每年新入學(xué)的一年級(jí)學(xué)生，都需要向上級(jí)教育部門(mén)上報(bào)一份包含身份證號(hào)、出生年月等內(nèi)容的電子表格，以備建立全省統(tǒng)一的電子學(xué)籍檔案。數(shù)百個(gè)新生，就得輸入數(shù)百行相應(yīng)數(shù)據(jù)，這可不是個(gè)輕松活兒。有沒(méi)有什么辦法能減輕一下輸入工作量、提高一下效率呢？其實(shí)，我們只需在EXCEL中將學(xué)生的身份證號(hào)完整地輸入后，它就可以幫我們自動(dòng)填好出生日期和性別。

現(xiàn)在學(xué)生的身份證號(hào)已經(jīng)全部都是18位的新一代身份證了，里面的數(shù)字都是有規(guī)律的。前6位數(shù)字是戶籍所在地的代碼，7－14位就是出生日期。第17位“2”代表的是性別，偶數(shù)為女性，奇數(shù)為男性。我們要做的就是把其中的部分?jǐn)?shù)字想法“提取出來(lái)”。

STEp1，轉(zhuǎn)換身份證號(hào)碼格式

我們先將學(xué)生的身份證號(hào)完整地輸入到EXCEL表格中，這時(shí)默認(rèn)為“數(shù)字”格式（單元格內(nèi)顯示的是科學(xué)記數(shù)法的格式），需要更改一下數(shù)字格式。選中該列中的所有身份證號(hào)后，右擊鼠標(biāo)，選擇“設(shè)置單元格格式”。在彈出對(duì)話框中“數(shù)字”標(biāo)簽內(nèi)的“分類(lèi)”設(shè)為“文本”，然后點(diǎn)擊確定。

STEP2，“提取出”出生日期

將光標(biāo)指針?lè)诺健俺錾掌凇绷械膯卧駜?nèi)，這里以C2單元格為例。然后輸入“=MID(B2,7,4)&"年"&MID(B2,11,2)&"月"&MID(B2,13,2)&"日"”（注意：外側(cè)的雙引號(hào)不用輸入，函數(shù)式中的引號(hào)和逗號(hào)等符號(hào)應(yīng)在英文狀態(tài)下輸入）?；剀?chē)后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)在C2單元格內(nèi)已經(jīng)出現(xiàn)了該學(xué)生的出生日期。然后，選中該單元格后拖動(dòng)填充柄，其它單元格內(nèi)就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的出生日期。如圖1 。

圖1 通過(guò)上述方法，系統(tǒng)自動(dòng)獲取了出生年月日信息

小提示：MID函數(shù)是EXCEL提供的一個(gè)“從字符串中提取部分字符”的函數(shù)命令，具體使用格式在EXCEL中輸入MID后會(huì)出現(xiàn)提示。

STEP3，判斷性別“男女”

選中“性別”列的單元格，如D2。輸入“=IF(MID(B2,17,1)/2=TRUNC(MID(B2,17,1)/2),"女","男")”（注意如上）后回車(chē)，該生“是男還是女”已經(jīng)乖乖地判斷出來(lái)了。拖動(dòng)填充柄讓其他學(xué)生的性別也自動(dòng)輸入。如圖2。

圖2 性別被自動(dòng)填入指定位置

這樣，通過(guò)兩個(gè)簡(jiǎn)單的函數(shù)，我們就可以讓EXCEL從身份證號(hào)中自動(dòng)提取出生日期和性別并填充到單元格內(nèi)，極大地減輕了我們的輸入工作量。最后效果如圖3。

圖3 用EXECL可以自動(dòng)識(shí)別并填入學(xué)生信息