前臺(tái)文員的工作技巧

不管是做文員的還是做銷售的，每一個(gè)職責(zé)都講究技巧，前臺(tái)文員工作是負(fù)責(zé)接聽電話、接待來(lái)訪、處理其它日常的工作，其前臺(tái)文員的工作技巧是什么呢？
　　雖然前臺(tái)文員是一個(gè)最基礎(chǔ)的行政職位，看起來(lái)是很簡(jiǎn)單的工作，真正要把它做好，還是有很多值得注意和學(xué)習(xí)的地方
　　1、接聽電話
　　大部分公司的前臺(tái)會(huì)兼任總機(jī)接線員一職，每天從各個(gè)地方打來(lái)的電話需要轉(zhuǎn)往不同的部門和人員，對(duì)于電話信息甄別的能力是有要求的，要想做好接聽電話準(zhǔn)確無(wú)誤，下面的小經(jīng)驗(yàn)值得借鑒：
　　1）通過(guò)來(lái)電顯示辨別是公司內(nèi)部業(yè)務(wù)電話還是外電，以便及時(shí)應(yīng)對(duì)。
　　2）學(xué)會(huì)識(shí)別來(lái)電者的聲音，公司領(lǐng)導(dǎo)以及經(jīng)常電話溝通的同事們的聲音要在短時(shí)間內(nèi)都熟悉才好。
　　3）學(xué)會(huì)篩選信息。現(xiàn)在營(yíng)銷無(wú)處不在，很多推銷的電話打來(lái)，無(wú)意中浪費(fèi)了公司的電話資源，這一類的電話要學(xué)會(huì)快速處理掉，而不要太過(guò)耐心謙和，而應(yīng)果斷處理掉，當(dāng)然，必要的禮貌還是不要忽視的哦。
　　4）養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣?？捎玫男畔⒂浵聛?lái)，以備日后用。
　　2、文件存檔
　　文件存檔看起來(lái)很簡(jiǎn)單，但是真要對(duì)所有的文件都了如指掌，除了存檔時(shí)遵照一定的原則（或按時(shí)間順序、或按文件性質(zhì)、或按部門分類以及其它存檔原則），閑暇時(shí)勤于查閱是很有用的，因?yàn)檫@會(huì)加深你對(duì)文件的印象，在急需查找某些文件時(shí)，你能憑借記憶迅速地查找到。
　　3、接待來(lái)訪
　　前臺(tái)每天會(huì)接待不同的客人，一個(gè)客人進(jìn)來(lái)，首先通過(guò)衣著判斷其身份，常見的上門推銷人員手里會(huì)背著公文包，拿著產(chǎn)品宣傳資料或產(chǎn)品實(shí)物等，而且說(shuō)話謙恭。
　　在不能判斷對(duì)方身份的情況下，應(yīng)禮貌地詢問對(duì)方：“你好，請(qǐng)問你有什么事？”而不是毫不客氣地來(lái)一句：“你是什么人？”或“你是干什么的？”如果對(duì)方是公司領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)約客人，這樣的問話方式會(huì)讓對(duì)方很不愉快，所以，當(dāng)知道對(duì)方是來(lái)找某部門某人時(shí)，首先要問清楚對(duì)方是否有預(yù)約，再電話與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或人員聯(lián)系，是否予以引見。如是臨時(shí)來(lái)訪，遇領(lǐng)導(dǎo)不在或不方便接待客人，可請(qǐng)對(duì)方留下聯(lián)系方式以及來(lái)訪事項(xiàng)，做好記錄，再轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員。
　　4、著裝
　　前臺(tái)是一家公司的形象窗口，前臺(tái)文員在接待來(lái)電來(lái)訪時(shí)，發(fā)自內(nèi)心的微笑表情會(huì)為你的接待形象加不少分，大方和職業(yè)化的著裝會(huì)讓你從服裝中感覺到自己是一名職場(chǎng)人，在工作中能潛意識(shí)地幫你豎立職業(yè)化作風(fēng)。
　　5、茶水添加
　　來(lái)訪客人如果在領(lǐng)導(dǎo)辦公室呆的時(shí)間超過(guò)十五分鐘以上，就應(yīng)該另準(zhǔn)備一壺茶水端進(jìn)去，方便客人續(xù)杯。
　　6、環(huán)境清潔。
　　除了每天上班時(shí)必做的日常清潔，來(lái)訪客人離開后，接待區(qū)可能雜亂不堪，紙杯、報(bào)紙、面紙、煙頭等要及時(shí)清理掉，以保持環(huán)境潔凈。
　　另外保持比較好的工作熱情和職業(yè)形象也很重要,這樣可以給領(lǐng)導(dǎo)留下好的印象,有被提拔的可能哦。