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做個懂財務(wù)的ERP管理員 應(yīng)付賬款流程解決實例(1)
導(dǎo)讀：實施完ERP，阿峰總是要離開沃奇公司的，不如培養(yǎng)一個“替補隊員”，希望可以在自己結(jié)束對沃奇公司的支持后，承擔(dān)起ERP管理員的角色。丁經(jīng)理就是阿峰眼中的合適人選，然而由于丁經(jīng)理出身技術(shù)，對財務(wù)工作.....
實施完ERP，阿峰總是要離開沃奇公司的，不如培養(yǎng)一個“替補隊員”，希望可以在自己結(jié)束對沃奇公司的支持后，承擔(dān)起ERP管理員的角色。丁經(jīng)理就是阿峰眼中的合適人選，然而由于丁經(jīng)理出身技術(shù)，對財務(wù)工作不太熟悉，一些看起來很簡單的流程，在他這里卻犯了難?？磥?，要想培養(yǎng)這個“替補隊員”，阿峰還要為他補上幾課。
ERP的應(yīng)付賬款流程 阿峰先在白板上畫了應(yīng)付賬款總流程圖：  從圖上，我們可以看到，應(yīng)付賬款的流程很簡單：應(yīng)付賬款來源-生成應(yīng)付憑單-審核后轉(zhuǎn)入付款流程。 然而，應(yīng)付憑單的來源有很多，如進貨單、退貨單、委外進貨單、委外退貨單、還有從資產(chǎn)管理模塊轉(zhuǎn)入過來的。在做應(yīng)付憑單前，首要任務(wù)就是要保證這類原始憑證的準(zhǔn)確性。因為，一旦過帳這些憑證即不可修改，哪怕是出現(xiàn)錯誤也是一樣。 這里的“發(fā)票”也有些特別：按照標(biāo)準(zhǔn)流程，一般要求發(fā)票必須在結(jié)賬時，也就是生成應(yīng)付憑單前到位，并應(yīng)在應(yīng)付憑單審核前，在應(yīng)付憑單里輸入發(fā)票信息。但是，在實際操作中，發(fā)票往往不能及時到達，所以，為了更加符合實際，ERP系統(tǒng)往往做出調(diào)整，在應(yīng)付憑單審核后，發(fā)票信息仍然可以修改。 其中，單據(jù)間的數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)及控制涉及到原始憑證（進貨單等）、應(yīng)付憑證、和付款憑證三種單據(jù)。流程如下圖所示：  對進貨單而言，只有審核后，才能結(jié)賬。只保存不審核的進貨單，是不能結(jié)賬的。 對于應(yīng)付憑證而言，控制的內(nèi)容就比較多。應(yīng)付憑證審核后，會回寫相應(yīng)的信息。如在進貨單處，有結(jié)賬數(shù)量和結(jié)賬碼。若我們按進貨單整張單據(jù)結(jié)賬，則結(jié)賬數(shù)量就等于進貨數(shù)量；若我們是分批結(jié)賬，則此處的結(jié)賬數(shù)量為實際結(jié)賬的數(shù)量，同時，會更新未結(jié)賬數(shù)量，作為下次結(jié)賬時的依據(jù)。當(dāng)應(yīng)付憑單的結(jié)賬數(shù)量大于等于進貨數(shù)量時，結(jié)賬碼就會顯示，表示此項目已經(jīng)結(jié)賬完畢。 結(jié)賬保存后，同時會把應(yīng)付憑單的號碼回寫給進貨單。若進貨單上，結(jié)賬單號欄位內(nèi)有結(jié)賬單好的話，此筆單據(jù)表明已經(jīng)做過結(jié)賬單，是不能再任何修改動作。
解決應(yīng)付賬款流程的三個難題 再簡單的流程也有可能遇到問題。在應(yīng)付賬款流程實施過程中也同樣有些難點問題需要解決： 難題一：如何分批結(jié)賬？ 以進貨單為例：若一張進貨單有1000只零件，但這個月結(jié)賬只結(jié)600只。此時結(jié)賬有兩種方式：一種是按項目，即根據(jù)進貨單具體的條目一條條結(jié)賬；另一種是整張結(jié)賬，即在應(yīng)付憑證里不會列出進貨單的明細，而是列了一個總的金額。所以，在分批結(jié)賬時，要選按項目進行結(jié)賬。剩余的400只，在下個結(jié)賬期，仍然可以按進貨單生成應(yīng)付憑單。 難題二：已經(jīng)結(jié)賬也不付款。 在月底雖然已經(jīng)結(jié)賬，但由于某種特殊原因，暫時決定不付款，即使到了付款期，也不付款。如：有批貨，本來應(yīng)該是11月份到貨，但供應(yīng)商10月份就已經(jīng)到貨，按照會計要求，此筆帳在11月份必須做。若付款期為一個月的話，那本應(yīng)該是12月份的貨款在11月份就要付掉，所以，系統(tǒng)只能采用凍結(jié)付款進行控制。 難題三：如何實現(xiàn)不同結(jié)賬日？ 在實際工作中，不同公司對結(jié)賬日有不同的規(guī)定，甚至有些公司對不同供應(yīng)商的結(jié)賬日規(guī)定也不相同。如有三張進貨單，分別為5號，19號，27號。首先，我們在供應(yīng)商處可以設(shè)置供應(yīng)商結(jié)賬日。如設(shè)置為0月25日結(jié)賬，則在按供應(yīng)商結(jié)賬日自動生成應(yīng)付憑單時，5號，19號兩張進貨單就會結(jié)賬；27號的進貨單不會結(jié)賬。若我們是統(tǒng)一結(jié)賬日，公司規(guī)定，所有供應(yīng)商的結(jié)賬周期為1號至3號，則按統(tǒng)一結(jié)賬日自動生成應(yīng)付憑單時，三張進貨單都會結(jié)賬。 在解決三個難題的過程中，要特別注意： ① 關(guān)于日期的控制。跟應(yīng)付帳款有兩個相關(guān)的日期，是非常重要的：一個是應(yīng)付現(xiàn)行年月，即做應(yīng)付賬款交易實際發(fā)生的日子；二是關(guān)帳日期由系統(tǒng)控制，不能對關(guān)帳日期前的單據(jù)進行任何修改。 ② 過帳之后，原始憑證無法修改。若要修改，要先沖帳，再修改。
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