初始化處理分兩部分實現(xiàn)，即核算體系的建立與期初數(shù)據(jù)的整理錄入。
一、核算體系的建立
1．操作員設(shè)置 詳見第二章中“設(shè)置操作員及權(quán)限”部分。
2．建立核算賬套 新賬套的建立參見第二章第一節(jié)的相關(guān)內(nèi)容。
賬套中的“會計主管”應(yīng)該是本單位的財務(wù)人員，因此要先進行操作員設(shè)置，再建立核算賬套。
賬套主管可以通過【賬套】下的【修改】功能，根據(jù)本單位的實際情況，對允許進行修改的內(nèi)容進行修改。
3．操作員權(quán)限設(shè)置?。ㄒ唬┫到y(tǒng)管理 相關(guān)內(nèi)容。
5．啟用賬套
啟用賬套，就是要根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點，對總賬系統(tǒng)的一些系統(tǒng)選項進行設(shè)置，以便總賬系統(tǒng)配置相應(yīng)的功能或執(zhí)行相應(yīng)的控制。當(dāng)?shù)谝淮螁⒂每傎~系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動出現(xiàn)圖3－5所示對話框，可以進行選項設(shè)置。在啟用賬套或業(yè)務(wù)變更后，也可以通過該對話框查看或調(diào)整賬簿的選項。另外，在【總賬系統(tǒng)】界面，單擊【文件】菜單下的【選項…】，也可以得到選項對話框。
7．建立會計科目
建立會計科目是會計核算方法之一，財務(wù)系統(tǒng)一般都提供了符合國家會計制度規(guī)定的一級會計科目，明細科目的確定要根據(jù)各企業(yè)情況自行確定，確定原則如下：
第一，會計科目的設(shè)置必須滿足會計報表編制的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)，需從系統(tǒng)取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目。
第二，會計科目的設(shè)置必須保持科目與科目間的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級而無上級；既要設(shè)置總賬科目，又要設(shè)置明細科目，以提供總括和詳細的會計核算資料。
第三，會計科目要保持相對穩(wěn)定，會計年中不能刪除；如已經(jīng)使用，不能增設(shè)下一級明細科目。一級科目名稱要符合國家標準，明細科目名稱要通俗易懂。
第四，設(shè)置會計科目要考慮與子系統(tǒng)的銜接。在總賬系統(tǒng)中，只有末級會計科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)。因此，要將各個于系統(tǒng)中的核算科目設(shè)置為末級科目。
一般來說，為了充分體現(xiàn)計算機管理的優(yōu)勢，在企業(yè)原有的會計科目基礎(chǔ)上，應(yīng)對以往的一些科目結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化調(diào)整，充分發(fā)揮總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能，深化、強化企業(yè)的核算和管理工作。
當(dāng)企業(yè)規(guī)模不大，往來業(yè)務(wù)較少時，可采用和手工方式一樣的科目結(jié)構(gòu)及記賬方法，即將往來單位、個人、部門、項目通過設(shè)置明細科目來進行核算管理：而對于一個往來業(yè)務(wù)頻繁，清欠、清理工作量大，核算要求嚴格的企業(yè)來說，應(yīng)該采用總賬系統(tǒng)提供的輔助核算功能進行管理，即將這些明細科目的上級科目設(shè)為末級科目并設(shè)為輔助核算科目，并將這些明細科目設(shè)為相應(yīng)的輔助核算目錄。一個科目設(shè)置了輔助核算后，它所發(fā)生的每一筆業(yè)務(wù)將會登記在總賬和輔助明細賬上。
（1）增加會計科目。在【總賬系統(tǒng)】中，單擊【系統(tǒng)初始化】下的【會計科目】，進入會計科目界面，單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)會計科目一新增對話框，如圖3—6所示：
①科目編碼：科目編碼必須唯一，且必須按其級次的先后次序建立?？颇烤幋a只能由數(shù)字、英文字母及減號（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆" ’；空格等）禁止使用。
②科目名稱：分為科目中文名稱和科目英文名稱，可以是漢字、英文字母或數(shù)字，可以是減號（－）。正斜杠（＼），但不能輸入其他字符?？颇恐形拿Q最多可輸入10個漢字，科目英文名稱最多可輸入100個英文字母。
需要注意的是，科目中文名稱和英文名稱不能同時為空。在中文版中，必須錄入中文名稱；若是英文版，則必須錄入英文名稱。
③科目類型：行業(yè)性質(zhì)為企業(yè)時，科目類型分為：資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、成本、損益，沒有成本類的企業(yè)可不設(shè)成本類；行業(yè)性質(zhì)為行政單位或事業(yè)單位時，按新會計制度科目類型設(shè)置。
④賬頁格式：定義該科目在賬簿打印時的默認打印格式。系統(tǒng)提供了金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式供選擇。
⑤助記碼：用于幫助記憶科目，一般可用科目名稱中各個漢字拼音的頭一個字母組成，例如，管理費用，其助記碼可寫為glfy，這樣在制單或查賬中可使用助記碼glfy，系統(tǒng)可自動將助記碼轉(zhuǎn)換成科目名稱。
③輔助核算：也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其他核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬，明細賬核算外，并提供部門核算，個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項目核算四種專項核算功能供選用。設(shè)置輔助核算要考慮以下幾點：
第一，一個科目可同時設(shè)置兩種專項核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況，也想了解各項目的使用情況，那么可以同時設(shè)置部門核算和項目核算。
第二，個人往來核算不能與其他專項一同設(shè)置，客戶與供應(yīng)商核算不能一同設(shè)置。輔助賬類必須設(shè)在未級科目上，但為了查詢或出賬方便，有些科目也可以在未級和上級設(shè)賬類。但若只在上級科目設(shè)賬類，其末級科目沒有設(shè)該賬類，系統(tǒng)將不承認，也就是說當(dāng)上級科目設(shè)有某賬類時，其末級科目中必設(shè)有該賬類，否則只上級設(shè)賬類，系統(tǒng)將不處理。
第三，在設(shè)置輔助核算時請盡量慎重，因為如果科目已有數(shù)據(jù)，而要對科目的輔助核算進行修改，那么很可能會造成總賬與輔助賬對賬不平。
①其他核算：用于說明本科目是否有其他要求，如銀行賬、日記賬等。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。
③科目性質(zhì)（余額方向）：增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方；增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。
③外幣核算：用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名。
④數(shù)量核算：用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算和數(shù)量計量單位。計量單位可以是任何漢字或字符，如公斤、件、噸等。
（2）科目修改。當(dāng)科目屬性有錯誤時，可以對錯誤屬性進行修改。但是如果某科目已被制過單或已錄入期初余額，則不能修改該科目。如要修改該科目必須先刪除有該科目的憑證，并將該科目及其下級科目余額清零，再修改，修改完畢后要將余額及憑證補上。已使用的科目不能增加下級。
（3）科目查詢。準確而迅速地將指針定位在用戶所要查詢的科目上，方便地查詢或修改科目的各種屬性。
（4）科目刪除。對于不再使用的科目，可以將其從科目庫中刪除掉。但是已有余額的科目不能刪除，不能刪除非未級科目。
（5）指定科目。指定會計科目是指定出納的專管科目。只有指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行管理的保密性，才能查看現(xiàn)金、銀行存款日記賬。
11．憑證類別設(shè)置
許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進行分類編制，但各
企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進行分類。系統(tǒng)提供了五種常用分類方式供選擇：包括記賬憑證，收款、付款。轉(zhuǎn)賬憑證，現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證，現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款。銀行付款，轉(zhuǎn)賬憑證，自定義憑證類別。
在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【憑證類別】。選擇所需類別，進而進入憑證類別設(shè)置界面，如圖3－11所示【憑證類別】，在此可對憑證類別進行增加、修改。刪除等操作。
在開始用計算機錄入憑證之前應(yīng)進行憑證類別的設(shè)置：已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字；若限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。
13．常用憑證及常用摘要定義
（1）常用憑證定義。在單位里，會計業(yè)務(wù)都有其規(guī)范性，因而在日常填制憑證的過程中，經(jīng)常會有許多憑證完全相同或部分相同，如果將這些常用的憑證存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理的效率。確切地說，“常用憑證”提供的是常用會計憑證的模板，在調(diào)用常用憑證后，仍可做修改，使其符合當(dāng)時會計業(yè)務(wù)需要。
常用憑證可以利用【總賬系統(tǒng)】中【憑證】菜單下的【常用憑證】定義，也可以通過【填制憑證】桌面中【制單】菜單下的【生成常用憑證】項生成。
定義常用憑證時既要定義憑證主要信息，也要定義憑證分錄內(nèi)容。
（2）常用摘要定義。在日常填制憑證的過程中，因為業(yè)務(wù)的重復(fù)性發(fā)生，經(jīng)常會有許多摘要完全相同或大部分相同，如果將這些常用摘要存儲起來，在填制會計憑證時可隨時調(diào)用，必將大大提高業(yè)務(wù)處理效率。
常用摘要定義編號、摘要內(nèi)容、相關(guān)科目，調(diào)用常用摘要可以直接輸入摘要編號或參照輸入，這些信息（數(shù)據(jù)）可任意設(shè)定并在調(diào)用后可以修改補充。
二、期初余額的整理錄入
在開始使用總賬系統(tǒng)時，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計算機，假如是年中啟用總賬，而又希望查詢結(jié)果，全面反映今年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時的余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額計算清楚。例如，某企業(yè)2000年4月開始啟用總賬系統(tǒng)，那么，應(yīng)將該企業(yè)2000年3月末各科目的期末余額及l(fā)、3月的累計發(fā)生額計算出來，準備作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到總賬系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計算年初余額；若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù)。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項目的期初余額，以便在期初余額中錄入。
期初余額的錄入分兩部分：即總賬期初余額錄入和輔助賬期初余額錄入。
1．總賬期初余額錄入
期初余額錄入是將手工會計資料錄入到計算機中的過程之一。在桌面中單擊【系統(tǒng)初始化】下的【錄入期初余額】，在【期初余額錄入】界面的“期初余額”欄中，直接輸入數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)輸入完畢，單擊【刷新】按鈕，系統(tǒng)自動生成上級科目的余額如圖3－12所示。
余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負號輸入。
2．輔助賬期初余額錄入
在錄入期初余額時，若某科目涉及輔助核算，則系統(tǒng)會自動為該科目開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時，該科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。
期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證；已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。
若使用了應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)，并且在“選項”中將客戶往來或供應(yīng)商往來由應(yīng)收。應(yīng)付系統(tǒng)核算，那么，應(yīng)該到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中錄入合客戶、供應(yīng)商賬類的科目的明細期初余額，在這里，只能錄入這些科目的總余額。若這些科目還有其他輔助核算，如部門核算或項目核算，則只能錄入這些科目下各部門總余額或各項目的總余額。如某科目為客戶往來科目，該科目的期初余額，將不能在期初明細錄入窗中錄入，而是直接在期初余額中錄入即可。又如某科目為部門客戶核算科目，則進入期初明細錄入窗后，只能錄入各部門的余額。至于各客戶及供應(yīng)商的余額，可到應(yīng)收、應(yīng)付系統(tǒng)中去錄入。
初始化設(shè)置完成后，可以開始進行日常賬務(wù)處理了。日常業(yè)務(wù)包括填制憑證、修改憑證。審核憑證、憑證匯總、記賬等。
一、填制憑證
記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，是總賬系統(tǒng)的唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁的工作。計算機處理賬務(wù)后，電子賬簿的準確與完整依賴于記賬憑證，因而要確保記賬憑證輸入的準確完整。在實際工作中，可直接在計算機上根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證（即前臺處理），也可以先由人工制單而后集中輸入（即后臺處理）。企業(yè)采用哪種方式應(yīng)根據(jù)本單位實際情況，一般來說業(yè)務(wù)量不多、基礎(chǔ)較好和使用網(wǎng)絡(luò)版的企業(yè)可采用前臺處理方式，而在第一年使用或人機并行階段，則比較適合采用后臺處理方式。
（一）填制憑證方法
記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、會計分錄和金額等。如果輸入會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則同時要求輸入各種輔助核算的有關(guān)內(nèi)容。
單擊桌面中的【填制憑證】，屏幕顯示憑證畫面如圖3－13 所示。單擊【增加】按鈕或按 F5鍵，增加一張新憑證，光標定位在憑證類別上。
1．憑證頭內(nèi)容
（1）憑證類別。可以輸入憑證類別字，也可以參照輸入。
（2）憑證編號。一般情況下，由系統(tǒng)分類按月自動編制，即每類憑證每月都從0001號開始。對于網(wǎng)絡(luò)用戶，如果是幾個人同時制單，系統(tǒng)先提示一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證保存時才給出；如果只有一個人制中或使用單用戶版制單時憑證號即是正在填制的憑證的編號。系統(tǒng)同時也自動管理憑證頁號，系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五條記錄，當(dāng)某號憑證不只一頁，系統(tǒng)將自動在憑證號后標上分單號，如收－000l號0002／0003表示為收款憑證第0001號憑證共有三張分單，當(dāng)前光標所在分錄在第二張分單上。如果在啟用賬套時或在“賬簿選項” 中，設(shè)置憑證編號方式為“手工編號”，則用戶可在此處手工錄入憑證編號。
（3）制單日期。即填制憑證的日期。系統(tǒng)自動取進入賬務(wù)前輸入的業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，如果日期不對，可進行修改或參照輸入。
（4）附單據(jù)數(shù)。即輸入原始單據(jù)張數(shù)。
（5）憑證自定義項。憑證自定義項是由用戶自定義的憑證補充信息。用戶根據(jù)需要自行定義和輸入，系統(tǒng)對這些信息不進行校驗，只進行保存。
2．憑證內(nèi)容
（1）摘要。輸入本筆分錄的業(yè)務(wù)說明，要求簡潔明了，不能為空。
（2）科目。必須輸入末級科目?？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。
（3）輔助信息。當(dāng)科目具有輔助核算時，系統(tǒng)提示輸入相應(yīng)的輔助信息。如果需要對所有錄入的輔助項進行修改時，可雙擊所要修改的項，系統(tǒng)顯示輔助信息錄入窗，可進行修改。
對于要進行數(shù)量核算的科目，屏幕提示用戶輸入“數(shù)量”、“單價”。系統(tǒng)根據(jù)數(shù)量×單價自動計算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。
對于進行外幣核算的科目，系統(tǒng)自動將憑證格式改為外幣式，如果系統(tǒng)有其他輔助核算，則先輸入其他輔助核算后，再輸入外幣信息。
當(dāng)科目為銀行科目，則屏幕提示輸入“結(jié)算方式”、“票號”及“發(fā)生日期”。其中，“結(jié)算方式”輸入銀行往來結(jié)算方式，“票號”應(yīng)輸入結(jié)算號或支票號，“票據(jù)日期”應(yīng)輸入該筆業(yè)務(wù)發(fā)生的日期，“票據(jù)日期”主要用于銀行對賬。
對于要使用“支票登記簿” 的企業(yè)，若希望在制單時同時進行支票登記，則應(yīng)在“賬簿選項”中設(shè)置“支票控制”選項，那么在制單時，如果所輸?shù)慕Y(jié)算方式應(yīng)使用支票登記簿．在輸入支票號后，系統(tǒng)則會自動勾銷支票登記簿中未報銷的支票，并將報銷日期填上制單日期，所以在支票領(lǐng)用時，最好在支票登記簿中予以登記，以便系統(tǒng)能自動勾銷未報的支票。若支票登記簿中未登記該支票，系統(tǒng)將顯示支票錄入窗供用戶將該支票內(nèi)容登記到支票登記簿中，同時填上報銷日期。
（4） 金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數(shù)形式輸入。
憑證內(nèi)容錄入完畢，按【保存】按鈕或F6鍵保存這張憑證，按【放棄】按鈕放棄當(dāng)前增加的憑證。
如果使用了應(yīng)收系統(tǒng)來管理所有客戶往來業(yè)務(wù)，那么所有與客戶發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)收系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證，而不能在“填制憑證” 功能中制單。如果使用了應(yīng)付系統(tǒng)來管理所有供應(yīng)商往來業(yè)務(wù)，那么所有與供應(yīng)商發(fā)生的業(yè)務(wù)，都應(yīng)在應(yīng)付系統(tǒng)中生成相應(yīng)的憑證。
（二）填制憑證的其他功能
1．生成和調(diào)用常用憑證
（1）可以將某張憑證作為常用憑證存人常用憑證庫中，以后可按所存代號調(diào)用這張常用憑證。
（2）在填制一張與“常用憑證”相類似或完全相同的憑證時，可調(diào)用此常用憑證，這樣會加快憑證的錄入速度。調(diào)用方法為：在制單時通過【制單】菜單下的【調(diào)用常用憑證】功能，從中選擇要調(diào)用的常用憑證即可調(diào)出指定常用憑證。若調(diào)出的常用憑證與業(yè)務(wù)有出人或缺少部分信息，可直接將其修改成所需的憑證。
2．修改憑證
在填制憑證中，通過按【首頁】、【上頁】、【下頁】、【末頁】按鈕翻頁查找或按【查詢】按鈕輸入查詢條件，找到要修改的憑證，將光標移到需修改的地方進行修改即可。可修改內(nèi)容包括摘要、科目、輔助項、金額及方向、增刪分錄等。有些項目的修改受到【賬簿選項】中設(shè)置的限制，若某筆涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改該分錄，將不影響
“支票登記簿”中的內(nèi)容。修改完畢后，按【保存】按鈕保存當(dāng)前修改，按【放棄】按鈕放棄當(dāng)前憑證的修改。
外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。
3．作廢／恢復(fù)憑證
當(dāng)某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。
進入填制憑證后，找到要作廢的憑證。單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當(dāng)于一張空憑證。在賬簿查詢時，也查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。
若當(dāng)前憑證已作廢，還可單擊【制單】菜單下的【作廢／恢復(fù)】，取消作廢標志，并將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效憑證。
4．整理憑證
憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證作憑證整理。若想作憑證整理，應(yīng)先利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)” 功能中恢復(fù)本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。
5．制作紅字沖銷憑證
沖銷某張已記賬憑證，通過【制單】菜單下的【沖銷憑證】制作紅字沖銷憑證。輸入制單月份，然后回答將沖銷哪個月的哪類多少號憑證，則系統(tǒng)自動制作一張紅字沖銷憑證。通過紅字沖銷法增加的憑證，應(yīng)視同正常憑證進行保存管理。
6．查看憑證有關(guān)信息
總賬系統(tǒng)的填制憑證功能不僅是各賬簿數(shù)據(jù)的輸入口，同時也提供了強大的信息查詢功能，以便隨時了解經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的情況，保證填制憑證的正確性。通過【填制憑證】界面中的【查詢】功能，可以查詢符合條件的憑證信息；通過【查看】菜單可以查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬等。
（1）查詢外部系統(tǒng)制單信息。若當(dāng)前憑證為外部系統(tǒng)生成的憑證，可將鼠標移到記賬憑證的標題處，按下鼠標左鍵，系統(tǒng)顯示當(dāng)前憑證來自哪個子系統(tǒng)，憑證反映的業(yè)務(wù)類型與業(yè)務(wù)號。
（2）聯(lián)查明細賬。當(dāng)光標在憑證分錄上時，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查明細賬】，系統(tǒng)將顯示該筆業(yè)務(wù)發(fā)生科目的明細賬。
（3）聯(lián)查原始單據(jù)。若當(dāng)前憑證是由外部系統(tǒng)制單生成，單擊【查看】菜單下的【聯(lián)查原始單據(jù)】，將顯示生成這張憑證的原始單據(jù)。
（4）分單：若當(dāng)前憑證有多張分單，單擊【查看】菜單下的【查找分單】，輸入分單頁號，可查看到該張分單。
二、審核憑證
審核是指具有審核權(quán)限的操作員按照會計制度規(guī)定，對制單員填制的記賬憑證進行合法性檢查。會計核算涉及國家、企業(yè)和個人的切身經(jīng)濟利益，而記賬憑證的準確性是進行正確核算的基礎(chǔ)，因此無論是直接在計算機上根據(jù)已審核的原始憑證編制記賬憑證，還是直接將手工編制并審核的憑證輸入系統(tǒng)（因為又經(jīng)過了手工的操作處理），都需要經(jīng)過他人的審核后，才能作為正式憑證進行記賬處理。
為確保登記到賬簿的每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的準確性和可靠性，制單員填制的每一張憑證都必須經(jīng)過審核員的審核。審核憑證主要包括出納簽字和審核憑證兩方面工作，根據(jù)會計制度規(guī)定，審核與制單不能為同一人。
1．出納簽字
出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強對出納憑證的管理。出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對。
出納簽字之前首先要更換操作員，即單擊【總賬系統(tǒng)】中【文件】菜單下的【重新注冊】命令。然后單擊【總賬系統(tǒng)】中【審核憑證】下的【出納簽字】。輸入出納憑證的條件后，屏幕顯示憑證一覽表；選擇一張待簽字憑證，出納人員在確認該張憑證正確后，單擊【簽字】按鈕，憑證下方的“出納”處自動簽上出納人姓名，見圖3－14?？蓡螕簟臼讖垺俊ⅰ旧蠌垺?、【下張】、【末張】按鈕翻頁連續(xù)簽字。若想對已簽字的憑證取消簽字，可單擊【取消】按鈕取消簽字。也可通過【簽字】菜單下的【成批簽字】或【成批取消簽字】，將當(dāng)前范圍內(nèi)的所有憑證簽字或取消簽字。
是否要對出納憑證進行出納簽字管理，取決于“賬簿選項”中的設(shè)置。憑證一經(jīng)簽字，就不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才可以進行修改或刪除。取消簽字只能由出納人自己進行。
2．審核憑證
審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等、審查認為錯誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再審核，只有具有審核權(quán)的人才能進行審核操作。
憑證審核同出納簽字。需先重新注冊更換操作員，然后通過【總賬系統(tǒng)】中的【審核憑證】對待審核憑證進行審核；單擊【審核】菜單下的【成批審核憑證】或【成批取消審核】，系統(tǒng)將自動對待審核憑證或已審核憑證進行成批
審核或成批取消審核。
憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有被取消審核簽字后才對以進行修改或刪除，取消審核簽字只能由審核人自己進行；采用手工：制單的用戶，在憑單上審核完后還須對錄入機器中的憑證進行審核；作廢憑證不能被審核，也個能被標錯，已標錯的憑證不能被審核，若想審核，需先取消標錯后才能審核。
三、憑證匯總
憑證匯總是按條件對記賬憑證進行匯總并生成一張憑證匯總表。進行匯總的憑證可以是已記賬憑證，也可以是未記賬憑證，因此財務(wù)人員可在憑證未全部記賬前，隨時查看企業(yè)目前的經(jīng)營狀況及其他財務(wù)信息。
單擊【總賬系統(tǒng)】中【審核憑證】下的【科目匯總】。在憑證匯總表中可聯(lián)查具有輔助核算科目的專項明細情況。
四、記賬
記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。記賬一般采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確，記賬工作由計算機自動進行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。
單擊【總賬系統(tǒng)】中【記賬】，進入【記賬】向?qū)?，在向?qū)У闹敢?，輸入記賬范圍、查看記賬報告、開始記賬。待系統(tǒng)提示記賬完畢時，單擊【確定】，完成記賬工作。每月系統(tǒng)允許多次記賬。
記賬過程不得中斷，一旦斷電或其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。
以下情況將不允許記賬：
（1）在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。
（2）所選范圍內(nèi)的不平衡憑證，不允許記賬。
（3）所選范圍內(nèi)的未審核憑證，不允許記賬。
（4）上月未結(jié)賬，本月不允許記賬。
五、制作會計報表的流程
如果系統(tǒng)內(nèi)置的標準報表不能滿足您的需要，用戶可以按照下述流程自己制作報表，一般來講在下面討論的制表流程步驟中，第l、2、4、7步是必須的，因為要完成報表處理，一定要有啟動系統(tǒng)建立報表、設(shè)計格式、數(shù)據(jù)處理、退出系統(tǒng)這些基本過程。
1．啟動UFO，建立報表
單擊Windows95系統(tǒng)桌面上的【開始】，依次指向【程序】、【用友財務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財務(wù)系統(tǒng)】，最后單擊【UFO表】，啟動UFO報表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會計年度，確認后，進入UFO報表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或單擊【新建】圖標后，建立一個空的報表，默認表名為report1，并進入格式狀態(tài)。這時可以在這張報表上開始設(shè)計報表格式，在保存文件時可以用自己的文件名給這張報表命名。
2．設(shè)計報表的格式
報表的格式設(shè)計在格式狀態(tài)下進行，格式對整個報表都有效，包括以下操作：
（1）設(shè)置表尺寸。定義報表的大小即設(shè)定報表的行數(shù)和列數(shù)。
（2）輸入表內(nèi)文字。包括表頭、表體和表尾（關(guān)鍵字值除外）。在格式狀態(tài)下定義了單元內(nèi)容的自動默認為表樣型，定義為表樣型的單元在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不允許修改和刪除。
（3）確定關(guān)鍵字在表頁上的位置，如單位名稱、年、月等。
（4）定義行高和列寬。
（5）定義組合單元。即把幾個單元作為一個單元使用。
（6）設(shè)置單元風(fēng)格。設(shè)置單元的字形、字體、字號、顏色、圖案、折行顯示等。
（7）設(shè)置單元屬性。把需要輸入數(shù)字的單元定為數(shù)值單元；把需要輸入字符的單元定為字符單元。
（8）畫表格線。
（9）設(shè)置可變區(qū)。即確定可變區(qū)在表頁上的位置和大小。
3．定義各類公式
公式的定義在格式狀態(tài)下進行，計算公式定義了報表數(shù)據(jù)之間的運算關(guān)系，可以實現(xiàn)報表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。在報表單元中鍵人“＝”就可以直接定義計算公式，所以稱為單元公式。審核公式用用于審核報表內(nèi)或報表之間的勾稽關(guān)系是否正確，需要用【審核公式】菜單項定義。舍位平衡公式用于報在數(shù)據(jù)進行進位或小數(shù)取整時調(diào)整數(shù)據(jù)，避免破壞原數(shù)據(jù)平衡，需要用【舍位平衡公式】菜單項定義。
4．報表數(shù)據(jù)處理
報表格式和報表中的各類公式定義好之后，就可以輸入數(shù)據(jù)并進行處理了。報表數(shù)據(jù)處理在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進行。包括以下操作：
（1）新建的報表只有一張表頁，需要追加多個表頁。
（2）如果報表中定義了關(guān)鍵字，則輸入每張表頁上關(guān)鍵字的值。例如錄入關(guān)鍵字“單位名稱”的值：給第一頁錄入“甲單位”，給第二頁錄入“乙單位”給第三頁輸入“丙單位”等等。
（3）在數(shù)值單元或字符單元中輸入數(shù)據(jù)。
（4）如果報表中有可變區(qū)，可變區(qū)初始只有一行或一列．需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中輸入數(shù)據(jù)。隨著數(shù)據(jù)的輸入，當(dāng)前表頁的單元公式將自動運算并顯示結(jié)果。如果報表有審核公式和舍位平衡公式，則執(zhí)行審核和舍位。需要的話，做報表匯總和合并報表。
