Word 實(shí)用技巧2

　　★WORD字體隨身攜帶

　　在日常辦公中，常常要在另一臺(tái)電腦上打印本機(jī)Word文檔，如果采用的是Windows系統(tǒng)默認(rèn)的字體，在另一臺(tái)電腦上打印當(dāng)然不會(huì)有什么問題，可是如果本機(jī)采用的是另外安裝的字體，而另一臺(tái)電腦上又未安裝該字體，那么打印時(shí)就會(huì)變成宋體了。要想即不在另一臺(tái)電腦上安裝該字體，又要正確打印出該文檔，我們可以這樣做：執(zhí)行 “工具→選項(xiàng)”命令，打開“選項(xiàng)”對(duì)話框，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，選中“嵌入TrueType字體”，這樣就可以把創(chuàng)建此文檔所用的TrueType字體與文檔保存在一起，當(dāng)在另一臺(tái)電腦上打開此文檔時(shí)，仍可用這些字體來查看和打印文檔。

　　注意：①如果想實(shí)現(xiàn)此目的，必須對(duì)該文檔使用一種新的樣式；②你想嵌入的字體只能是True Type字體；③這樣的文檔容量比較大，為了減小文檔的體積，可同時(shí)選中“只嵌入所用字符”選項(xiàng)；④在另一臺(tái)電腦上打開該文檔時(shí)，不能對(duì)嵌入的字體文本進(jìn)行修改，否則會(huì)使嵌入的字體丟失。

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　　★為WORD文本加注解

　　如果你想為WORD的某個(gè)文本（如一個(gè)新名詞、一個(gè)英文縮寫等）加以注釋，而又不想讓注釋出現(xiàn)的文檔中，下面三種方法中的任意一種可以幫你實(shí)現(xiàn)：

　?、傧冗x中需要注釋的文本，用“插入→批注”命令，打開“批注”窗口，在其中輸入注釋文字后關(guān)閉該窗口，則該文本被加上黃色底紋（不會(huì)打印出來），當(dāng)鼠標(biāo)移至該文本時(shí)，注釋文字則顯示在該文本的上方；

　?、趯⒐鈽?biāo)移至需要加注釋的文本后面，用“插入→腳注或尾注”命令，打開“腳注或尾注”對(duì)話框，適當(dāng)設(shè)置后確定，則光標(biāo)移至該頁(yè)文本的左下方，輸入注釋文本，則在上述文本后面出現(xiàn)一個(gè)數(shù)字序號(hào)，光標(biāo)移至該序號(hào)處，注釋文本即顯示出來（不過該注釋文本會(huì)顯示在文檔下方，并能打印出來）；

　?、廴绻⑨屛谋颈容^長(zhǎng)，我們可以先將注釋文本（圖片也可以）存放在一個(gè)獨(dú)立的文件中（非WORD格式也行），然后建立一個(gè)鏈接：選中要加注釋的文本，用“插入→超級(jí)鏈接”命令，打開“插入超級(jí)鏈接”對(duì)話框，在“要顯示的文字”右邊的方框中輸入需要加注釋的文本，在“請(qǐng)鍵入文件名稱或Web頁(yè)名稱”下面的方框中輸入前面建立的注釋文本文件的詳細(xì)路徑及名稱（也可以用“瀏覽”按鈕查找到），按“確定”按鈕，則需要加注釋的文本變成藍(lán)色帶下畫線形式（并不影響文檔的打?。?，點(diǎn)擊該文本（在WORD XP中需要按住Ctrl鍵），則可直接打開注釋文本所在的文件。

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　　★快速輸入特定的短語(yǔ)

　　我們?cè)谟肳ORD2000/XP進(jìn)行文檔編輯時(shí)，像專業(yè)術(shù)語(yǔ)、單位名稱等這些特定的短語(yǔ)，在一篇文章中可能要反復(fù)輸入，如果每次都是一個(gè)字（詞）一個(gè)字（詞）地去輸入，不僅麻煩、速度慢，而且容易出錯(cuò)，同時(shí)也很難每次輸入文本的一致性。我利用WORD2000/XP的“剪貼板”功能，實(shí)現(xiàn)了特定短語(yǔ)的一次性輸入，達(dá)到快速、準(zhǔn)確、一致之目的。

　?、賳?dòng)WORD2000，打開“剪貼板”工具欄。

　?、谶x將特定的短語(yǔ)（如“《中華人民共和國(guó)建筑法》”、“《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》”、“建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督工作”等）輸入到文檔中，然后一個(gè)一個(gè)的選中，用“復(fù)制”命令將他們逐條加到“剪貼板”中。

　?、墼谛枰骋欢陶Z(yǔ)的位置，單擊“剪貼板”工具欄上相應(yīng)短語(yǔ)的圖標(biāo)就可以一次性輸入該短語(yǔ)。

　?、苋绻陶Z(yǔ)太多，記不清某條短語(yǔ)在“剪貼板”上的具體位置也沒關(guān)系，當(dāng)你將鼠標(biāo)指向某條短語(yǔ)時(shí)，在左下方即可顯示出該短語(yǔ)，點(diǎn)擊你需要的短語(yǔ)即可（在WORD XP中，“剪貼板”上直接會(huì)顯示出短語(yǔ)的內(nèi)容）。

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　　★特殊符號(hào)的輸入

　　在WORD2000/XP中可以有多種方法輸入一些特殊符號(hào)，我們以“※”為例，看看如何輸入特殊符號(hào)：

　?、佘涙I盤法。右擊中文輸入法的“軟鍵盤”（一般輸入法均帶有“軟鍵盤”），選“特殊符號(hào)”選項(xiàng)，直接點(diǎn)擊符號(hào)“※”所在的字母鍵即可；

　?、谧詣?dòng)更正法。用“工具→自動(dòng)更正”命令，打開“自動(dòng)更正”對(duì)話框，在“替換”框中輸入“mh”，在“替換為”框中輸入“※”，先后按“添加”和“確定”按鈕。以后你在文檔中輸入“mh”及后面的文字時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其更正為“※”，如果你確實(shí)需要輸入字母“mh”（不會(huì)這么巧吧?。?，你可以先輸入“mha”及后面的文字，再將“a”刪除即可；

　?、圩栽煸~法。右擊中文輸入法（以“五筆字型”為例）狀態(tài)條，選“手工造詞”選項(xiàng)，打開“手工造詞”對(duì)話框，在“詞語(yǔ)”框中輸入“※”，在“外碼”框中輸入“mh”，先后按“添加”和“關(guān)閉”按鈕，以可你在該輸入法中輸入“mh”時(shí)即可輸入“※”；

　?、苡谩安迦搿?hào)”命令，打開“符號(hào)”對(duì)話框，在“廣義標(biāo)點(diǎn)”子集中會(huì)找到“※”，雙擊它即可輸入。

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　　★使用通配符進(jìn)行模糊替換

　　如果想把整篇文檔中引號(hào)（“”）內(nèi)的文本全部設(shè)置成黑體，可以采用通配符替換的方法實(shí)現(xiàn)：

　?、儆谩熬庉嫛鎿Q”命令，打開“查找與替換”對(duì)話框，并點(diǎn)擊下面的“高級(jí)”按鈕，再選中“使用通配符”選項(xiàng)；

　　②在“查找內(nèi)容”框中填入：“*”后（*號(hào)代表任意字符，？號(hào)代表1個(gè)字符），點(diǎn)擊“替換為”框，再按下端的“格式”按鈕，并選“字體”選項(xiàng)，在彈出的“查找字體”對(duì)話框?qū)⒆煮w設(shè)置為黑體后確定；

　　③按“全部替換”按鈕，即可將全文引號(hào)內(nèi)的文本一次性設(shè)置為黑體了。

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　　★Word文檔與RTF文檔的互換問題

　　Word允許用戶輸入和輸出一種RTF特殊格式的文件，只需選擇“另存為”命令，在“保存類型”中選擇“RTF格式”即可。

　　RTF是Rich Text Format的縮寫，并將它作為該格式文件的擴(kuò)展名。RTF文件格式是由Microsoft創(chuàng)建的。它是為在不同程序間傳遞數(shù)據(jù)而設(shè)計(jì)的。其優(yōu)點(diǎn)之一就是文件的格式信息不會(huì)丟失或破壞。例如，用戶可以利用RTF格式將文檔在Word與老版本的Word、PageMa

　　ker以及其它幾種流行的軟件（包括Word for the Mac）之間傳送。

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　　★如何將Word文檔轉(zhuǎn)換成為幻燈片

　　我們經(jīng)常需要制作內(nèi)容相同的Word文檔和PowerPoint文檔，同時(shí)又不想重新進(jìn)行輸入和制作，這個(gè)時(shí)候就需要用到Word的文檔轉(zhuǎn)換功能。

　　其實(shí)，Office本身就提供了一種十分方便的各種環(huán)境間文檔轉(zhuǎn)換的方法。方法就是直接把另外一個(gè)編輯環(huán)境里面的文檔打開。例如需要將Word文檔轉(zhuǎn)換成PowerPoint文檔時(shí)，啟動(dòng)PowerPoint，單擊“文件”菜單欄，選擇“打開”命令，在打開文件的對(duì)話框中把文件類型設(shè)置為“所有文件”，然后選擇已經(jīng)編輯好的Word文檔，單擊“確定”即可實(shí)現(xiàn)不同文檔格式的自動(dòng)轉(zhuǎn)換。

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　　★使用Word字體隱藏功能制作模板

　　在Word的使用中，有時(shí)候我們需要制作打印用的專用模板，比如在下面的表格中我們可以看到粗體的部分是不需要打印的，只要打印那些正常文字到已經(jīng)為它們準(zhǔn)備好的“聯(lián)系表”空白樣表內(nèi)，因?yàn)檫@些黑色文字是要經(jīng)常變化的，所以不能把它們都作為模板內(nèi)容，只能空下來不填，但是每次輸入要打印內(nèi)容的時(shí)候，會(huì)因?yàn)椴恢滥膫€(gè)空白單元格，應(yīng)該填寫哪個(gè)相應(yīng)內(nèi)容，這樣我們會(huì)覺得無所侍從，經(jīng)常要拿來樣稿再一個(gè)一個(gè)的按照要求填寫十分麻煩，如何使這些文字只顯示，而不讓它們打印出來呢？為了制作這個(gè)模板我們可以使用隱藏文字的方法：

　　水木清華

　　隱藏文字的方法：選中要隱藏的文字，如“高級(jí)管理人員聯(lián)絡(luò)表”，然后，單擊“格式→字體→效果”，將隱藏”復(fù)選框打上鉤，然后單擊“確定”按鈕。其它的粗體文字只要選中后按照上述方法執(zhí)行即可，或者使用格式刷來刷一下就可以了！

　　隱藏文字后，怎樣設(shè)置能看得見它們呢？方法如下：?jiǎn)螕簟肮ぞ摺x項(xiàng)→視圖→非打印字符”，選中“隱藏文字”復(fù)選框，這樣我們就可以看到哪些被隱藏的字符了！

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　　★在沒有安裝Word的計(jì)算機(jī)上查看文檔

　　有時(shí)用戶需要將制作的文檔拿到其它沒有安裝Word的計(jì)算機(jī)上使用，如果時(shí)間來不及的話，可以不安裝Office，采用以下方法。

　　在完成文檔編輯后執(zhí)行“文件”菜單下的“另存為Web頁(yè)”命令，輸出的網(wǎng)頁(yè)文件自然可以拿到其它計(jì)算機(jī)上演示了，而且對(duì)作品的效果影響不大，只是一些版式變化。另外，也可以用寫字板來打開Word文件。

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　　★換頁(yè)時(shí)不再頻繁敲回車鍵

　　在編輯文檔時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到換頁(yè)的情況，大多數(shù)的用戶都會(huì)敲很多次回車鍵以生成新的頁(yè)面，這實(shí)際上是一個(gè)非常不好的習(xí)慣，因?yàn)楫?dāng)用戶對(duì)前面的內(nèi)容再作修改時(shí)，會(huì)直接影響到版面，所以用戶應(yīng)當(dāng)使用下面的方法：

　　當(dāng)編輯到需要換頁(yè)的位置時(shí)，按住“Ctrl”鍵后再按下回車鍵，插入一個(gè)分頁(yè)符，這樣就完成了換頁(yè)的工作。

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　　★Word“分節(jié)”的妙用

　　在Word中，“節(jié)”是文檔的一部分，可以在其中單獨(dú)設(shè)置某些頁(yè)面格式設(shè)置選項(xiàng)。如果需要修改屬性，例如行編號(hào)、列數(shù)、頁(yè)眉和頁(yè)腳時(shí)，可創(chuàng)建一個(gè)新的節(jié)，并對(duì)這個(gè)新的節(jié)應(yīng)用新的頁(yè)面設(shè)置選項(xiàng)。除非插入分節(jié)符，否則Microsoft Word會(huì)將整個(gè)文檔視為一個(gè)節(jié)。分節(jié)符是為表示節(jié)結(jié)束而插入的標(biāo)記。分節(jié)符中保存有節(jié)的格式設(shè)置元素，如頁(yè)邊距、頁(yè)的方向、頁(yè)眉和頁(yè)腳以及頁(yè)碼的順序。分節(jié)符在文檔中顯示為包含有“分節(jié)符”字樣的雙虛線。

　　插入分節(jié)符的方法如下：

　　1.單擊文檔中需要插入分節(jié)符的位置，單擊“插入”菜單欄中的“分隔符”命令，出現(xiàn)一個(gè)名為“分隔符”的對(duì)話框。

　　2.在“分節(jié)符類型”下，單擊描述了所需新分節(jié)符開始位置的選項(xiàng)。分節(jié)符類型共有4種：“下一頁(yè)”、“連續(xù)”、“奇數(shù)頁(yè)”和“偶數(shù)頁(yè)”。 下面的示例顯示了可插入的分節(jié)符類型。

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　　★為部分文檔創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳

　　創(chuàng)建頁(yè)眉或頁(yè)腳時(shí)，Word自動(dòng)在整篇文檔中使用同樣的頁(yè)眉或頁(yè)腳。要為部分文檔創(chuàng)建不同于其他部分的頁(yè)眉或頁(yè)腳，需要對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)，然后斷開當(dāng)前節(jié)和前一節(jié)中頁(yè)眉或頁(yè)腳間的連接。

　?、?如果尚未對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)，需要在要使用不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳的新節(jié)起始處插入一個(gè)分節(jié)符；

　?、?單擊要為其創(chuàng)建不同頁(yè)眉或頁(yè)腳的節(jié)；

　?、?單擊“視圖”菜單中的“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令。出現(xiàn)“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具窗口；

　?、?單擊“頁(yè)眉和頁(yè)腳”工具欄上的“同前”按鈕；

　　⑸ 修改已有的頁(yè)眉或頁(yè)腳，或?yàn)樵摴?jié)創(chuàng)建新的頁(yè)眉或頁(yè)腳。Word會(huì)自動(dòng)對(duì)后續(xù)各節(jié)中的頁(yè)眉或頁(yè)腳進(jìn)行同樣的修改。

　　⑹ 要為下一節(jié)創(chuàng)建不同的頁(yè)眉或頁(yè)腳，重復(fù)步驟1到步驟5。