會議記錄是會議的重要組成部分，如果沒有會議記錄的會議，在會后很多議題和措施很難得到實際和有效的貫徹執(zhí)行，如果沒有會議記錄，很可能在會后問題的處理和解決過程中存在推諉的現(xiàn)象。下面就談?wù)勗鯓硬拍茏龊脮h記錄呢，須要注意以下六個方面的問題：     第一是記錄會議的組織情況、應(yīng)寫明： 1．會議的名稱；2．開會的時間； 3．開會的地點； 4．出缺席和列席人員； 5．主持人的姓名； 6．記錄人的姓名；7．備注；有些會議還要寫清楚會議的起止時間。      第二是記錄會議的內(nèi)容，這是會議記錄的重要組成部分。 1。要寫明發(fā)言人的姓名，發(fā)言的內(nèi)容，包括討論的內(nèi)容，提出的建議，通過的決議等。必要時，還要記下表決情況（如全體通過或多少人同意，多少人異議，多少人棄權(quán)）。 2。記錄還要記下會議的有關(guān)動態(tài)。如發(fā)言中的插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及會場重要情況等等。 3。會議結(jié)束，記錄完了，就要另起一行寫“會議結(jié)束”。重要的會議記錄，要有主持人和記錄人在正文結(jié)尾右下方簽字。 4。會議的記錄在方法上有詳細(xì)記錄和摘要記錄兩種。這兩種記錄，采用哪一種，要根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容來定。     第三是如果人員參與多、發(fā)言多、議題多，最主要的就是采用速記。把每一位發(fā)言的人所講的中心意思概括出來，不一定要一字一句的寫出來。重點放在所討論的問題上，把問題的核心點出來。如：會議待解決的問題，提出的觀點，問題各個小點解決的方案，問題討論到最后的結(jié)果。     第四是采用錄音方式然后再整理會議記錄。用MP3錄音，或者是錄音筆等其他錄音器材錄音，此種方式采用在重要會議才使用，如重要客戶會議，商業(yè)談判等。不過此種記錄方式如果客人或?qū)Ψ街赖脑?，可能會對會議產(chǎn)生一些負(fù)面影響，如有的人不愿意發(fā)言或怕說錯話等，當(dāng)然在客戶事先申明不能錄音的前提下，這種方式就不可以采用。另外事后整理錄音記錄也需要大量的時間，因為需要重新聽和提煉會議內(nèi)容，建議此種方式不要經(jīng)常采用。(注意：在同國外客人開會的時候，如果你要錄音，最好征得其同意后才能進(jìn)行，千萬不要隨意放個錄音機(jī)在會議場所，因為在國外客人看來，不是他認(rèn)為不方便，而是在他們的文化背景下，錄音含有“人權(quán)”的基本概念，不過有的客人事先會主動申明不能錄音，也許他們認(rèn)為牽涉到商業(yè)秘密等。如果要照相也必須事先征得客人的同意后才能進(jìn)行，否則訂單泡湯或談判無果的可能性非常大，因為客人認(rèn)為可能涉及到其“隱私”問題等內(nèi)容。）     第五是要對會議各項責(zé)任人和會后實施的有效性進(jìn)行跟蹤和評估。會議上的議題需要在會議記錄種詳細(xì)而嚴(yán)明的提出，最好作為標(biāo)題，要表明責(zé)任人，實施時間，完成時間和評估人等后續(xù)跟進(jìn)工作，讓會議的有效性得到實施，并用會議記錄加以確認(rèn)和證實。     第六要確保會議記錄的準(zhǔn)確性和及時性發(fā)出。如果遇到不太清楚的，在發(fā)出之前最好將跟發(fā)言人本人和會議的組織者確認(rèn)不清楚的會議內(nèi)容，以免發(fā)出會議記錄后產(chǎn)生異議或錯記。最后分發(fā)記錄，要做好分發(fā)的收到確認(rèn)記錄。 如何開好會議？ 董事長請教新上任的總經(jīng)理：“過去召集部門經(jīng)理開會，他們老是心不在焉，這種會風(fēng)怎么整頓？”“這好辦，”總經(jīng)理胸有成竹地說，“撤掉會議記錄員，立出新規(guī)矩，在會議結(jié)束時才宣布由哪位負(fù)責(zé)記錄。”這是一則笑話，卻蘊含著深刻的道理。你也許會說上班的人誰沒有開過會？又有誰不會開會呢？！的確，開會不難開，而開好會卻不易。         經(jīng)常開會的人會覺得開會費時費力費心，但你細(xì)想過沒有，開會的成本到底有哪些呢？你也許會說無非是場地和設(shè)施租用費，差旅費，食宿費，文件費。其實這些只是直接成本。會議的成本還包括時間成本和間接損失成本！時間成本等于與會者平均每小時的薪水乘以與會者人數(shù)再乘以他們投入的時間，這些時間包括會議的準(zhǔn)備時間，與會者的旅行時間以及會議本身所消耗的時間。間接損失成本指的是，由于會議原因與會者不得不離開自己的工作崗位，從而造成公司管理效率的下降。例如，沒有及時接聽客戶的電話而損失定單，不及時處理客戶的投訴使得客戶滿意度降低，不及時處理突發(fā)事件乃至造成停工停產(chǎn)等嚴(yán)重事故。         由此看來，開會的成本還真的不少。為此，要謹(jǐn)慎召集開會。召集開會前你要認(rèn)真地問自己三個
問題：能不能不開本次會議？能不能與別的會議合并在一起召開？有沒有其它方式可以代替本次開會？三個問題的回答只要有一項是肯定的，就堅決取消本次開會。         仔細(xì)想來，會議無非分兩類：信息發(fā)布型會議和討論型會議。信息發(fā)布型會議比較簡單，與會者往往只做聽眾即可，事實上這類的會議意義不大，通過其它信息傳播途徑如傳真或電子郵件即可達(dá)到目的，所以應(yīng)該少開乃至不開。討論型會議是為了做出決定或解決問題，相對復(fù)雜一些，筆者在這里著重想與大家探討這類會議的準(zhǔn)備、過程控制和一些注意事項。         說到會議的準(zhǔn)備，指的是精心地策劃和組織會議。召集開會要有明確的目的和議題。確定議題時要把戰(zhàn)略議題和運營議題分開，否則會議議程常常會被日常的運營問題所“淹沒”，而留給討論重大戰(zhàn)略議題的時間太少。如果能針對運營和戰(zhàn)略議題分別召開會議，就可以避免這種現(xiàn)象。其次，會議的議題不宜太多，不要試圖在一次會議上解決所有的問題。如果想一次解決太多的問題很可能會造成什么問題都涉及但談不透，結(jié)果可能什么問題都沒解決。通過對問題進(jìn)行分析和排序，找出緊急而又重要的前三個就足夠了，由此納入會議的議題。         議題確定后給每個議題限定時間進(jìn)而形成會議的議程，以便準(zhǔn)時開始準(zhǔn)時結(jié)束。個別員工會議遲到，你也應(yīng)按預(yù)定時間準(zhǔn)時開始會議，這樣你就以實際行動來說明你言出必行。會議議程確定之后，就要決定需要哪些人來參加會議。一般來說可參加也可不參加的人干脆不要邀請。相關(guān)的會議資料準(zhǔn)備好之后要提早發(fā)給與會者，讓大家有充分的時間思考和準(zhǔn)備。         再談?wù)剷h的過程控制。會議開始時應(yīng)由主持人說明會議的目的和期望，明確誰做會議記錄和誰協(xié)助控制時間，并說明會議的規(guī)范，如關(guān)閉手機(jī)和電腦的網(wǎng)絡(luò)連接以避免打擾會議的正常進(jìn)行。議題討論的流程是提出問題，交流信息，產(chǎn)生主意，做決定、確認(rèn)行動并進(jìn)行總結(jié)。會議主持人的首要任務(wù)是緊扣會議議題，防止跑題和偏題。為此要鼓勵暢所欲言，但不能先做結(jié)論性的發(fā)言，更不能隨意否定和嘲笑別人的觀點。多數(shù)情況下要公開稱贊但私下批評。         所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。試想想，領(lǐng)導(dǎo)邀請你開會，絕對不是只要你來做聽眾的。相反，你一定要發(fā)言，對會議有所貢獻(xiàn)。要把開會當(dāng)作表現(xiàn)你能力絕佳的機(jī)會，你的業(yè)務(wù)能力、表達(dá)能力、人際能力、應(yīng)變能力都能在開會中表現(xiàn)出來。議題的討論可以采取頭腦風(fēng)暴法：準(zhǔn)備一塊寫字板，把大家提出的建議逐條列出來，防止討論跑題而且事半功倍。發(fā)言時要注意些什么呢？實事求是，切中要害。從重要部分說起，有邏輯、簡單清晰地表達(dá)觀點。發(fā)言不能跟前面的人重復(fù)。暫時未發(fā)言的與會者要積極傾聽、思考、提問并參與討論。會議主持人要善于管理各種不同的意見，并對各種意見進(jìn)行平衡。要提醒的是，討論議題的目的是為了決策，而不要陷于討論的怪圈，所謂“議而不決”。會議結(jié)束時，主持人一定要與全體與會者確認(rèn)會議的結(jié)論。        會議的注意事項很多。這里談?wù)勅齻€普遍存在重要問題。其一，開會的過程中有時某些與會者在下面開小會。你大可不必動怒。只要你停止講話，目視他們，他們的竊竊私語就會完全暴露出來，一般來說會馬上結(jié)束自己的小會。如果他們置若罔聞，你可以明確地詢問他們，是否有更好的見解可以講出來讓大家分享。就此，你可以規(guī)定以后的會議中，如果需要私下協(xié)商可以通過紙條傳遞，而不允許竊竊私語！其二，關(guān)于會議記錄，如果怕自己記錄不全重要的觀點或結(jié)論，可以用錄音筆錄下來，會后再整理。一份好的會議記錄應(yīng)該包括日期、時間、會議地點、參加者名單、缺席者名單、會議主持人、記錄人、每項議題、主要觀點和結(jié)論。會議記錄不要“一記了之”，而要發(fā)給與會者和因故缺席者。其三，看一次會議是否成功，標(biāo)志是會議是否產(chǎn)生了切實可行的決定。因此，會議結(jié)束時要總結(jié)會議的主要決定和行動方案，明確各項任務(wù)的責(zé)任人及完成時間，并確定由誰進(jìn)行督促和檢查實施的情況。 
      總之，想要開好會，必須從會議的數(shù)量和質(zhì)量上進(jìn)行控制。開會做決策，功夫在會外。平時應(yīng)該靠完善“水平溝通、垂直匯報、督導(dǎo)執(zhí)行”的管理體系盡量減少會議的次數(shù)。在不得不要召集開會的情況下，會前做到充分準(zhǔn)備，最好由當(dāng)事的雙方或幾方在會前就議題討論幾種解決方式，然后在會上進(jìn)行確認(rèn)。這樣可以減少會上討論的時間，有利于開成每一個高效的會議。