GTD時(shí)間管理原理與實(shí)踐分享——原理篇（二）

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     通過(guò)學(xué)習(xí)戴維.艾倫的《盡管去做：無(wú)壓工作的藝術(shù)》和《GTD and Outlook 2007》兩本書(shū)，自己總結(jié)了GTD的核心思想，并從2009年11月開(kāi)始實(shí)踐GTD。經(jīng)過(guò)4個(gè)月的磨合，不斷的體會(huì)，感覺(jué)GTD給了我很大的幫助。昨天又跟同事們做了分享，大家都覺(jué)得很實(shí)用。接下來(lái)，我將用一系列的短文來(lái)總結(jié)我的GTD實(shí)踐，希望對(duì)大家會(huì)有幫助。下面是文章的第二部分:

1. 第二步：工作的組織
   

   在將所有的事情都收集到一起后，我們要將他們進(jìn)行加工。加工的目的是徹底清空”工作籃”，將這些事情最終組織成為可以執(zhí)行的”下一步”工作清單。組織的步驟可以用下面的流程圖來(lái)表示。
   

   
   

   圖片2 GTD工作加工流程圖
   

   Step I ：弄清工作到底是什么？
   

   不是已經(jīng)寫(xiě)出來(lái)是什么工作了么？現(xiàn)在要回答的是”這件工作到底是什么”的問(wèn)題。要問(wèn)自己幾個(gè)問(wèn)題：
   

   1. 這件工作對(duì)我有什么意義？
      
   2. 我對(duì)這件工作的預(yù)期是什么？
      

   這樣才能真正明確這件事到底是什么，然后進(jìn)入下一步；
   

    

   Step II：判斷是否要采取行動(dòng)：
   

   對(duì)于不需要采取行動(dòng)的工作，有三種可能。
   

   （1）這個(gè)工作（包括信息、資料、雜事等）對(duì)自己沒(méi)有任何意義，直接扔掉，不要留戀；
   

       （2）這個(gè)工作是我的一個(gè)夢(mèng)想、或一直想做的事情，但現(xiàn)在又不能馬上采取行動(dòng)，那么把它列為Someday/Maybe的事情。如學(xué)習(xí)英語(yǔ)、去趟鐵嶺度度蜜月等等。這些事情有待你日后規(guī)劃來(lái)實(shí)現(xiàn)的。
   

       （3）這是一份資料，自己覺(jué)得很有用處，但現(xiàn)在用不上，那么就存檔，留待日后查找。存檔的時(shí)候注意要分門(mén)別類(lèi)，避免日后知道自己有這樣一份資料，但不知道放到哪里去了，那就尷尬了。
   

   如果需要采取行動(dòng)，則進(jìn)入下一步。
   

    

   Step III：判斷下一步行動(dòng)是什么
   

   “下一步”是指那些耗時(shí)不超過(guò)1小時(shí)，可以立即動(dòng)手做的事情。如我要規(guī)劃一個(gè)公司的網(wǎng)站，我的下一步工作可以是”查找同行的網(wǎng)站，找出共性和差別”。”下一步”的關(guān)鍵是可執(zhí)行性，可以慢慢體會(huì)。
   

   按照工作的大小有兩種情況。
   

   一種是比較大的工程。如要執(zhí)行一個(gè)咨詢(xún)項(xiàng)目（我自己是咨詢(xún)顧問(wèn)，職業(yè)?。?，這就需要事先對(duì)這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行規(guī)劃，列出要做的任務(wù)，給出時(shí)間點(diǎn)，甚至是畫(huà)出甘特圖。但一般自己的事情做到用思維導(dǎo)圖列出要做的事情就可以了。這樣就能知道自己可以馬上要做的”下一步”工作是什么了。
   

   另一種是小事，沒(méi)有多少步驟，在心里盤(pán)算一下就行。如給老媽打個(gè)電話(huà)，這本身就是個(gè)行動(dòng)。
   

   小事和大的工程的區(qū)別就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步驟，需要你多次的工作才能完成。
   

   這樣無(wú)論是小事還是大工程都有了下一步，下面要進(jìn)行初步的處理。
   

   Step IV：初步處理”下一步”并制作工作列表和排程
   

   處理的時(shí)候，可采用2分鐘原則：
   

   （1）對(duì)于用時(shí)不超過(guò)2分鐘的事情，馬上動(dòng)手做。這樣做能夠節(jié)省很多時(shí)間，避免你日后再找出這些小事，反而會(huì)花更多的時(shí)間去做。舉個(gè)例子，我們公司筆記本可以分月報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用，當(dāng)我已收到IT發(fā)送提交報(bào)銷(xiāo)發(fā)票的通知時(shí)，我會(huì)馬上把發(fā)票交過(guò)去，不到2分鐘解決。否則，如果你覺(jué)得這是小事，放著不管，很可能很快就忘了，等超期了，重新審批，說(shuō)不定半小時(shí)也搞不定。
   

   
   

   圖片3 下一步處理流程
   

   1. 對(duì)于大于2分鐘的事情。
      
      1. 能夠指派給其他人做的，盡量分派下去。華人成功學(xué)講師陳安之針對(duì)時(shí)間管理講到：”時(shí)間管理的精髓就在于，自己制作最有生產(chǎn)力的事情。”所以，把除了只有自己做才能保證品質(zhì)、只有自己才能做、自有自己做才能保證最高產(chǎn)能之外的能夠放權(quán)的事情，全部委派出去，要善于Use Others People’s Time（UOPT）。
         
      2. 自己做的事情。對(duì)于這些事情，我們要分場(chǎng)合來(lái)編制行動(dòng)清單，一有時(shí)間，就從列表中挑選出要做的事情執(zhí)行。對(duì)于其中要發(fā)生在某個(gè)特定時(shí)間的行動(dòng)，我們要在日歷中安排。下面我會(huì)分別描述制作任務(wù)清單和日歷的排程。
         

    

   下面我們?cè)敿?xì)探討一下行動(dòng)清單：
   

       行動(dòng)清單時(shí)記錄所有的工作和工作的”下一步”行動(dòng)的大列表，之后你要執(zhí)行事情都是參考這個(gè)清單，相當(dāng)于秘書(shū)給你做的工作安排。
   

       每個(gè)人大約在執(zhí)行的工作（廣義的工作）都有十幾甚至是幾十件，再加上他們的下一步，在你的任務(wù)清單上可能會(huì)產(chǎn)生幾十甚至上百個(gè)要執(zhí)行的”下一步”工作，這樣我們就要分類(lèi)管理。在GTD管理思想中，采用的是按照?qǐng)龊蟻?lái)分類(lèi)，場(chǎng)合是決定你在某個(gè)時(shí)刻能夠采取的”下一步”工作的內(nèi)容。
   

       下面參考的臺(tái)灣時(shí)間管理講師張永錫先生的分類(lèi)方法，這個(gè)分類(lèi)方法非常適合入門(mén)級(jí)的選手。當(dāng)然，按照?qǐng)龊戏诸?lèi)，完全可以根據(jù)自己的工作環(huán)境自己組織。
   

   
   

       下面介紹一下我的分類(lèi)方式，參考戴維.艾倫在《GTD and Outlook 2007》上的分類(lèi)方式做的個(gè)性化分類(lèi)。
   

   
   

• L-Projects是指超過(guò)3個(gè)月的工作
  
• S-Projects是指3個(gè)月內(nèi)可以完成的工作
  

這兩個(gè)分類(lèi)是從縱向上把握自己同時(shí)在執(zhí)行的項(xiàng)目的列表，可以讓你長(zhǎng)期對(duì)同一件事情保持跟蹤執(zhí)行。下面帶@符號(hào)的都是細(xì)分出來(lái)的”下一步”行動(dòng)。我分成了8中場(chǎng)合：

• @Agendas，主要是約定、打電話(huà)等事情
  
• @Christine，這是我的直接領(lǐng)導(dǎo)，由于溝通比較密切，這個(gè)分類(lèi)用來(lái)存我要向她匯報(bào)的工作
  
• @Commuting，是指我在路上的場(chǎng)合，這個(gè)場(chǎng)合我可以聽(tīng)講座、看電子書(shū)等
  
• @Errands，是我要做的一些雜事，如超市購(gòu)物什么的，主要跟采購(gòu)相關(guān)。
  
• @Home，是指我在家里能做的事情。如洗衣服、看電影等等，只能在家里才能做的事情?？措娪耙惨涗浢?？是的，你做的所有的事情最好都能詳細(xì)的列出來(lái)，這是效率的根本。可以防止你看完一個(gè)再看一個(gè)，然后再上會(huì)網(wǎng)逛逛，然后一個(gè)周末就沒(méi)了。
  
• @Office，在辦公室需要做的工作。這里面大多數(shù)都是我要做的公司的事情。每天我到公司基本上看的最多的就是Office這項(xiàng)，從中挑選出當(dāng)天要做的事情，就是一天的行動(dòng)清單。每天在公司目標(biāo)明確，效率很高，現(xiàn)在已經(jīng)基本上不把工作帶回家了，感謝戴維.艾倫。
  
• @Planning，這個(gè)分類(lèi)是專(zhuān)門(mén)放計(jì)劃和構(gòu)思的。這個(gè)需要有安靜的場(chǎng)合，有充足的時(shí)間去做，所以我早上的時(shí)候多數(shù)查看里面的列表，挑選要做的計(jì)劃執(zhí)行。
  
• @Waiting For，這個(gè)是我分派出去的工作環(huán)節(jié)，放在里面，我可以隨時(shí)查看，然后到時(shí)侯，如果對(duì)方還沒(méi)把我要的東西給我，我會(huì)像”黃世仁”似的要帳，絕對(duì)不漏，沒(méi)有爛帳。
  
• @Iteration，這個(gè)是我剛剛添加的，發(fā)現(xiàn)生活中有很多周期執(zhí)行的事情，如每天讀一篇英文，收集大家的文章，閱讀朋友博客的文章等等，都是每天要做的事情，所以，為了防止忘記，也要記錄，單獨(dú)放在一個(gè)分類(lèi)
  

以上是”下一步”行動(dòng)的分類(lèi)列表的描述，這些列表中的項(xiàng)目都是每個(gè)大的”Project”的在現(xiàn)在這個(gè)時(shí)間點(diǎn)上要做的事情，是橫向的事件管理。

下面的三項(xiàng)是定制的：

• Someday/Maybe，是前面流程中講到的自己想做但現(xiàn)在沒(méi)法馬上行動(dòng)的事情，很多是自己想要學(xué)習(xí)的東西或要實(shí)現(xiàn)的夢(mèng)想。這個(gè)類(lèi)別很重要，一定記得時(shí)常瀏覽，挑出可以行動(dòng)的項(xiàng)目出來(lái)，并制定出下一步逐漸實(shí)現(xiàn)他們。這些才是我們要的真正的人生。
  
• 讀書(shū)，我比較喜歡讀書(shū)，所以，我通常把我正在讀的書(shū)放到這個(gè)分類(lèi)里面，并記錄讀的進(jìn)度和心得
  
• 習(xí)慣養(yǎng)成，列出我要改掉的壞習(xí)慣，人無(wú)完人，找出自己的一些壞習(xí)慣，列上去，經(jīng)常查看，不斷改正，養(yǎng)成新的習(xí)慣，很有用。
  

下面介紹一下日歷的使用

    在初步處理中，需要對(duì)自己在某個(gè)時(shí)間點(diǎn)上要做的事情進(jìn)行排程。

    先說(shuō)一下，可以放在日歷中的事情。

• 在某個(gè)確切的時(shí)間里采取的行動(dòng)。如XX月XX日X時(shí)，我要參加一個(gè)XXX會(huì)議。
  
• 在某個(gè)確切的日期里采取的行動(dòng)。如XX月XX日，我要給X同學(xué)打個(gè)電話(huà)，祝他生日快樂(lè)，只要我在這一天里把這個(gè)事情做了就行。
  
• 在某個(gè)確切的日期所需要的資訊。我在某天需要得到XX部門(mén)給我的XX資料，我通常會(huì)設(shè)置日歷，到時(shí)看是否收到，沒(méi)收到就主動(dòng)上門(mén)索要。這與@Waiting For 里面的條目是關(guān)聯(lián)的。
  

    在使用日歷的時(shí)候，我非常贊同臺(tái)灣張永錫老師的觀點(diǎn)，”日歷是個(gè)神圣的地方，盡量要減少放在日歷中的事件的數(shù)量，如果放到日歷中，就代表著到這個(gè)時(shí)間點(diǎn)的時(shí)候，你一定會(huì)完成這件事。”

    截止目前為止，我們完成了工作的完整收集，又通過(guò)分析、計(jì)劃、處理2分鐘內(nèi)執(zhí)行的工作、制定行動(dòng)清單、日歷排程完成了工作的組織，徹底清空了”工作籃”。如果你認(rèn)真做到了這些，現(xiàn)在我們心中總會(huì)有如釋重負(fù)的感覺(jué)，如同剛剛徹底打掃了房間一樣，這就是時(shí)間管理的目的”處于沒(méi)有壓力的狀態(tài)”。