第一節(jié) 會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)概述

一、會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的主要功能

會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)的主要功能體現(xiàn)于UFO的強(qiáng)大功能。UFO作為一種優(yōu)秀的電子表格軟件，與其他電子表格軟件的最大區(qū)別在于它是真正的三維立體表，在此基礎(chǔ)上提供了豐富的實(shí)用功能，完全實(shí)現(xiàn)了三維立體表的四維處理能力。UFO的主要功能有：

1．文件管理功能

UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數(shù)據(jù)文件還能夠轉(zhuǎn)換為不同的文件格式：如文本文件、*.mdb文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件。此外，通過(guò) UFO提供的“導(dǎo)入”和“導(dǎo)出”功能，可以實(shí)現(xiàn)和其他流行財(cái)務(wù)軟件之間的數(shù)據(jù)交換。

2．格式設(shè)計(jì)功能

UFO提供的格式設(shè)計(jì)功能，可以設(shè)置報(bào)表尺寸、組合單元、畫(huà)表格線（包括斜線）、調(diào)整行高列寬、設(shè)置字體和顏色、設(shè)置顯示比例等等，制作各種形式的報(bào)表。同時(shí)，UFO還內(nèi)置了11種套用格式和19個(gè)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表模板，包括最新的現(xiàn)金流量表，方便了用戶標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表的制作，對(duì)于用戶單位內(nèi)部常用的管理報(bào)表，UFO還提供了自定義模板功能。

3．?dāng)?shù)據(jù)處理功能

UFO的數(shù)據(jù)處理功能可以固定的格式管理含有大量數(shù)據(jù)的表頁(yè)，能將多達(dá)99999張具有相同格式的報(bào)表資料統(tǒng)一在一個(gè)報(bào)表文件中管理，并在每張表頁(yè)之間建立有機(jī)的聯(lián)系。

此外，還提供了排序、審核、舍位平衡、匯總功能；提供了絕對(duì)單元公式和相對(duì)單元公式，可以方便、迅速地定義計(jì)算公式；提供了種類豐富的函數(shù)，在系統(tǒng)向?qū)У囊龑?dǎo)下輕松地從賬務(wù)及其他子系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，生成財(cái)務(wù)報(bào)表。

4．圖表功能

UFO可以很方便地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形組織和分析，制作包括直方圖、立體圖、圓餅圖、折線圖等多種分析圖表，并能編輯圖表的位置、大小、標(biāo)題、字體、顏色、打印輸出。“圖文混排”使財(cái)務(wù)報(bào)表的數(shù)據(jù)更加直觀。

5．打印功能

UFO提供“所見(jiàn)即所得”和“打印預(yù)覽”，可以隨時(shí)觀看報(bào)表或圖形的打印效果。報(bào)表打印時(shí)，可以打印格式或數(shù)據(jù)，可以設(shè)置表頭和表尾，可以在0.3到3倍之間縮放打印，可以橫向或縱向打印等等。

6．二次開(kāi)發(fā)功能

UFO還能進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。它提供了批命令和自定義菜單，自動(dòng)記錄命令窗中輸入的多個(gè)命令，可將有規(guī)律性的操作過(guò)程編制成批命令文件，進(jìn)一步利用自定義菜單開(kāi)發(fā)出適合本企業(yè)的專用系統(tǒng)。

二、會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系

會(huì)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)主要是從其他系統(tǒng)中提取編制報(bào)表所需的數(shù)據(jù)?？傎~、工資、固定資產(chǎn)、應(yīng)收、應(yīng)付、財(cái)務(wù)分析。采購(gòu)、庫(kù)存、存貨核算和銷售子系統(tǒng)均可向報(bào)表子系統(tǒng)傳遞數(shù)據(jù)，以生成財(cái)務(wù)部門(mén)所需的各種會(huì)計(jì)報(bào)表。

四、會(huì)計(jì)報(bào)表的主要概念

正如手工情況下填制一張報(bào)表一樣、必須有表樣后才能填寫(xiě)數(shù)據(jù)。UFO報(bào)表的制作也不外乎是報(bào)表的格式設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)處理，在介紹UFO的基本操作前，先熟悉一些UFO的基本概念。

l．格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

UFO將報(bào)表制作分為兩大部分來(lái)處理，即報(bào)表格式設(shè)計(jì)工作與報(bào)表數(shù)據(jù)處理工作。

在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，如表尺寸。行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字及定義報(bào)表的單元公式（計(jì)算公式）、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下，所看到的是報(bào)表的格式，報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用，并且不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。

在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)。增加或刪除表頁(yè)、審核。舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)【格式／數(shù)據(jù)】按鈕。如圖 所示，點(diǎn)取這個(gè)按鈕可以在格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。

2．單元

單元是組成報(bào)表的最小單位，單元名稱由所在行、列標(biāo)識(shí)，行號(hào)用數(shù)字l～9999表示，列標(biāo)用字母 A～I(xiàn)U表示。例如：C8表示第 3列第 8 行的那個(gè)單元。單元類型向數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。

（1）數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下（格式／數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時(shí)）輸入，數(shù)值單元的內(nèi)容可以是1.7×(10E－308)-l.7×(10E＋308)之間的任何數(shù)(15位有效數(shù)字),數(shù)字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成、建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的類型缺省為數(shù)值型。

（2）字符單元。也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，只不過(guò)不一定是數(shù)值數(shù)據(jù)，也在數(shù)據(jù)狀態(tài)下（格式/數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時(shí)）輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種鍵盤(pán)可輸入的符號(hào)組成的一串字符，一個(gè)單元中最多可輸入63個(gè)字符或31個(gè)漢字。字符單元的內(nèi)容也可由單元公式生成。

（3）表樣單元，是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對(duì)所有表頁(yè)都有效。表樣單元在格式狀態(tài)下（格式／數(shù)據(jù)按鈕顯示為“格式”時(shí)）輸入和修改，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下（格式／數(shù)據(jù)按鈕顯示為“數(shù)據(jù)”時(shí)）不允許修改。

3．組合單元

由于一個(gè)單元只能輸入有限個(gè)字符，在實(shí)際工作中有的單元有超長(zhǎng)輸入情況，這時(shí)，可以采用系統(tǒng)提供的組合單元。組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多的單元組成，這些單元必須是同一種單元類型（表樣、數(shù)值、字符），UFO在處理報(bào)表時(shí)將組合單元視為一個(gè)單元?？梢越M合同一行相鄰的幾個(gè)單元，可以組合同一列相鄰的幾個(gè)單元，也可以把一個(gè)多行多列的平面區(qū)域設(shè)為一個(gè)組合單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來(lái)表示。例如把B2到B3定義為一個(gè)組合單元，這個(gè)組合單元可以用“B2”、“B3”、或“B2:B3”表示。

4．區(qū)域

由一張表頁(yè)上的一組單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。在UFO中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個(gè)表的所有單元（整個(gè)表頁(yè)），最小的區(qū)域是一個(gè)單元。例如：A6到C10的長(zhǎng)方形區(qū)域表示為A6：C10，起點(diǎn)單元與終點(diǎn)單元用“：”連接。

5．表頁(yè)

一個(gè) UFO報(bào)表最多可容納 99 999 張表頁(yè)，每一張表頁(yè)是由許多單元組成的。一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。表頁(yè)在報(bào)表中的序號(hào)在表頁(yè)的下方以標(biāo)簽的形式出現(xiàn)，稱為“頁(yè)標(biāo)”。頁(yè)標(biāo)用“第1頁(yè)”－“第99999頁(yè)”表示，當(dāng)前表的第2頁(yè)，可以表示為@2。

6．二維表和三維表

確定某一數(shù)據(jù)位置的要素稱為“維”。在一張有方格的紙上填寫(xiě) 一個(gè)數(shù)，這個(gè)數(shù)的付置可通過(guò)行和列（二維）來(lái)描述。如果將一張有方格的紙稱為表，那么這個(gè)表就是二維表，通過(guò)行（橫軸）和列（縱軸）可以找到這個(gè)二維表中任何位置的數(shù)據(jù)。如果將多個(gè)相同的二維表疊在一起，找到某一個(gè)數(shù)據(jù)的要素需增加一個(gè)，即表頁(yè)號(hào)（Z軸）。這一疊表稱為一個(gè)三維表。如果將多個(gè)不同的三維表放在一起，要從這多個(gè)三維表中找到一個(gè)數(shù)據(jù)，又需增加一個(gè)要素，即表名。三維表的表間操作即為“四維運(yùn)算”。因此，在UFO中要確定一個(gè)數(shù)據(jù)的所有要素為：<表名>、<列>、<行>、<表頁(yè)> ，如利潤(rùn)表第2頁(yè)的C5單元，表示為：“利潤(rùn)表”→C5＠2。

一張二維報(bào)表的各項(xiàng)缺省指標(biāo)為：行數(shù)：1－9999（缺省值為50行）；列數(shù)；l－255（缺省值為7列）；行高：0－160毫米（缺省值為5毫米）；列寬：0－220毫米（缺省值為26毫米）；表頁(yè)數(shù)：1－99 999頁(yè)（缺省值為 l頁(yè)）。

7．固定區(qū)及可變區(qū)

（1）固定區(qū)。指組成一個(gè)區(qū)域的行數(shù)和列數(shù)是固定的數(shù)目。一旦設(shè)定好以后，在固定區(qū)域內(nèi)其單元總數(shù)是不變的。

（2）可變區(qū)。指組成一個(gè)區(qū)域的行數(shù)或列數(shù)是不固定的數(shù)字，可變區(qū)的最大行數(shù)或最大列數(shù)是在格式設(shè)計(jì)中設(shè)定的。在一個(gè)報(bào)表中只能設(shè)置一個(gè)可變區(qū)，或是行可變區(qū)或是列可變區(qū)。行可變區(qū)是指可變區(qū)中的行數(shù)是可變的；列可變區(qū)是指可變區(qū)中的列數(shù)是可變的。設(shè)置可變區(qū)后，屏幕只顯示可變區(qū)的第一行或第一列，其他可變行列隱藏在表體內(nèi)。在以后的數(shù)據(jù)操作中，可變行列數(shù)隨著需要而增減。有可變區(qū)的報(bào)表稱為可變表。沒(méi)有可變區(qū)的表稱為固定表。

 8．關(guān)鍵字

關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。如：一個(gè)資產(chǎn)負(fù)債表的表文件可放一年12個(gè)月的資產(chǎn)負(fù)債表（甚至多年的多張表），要對(duì)某一張表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行定位，要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UFO中稱為關(guān)鍵字。

UFO共提供了以下六種關(guān)鍵字，關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。

（1）單位名稱。字符型（最多30個(gè)字符），為該報(bào)表表頁(yè)編制單位的名稱。

（2）單位編號(hào)。字符型（最多10個(gè)字符），為該報(bào)表表頁(yè)編制單位的編號(hào)。

（3）年。數(shù)字型（1904－2100），該報(bào)表表頁(yè)反映的年度。

（4）季。數(shù)字型（l－4），該報(bào)表表頁(yè)反映的季度。

（5）月。數(shù)字型（1～12），該報(bào)表表頁(yè)反映的月份。

（6）日。數(shù)字型(1～31)，該報(bào)表表頁(yè)反映的日期。

除此之外，UFO還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時(shí)有特殊意義，可以用于業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期，可以從其他系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，在實(shí)際工作中可以根據(jù)具體情況靈活運(yùn)用這些關(guān)鍵字。

9．篩選

篩選是在執(zhí)行UFO的命令或函數(shù)時(shí)，根據(jù)用戶指定的篩選條件，對(duì)報(bào)表中每一個(gè)表頁(yè)或每一個(gè)可變行（列）進(jìn)行判斷，只處理符合篩選條件的表頁(yè)或可變行（列）。

篩選條件分為表頁(yè)篩選條件和可變區(qū)篩選條件。表頁(yè)篩選條件指定要處理的表頁(yè)；可變區(qū)篩選條件指定要處理的可變行或可變列。

篩選條件跟在命令、函數(shù)的后面，用“FOR <篩選條件> ”來(lái)表示。例如：某企業(yè)1998全年的費(fèi)用表存在一個(gè)報(bào)表文件中，每個(gè)月的費(fèi)用表占一張表頁(yè)，共12張表頁(yè)。使用命令：LET A10＝“下半年”FOR 月＞5，表示給6、7、8、9、10、11、12月表頁(yè)的A10 單元賦值為“下半年”，其他表頁(yè)的A10 單元不變。

10．關(guān)聯(lián)

UFO報(bào)表中的數(shù)據(jù)有著特殊的經(jīng)濟(jì)含義，因此報(bào)表數(shù)據(jù)不是孤立存在的，一張報(bào)表中不同表頁(yè)的數(shù)據(jù)或多個(gè)報(bào)表中的數(shù)據(jù)可能存在著這樣或那樣的經(jīng)濟(jì)關(guān)系或勾稽關(guān)系，要根據(jù)這種對(duì)應(yīng)關(guān)系找到相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行引用，就需要定義關(guān)聯(lián)條件。UFO在多個(gè)報(bào)表之間操作時(shí)，主要通過(guò)關(guān)聯(lián)條件來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)組織。

關(guān)聯(lián)條件跟在命令、函數(shù)的后面，用“RELATION <關(guān)聯(lián)條件>”來(lái)表示。如果有篩選條件，則關(guān)聯(lián)條件應(yīng)跟在篩選條件的后面。

五、制作會(huì)計(jì)報(bào)表的流程

如果系統(tǒng)內(nèi)置的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)表不能滿足您的需要，用戶可以按照下述流程自己制作報(bào)表，一般來(lái)講在下面討論的制表流程步驟中，第l、2、4、7步是必須的，因?yàn)橐瓿蓤?bào)表處理，一定要有啟動(dòng)系統(tǒng)建立報(bào)表、設(shè)計(jì)格式、數(shù)據(jù)處理、退出系統(tǒng)這些基本過(guò)程。

1．啟動(dòng)UFO，建立報(bào)表

單擊Windows95系統(tǒng)桌面上的【開(kāi)始】，依次指向【程序】、【用友財(cái)務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財(cái)務(wù)系統(tǒng)】，最后單擊【UFO表】，啟動(dòng)UFO報(bào)表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會(huì)計(jì)年度，確認(rèn)后，進(jìn)入U(xiǎn)FO報(bào)表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或單擊【新建】圖標(biāo)后，建立一個(gè)空的報(bào)表，默認(rèn)表名為report1，并進(jìn)入格式狀態(tài)。這時(shí)可以在這張報(bào)表上開(kāi)始設(shè)計(jì)報(bào)表格式，在保存文件時(shí)可以用自己的文件名給這張報(bào)表命名。

2．設(shè)計(jì)報(bào)表的格式

報(bào)表的格式設(shè)計(jì)在格式狀態(tài)下進(jìn)行，格式對(duì)整個(gè)報(bào)表都有效，包括以下操作：

（1）設(shè)置表尺寸。定義報(bào)表的大小即設(shè)定報(bào)表的行數(shù)和列數(shù)。

（2）輸入表內(nèi)文字。包括表頭、表體和表尾（關(guān)鍵字值除外）。在格式狀態(tài)下定義了單元內(nèi)容的自動(dòng)默認(rèn)為表樣型，定義為表樣型的單元在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不允許修改和刪除。

（3）確定關(guān)鍵字在表頁(yè)上的位置，如單位名稱、年、月等。

（4）定義行高和列寬。

（5）定義組合單元。即把幾個(gè)單元作為一個(gè)單元使用。

（6）設(shè)置單元風(fēng)格。設(shè)置單元的字形、字體、字號(hào)、顏色、圖案、折行顯示等。

（7）設(shè)置單元屬性。把需要輸入數(shù)字的單元定為數(shù)值單元；把需要輸入字符的單元定為字符單元。

（8）畫(huà)表格線。

（9）設(shè)置可變區(qū)。即確定可變區(qū)在表頁(yè)上的位置和大小。

3．定義各類公式

公式的定義在格式狀態(tài)下進(jìn)行，計(jì)算公式定義了報(bào)表數(shù)據(jù)之間的運(yùn)算關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)報(bào)表系統(tǒng)從其他子系統(tǒng)取數(shù)。在報(bào)表單元中鍵人“＝”就可以直接定義計(jì)算公式，所以稱為單元公式。審核公式用用于審核報(bào)表內(nèi)或報(bào)表之間的勾稽關(guān)系是否正確，需要用【審核公式】菜單項(xiàng)定義。舍位平衡公式用于報(bào)在數(shù)據(jù)進(jìn)行進(jìn)位或小數(shù)取整時(shí)調(diào)整數(shù)據(jù)，避免破壞原數(shù)據(jù)平衡，需要用【舍位平衡公式】菜單項(xiàng)定義。

4．報(bào)表數(shù)據(jù)處理

報(bào)表格式和報(bào)表中的各類公式定義好之后，就可以輸入數(shù)據(jù)并進(jìn)行處理了。報(bào)表數(shù)據(jù)處理在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行。包括以下操作：

（1）新建的報(bào)表只有一張表頁(yè)，需要追加多個(gè)表頁(yè)。

（2）如果報(bào)表中定義了關(guān)鍵字，則輸入每張表頁(yè)上關(guān)鍵字的值。例如錄入關(guān)鍵字“單位名稱”的值：給第一頁(yè)錄入“甲單位”，給第二頁(yè)錄入“乙單位”給第三頁(yè)輸入“丙單位”等等。

（3）在數(shù)值單元或字符單元中輸入數(shù)據(jù)。

（4）如果報(bào)表中有可變區(qū)，可變區(qū)初始只有一行或一列．需要追加可變行或可變列，并在可變行或可變列中輸入數(shù)據(jù)。隨著數(shù)據(jù)的輸入，當(dāng)前表頁(yè)的單元公式將自動(dòng)運(yùn)算并顯示結(jié)果。如果報(bào)表有審核公式和舍位平衡公式，則執(zhí)行審核和舍位。需要的話，做報(bào)表匯總和合并報(bào)表。

5．報(bào)表圖形處理

選取報(bào)表數(shù)據(jù)后可以制作各種圖形，如直方圖、圓餅圖、拆線圖、面積圖、立體圖。圖形可隨意移動(dòng)，圖形的標(biāo)題、數(shù)據(jù)組可以按照要求設(shè)置，圖形可以打印輸出。

6．打印報(bào)表

可控制打印方向，橫向或縱向打??；可控制行列打印順序；不但可以以設(shè)置頁(yè)眉和頁(yè)腳，還可設(shè)置財(cái)務(wù)報(bào)表的頁(yè)首和頁(yè)尾；可縮放打??；利用打印預(yù)覽可觀看打印效果。

7．退出

所有操作進(jìn)行完畢之后，不要忘了保存報(bào)表文件，保存后可以退出 UFO系統(tǒng)。如果忘記保存文件，UFO在退出前將有提示。

第二節(jié) 會(huì)計(jì)報(bào)表格式設(shè)計(jì)

報(bào)表的格式在格式狀態(tài)下設(shè)計(jì)。格式對(duì)整個(gè)報(bào)表都有效，下面分別說(shuō)明固定表和可變表的格式設(shè)計(jì)過(guò)程。

一、固定表設(shè)計(jì)

下面以損益表為例，說(shuō)明固定表的設(shè)計(jì)步驟。損益表如圖4－3所示

	損益表	會(huì)工02表
單位名稱	年 月 日	單位：元

 

 

項(xiàng)目	行次	本月數(shù)	本年累計(jì)
一、產(chǎn)品銷售收入
減：產(chǎn)品銷售成本
產(chǎn)品銷售費(fèi)用
產(chǎn)品銷售稅金及附加
二、產(chǎn)品銷售利潤(rùn)
加：其他業(yè)務(wù)利潤(rùn)
減：管理費(fèi)用
財(cái)務(wù)費(fèi)用
三、營(yíng)業(yè)利潤(rùn)
加：投資收益
營(yíng)業(yè)外收入
減：營(yíng)業(yè)外支出
四、利潤(rùn)總額
減：所得稅
五、凈利潤(rùn)

 

1．啟動(dòng)UFO，建立報(bào)表

單擊Windows95的系統(tǒng)桌面上的【開(kāi)始】，依次指向【程序】、【用發(fā)財(cái)務(wù)及企管軟件UFERPM8.10】、【財(cái)務(wù)系統(tǒng)】，最單擊【UFO表】，啟動(dòng)UFO表系統(tǒng)。首先是選擇賬套和會(huì)計(jì)年度．確認(rèn)后，進(jìn)入U(xiǎn)FO報(bào)表系統(tǒng)，選擇【文件】菜單中的【新建】命令或中擊【新建】圖標(biāo)后，出現(xiàn)一張空表，默認(rèn)表名為report1，并進(jìn)入格式狀態(tài)。

2．設(shè)置表尺寸

損益表表樣中，共有21行4列，包括表頭3行，表體16行，表尾2行。單擊【格式】下的【表尺寸】，出現(xiàn)表尺寸對(duì)話框，將行數(shù)設(shè)為21，列數(shù)設(shè)為4，確認(rèn)。這時(shí)屏幕上以保留21行4列，其余部分皆為灰色，注意：如果在設(shè)計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)表尺寸有誤，可以通過(guò)【編輯】菜單下的【插入】和【刪除】增減行列數(shù)。

3．定義表頭和關(guān)鍵字

   （1）定義表頭。首先在A1單元輸入標(biāo)題“損益表”。將“損益表” 三字居中放置的操作如下：選中A1：D1 單元，選擇【格式】下的【組合單元】，如圖4－4所示；8點(diǎn)【們本組合】或【按行組合】，會(huì)發(fā)現(xiàn)A1到D1成為一個(gè)損益表單元，然后單擊工具欄的“居中”按鈕，就可以將報(bào)表標(biāo)題居中，再選擇【格式】菜單中的【單元風(fēng)格】，在【單元風(fēng)格】對(duì)話框中設(shè)置表頭字體為黑體，字號(hào)為16，確認(rèn)。在 D2單元輸入“會(huì)工02 表”，單擊工具欄的【右對(duì)齊】按鈕，將“會(huì)工02表”靠右對(duì)齊。同理，在D3單元輸入“單位：元”字樣，并單擊工具欄的【右對(duì)齊】按鈕。

（2）定義關(guān)鍵字。選定 A3單元，選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【關(guān)鍵字】后的【設(shè)置】，默認(rèn)設(shè)置“單位名稱”關(guān)鍵字，確認(rèn)，A3單元中出現(xiàn)了紅色的“單位名稱：“×××××××××××”。重復(fù)上述操作，選擇【關(guān)鍵字】將“年”和“月” 兩個(gè)關(guān)鍵了加人，關(guān)鍵字“年”和“月”與“單位名稱” 重疊在一起，無(wú)法辨別。選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【關(guān)鍵字】后的【偏移】，設(shè)置月關(guān)鍵字偏移量為40，確認(rèn)后，月關(guān)鍵字位置向后移動(dòng)一定距離。由此，可以理解“偏移” 就是指各關(guān)鍵字在單元中的相對(duì)位置，負(fù)數(shù)表示向左偏移，正數(shù)表示向右偏移。如果這時(shí)單擊【數(shù)據(jù)／格式】按鈕切換到“數(shù)據(jù)”狀態(tài)，就能清楚地看到損益表的表頭了。

4．制作表體

（1）輸入表體內(nèi)各欄目?jī)?nèi)容。

（2）定義行高。如果希望加大報(bào)表的標(biāo)題行，首先單擊行標(biāo)“1”選擇標(biāo)題行，然后選擇【格式】菜單中的【行高】，出現(xiàn)“行高”對(duì)話框。在對(duì)話框中輸入希望的行高值，如8。

定義行高時(shí)也可以把鼠標(biāo)定位在第一行和第二行兩個(gè)行標(biāo)之間，鼠標(biāo)變形為黑色雙向箭頭時(shí)，拖動(dòng)鼠標(biāo)到滿意行高為止。

可用鼠標(biāo)一次調(diào)整多行的行高。首先選取多個(gè)行標(biāo)，然后利用鼠標(biāo)調(diào)整行高，選中區(qū)域的所有行將按新高度顯示。單擊表頁(yè)左上角的全選鈕后調(diào)整行高，可一次調(diào)整表頁(yè)中所有行的行高。

（3）定義列寬。定義列寬的操作與定義行高相似，不再贅述，將損益表各列調(diào)整為：A列：50；B列：16；C列：30；D列：30。

（4）設(shè)置表體單元風(fēng)格。單元顯示風(fēng)格即單元的字型、字體、字號(hào)、顏色、圖案、折行顯示等。例如，選擇A4：D4區(qū)域，單擊工具欄的【居中】按鈕，將表頭欄目居中。選擇 B 列，單擊工具欄的【居中】按鈕，將“行次”欄各項(xiàng)居中。

5．畫(huà)表格線

選取要畫(huà)線的區(qū)域人A4：D19。選擇【格式】菜單中的【區(qū)域畫(huà)線】，在【區(qū)域畫(huà)線】對(duì)話框中選擇“畫(huà)線類型”和“樣式”，本例中，選擇“網(wǎng)格”類型和默認(rèn)樣式，確認(rèn)后，A4：D19 區(qū)域出現(xiàn)設(shè)定格線。如果想刪除區(qū)域中的表格線，則重復(fù)以上過(guò)程，在對(duì)話框中選相應(yīng)的“畫(huà)線類型” 樣人為“空線”即可。

6．設(shè)置單元屬性

系統(tǒng)對(duì)在格式狀態(tài)下錄入的單元默認(rèn)為表樣，如 A4：D4 及 A5：A19單元，其余單元均為“數(shù)估”

需要設(shè)置單元屬性時(shí)，選取要設(shè)置單元屬性的區(qū)域，如 C5：D19，選擇【格式】菜單中的【單元屬性】，在【單元屬性】對(duì)話框中設(shè)置單元的單元類型、數(shù)字格式和邊框樣式。

7．定義公式

這里，主要說(shuō)明計(jì)算公式的定義。以C5單元為例，C5單元存放本月產(chǎn)品銷售收人的貸方發(fā)生額。定義過(guò)程如下：

   （1）在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)，單擊C5單元。

   （2）輸入“=”或單擊【fx】圖標(biāo)，出現(xiàn)【定義公式】對(duì)話框。

   （3）在定義公式對(duì)話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，出現(xiàn)函數(shù)向?qū)?duì)話框。

（4）在函數(shù)向?qū)?duì)話框中的函數(shù)分類列表框中，選擇【賬務(wù)函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【發(fā)生】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框。

（5）在用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，單擊【冬照】按鈕，出現(xiàn)賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框

（6）在賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框，選擇賬套號(hào)：999、科目：501、期間：月、會(huì)計(jì)年度：默認(rèn)、方向：貸及輔助核算項(xiàng)目編碼，最后單擊【確定】，返回用友賬務(wù)函數(shù)。

（7）在用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，單擊【確定】返回。

（8）在定義公式對(duì)話框中，最終形成公式 C5＝FS（“501”，月，“貸”，999，）， 確定。

（9）在C5 單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C5 單元的公式定義。

8． 制作表尾

在 A20 單元輸入“制表”，A21單元輸入“財(cái)務(wù)主管”，C20銀元輸入“復(fù)核”，C21 單元輸入“報(bào)送日期”，然后將這些單元定義為右對(duì)齊。然后選擇B20：H21、D20：D21 區(qū)域，選擇【格式】菜單下的【單元屬性】，將單元類型定義為“字符”，并將這兩個(gè)區(qū)域定義為左對(duì)齊。

9．報(bào)表存盤(pán)

經(jīng)過(guò)以上步驟，一個(gè)損益表的樣板基本上建立起來(lái)了，選擇【文件】菜單下的【保存】，出現(xiàn)“另存為”對(duì)話框，輸入文件名“SYB”，確認(rèn)。如果不立即進(jìn)行報(bào)表計(jì)算?？梢赃x【文件】菜單下的【關(guān)閉】，關(guān)閉當(dāng)前文件。

10．?dāng)?shù)據(jù)處理

現(xiàn)在使用剛才制作的樣板進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，生成9月份的損益表。

（1）打開(kāi)報(bào)表．如果報(bào)表是關(guān)閉狀態(tài)，需要打開(kāi)報(bào)表。選擇【文件】菜單下的【打開(kāi)】．選擇文件“損益表”，中擊【打開(kāi)】按鈕，屏幕下出現(xiàn)已事先定義的“損益表”，并處于數(shù)據(jù)處理狀態(tài)。

（2）錄入關(guān)鍵字。單擊【數(shù)據(jù)】菜單卜的【關(guān)鍵字】的【錄入】．輸入單位名稱。1999年、9月份, 確認(rèn)。

（3）數(shù)據(jù)輸入及計(jì)算。輸入報(bào)表中未定義單元公式的數(shù)據(jù)．其他單元會(huì)根據(jù)公式自動(dòng)計(jì)算。 

（4）保存。選擇【文件】該中卜的【保存】保存報(bào)表。

11．退出

報(bào)表編制完成后，選擇【文件】菜單下的【關(guān)閉】，關(guān)閉當(dāng)前文件。

二、可變表設(shè)計(jì)

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)常用報(bào)表的格式比較固定，即使有變化，也可以通過(guò)修改固定及來(lái)實(shí)現(xiàn)。這里的可變表不是指固定表格式的變化，而是指那些行數(shù)或列數(shù)不固定，隨實(shí)際需要變動(dòng)的表。例如 ABC公司9、10月份銷售的產(chǎn)品有三種：甲產(chǎn)品、乙產(chǎn)品、丙產(chǎn)品。為考核各種產(chǎn)品的獲利能力，設(shè)計(jì)了產(chǎn)品銷售毛利明細(xì)表，如表4－1所示，在表中產(chǎn)品的品種是可以變化的，假定在 1999年度 ABC 公司預(yù)計(jì)最多可以銷售10 種產(chǎn)品（包括甲、乙、丙三種產(chǎn)品〕，這就用列人可變表制作。

制作可變表的步驟基本同固定表，簡(jiǎn)述如下：

1．確立表尺寸

本表共3列,行數(shù)不固定,最大為14行,10種產(chǎn)品各占1行,其他占4行2.定義輸入表頭和關(guān)鍵字

具體方法同“固定表”的定義與輸入方法。

3．制作表體

具體方法同“固定表”的表體制作步驟。

4．定義可變區(qū)

首先選中行標(biāo)4，選擇【格式】菜單下的【可變區(qū)】后的【設(shè)置】，本表為行可變，輸入數(shù)量“10”，單擊【確認(rèn)】，此時(shí)第4行的行標(biāo)變?yōu)榱?4。

注意：一個(gè)報(bào)表只能定義一個(gè)可變區(qū)。如果想重新設(shè)置可變區(qū)，首先取消現(xiàn)有可變區(qū)，再設(shè)置新的可變區(qū)。

5．定義公式

首先選擇B14單元，單擊fx，再定義公式對(duì)話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，選擇【統(tǒng)計(jì)函數(shù)】中的“GTOTAL”函數(shù)，如圖4－5所示，單擊【下一步】按鈕，在可變區(qū)字段單元中輸入“B3:B13”，確認(rèn)。同理定義C14和D14單元公式。

然后，可以將文件命名為“xsmxb”保存。

6．?dāng)?shù)據(jù)處理

單擊左下角的【格式／數(shù)據(jù)】按鈕，切換到數(shù)據(jù)狀態(tài)。

（1）輸入關(guān)鍵字。輸入單位名稱、“1999年” 和“9月”。

（2）插入行。選中A4單元，單擊【編輯】菜單中的【插入】／【行】，輸入插入的行數(shù)2，確認(rèn)，屏幕上增加了兩行，行標(biāo)分別是5和6。

（3）輸入數(shù)據(jù)。在第4、5、6行各單元輸入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，結(jié)果如圖4—6所示。

圖4－6 完成后的產(chǎn)品銷售毛利明細(xì)表

三、格式設(shè)計(jì)的其他功能

l．套用格式

如果需要制作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)報(bào)表如資產(chǎn)負(fù)債表等，可以利用UFO提供的財(cái)務(wù)報(bào)表模板自動(dòng)生成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表。UFO提供了11種套用格式，可以選擇與報(bào)表要求相近的套用格式，再進(jìn)行一些必要的修改即可。操作步驟如下：

（1）單擊【格式／數(shù)據(jù)】按鈕，進(jìn)入格式狀態(tài)。

（2）選取要套用格式的區(qū)域。

（3）選擇【格式】菜單中的【套用格式】，出現(xiàn)【套用格式】對(duì)話框。在對(duì)話框中選取一種套用格式，如圖4－7套用格式界面所示。

　

圖4-7套用格式界面所示

確認(rèn)后，所選區(qū)域即出現(xiàn)相應(yīng)的格式。注意：區(qū)域套用格式之后，區(qū)域中原有格式和數(shù)據(jù)全部丟失。有些套用格式中已設(shè)置了計(jì)算公式，當(dāng)前區(qū)域套用該格式后，公式同時(shí)寫(xiě)入了相應(yīng)單元中。

2．報(bào)表模板

UFO提供的報(bào)表模板包括了16個(gè)行業(yè)的70多張標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表，包括現(xiàn)金流量表，以及單位常用的內(nèi)部報(bào)表，UFO還提供了自定義模板。利用模板編制現(xiàn)金流量表的步驟如下：

（1）單擊【格式／數(shù)據(jù)】按鈕，進(jìn)入格式狀態(tài)。

（2）選擇【格式】菜單中的【報(bào)表模板】，在報(bào)表模板對(duì)話框中選擇行業(yè)和財(cái)務(wù)報(bào)表名，確認(rèn)后生成一張空的標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)表，如圖4－8刊用模板編制現(xiàn)金流量表所示?？梢栽诖嘶A(chǔ)上稍作修改，最終得到滿意的結(jié)果。

3．自定義模板

用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際需要定制內(nèi)部報(bào)表模板，并可將自定義的模板加入到系統(tǒng)提供的模板庫(kù)中，也可增加或刪除各個(gè)行業(yè)及其內(nèi)置的模板。

（1）定制行業(yè)。在UFO中作出本單位的模板后，選擇【格式】下【自定義模板】，在自定義模板對(duì)話框中單擊【增加】按鈕，出現(xiàn)定義模板編輯框，錄入新增的行業(yè)名稱即可。

（2）定制模板。使用定制模板，可以將本單位自制的模板加入到定制行業(yè)或系統(tǒng)提供的行業(yè)模板下。在自定義模板對(duì)話框中選擇某行業(yè)，單擊【下一步】按鈕，在隨后出現(xiàn)的對(duì)話框中選擇【增加】，出現(xiàn)模板編輯框。在【模板名稱】編輯框中錄入模板的名稱，在【模板路徑】編輯框中錄入模板保存的路徑，確認(rèn)。

第三節(jié) 會(huì)計(jì)報(bào)表公式定義與計(jì)算

在UFO中，由于各種報(bào)表之間存在著密切的數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，所以報(bào)表中各種數(shù)據(jù)的采集、運(yùn)算和勾稽關(guān)系的檢測(cè)就用到了不同的公式，主要有計(jì)算公式、審核公式和舍位平衡公式。本節(jié)主要介紹UFO的計(jì)算公式。

一、計(jì)算公式的功能

計(jì)算公式是報(bào)表數(shù)據(jù)的一個(gè)重要組成部分。對(duì)于財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)表中的數(shù)據(jù)可能有不同的來(lái)源：

（1）有些數(shù)據(jù)需要手工輸入，例如在資產(chǎn)負(fù)債表中直接輸入各項(xiàng)目的數(shù)據(jù)。

（2）有些數(shù)據(jù)是由其他報(bào)表項(xiàng)目運(yùn)算得到的，例如“固定資產(chǎn)凈值”、“所有者權(quán)益合計(jì)”、“稅后利潤(rùn)”等項(xiàng)目。

（3）有些數(shù)據(jù)是從其他報(bào)表中取來(lái)的，例如“期末未分配利潤(rùn)”項(xiàng)目。

（4）有些數(shù)據(jù)可以從賬務(wù)系統(tǒng)中直接提取。

除了手工輸入的數(shù)據(jù)，其他數(shù)據(jù)都需要通過(guò)定義計(jì)算公式來(lái)得到。通過(guò)計(jì)算公式來(lái)組織報(bào)表數(shù)據(jù)，既經(jīng)濟(jì)又省事，把大量重復(fù)、復(fù)雜的勞動(dòng)簡(jiǎn)單化了。合理地設(shè)計(jì)計(jì)算公式能大大地節(jié)約勞動(dòng)時(shí)間，提高工作效率。

計(jì)算公式可以直接定義在報(bào)表單元中，這樣的公式稱為“單元公式”。UFO允許在報(bào)表中的每個(gè)數(shù)值型、字符型的單元內(nèi)，寫(xiě)入代表一定運(yùn)算關(guān)系的公式，用來(lái)建立表內(nèi)各單元之間、報(bào)表與報(bào)表之間或報(bào)表系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的運(yùn)算關(guān)系。描述這些運(yùn)算關(guān)系的表達(dá)式，就可稱之為單元公式。

二、單元公式的格式

單元公式的書(shū)寫(xiě)規(guī)則如下：

<目標(biāo)區(qū)域>＝<算術(shù)表達(dá)式>

   （1）目標(biāo)區(qū)域。是用戶選取的、單元公式所賦值的單元或區(qū)域。

   （2）算術(shù)表達(dá)式。用來(lái)確定單元公式的數(shù)據(jù)來(lái)源和運(yùn)算關(guān)系。算術(shù)表達(dá)式中可以使用單元引用、數(shù)值、字符、運(yùn)算符、函數(shù)等。

三、算術(shù)運(yùn)算符

算術(shù)運(yùn)算符是在描述運(yùn)算公式時(shí)采用的符號(hào)，UFO可使用的算術(shù)運(yùn)算符及運(yùn)算符的優(yōu)先順序如表4－2：

表4－2 算術(shù)運(yùn)算符順序表

順序	金額	金額
1	∧	平方
2	* 、/	乘、除
3	+、－	加、減

 

 

四、算術(shù)表達(dá)式

算術(shù)表達(dá)式是由運(yùn)算符、區(qū)域和單元、常數(shù)、變量、關(guān)鍵字、非邏輯類函數(shù)表達(dá)式的組合，其結(jié)果為一個(gè)確定值。算術(shù)表達(dá)式又分為單值和多值算術(shù)表達(dá)式。單值算術(shù)表達(dá)式的結(jié)果為一個(gè)數(shù)值，也可為一個(gè)單純的常數(shù)，可將其賦值給一個(gè)單元。多值算術(shù)表達(dá)式的結(jié)果為多個(gè)數(shù)值，可將其運(yùn)算結(jié)果賦值給多個(gè)單元。

   （1）單值算術(shù)表達(dá)式。例 C1＝10；C2＝A1＋B1。

   （2）多值算術(shù)表達(dá)式。例如，C1：C10＝A1：A10＋B1：B10（表示 C1＝A1＋B1，C2＝A2＋B2，…，C10＝A10＋B10）；61：C10＝100（表示C1＝100，C2＝100，…，C10=100）。

五、單元公式舉例

（l）A1＝l000。←對(duì)于所有表頁(yè)，給A1單元賦值為 1000。

（2）C1＝A1×B1。對(duì)于所有表頁(yè)，C1單元的值等于A1單元的值和B1單元的值的乘積。

（3）D10＝PTOTAL（D1：D9）。對(duì)于所有表頁(yè)，D10單元的值等于D1單元到D9單元的值的總和。

（4）E10＝“累計(jì)”。對(duì)于所有表頁(yè)，E10單元的值為字符“累計(jì)”。

 

十一、函數(shù)概述

按照函數(shù)的用途不同，函數(shù)又分為賬務(wù)函數(shù)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)取數(shù)函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)、數(shù)學(xué)函數(shù)、日期時(shí)間函數(shù)、本表他頁(yè)取數(shù)函數(shù)等等。下面舉例說(shuō)明常用函數(shù)的用法。圖4－13 公式列表對(duì)話框

1. 賬務(wù)函數(shù)賬務(wù)函數(shù)通常用來(lái)采集總賬中的數(shù)據(jù)，因此使用的較為頻繁。常用賬務(wù)取數(shù)函數(shù)見(jiàn)表4－3所示。

函數(shù)名	中文函數(shù)名	函數(shù)定義
DFS	對(duì)方科目發(fā)生	取對(duì)方科目發(fā)生數(shù)
FS	發(fā)生	取某科目本期發(fā)生數(shù)
HL	匯率	取匯率
JE	凈額	取某科目借、貸方發(fā)生凈額
LFS	累計(jì)發(fā)生	取某科目累計(jì)發(fā)生額
QC	期初	取某科目期初數(shù)
QM	期末	取某科目期末數(shù)
SDFS	數(shù)量對(duì)方科目發(fā)生	取對(duì)方科目數(shù)量發(fā)生數(shù)
SFS	數(shù)量發(fā)生	取某科目本期數(shù)量發(fā)生數(shù)
SJE	數(shù)量?jī)纛~	取某科目借、貸方數(shù)量發(fā)生凈額
SLFS	數(shù)量累計(jì)發(fā)生	取某科目累計(jì)數(shù)量發(fā)生額
SQC	數(shù)量期初	取某科目數(shù)量期初數(shù)
SQM	數(shù)量期末	取某科目數(shù)量期末數(shù)
STFS	數(shù)量條件發(fā)生	取符合指定條件的發(fā)生數(shù)
TFS	條件發(fā)生	取符合指定條件的發(fā)生數(shù)
WDFS	外幣對(duì)方科目發(fā)生	取對(duì)方科目外幣發(fā)生數(shù)
WFS	外幣發(fā)生	取某科目本期外幣發(fā)生數(shù)
WJE	外幣凈額	取某科目借、貸方外幣發(fā)生凈額
WLFS	外幣累計(jì)發(fā)生	取某科目外幣累計(jì)發(fā)生額
WQC	外幣期初	取某科目外幣期初數(shù)
WQM	外幣期末	取某科目外幣期末數(shù)
QTFS	外幣條件發(fā)生	取符合指定條件的外幣發(fā)生數(shù)

 

 

  例如：在C5單元取999賬套501科目的本月貸方發(fā)生額。以單元公式形式為例，步驟為：

 (1) 在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)，單擊C5單元。

（2）輸入“＝”或單擊“fx” 圖標(biāo)，出現(xiàn)定義公式對(duì)話框。

（3）在定義公式對(duì)話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，出現(xiàn)函數(shù)向?qū)?duì)話框。

（4）在函數(shù)向?qū)?duì)話框中的函數(shù)分類列表框中，選擇【賬務(wù)函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【發(fā)生】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框。

（5）在用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，單擊【參照】按鈕，出現(xiàn)賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框。

（6）在賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，選擇賬套號(hào)：999、科目：501、期間：月、會(huì)計(jì)年度：默認(rèn)、方向：貸及輔助核算項(xiàng)目編碼，最后單擊【確定】，返回用友賬務(wù)函數(shù)。

（7）在用友賬務(wù)函數(shù)對(duì)話框中，單擊【確定】返回。

（8）在定義公式對(duì)話框中，最終形成公式“C5＝F5(“501”，月，“貸”，999，，），確定。

（9）在C5單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C5單元的公式定義。

2. 統(tǒng)計(jì)函數(shù)

統(tǒng)計(jì)函數(shù)一般用來(lái)做報(bào)表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)工作，常用統(tǒng)計(jì)函數(shù)如表4－4：

函數(shù)	固定區(qū)	可變區(qū)	立體方向
合計(jì)函數(shù)	PTOTAL	GTOTAL	TOTAL
平均值函數(shù)	PAVG	GAVG	AVG
計(jì)數(shù)函數(shù)	PCOUNT	GCOUNT	COUNT
最小值函數(shù)	PMIN	GMIN	MIN
最大值函數(shù)	PMAX	GMAX	MAX
方差函數(shù)	PVAR	GVAR	VAR
偏方差函數(shù)	PSTD	GSTD	STD0

 

例如：在C9單元取本表頁(yè)C5到C8單元的和。以單元公式形式為例，步驟為：

 （1）在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)，單擊C9單元。

（2）輸入“＝”或單擊“fx” 圖標(biāo)，出現(xiàn)定義公式對(duì)話框。

（3）在定義公式對(duì)話框中，單擊【函數(shù)向?qū)А堪粹o，出現(xiàn)函數(shù)向?qū)?duì)話框。

（4）在函數(shù)向?qū)?duì)話框中的函數(shù)分類列表框中，選擇【統(tǒng)計(jì)函數(shù)】，在函數(shù)名列表框中，選擇【PTOTAL】，單擊【下一步】按鈕，出現(xiàn)固定區(qū)統(tǒng)計(jì)函數(shù)對(duì)話框。

（5）在固定區(qū)統(tǒng)計(jì)函數(shù)對(duì)話框的固定區(qū)區(qū)域文本框中輸入：C5：C8，如果有篩選條件，在篩選表達(dá)式文本框中輸入篩選條件，單擊【確定】，返回定義公式對(duì)話框。

（6）在定義公式對(duì)話框中，最終形成公式“ C9＝PTOTAL（C5：C8）”，確定。

（7）在C9單元格內(nèi)顯示“單元公式”字樣，在公式欄中顯示C9單元的公式定義。

3．本表他頁(yè)取數(shù)函數(shù)

本表他頁(yè)取數(shù)函數(shù)用于從同一報(bào)表文件的其他表頁(yè)中采集數(shù)據(jù)。很多報(bào)表數(shù)據(jù)是從以前的歷史記錄中取得的，如本表其他表頁(yè)。當(dāng)然，這類數(shù)據(jù)可以通過(guò)查詢歷史資料而取得，但是，查詢既不方便，又會(huì)由于抄寫(xiě)錯(cuò)誤而引起數(shù)據(jù)的失真。而如果在計(jì)算公式中進(jìn)行取數(shù)設(shè)定，既減少工作量，又節(jié)約時(shí)間，同時(shí)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也得到了保障。這就需要用到表頁(yè)與表頁(yè)間的計(jì)算公式。

（1） 取確定頁(yè)號(hào)表頁(yè)的數(shù)據(jù)。當(dāng)所取數(shù)據(jù)所在的表頁(yè)頁(yè)號(hào)已知時(shí)，用以下格式可以方便地取得本表他頁(yè)的數(shù)據(jù)：

<目標(biāo)區(qū)域>＝<數(shù)據(jù)源區(qū)域> ＠<頁(yè)號(hào)>

例如：下面單元公式令各頁(yè)B2單元均取當(dāng)前表第一頁(yè)C5單元的值。其表示如下：

B2= C5＠1

（2）按一定關(guān)鍵字取數(shù)。SELECT（）函數(shù)常用于從本表他頁(yè)取數(shù)計(jì)算。

例如：在“損益表” 中，累計(jì)數(shù) = 本月數(shù)+同年上月累計(jì)數(shù)，表示為：

 D＝C+SELECT (D，年＠=年and月＠=月+1)

4. 從其他報(bào)表取數(shù)計(jì)算

當(dāng)從他表取數(shù)時(shí)，已知條件并不是頁(yè)號(hào)，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對(duì)應(yīng)關(guān)系來(lái)取他表數(shù)據(jù)，就必須用到關(guān)聯(lián)條件。在進(jìn)行報(bào)表與報(bào)表間的取數(shù)時(shí)，不僅僅要考慮取哪一個(gè)表哪一個(gè)單元的數(shù)據(jù)，還要考慮數(shù)據(jù)源在哪一頁(yè)。例如，5月份的資產(chǎn)負(fù)債表中的利潤(rùn)，需要去傲利潤(rùn)表中5月份的利潤(rùn)數(shù)據(jù)，假如利潤(rùn)表中存在其他月份的數(shù)據(jù)，而不存在5月份的數(shù)據(jù)，那么《資產(chǎn)負(fù)債表》絕對(duì)不應(yīng)該將其他月份的數(shù)據(jù)取出來(lái)，報(bào)表間的計(jì)算公式就是要保證這一點(diǎn)。

報(bào)表間的計(jì)算公式與同一報(bào)表內(nèi)各表頁(yè)間的計(jì)算公式很相近，主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名。報(bào)表與報(bào)表間的計(jì)算公式分為：取他表確定頁(yè)號(hào)表頁(yè)的數(shù)據(jù)和用關(guān)聯(lián)條件從他表取數(shù)。

 (1)取他表確定頁(yè)號(hào)表頁(yè)的數(shù)據(jù)。用以下格式可以方便地取得已知頁(yè)號(hào)的他表表頁(yè)數(shù)據(jù)：

   <目標(biāo)區(qū)域>=“<他表表名>”→ <數(shù)據(jù)源區(qū)域> [＠ <頁(yè)號(hào)> ]

當(dāng)<頁(yè)號(hào)>缺省時(shí)為本表各頁(yè)分別取他表各頁(yè)數(shù)據(jù)。下面就該格式舉一些例子。

①取他表數(shù)據(jù)。令當(dāng)前表頁(yè)D5的值等于表“Y”第4頁(yè)D5的值：D5＝“Y”→D5＠4；令本表各頁(yè)D5的值等于表“Y”各頁(yè)D5的值：D5＝“Y”→D5 FOR ALL；令當(dāng)前表所有表頁(yè) C5的值等于表“Y”第 1頁(yè)中C10 的值與表“Y”第2頁(yè)中C2的值之和：C5=“Y” →C10＠1＋“Y”－C2＠2

②取他表及本表的數(shù)據(jù)。令當(dāng)前表所有表頁(yè)C5的值等于表“Y”第1頁(yè)中C10的值與當(dāng)前表第2頁(yè)中C2的值之和：C5＝“Y”→C10＠l＋C2＠2。

③取其他兩個(gè)表的數(shù)據(jù)。當(dāng)前表 C1＞0的表頁(yè) D5的值等于表“Y”第1頁(yè)中 H20的值與表“X”第2頁(yè)中F4的值之和：D5＝“Y”→H20＠l＋“X”→E4＠2 FOR C1＞0。

④可變區(qū)公式。在命令窗或批命令中，令當(dāng)前可變表 C1>0的表頁(yè)V_D的值等于表“Y”第1頁(yè)中V_H的值與表“X” 第2頁(yè)中V_L的值之和：LET V_D =“Y”→V_H＠l＋“X”→V_L＠2 FOR C1＞0。

（2）用關(guān)聯(lián)條件從他表取數(shù)。當(dāng)從他表取數(shù)時(shí)，已知條件并不是頁(yè)號(hào)，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對(duì)應(yīng)關(guān)系來(lái)取他表數(shù)據(jù)，就必須用到關(guān)聯(lián)條件。表頁(yè)關(guān)聯(lián)條件的意義是建立本表與他表之間以關(guān)鍵字或某個(gè)單元為聯(lián)系的默契關(guān)系。從他表取數(shù)的關(guān)聯(lián)條件的格式為：

RELATION <單元|關(guān)鍵字|變量|常量>WITH“<他表表名>”→<單元|關(guān)鍵字|變量|常量>

具體用法我們以例子說(shuō)明。例如：A1＝“FYB”→A1 FOR ALL RELATION月WITH“FYB”→月，意義為取FYB表的，與當(dāng)前表頁(yè)月相同月的A1單元的值。如果當(dāng)前表頁(yè)為9月，則取FYB表9月表頁(yè)A1的值；A＝“LRB”→BRELATION月 WITH “LRB” →月十1，意義為令本表各頁(yè)A列取表“LRB”上月各頁(yè) B列數(shù)值；A＝“LRB”→A RELATION年 WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月+l, 意義為令當(dāng)前表各項(xiàng)A列取表“LRB” 同年上月A列數(shù)值；A＝“LRB”→B FOR ALL RELATlON 1 WITH “LRB”→月，令當(dāng)前表各頁(yè)A列取表“LRB”1月B列數(shù)值；A＝“LRB”→B＋“ZJB”→C RELATION年 WITH“LRB”→年，月WITH“LRB”→月，年WITH“ZJB”→年，月WITH“ZJB”→月，令當(dāng)前表各頁(yè)A列取表“LRB” 同年上月表頁(yè)B列數(shù)值及表“ZJB”上一年相同月份表頁(yè)C列數(shù)值之和。

十二、計(jì)算公式的編輯

在UFO中，編輯計(jì)算公式有3種方式：?jiǎn)卧椒绞?、命令行方式和批處理方式?/p>

1．單元公式方式

單元公式方式在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)中定義，存儲(chǔ)在報(bào)表單元中，切換到數(shù)據(jù)處理狀態(tài)時(shí)，單元公式將自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算，也可以隨時(shí)使用菜單【數(shù)據(jù)】中的【整表重算】命令驅(qū)動(dòng)報(bào)表中所有單元公式進(jìn)行重算。

不需再計(jì)算時(shí)，可以點(diǎn)取屏幕上方的【不計(jì)算】按鈕，本表頁(yè)以后不再重算。要重新計(jì)算，再次點(diǎn)取【不計(jì)算】按鈕即可。當(dāng)本表單元公式中涉及到其他表或其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，必須“整表重算”后才能更新數(shù)據(jù)。

2．命令行方式

在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，選擇【文件】菜單中的【命令窗】，在報(bào)表工作區(qū)下面就會(huì)顯示命令窗窗口，在命令窗中一條一條書(shū)寫(xiě)要執(zhí)行的命令，按回車(chē)立即計(jì)算。

與定義單元公式不同的是，在命令宣中書(shū)寫(xiě)的命令應(yīng)以LET語(yǔ)句開(kāi)頭。如定義 C6單元為 C4和 C5單元之和，應(yīng)鍵人：LET C6＝C4＋C5。

3．批處理方式

在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下，選擇【文件】菜單下的【二次開(kāi)發(fā)】，選擇文件類型為批處理 (SHL文件），在二次開(kāi)發(fā)窗口中一次性編輯所要執(zhí)行的命令，保存時(shí)，可以由用戶自己定義文件名，最后選擇【文件】菜單中的【執(zhí)行】，即可完成批量計(jì)算。

計(jì)算公式在命令窗和批命令中的格式特點(diǎn)是；以LET引導(dǎo)計(jì)算公式；一個(gè)計(jì)算公式可以為若干個(gè)篩選條件、關(guān)聯(lián)條件相同的區(qū)域賦值，各賦值表達(dá)式間以逗號(hào)“，”分隔。

在可變區(qū)中不能定義單元公式，要計(jì)算可變區(qū)的內(nèi)容，可以在命令窗或批命令中定義可變區(qū)公式。例如：LET V－C＝（V－A）×（V－B）。

第四節(jié) 會(huì)計(jì)報(bào)表管理

一、會(huì)計(jì)報(bào)表格式管理

1. 表行和表列的管理

如果在使用時(shí)發(fā)現(xiàn)格式設(shè)計(jì)有誤或表格與預(yù)定模板有些出人，則需要修改樣板，具體情況有下列幾種：

  （1）插入行（列）。

①在固定區(qū)中插入行（列）。在固定區(qū)中插入的行是帶格式的行，它沿用插入位置行的格式，包括表格線、單元屬性和單元風(fēng)格。

具體操作為：在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下，把當(dāng)前單元移動(dòng)到要插入行的位置，選擇【編輯】菜單下的【插入】／【行】，在【插入數(shù)量】編輯框中輸入要插入的行數(shù)。注意：插入行后，表尺寸隨之增加。

②插入可變行（列）。在可變區(qū)中插入行是在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行的。把當(dāng)前單元移動(dòng)到要插入行的位置，選擇【編輯】菜單下的【插入】／【行】，在【插入數(shù)量】編輯框中輸入要插入的行數(shù)。注意：如果插入的可變行數(shù)量超過(guò)了在格式狀態(tài)下設(shè)置的可變區(qū)的大小，則只插入可變行允許的最大行數(shù)，超過(guò)的部分將省略。

   （2）追加行（列）。

①在固定區(qū)中追加行（列）。在表頁(yè)固定區(qū)的最后增加行必須在格式狀態(tài)下進(jìn)行。在固定區(qū)中追加的行是不帶格式的空行（列）。

具體操作為：在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【追加】／【行】，在【追加數(shù)量】編輯框中輸入要插入的行數(shù)。

注意：追加行后，表尺寸隨之增加。

②在可變區(qū)中追加行（列）。如果報(bào)表中設(shè)置了行（列）可變區(qū)，則可以在可變區(qū)最后一行的后面增加新的可變行，追加可變行必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行。把當(dāng)前單元移動(dòng)到要追加行的位置，選擇【編輯】菜單下的【追加】／【行】，在【追加數(shù)量】編輯框中輸入要追加的行數(shù)。

注意：如果追加的可變行數(shù)量超過(guò)了在格式狀態(tài)下設(shè)置的可變區(qū)的大小，則只追加可變行允許的最大行數(shù)，超過(guò)的部分將省略。

（3）交換行（列）。

①在固定區(qū)中交換行（列）。交換固定區(qū)中的行（列）是將一張表頁(yè)中的指定行的所有內(nèi)容進(jìn)行交換。要交換報(bào)表固定區(qū)中的行，必須在格式狀態(tài)下進(jìn)行。

具體操作為：在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【交換】／【行】，在【源行號(hào)】和【目標(biāo)行號(hào)】編輯框中輸入要互相交換位置的行號(hào)。

③在可變區(qū)中交換行（列）。如果報(bào)表中設(shè)置了行（列）可變區(qū)，則可以交換可變區(qū)中的可變行，交換可變行必須在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行。把當(dāng)前單元移動(dòng)到可變區(qū)的任意位置，選擇【編輯】菜單下的【交換】／【行】，在【源行號(hào)】和【目標(biāo)行號(hào)】編輯框中輸入要互相交換位置的行號(hào)。

注意：可以一次交換多個(gè)行，多個(gè)行號(hào)之間用","分隔開(kāi)。固定區(qū)的行和變動(dòng)區(qū)的行不能交換。并且交換多個(gè)行時(shí)，源行數(shù)和目標(biāo)行數(shù)應(yīng)保持一致。

（4）刪除行（列）。

①在固定區(qū)中刪除行（列）。要?jiǎng)h除報(bào)表固定區(qū)中的行，必須在格式狀態(tài)下進(jìn)行。

具體操作為：在格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下，選取要?jiǎng)h除的行區(qū)域，選擇【編輯】菜單下的【刪除】／【行】。

注意：刪除行（列）后，在刪除位置中的單元公式隨之刪除。

②刪除可變行（列）。刪除可變行是在數(shù)據(jù)狀態(tài)下進(jìn)行的。選取要?jiǎng)h除的行區(qū)域，選擇【編輯】菜單下的【刪除】／【行】。

注意：可變區(qū)至少應(yīng)有一個(gè)可變行，所以不能刪除所有的可變行。

2.表頁(yè)管理

（1）增加表頁(yè)。在一個(gè)表中增加表頁(yè)有兩種方式：插入表頁(yè)和追加表頁(yè)。插入表頁(yè)是指在當(dāng)前表頁(yè)前面增加新的表頁(yè)；追加表頁(yè)則是指在最后一張表頁(yè)后面增加新的表頁(yè)。

具體操作為：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇當(dāng)前表頁(yè)，然后選擇【編輯】菜單中的【插入】在【插入表頁(yè)數(shù)量】編輯框中輸入要插入的表頁(yè)數(shù)即可。如果是追加表頁(yè)，只要選擇【編輯】菜單下的【追加】即可。

（2）交換表頁(yè)。交換表頁(yè)是指將指定的任何表頁(yè)中的全部數(shù)據(jù)進(jìn)行交換。

具體操作為：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單中的【交換】／【表頁(yè)】，在【源表頁(yè)號(hào)】和【目標(biāo)表頁(yè)號(hào)】編輯框中輸入要互相交換位置的表頁(yè)頁(yè)號(hào)?？梢砸淮谓粨Q多個(gè)表頁(yè)，多個(gè)表頁(yè)號(hào)用“，”分隔開(kāi)。

（3）刪除表頁(yè)。刪除表頁(yè)是指將指定的整個(gè)表頁(yè)刪除。

具體操作為：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單中的【刪除】／【表頁(yè)】，在【刪除表頁(yè)】編輯框中輸入要?jiǎng)h除的表頁(yè)號(hào)即可。

注意：①可以一次刪除多個(gè)表頁(yè)，各表頁(yè)號(hào)之間用“，”分隔開(kāi)。

 ②如果要?jiǎng)h除指定條件的表頁(yè)，在【刪除條件】編輯框中輸入刪除條件，或者單擊【條件】按鈕，在【定義條件】對(duì)話框中定義刪除條件。

③如果不指定表頁(yè)號(hào)和刪除條件，則刪除當(dāng)前表頁(yè)。

（4）表頁(yè)排序。UFO提供表頁(yè)排序功能，可以按照表頁(yè)關(guān)鍵字的值或者按照?qǐng)?bào)表中任何一個(gè)單元的值重新排列表頁(yè)。按照表頁(yè)關(guān)鍵字值排序時(shí)，空值表頁(yè)在按“遞增”方式排序時(shí)排在最前面。

（5）查找表頁(yè)。查找分為查找表頁(yè)和查找可變區(qū)。查找表頁(yè)時(shí)根據(jù)給定的條件，在多張表頁(yè)中找到符合條件的表頁(yè)，并使它成為當(dāng)前表頁(yè)。

具體操作為：在數(shù)據(jù)狀態(tài)下，選擇【編輯】菜單下的【查找】，確定查找對(duì)象為表頁(yè)，在【查找條件】框中定義查找條件，然后單擊【查找】按鈕，符合條件的第一個(gè)表頁(yè)即成為當(dāng)前表頁(yè)。單擊【下一個(gè)】按鈕后，下一個(gè)符合條件的表頁(yè)將成為當(dāng)前表頁(yè)。如果沒(méi)有符合條件的表頁(yè)，狀態(tài)欄中將顯示“滿足條件的記錄未找到！”。

如：要查找1999年9月份的表頁(yè)，則定義查找條件如圖4—14所示 。

二、會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)管理

1. 數(shù)據(jù)透視

在UFO中，所有的數(shù)據(jù)都存放在表頁(yè)中，正常情況下只能看到一張表頁(yè)，要想對(duì)各個(gè)表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行比較，可以利用數(shù)據(jù)透視功能，把多張表頁(yè)的多個(gè)區(qū)域的數(shù)據(jù)顯示在一個(gè)平面上。

假定ABC公司1999年9月份、10月份損益表如圖4－15，現(xiàn)在要比較兩個(gè)月的收入、成本情況。

具體操作為：

（1)打開(kāi)SYB文件，進(jìn)入數(shù)據(jù)狀態(tài)。

 

 

 

 

　

　

圖4－14 查找表頁(yè)

項(xiàng)目	9 月發(fā)生額	10月發(fā)生額
一、產(chǎn)品銷售收入
減：產(chǎn)品銷售成本
產(chǎn)品銷售費(fèi)用
產(chǎn)品銷售稅金及附加
二、產(chǎn)品銷售利潤(rùn)
加：其他業(yè)務(wù)利潤(rùn)
減：管理費(fèi)用
財(cái)務(wù)費(fèi)用
三、營(yíng)業(yè)費(fèi)用
加：投資收益
營(yíng)業(yè)外收入
減：營(yíng)業(yè)外支出
四、利潤(rùn)總額
減：所得稅
五、盡利潤(rùn)

 

  圖 4－15 損益表

（2）選擇要透視的第一張表頁(yè)，然后對(duì)它和它之后的表頁(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行透視。

（3）選擇【數(shù)據(jù)】菜單的【透視】，出現(xiàn)【多區(qū)域透視】對(duì)話框。

（4）在【輸入透視區(qū)域范圍】編輯框中輸入?yún)^(qū)域范圍，如 CS：C6。區(qū)域范圍可以是單元，也可以是區(qū)域，也可以是不連續(xù)的多個(gè)區(qū)域，不同區(qū)域之間用“，”分開(kāi)。

（5）確認(rèn)后生成透視結(jié)果，可以將透視結(jié)果保存為報(bào)表。

2. 數(shù)據(jù)匯總

報(bào)表匯總是一項(xiàng)經(jīng)常性的事務(wù)工作。UFO提供了表頁(yè)匯總和可變區(qū)匯總兩種匯總方式。

（1）表頁(yè)匯總。表頁(yè)匯總是把整個(gè)報(bào)表的數(shù)據(jù)進(jìn)行立體方向的疊加，匯總數(shù)據(jù)可以存放在本報(bào)表的最后一張表頁(yè)或生成一個(gè)新的匯總報(bào)表。匯總時(shí)既可以匯總報(bào)表中所有的表頁(yè)，也可只匯總符合指定條件的表頁(yè)。

例如：匯總ABC公司9月份、10月份的損益表。具體操作如下：

①打開(kāi)表文件SYB，進(jìn)入數(shù)據(jù)狀態(tài)。

②選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【匯總】／【表頁(yè)】，出現(xiàn)【表頁(yè)匯總——步驟l／3】對(duì)話框，此對(duì)話框用于指定匯總數(shù)據(jù)保存的位置，如圖4-16所示。如果要把匯總結(jié)果保存在本報(bào)表中，選擇【匯總到本表最后一張表頁(yè)】，UFO將自動(dòng)追加一張表頁(yè)，并把匯總數(shù)據(jù)保存在這張表頁(yè)中。如果要把匯總結(jié)果保存在一個(gè)新的報(bào)表中，則選擇【匯總到新的報(bào)表】，并且在編輯框中輸入路徑和新的報(bào)表名，缺省路徑為當(dāng)前目錄。如果指定的報(bào)表名已經(jīng)存在，則覆蓋原報(bào)表內(nèi)容。

 

圖4－16 表頁(yè)匯總——步驟1/3

③單擊【下一步】，出現(xiàn)【表頁(yè)匯總——步驟2/3】對(duì)話框，如圖4－17所示，此對(duì)話框用于指明表頁(yè)匯總條件。如果匯總?cè)勘眄?yè)，則無(wú)需輸入條件?？梢砸詥卧闹禐閰R總條件，也可以發(fā)關(guān)鍵字的值為匯總條件．還可以以表頁(yè)號(hào)為匯總條件。匯總條件可以有多個(gè)。如以申元值為匯總條件：“A10＞＝500”表示匯總A10 的值大于等于500的表頁(yè)； 以關(guān)鍵字值為匯總條件：“年=1999 AND月＞9” 表示匯總第四季度的表頁(yè)；以表頁(yè)號(hào)為匯總條件：“MREC（）＞＝5 AND MREC（）＜＝10” 表示匯總第5頁(yè)到第10頁(yè)的表頁(yè)。

 

圖l－17 表頁(yè)匯總—一步驟2/3

④單擊【下一步］，出現(xiàn)【表頁(yè)匯總—一步驟 2/3】對(duì)話框，如圖4－18所示。此對(duì)話框用于處理報(bào)表中的可變區(qū)。報(bào)表中的可變區(qū)如果【按物理位置匯總】，UFO將直接把可變區(qū)數(shù)據(jù)接位置疊加。如果按【關(guān)鍵值】匯總，需要在關(guān)鍵值列表框中選擇一個(gè)關(guān)鍵值，關(guān)鍵值為行可變區(qū)的某一列或列可變區(qū)的某一行。

⑤單擊【完成】，生成匯總結(jié)果，UFO自動(dòng)給匯總表頁(yè)設(shè)置“表頁(yè)不計(jì)算”標(biāo)志。

（2）可變區(qū)匯總?？勺儏^(qū)匯總是把指定表頁(yè)中可變區(qū)的數(shù)據(jù)進(jìn)行平面方向的疊加，執(zhí)行可變區(qū)匯總后，UFO在可變區(qū)匯總的表頁(yè)中自動(dòng)追加一個(gè)可變行或可變列，把匯總數(shù)據(jù)保存在其中。

如：對(duì) ABC公司的“xsmxb” 的可變區(qū)進(jìn)行匯總，具體操作如下：

①打開(kāi)表文件“xsmxb”，進(jìn)入數(shù)據(jù)狀態(tài)。

②選擇【數(shù)據(jù)】菜單下的【匯總】【可變區(qū)】，出現(xiàn)【可變區(qū)匯總—一步驟1/2】對(duì)話框，如圖4－19所示，此對(duì)話框用于指定對(duì)報(bào)表中哪些表頁(yè)進(jìn)行可變區(qū)匯總。如果匯總當(dāng)前表頁(yè)，則無(wú)需輸入表頁(yè)匯總條件。在【匯總條件編輯框中】輸入“ALL”表示對(duì)所有表頁(yè)的可變區(qū)進(jìn)行匯總。其余選項(xiàng)同表頁(yè)匯總。

  

 圖4—19 可變區(qū)匯總——步驟1/2

③單擊【下一步】，出現(xiàn)【可變區(qū)匯總——步驟2/2】對(duì)話框，如圖4－20所示。此對(duì)話框用于指定匯總可變區(qū)中的哪些可變行（可變列）。默認(rèn)匯總整個(gè)可變區(qū)。如果只匯總部分可變區(qū)，應(yīng)定義【可變區(qū)匯總條件】。匯總條件hJ以是單元的值，或者以行可變區(qū)中的一列（或者列可變區(qū)中的一行）的值為可變區(qū)的匯總條件。匯總條件可以有多個(gè)。如以單元的值為可變區(qū)匯總條件：“V－A1＞＝500”表示匯總V－A1單元的值大于等于500的可變行（可變列）；如以行可變區(qū)中的一列（或者列可變區(qū)中的一行）的值為可變區(qū)的匯總條件：

“V－A＞l000”表示匯總V一A列數(shù)據(jù)大于1000的可變行。

  

  圖4—20 可變區(qū)匯總——步驟2/2

④單擊【完成】，生成匯總結(jié)果。