這個數(shù)值依然以入職日期為計(jì)算根據(jù)，所以天數(shù)上還要設(shè)置成DAY(P3)-1的格式。

　?。?）續(xù)簽合同到期時間：=DATE(YEAR(S3)+1,MONTH(S3),DAY(S3))

　　

　　使用方法：直接拷貝此公式到您設(shè)計(jì)好的“續(xù)簽合同到期時間”單元格，類似圖2所示單元格S3。

　　可更改地方：S3→可以更換成您所用文檔中顯示“入司日期”單元格的位置字母。

　　小注：這里需要注意的是續(xù)簽合同計(jì)算是以前份合同簽訂到期日期為根據(jù)的，所以只在前一份合同到期時間的基礎(chǔ)上增加1年即可，無需天數(shù)上減1。

　　（4）試用期提前7天提醒：=IF(DATEDIF(TODAY(),Q3,"d")=7,"試用期快結(jié)束了","")

　　使用方法：直接拷貝此公式到您設(shè)計(jì)好的“提前7天提醒”單元格，類似圖2所示單元格R3。

　　可更改地方：Q3→可以更換成您所用文檔中顯示“試用期到期時間”單元格的位置字母。

　　小注：我們要表示提前7天提醒，所以，將TODAY()函數(shù)寫到試用期時間前面即TODAY(),Q3而不能表示成Q3，TODAY()。其中“d”表示兩個日期天數(shù)差值。這個函數(shù)設(shè)置的含義為：如果差值為7則顯示“試用期快結(jié)束了”否則不顯示信息，在編輯函數(shù)時用“”表示不顯示任何信息。

　　（5）提前30天提醒：=IF(DATEDIF(TODAY(),S4,"m")=1,"該簽合同了","")

　　使用方法：直接拷貝此公式到您設(shè)計(jì)好的“提前30天提醒”單元格，類似圖2所示單元格T4。

　　可更改地方：S4→可以更換成您所用文檔中顯示“勞動合同到期時間”單元格的位置字母。

　　小注：這里沒有設(shè)置成相差30天提醒是因?yàn)榭紤]到設(shè)置成月更利于我們?nèi)耸鹿ぷ鞯牟僮?。同樣需要注意的是不要將顯示“今天日期”函數(shù)與顯示“合同到期日期”函數(shù)順序顛倒。

　　3、用“記錄單”錄入信息

　　采用“記錄單”方式可以避免因逐行的鍵入人事信息而產(chǎn)生的串行或輸錯信息的工作失誤。

　　使用方法：步驟1請點(diǎn)擊編輯欄中的“數(shù)據(jù)”→“記錄單”如圖3所示。