本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案工作基本術(shù)語(yǔ)及其定義。適用于檔案工作、文書工作及有關(guān)領(lǐng)域。
本標(biāo)準(zhǔn)在制定過(guò)程中參考了《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《關(guān)于印發(fā)＜全國(guó)檔案館設(shè)置原則和布局方案＞的通知》（國(guó)檔發(fā)〔1992〕3號(hào)）、GB4894 《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語(yǔ)》、GB3860（文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則）、GB / T 3792 . 5 《檔案著錄規(guī)則》、GB13143《情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯傳統(tǒng)文獻(xiàn)》以及國(guó)內(nèi)外一些檔案術(shù)語(yǔ)詞典等文獻(xiàn)。 把秘書站加入收藏夾
1 一般概念
1.1 檔案 archives 
國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種歷史文獻(xiàn)。
1.2 檔案價(jià)值 archival value 
檔案對(duì)社會(huì)的有用性。 
1.3 檔案工作 archival work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。
1.4 檔案學(xué) archivistics 
研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案工作發(fā)展規(guī)律與方法的科學(xué)。
1.5 檔案管理 archive management 
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。 
1.6 檔案行政管理部門 archival administration department 
各級(jí)政府管理檔案事業(yè)的職能機(jī)構(gòu)。 
1.7 檔案室 records office 
國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的組織形式的統(tǒng)稱。
1.8 檔案館 archives 
集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。 
1.8.1 國(guó)家檔案館 national archives 
各級(jí)檔案行政部門管理的或與有關(guān)主管部門共同管理的檔案館。 
1.8.2 綜合檔案館 general archives 
按照行政區(qū)劃或歷史時(shí)期設(shè)置的、收藏和管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的國(guó)家檔案館。
1.8.3 專門檔案館 Special archives 
按照國(guó)家規(guī)定收藏和管理指定范圍的專門檔案的國(guó)家檔案館。 
1.8.4 部門檔案館 department archives 
專業(yè)主管部門按照國(guó)家規(guī)定設(shè)置的收藏管理本部門檔案的檔案館。 
1.8.5 企業(yè)檔案館 business archives
企業(yè)按照國(guó)家規(guī)定收藏和管理本企業(yè)檔案的檔案館。
1.8.6 事業(yè)單位檔案館 institution archives 
事業(yè)單位按照國(guó)家規(guī)定收藏和管理本事業(yè)單位檔案的檔案館。 
2 檔案收藏 
2.1 收集 acquisition and collection 
檔案館、檔案室接收及征集檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。 
2.1.1 歸檔 filing 
辦理完畢的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室保存的過(guò)程。 
2.1.2 移交 transfer 
按照國(guó)家規(guī)定把檔案交給檔案館、檔案室保存的過(guò)程。 
2.1.3 接收 accession 
檔案館、檔案室收存檔案的過(guò)程。 
2.1.4 征集 acquisition 
檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存在社會(huì)上的檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。 
2.2 交換 exchange 
國(guó)家（地區(qū)）之間、檔案部門之間、檔案部門與其他部門之間按規(guī)定互換檔案和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。 
2.3 館藏 holdings 
檔案館收藏檔案和有關(guān)文獻(xiàn)的總和。 
3 檔案鑒定
3.1 鑒定 appraisal 
對(duì)檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的判定。
3.2 保管期限 retention duration ( period ) 
對(duì)檔案劃定的存留年限。 
3.3 保管期限表 records retention schedule
規(guī)定檔案保管期限的文件。 
3.4 銷毀 destruction 
經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過(guò)程。
3.5 銷毀清冊(cè) destruction Schedule 
登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由當(dāng)事人簽署的文件。 
4 檔案整理 
4.1 立檔單位 fonds creating unit（或 unit of Creating fond ) 
構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人。 
4.2 全宗 fonds
一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。 
4.3 聯(lián)合全宗 Combined fonds 
由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的文件整體。 
4.4 匯集全宗 Collected fonds 
若干個(gè)立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個(gè)全宗對(duì)待的文件整體。 
4.5 全宗群 a complex of archival fonds 
由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。 
4.6 全宗內(nèi)檔案分類 classification in archival fonds
在一個(gè)全宗內(nèi)，按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式和其他特征把檔案實(shí)體分成若干類。 
4.7 案卷 file 
在一個(gè)全宗內(nèi)，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內(nèi)的基本保管單位，簡(jiǎn)稱卷。
4.8 卷內(nèi)備考表 memorandum 
卷內(nèi)文件狀況的記錄，排列在卷內(nèi)文件之后。 
4.9 檔號(hào) archival number 
檔案實(shí)體編號(hào)的總稱。包括全宗號(hào)、類別號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、頁(yè)號(hào)。