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“時(shí)間就是金錢，效率就是生命”的觀念早已深入人心，而對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，做好時(shí)間管理、提高管理效率不僅意味著提高內(nèi)部經(jīng)濟(jì)利益，而且能加強(qiáng)企業(yè)外部競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。實(shí)踐證明，無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位，以下六種方法都有助于你們提高管理效率：
1、 第克泰特法 第克泰特（Dictator）的英文意思，在這里可以引申為“專用時(shí)間”。長(zhǎng)期操縱著世界經(jīng)濟(jì)的猶太人習(xí)慣于把上班后的一個(gè)小時(shí)，定為“第克泰特時(shí)間”，在這段時(shí)間里，必須將昨天下班到今天上班之間接到的信函、傳真、E-mail等全部回復(fù)，用電腦打好并發(fā)出，或者用電話回復(fù)。現(xiàn)在是“第克泰特時(shí)間”這句話，在猶太人之間的言外之意是“謝絕會(huì)客”。猶太人之所以注重“第克泰時(shí)間”，是因?yàn)樵诩ち业纳虘?zhàn)中,他們以“馬上解決”作為工作的座右銘。在能力卓越的猶太人的辦公桌上，看不見(jiàn)“未決文件”。我們的管理者不妨借鑒一下猶太人對(duì)待時(shí)間的這種做法。 2、二八分割法 “美國(guó)人的金錢裝在猶太人的口袋里”。為什么？他們的生存和發(fā)展之道，就是始終堅(jiān)持猶太人經(jīng)商的“二八定律――企業(yè)80%的收益來(lái)自20%的客戶”。應(yīng)該把精力用在最見(jiàn)成效的地方，所謂“好鋼用在刀刃上”。美國(guó)企業(yè)家威廉?穆?tīng)栐跒楦窭枪句N售油漆時(shí)，頭一個(gè)月僅掙了160美元。此后，他仔細(xì)研究了猶太人經(jīng)商的“二八定律”，分析了自己的銷售圖表，發(fā)現(xiàn)他的80%收益的確來(lái)自20%的客戶，但是他過(guò)去卻對(duì)所有的客戶花費(fèi)了同樣的時(shí)間――這就是他過(guò)去失敗的主要原因。于是，他要求把他最不活躍的36個(gè)客戶重新分派給其他銷售員，而自己則把精力集中到最有希望的客戶上。不久，他一個(gè)月就賺到了1000美元。穆?tīng)枌W(xué)會(huì)了猶太人經(jīng)商的二八分割法，連續(xù)九年從不放棄這一法則，這使他最終成為了凱利――穆?tīng)栍推峁镜闹飨? 3、限制電話法 電話雖然在管理工作中越來(lái)越顯示它的重要作用，但作為雙刃劍，她又是浪費(fèi)管理者時(shí)間的一個(gè)主要原因，因?yàn)殡娫捘苤袛嗍掷锏墓ぷ骱退悸?，搞不好就?huì)出現(xiàn)“煲電話粥”現(xiàn)象。用一個(gè)小時(shí)集中精力去辦事，要比花兩個(gè)小時(shí)而被打斷10分鐘、20分鐘的效率還要高。那么防止電話干擾有哪些辦法呢？一是分析一下打給你的電話，確定采取什么辦法減少那些根本沒(méi)有必要的電話；二是使用適當(dāng)?shù)幕卦掁k法；三是先用誠(chéng)懇的語(yǔ)氣接聽(tīng)電話，避免閑談；四是讓別人知道什么時(shí)間可打電話找你。 4、授權(quán)借時(shí)法 授權(quán)借時(shí)，是指管理者根據(jù)職能原理，授予下屬一定的權(quán)力，委托其在一定權(quán)限內(nèi)，自主地處理工作，主動(dòng)完成任務(wù)，從而把自己從事務(wù)堆中解脫出來(lái)，集中精力考慮更重大的事情，解決更緊要的問(wèn)題。在授權(quán)時(shí)，要貫徹以下幾項(xiàng)原則：一是視能授權(quán)原則，切不可授權(quán)給無(wú)能者和只知盲從的“老實(shí)人”；二是用人不疑原則，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)做到用人不疑，疑人不用；三是例行規(guī)范原則，領(lǐng)導(dǎo)工作可分為例行性、規(guī)范性的原則工作和例外、非規(guī)范性工作，授權(quán)處理的主要是面廣和量大的前者；四是逐級(jí)授權(quán)原則，越級(jí)授權(quán)，必然會(huì)打亂正常工作秩序，不但不能節(jié)約時(shí)間，而且還要為此產(chǎn)生內(nèi)耗，空耗時(shí)間。 5、時(shí)間隔離法 這種方法不妨從下面兩位人物的做法中得到啟發(fā)： 愛(ài)因斯坦深知時(shí)間隔離法之精髓，他在1906年完成了《狹義相對(duì)論》以后，經(jīng)過(guò)經(jīng)10年的醞釀和準(zhǔn)備，在1916年的某天，告訴家人任何事都不要干擾他。一連16天沒(méi)有出門，當(dāng)他走出時(shí)，手里拿著幾張寫(xiě)滿了數(shù)學(xué)公式的稿紙，那就是改變?nèi)祟愓麄€(gè)宇宙觀念的“廣義相對(duì)論”。 效率專家杜拉克在《有效管理者》一書(shū)中，曾提到一家銀行負(fù)責(zé)人在每天的工作時(shí)間內(nèi)，保持90分鐘的隔離時(shí)間。他說(shuō)：“我嚴(yán)令我的秘書(shū)，除美國(guó)總統(tǒng)和我的內(nèi)人之外，無(wú)認(rèn)什么大事，不要把任何電話接給我。雖然這也許有些冒險(xiǎn)，需要勇氣，說(shuō)不定真有天大的等不及90分鐘的事情”。但這種方法卻大大提高了他的時(shí)間利用率。 6、會(huì)議節(jié)時(shí)法 為了節(jié)省會(huì)議時(shí)間，應(yīng)采取的措施和有效辦法是： 會(huì)前做好準(zhǔn)備，不開(kāi)無(wú)目的、無(wú)意義或議題不明確的“糊涂會(huì)”； 聯(lián)系實(shí)際，解決問(wèn)題，不開(kāi)傳聲筒式的“本本會(huì)”； 權(quán)衡輕重緩急，抓住重點(diǎn)，不開(kāi)“扯皮會(huì)”； 發(fā)揮民主，集思廣益，不開(kāi)家長(zhǎng)式的“包辦會(huì)”； 講究實(shí)效，不開(kāi)一“報(bào)告”、二“補(bǔ)充”、三“強(qiáng)調(diào)”、四“表態(tài)”、五“總結(jié)”式的“八股會(huì)”； 不開(kāi)七時(shí)開(kāi)會(huì)、八時(shí)到、九時(shí)領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告的“遲到會(huì)”； 不開(kāi)與議題無(wú)關(guān)人員的“陪坐會(huì)”； 不開(kāi)名為開(kāi)會(huì)，實(shí)為游山玩水的“旅游會(huì)”。 總之，要做到可開(kāi)可不開(kāi)的會(huì)不開(kāi)，能開(kāi)短會(huì)的不開(kāi)長(zhǎng)會(huì)，能開(kāi)小會(huì)的不開(kāi)大會(huì)，能合并開(kāi)的不單獨(dú)開(kāi)，能站著開(kāi)的不坐著開(kāi)。 因?yàn)樾?成果÷時(shí)間，所以，通過(guò)節(jié)時(shí)的辦法有利于提高管理效率，一位成功人士告訴我說(shuō)：“以下十條，每做到一條，你的管理效率就可以提高10%”。請(qǐng)您不妨一試： 成本觀念――在生活中，有許多屬于“一分錢”智慧、幾小時(shí)愚蠢的事例，如為省兩元錢而排半小時(shí)隊(duì)，為省兩元錢而步行三站地等等，都是極不劃算的。對(duì)待時(shí)間，就要像對(duì)待經(jīng)營(yíng)一樣，時(shí)刻要有一個(gè)“成本”的觀念，要算好帳。 精選朋友――古人云“有群累生”，多而無(wú)益的朋友是有害的。他們不僅浪費(fèi)你的時(shí)間、精力、金錢，也會(huì)浪費(fèi)你的感情，甚至有的“朋友”還會(huì)危及你的事業(yè)。要與有時(shí)間觀念的人和公司往來(lái)。 巧用電話――要盡量通過(guò)電話來(lái)進(jìn)行交流，溝通情況，交換信息。打電話前要有所準(zhǔn)備，通話時(shí)要直奔主題，不要在電話里說(shuō)無(wú)關(guān)緊要的廢話或傳達(dá)無(wú)關(guān)主題的信息與感受。 不得不走――要學(xué)會(huì)限制時(shí)間，不僅是給自己，也是給別人。不要被無(wú)聊的人纏住，也不要在不必要的地方逗留太久。一個(gè)人只有學(xué)會(huì)說(shuō)“不”，他才會(huì)得到真正的自由。 避免爭(zhēng)論――無(wú)謂的爭(zhēng)論，不僅影響情緒和人際關(guān)系，而且還會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間，到頭來(lái)還往往解決不了什么問(wèn)題，說(shuō)得越多，做得越少，聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時(shí)常常已走出了很遠(yuǎn)的距離。 現(xiàn)在就做――許多人習(xí)慣于“等候好情緒”，即花費(fèi)很多時(shí)間以“進(jìn)入狀態(tài)”，卻不知狀態(tài)是干出來(lái)而非等出來(lái)的。請(qǐng)記住，栽一棵樹(shù)的最好的時(shí)間是20年前，第二個(gè)最好的時(shí)間是現(xiàn)在。 學(xué)會(huì)速讀――絕大多數(shù)書(shū)籍并不值得從第一頁(yè)開(kāi)始逐頁(yè)細(xì)讀，一般而言，一部三百頁(yè)的圖書(shū)有二十頁(yè)可取的內(nèi)容就很不錯(cuò)了，我們的任務(wù)就是把有價(jià)值的這部分內(nèi)容“檢索”出來(lái)。在這個(gè)信息時(shí)代，速讀的能力或迅速抓住要點(diǎn)的能力已顯得十分重要。 預(yù)格式化――許多信件和表格都可以借助電腦，提前予以格式化，用時(shí)則只需幾分鐘就可輸出。電子郵件的地址列表也有類似的功效。 避開(kāi)高峰――避免在高峰期乘車、購(gòu)物、進(jìn)餐，可以節(jié)省許多時(shí)間。 提前休息――在疲勞之前休息片刻，既避免了因過(guò)度疲勞導(dǎo)致的超時(shí)休息，又可使自己始終保持較好的“競(jìng)技狀態(tài)”，從而大大提高工作效率。不同的休閑會(huì)帶來(lái)不同的結(jié)果。積極的休閑應(yīng)該有利于身心的放松、精神的陶冶和人際的交流，比如打羽毛球、看體育比賽、踏青、去圖書(shū)館、參加文化沙龍、聽(tīng)講座、寫(xiě)作以及與知心朋友的聊天等都很有好處。 |
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