Office Word在文字的編排上具有強大的功能，在各行各業(yè)中文字編排基本上都是運用它，特別是在學(xué)校，運用范圍更廣。筆者在平時的運用中，通過查閱資料和自己不斷的實踐、總結(jié)，得到一些實用的、常用的小技巧，希望能給你的工作帶來一些方便，提高工作效率。

一、給漢字加拼音

在學(xué)校打印語文試卷時，經(jīng)常要給漢字加上拼音。Word2002中的“拼音指南”太方便了！選擇要注音的漢字，單擊“常用工具欄”上的“拼音指南”按鈕，什么都完成了。

二、漢語拼音中的韻母輸入方案運用功能：word中的自動更正功能

在word中沒有漢語拼音的韻母，我們要輸入韻母時，十分麻煩、十分慢，但通過一些簡單的設(shè)置可以大大提高輸入漢語拼音韻母的速度。

設(shè)置過程：⑴先新建文檔，并輸入（在插入-符號）所有帶音標(biāo)的漢語拼音韻母（此工作作為以后的復(fù)制粘貼之用）。⑵單擊工具菜單，選擇自動更正。⑶去掉“英文句首字母大寫”的鉤。⑷先在替換欄中輸入“à1”,再在“替換為”欄中填入?。◤?fù)制粘貼），單擊添加。這樣就完成了替換過程。⑸依此類推，直至全部替換完，點擊確定退出。以后要輸入的時候就可以直接輸入“à1”然后按空格鍵即可。注：a1前的符號可以是任意的。

三、Word表格計算

在Word2000的表格中，可以進行比較簡單的四則運算和函數(shù)運算。其使用方法是：將插入點定位在記錄結(jié)果的單元格中，然后打開“表格”下拉菜單中的“公式”命令，出現(xiàn)對話框后，在等號后面輸入運算公式或“粘貼函數(shù)”。計算公式可引用單元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行數(shù)用1、2、3…表示。

四、快速改變Word文檔的行距

選中你需要設(shè)置行距的文本段落，按“Ctrl+1”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成單倍行距；按“Ctrl+2”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成雙倍行距；按“Ctrl+5”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成1.5倍行距。

五、將多頁縮放成一頁并進行正反打印

如果你有一篇很長的電子文檔，比如說是開校時的教學(xué)考核意見或期末的學(xué)校工作總結(jié)，在電腦上看，太不方便，打印出來，又太浪費紙張，這時，可以使用縮放功能將好幾頁的文章打印在一張紙上。打開文檔，選擇菜單-文件-打印，在右下角的縮放處選擇你希望的每頁版數(shù)，比如用2版（可以獲得清晰的效果）。為獲得雙面打印的效果，頁碼則需要進行人工控制。第一次，在頁碼范圍中輸入1-2，5-6，9-10等。打印完成后，將紙重新裝入打印機，再次進行縮放打印，這次在頁碼范圍中輸入3-4，7-8，11-12等。

六、更快速的“全部保存”

有文章介紹過，在Word2000中想保存多篇打開的文檔，可以按住Shift鍵，選擇“文件”菜單中的“全部保存”即可；其實有更快速的方法：可以按住Shift鍵，然后鼠標(biāo)單擊常用工具欄上的“保存”按鈕，這時“保存”按鈕的圖標(biāo)就變成“全部保存”的圖標(biāo)，松開鼠標(biāo)，即保存完畢

●word實用小技巧 （二）

　　  一、快速改變Word文檔的行距的方法

     選中你需要設(shè)置行距的文本段落，按“Ctrl+ 1”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成單倍行距；按“

Ctrl+ 2”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成雙倍行距；按“Ctrl+5”的組合鍵，即可將段落設(shè)置成

1.5倍行距。 

       不常用OFFICE的朋友聽好了，在對文檔進行段落修飾的時候，只需要把光標(biāo)點在段落的某一位置

就可以了。不用花那么多時間去先中整個段落的。 

      再提示，在一篇有幾段以上的文檔當(dāng)中，點右鍵--選取格式相似的文本。是不是有點驚喜？ 

      二、在Word中隨意插入獨立頁碼

    大家在使用Word 2000/2002編輯帶有目錄或者附錄的文檔時，一定遇到過這樣的問題：對正文之

前的目錄或者前言要插入頁碼，操作并進行設(shè)置后發(fā)現(xiàn)，正文中的頁碼是接著前面的頁碼從n+1

開始的。要是正文后面還有附錄或者編后語的話，頁碼會接著正文的末頁往下排列，真是讓人頭

疼啊! 由于筆者經(jīng)常編輯這種文檔，所以經(jīng)過不斷摸索和學(xué)習(xí)，終于利用Word自帶的功能解決了

這個難題，不敢獨享。 

     用實例說明：當(dāng)我們寫完目錄后，執(zhí)行“插入”→“頁碼”操作，假設(shè)頁碼從1開始。為了消除

正文頁碼續(xù)接目錄頁碼的現(xiàn)象，我們在正文段首執(zhí)行“插入”→“分隔符”（彈出窗口）→“分

節(jié)符類型”（選項欄）→“下一頁（N）” →“確定” ，然后雙擊正文部分第一頁的頁碼，調(diào)

出“頁眉和頁腳”設(shè)置窗口。然后點擊“同前”按鈕，將默認的頁眉、頁腳及頁碼格式“同前頁

”的屬性更改為“不同前頁”（大家注意更改前后按鈕的不同之處，前者帶有藍色邊框，更改過

后則沒有）。然后刪除頁碼（注意：是刪除頁碼位置，不僅僅是刪除字符），這時我們可以發(fā)現(xiàn)

正文中原有的頁碼消失了。接著我們就可以對正文插入新的頁碼了，不過此時要注意設(shè)置正確的

頁碼起始頁。正文的頁碼設(shè)置完畢以后，可以用同樣的步驟重新給附錄編寫頁碼。 

      通過這種方法，我們不僅可以靈活地對同一篇文章的不同部分分別插入合適的頁碼，還可以對各

部分頁碼的格式進行不同的設(shè)置。比如目錄采用Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ……及“居中”的格式，而對正

文采用1、2、3、4……及“右側(cè)”的格式。 

     三、word快速輸入法

    中文普通輸入法例： 

    試一試，在word中輸入一段 

   老辣是個大笨蛋 

   然后按F4，按一次就出現(xiàn)一個蛋字。 

   變成了老辣是個大笨蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋蛋 

   微軟拼音輸入法例： 

   輸入我是一個大之后不要回車，按F4 

   我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是

一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個

大我是一個大我是一個大我是一個大我是一個大 

     英文例： 

   輸入i love you回車再按F4就變成了 

    i  love you 

    i  love you 

   i love you 

   i love you 

   i love you 

   i love you 

   i love you 

   i love you 

   i love you 

   i love you 

     在Word中F4鍵可作為快捷鍵，用來緊接著重復(fù)輸入已輸入過的內(nèi)容。但重復(fù)的內(nèi)容在輸入英文和

中文時，是有些差別的。對于英文輸入，F4重復(fù)的是上一次使用F4鍵后所輸入的所有內(nèi)容(包括

回車換行符)。輸入中文(用微軟拼音輸入法)時，選擇正確的漢字后，只要不按回車鍵，漢字下

面會有虛線，整個虛線上的內(nèi)容作為一個詞條。按回車后，再按F4鍵，重復(fù)的將是整個詞條。對

全拼輸入法也有類似的重復(fù)整個詞條的功能。 

     順便介紹一下辦法，很多朋友不是用微軟拼音的，用F4只能象第一例一樣只重復(fù)最后一個字。很

多人習(xí)慣用點右鍵復(fù)制的辦法，其實如果要快捷鍵的話就快多了，幾個簡單的命令記住，以后你

處理文檔的速度會快得多。 

復(fù)制 ctrl+c 

粘貼 ctrl+v 

剪切 ctrl+x 

全選 ctrl+a 

     四、Word中直接拖拽表格和文件

    計算機辦公應(yīng)用中，我們經(jīng)常在頁面中直接進行拖拽，非常方便。下面我把拖拽邊距、表格、文

件的幾個小技巧介紹給大家。 

　　1.輕松拖拽邊距我們平時都是通過在“文件”菜單項中選擇“頁面設(shè)置”來設(shè)置頁邊距。實

際上為了靈活地與頁面內(nèi)容相結(jié)合，直接拖拽更直觀。比如：你若要在八開紙的頁面中做幾個居

中大字，左右居中只需用格式欄中的居中按鈕就可以，但要上下居中，就不是很方便了，若再打

一回車，字就跑到下一頁，或者會跑到頁面下邊距處。假如用“文件→頁面設(shè)置→頁邊距”去調(diào)

上邊距，說不好要調(diào)多少次才能成功。這時候在窗口拖拽，是最佳選擇。首先在常用工具欄調(diào)整

顯示比例，使之能顯示整個頁面，把光標(biāo)指向左標(biāo)尺處，等出現(xiàn)雙向箭頭時，按住左鍵(此時出

現(xiàn)了一條虛線)向下拖拽，直到目的地。一次成功，輕松居中。左右邊距的調(diào)法就不再多說了。 

　　2.輕松拖拽表格如圖2中的表格不夠美觀，想讓表格飽滿一些，要調(diào)整行高，若到表格屬性

中去調(diào)，可能要幾次才能有滿意效果，直接拖拽吧！把光標(biāo)放到表格的右下角外，立即會顯示一

個小方塊，瞬間會變成一個雙向箭頭，按住左鍵向下(視情況而定，也可以向左右)拖拽，視虛線

直到滿意為止。 

　 小提示： 如果想從大向小處拖拽，需考慮表格字體是有最小值的，不可以無限小。 

　　另外表格的某行和某列也可以直接拖拽，在需要拖拽的表格線上按下左鍵，當(dāng)有虛線出現(xiàn)時

，就可以向需要的方向拖拽了。如果不想改變相鄰表格的寬或高，請把光標(biāo)放在上標(biāo)尺(或左標(biāo)

尺)處，當(dāng)出現(xiàn)雙向箭頭時按所需方向拖拽。 

　　3.資源管理器中文件的拖拽激活資源管理器，通過拖拽的方法可以實現(xiàn)文件或文件夾在各盤

之間輕松走動，想到哪里安家都可以。比如現(xiàn)在我想給文件“111”搬家到D盤，先調(diào)出D盤與“

111”的同視窗口。然后只需按下右鍵拖至左窗口，當(dāng)D盤盤標(biāo)變成藍色時放開右鍵，選擇“移動

到當(dāng)前位置”即可。如果是復(fù)制文件或文件夾可以直接左鍵拖拽到目的文件夾更簡單。 

　　小提示： 后綴為EXE和COM的可執(zhí)行文件是不能拖過去的。 

      五、取消Word的自動超鏈接

     word的自作聰明和過分殷勤有時會給你添亂。例如當(dāng)我們在文檔中輸入web網(wǎng)址或e-mail地址的

時候，word會自動為我們轉(zhuǎn)換為超級鏈接，如果在這個網(wǎng)址或郵件地址上按一下鼠標(biāo)，就會啟動

默認的瀏覽器或收發(fā)郵件的軟件。其實很多時候我們并不需要這樣的功能，難道我們就不能謝絕

word的好意嗎?下面給大家介紹幾種方法。 

　　1.在word文檔中輸入一個web網(wǎng)址或者e-mail地址，在它自動轉(zhuǎn)換為超級鏈接后（在默認狀

態(tài)下web地址會變成藍色），立即按下“ctrl+z”或者“alt+back space”組合鍵，撤消最后一

個動作，這樣就不會顯示為超鏈接了。 

　　2.在輸入的web網(wǎng)址或者e-mail地址上點擊鼠標(biāo)右鍵，然后在彈出的菜單中選擇“取消超鏈

接”命令即可。 

　　3.徹底取消超級鏈接。在word中選擇“工具→自動更正”，先單擊“鍵入時自動套用格式”

選項卡，將“internet 及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”復(fù)選框里的鉤取消，再單擊“自動套用格

式”選項卡，將“internet 及網(wǎng)絡(luò)路徑替換為超級鏈接”復(fù)選框里的鉤取消，最后點擊“確定

”即可。

      六、快速改變word的視圖

     在對word進行編輯時，我們經(jīng)常要變換視圖的大小以適應(yīng)自己的視線。老辣經(jīng)常使用的一個辦法

是，按住crtl鍵，拉動3D滑輪，這樣是不是快很多??？？

●Word實用小技巧（三）

1、修改Word文檔的默認保存路徑

    一般來說，Word文件默認的保存路徑是C:\My Documents文件夾，修改其默認保存路徑，可以執(zhí)行主菜單“工具/選項”命令，在“選項”對話框中切換到“文件位置”選項卡，在“文件類型”選項卡中選中“文檔”，然后單擊“更改”按鈕，并將其指定為自己所要保存的路徑就可以了。

2、去掉Word頁眉下面的那條橫線

    去掉Word頁眉下的那條橫線可以用下面的四種方法。一是可以將橫線顏色設(shè)置成“白色”；二是在進入頁眉和頁腳時，設(shè)置表格和邊框為“無”；第三種方法是進入頁眉編輯，然后選中段落標(biāo)記并刪除它；最后一種方法是將“樣式”圖標(biāo)欄里面的“頁眉”換成“正文”就行了。

3、將光標(biāo)快速返回到Word文檔的上次編輯點

    按下“Shift+F5”組合鍵，就可以將插入點返回到上次編輯的文檔位置，當(dāng)再次按下“Shift+F5”組合鍵時，插入點會返回當(dāng)前的編輯位置。如果是在打開文檔之后立刻按下“Shift+F5”組合鍵，可以將插入點移動到上次退出Word時最后一次的編輯位置。

4、Word中取消文本錄入過程中的自動編號

    可執(zhí)行菜單“工具/自動更正”命令，在打開的“自動更正”對話框中，切換到“鍵入時自動套用格式”選項卡，然后取消選擇“自動編號列表”復(fù)選框中的復(fù)選標(biāo)志，然后單擊“確定”按鈕完成即可。

5、在Word中設(shè)置上下標(biāo)注

    首先選中需要做上標(biāo)文字，然后按下組合鍵Ctrl+Shift+“+”就可將文字設(shè)為上標(biāo)，再按一次又恢復(fù)到原始狀態(tài)；按Ctrl+“+”可以將文字設(shè)為下標(biāo)，再按一次也恢復(fù)到原始狀態(tài)。

6、Word中方便快捷選擇字體號

    為了達到快速選擇字體的目的，將常用字體以按鈕形式設(shè)置在工具欄上。首先在中文Word2000菜單中選擇“工具欄選項中的“自定義命令，進入“自定義編輯“界面，然后在“自定義編輯“界面中選擇命令卡，并移動光標(biāo)條到類別欄中的“字體項“，在“字體項“ 有字體，此時就可以通過使用鼠標(biāo)直接將相應(yīng)的字體拖曳到工具欄上，直到將需要的字體都設(shè)置到工具欄中。

7、顯示過寬文檔

    在打開文檔時，有時會發(fā)現(xiàn)因為文檔過寬，屏幕上顯示不全，這可怎么辦，總不能看一行就拖動一次水平滾動條吧！這時我們可以重新調(diào)整行的寬度，使其適合文檔窗口的大小。如果使用的是普通視圖或大綱視圖，可以單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“視圖”選項，然后選中“窗口內(nèi)自動換行”復(fù)選框即可。我們也可以通過改變顯示比例使文字適用于普通視圖或頁面視圖中的文檔窗口。這時我們單擊“視圖”菜單中的“顯示比例”命令，然后選擇“頁寬”選項即可。我們還可以切換到Web版式視圖中，使文字自動換行。

8、給跨頁的表格自動添加表頭

    如果你在Word中制作的表格有多頁，往往需要從第二頁開始的每一頁都有與第一頁相同的表頭，這時，可按以下步驟進行操作：選定第一頁的表頭（表頭有多行時要選定多行），在“表格”選單上單擊“標(biāo)題行重復(fù)”。

9、給Word文件減肥

    我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會重新將信息進行整理存盤，這樣會使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話，可以打開Word，單擊“工具”菜單中的“選項”命令，再單擊“保存”選項卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項，以后Word就會在每次保存文件時自動進行信息整理并存盤，實現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會把所用的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。

10、巧用“稿紙”格式

    在Word2000中，用戶可以利用“稿紙向?qū)?#8221;生成稿紙格式的文檔?？墒?，如何生成“小字本”格式的文檔呢？問題的關(guān)鍵在于掌握稿紙格式的制作過程。Word2000提供的稿紙格式是用繪圖工具繪制并插入“頁眉”中得到的，因此利用“稿紙”格式也要從這一點下手：

①左擊“文件/新建”選單項，選擇“稿紙向?qū)?#8221;，生成20×20的稿紙文檔；

②左擊“視圖/頁眉和頁腳”選單項；

③左擊“繪圖”工具欄中的“選擇對象”按鈕；

④右擊“稿紙”，選擇“組合/取消組合”命令；

⑤拖動方格列，排成31×20的“小字本”格式；

⑥左擊“文件/頁面設(shè)置”，選擇“文檔網(wǎng)格”卡；

⑦將每頁行數(shù)設(shè)置為31后確定；

⑧關(guān)閉“頁眉/頁腳”即可。

11、搶救Word文件有妙招

    你是否遇到過這樣的事情：用Word工作了很長時間，寫了許多文字，但是文件還沒有來得及存盤，卻突然遇到停電或死機，此時的你是否有欲哭無淚的感覺？唉，這就叫“天有不測風(fēng)云”。不過，不要擔(dān)心，我有辦法。下面是具體的操作方法：

①首先按菜單“工具”，再按“選項”；

②接著找出Word自動記錄文件的位置：按一下“文件位置”標(biāo)簽，點選“自動恢復(fù)文件”，再按一下“更改”按鈕。

③利用快捷鍵的技巧，將文件位置給復(fù)制起來：拖曳選取“文件夾名稱”，按下組合鍵Ctrl+C(復(fù)制)，再點擊一下“取消”按鈕回到Word下。

注意：如果你的Word不太穩(wěn)定，常讓你做無用功，干脆把這個文件夾另外指定一個名稱，往后找起來會更方便。

④打開資源管理器，尋找這個文件夾的位置，按一下組合鍵Ctrl+V(粘貼)。

⑤Word會自動把來不及存盤的文件“寄放”在這里，如果此處有一個以上的文件，你可以從日期上判定哪一個才你是想要的文件。從“修改日期”這里可以看出文件的存盤日期。在文件上連按兩下鼠標(biāo)左鍵，就能直接打開了。

●Word2003的幾個實用小技巧 （四）

1、翻譯多國語言

　　Word2003內(nèi)置的“信息檢索”功能，可以把單詞、短句或整篇文章翻譯成另一種文字，包括英文、法文、簡體中文、繁體中文等等。不過使用前先要安裝好字典庫，或者也可連線上網(wǎng)，通過網(wǎng)上資源翻譯。

　　（1）首先選擇準(zhǔn)備翻譯的文字，然后點選WORD菜單欄“工具”→“信息檢索”。

　?。?/font>2）界面右邊將出現(xiàn)“信息檢索”版面。在“搜索”欄選擇“翻譯”，再在“翻譯”欄選擇“將”哪國語言“翻譯為”哪國語言，結(jié)果馬上就會顯示出來。要快速翻譯下一個詞，可以按住Alt鍵不放，然后點選生詞。