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1、如果僅僅是將已批準的文件以電子文檔保存放到網(wǎng)上便于查閱，可以： （1） 先采用對書面文檔進行批準； （2） 電腦上設(shè)置權(quán)限，確保電子文檔不能隨意更改； （3） 當需更改時采用書面文檔審批后再更改電子文檔； （4） 對電子文檔與書面文檔作同樣的標識，包括編號、更改及修訂狀態(tài)等。 2、如果取消書面文檔全部采用電子文檔，可以： （1） 按照文件控制要求設(shè)置文件的權(quán)限，包括：評審、批準、更改、查閱等； （2） 在網(wǎng)上建立文件后交相應(yīng)權(quán)限人員批準； （3） 通過網(wǎng)絡(luò)批準電子文檔； （4） 過網(wǎng)絡(luò)更改文件，更改后再送批準； （5） 電子文檔自動或人工進行修訂狀態(tài)的標識； （6） 用新文件替代被更改的文件或?qū)ψ鲝U的舊文件有標識； 電子文件管理辦法 1. 目的和適用范圍 為保證我公司計算機網(wǎng)絡(luò)安全順利運行，提高工作效率特制定本辦法。 本辦法規(guī)定計算機電子文件的編制、批準、傳遞、反饋、歸檔、作廢等要求。 本辦法的規(guī)定適用于我公司局域網(wǎng)電子文件的管理。 2. 術(shù)語 電子文件：相對于紙質(zhì)文件而言，凡將儲存、編輯、使用于計算機媒體的信息，如文件、表單、記錄等，均稱為電子文件。 3. 職責 3.1 人事行政部負責局域網(wǎng)的建立和系統(tǒng)運行的維護管理，以及各部門計算機的維護管理。 3.2 各部門按本規(guī)定執(zhí)行。 4. 管理內(nèi)容和要求 4.1 局域網(wǎng)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的建立 4.1.1 操作系統(tǒng)的應(yīng)用 a)服務(wù)器安裝WindowsNT4.0 b)客戶機安裝Windows98第二版，需要時可安裝Windows2000/XP/Me等。 4.1.2 基本應(yīng)用軟件 a)Office2000/XP辦公自動化軟件 b)AutoCAD2000計算機輔助設(shè)計軟件 4.1.3 操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的安裝必須由人事行政部微機維護技術(shù)員同意或在其指導(dǎo)下方可進行安裝和卸載。 4.2 網(wǎng)絡(luò)軟件的建立和應(yīng)用 4.2.1 我公司局域網(wǎng)電子文件的傳輸采用Microsoft Mail電子郵局進行管理，該軟件安裝在Windows98啟動組程序中，隨系統(tǒng)自行啟動，各部門必須保證郵件箱在工作時間內(nèi)開放，任何單位不得自行改動。 4.3 網(wǎng)上鄰居的管理 4.3.1 網(wǎng)上用戶的設(shè)置具體見附表1《計算機局域網(wǎng)編號及用戶名稱對稱表》 4.3.2 網(wǎng)上鄰居中各部門在服務(wù)器中設(shè)專用文件夾，各部門把有關(guān)文件分類歸檔。 4.3.3 設(shè)定訪問權(quán)限分類控制。 4.4 電子文件的管理 4.4.1 電子文件的管理不能違背質(zhì)量體系文件、技術(shù)文件和資料、質(zhì)量記錄等控制程序的規(guī)定，編制必須以擴展名為.txt、.doc、.xls、.eml、.dwg文件方式進行編寫。 4.4.2 電子文件的發(fā)放采用局域網(wǎng)郵件進行發(fā)放，審核、審批處加蓋受權(quán)為專用電子印章或電子簽名后方可有效。具體流程見附件。 4.4.3 各部門收到電子文件后，必須進行文件回復(fù)以確保你部門正常收到電子文件。 4.4.4 作好電子文件收發(fā)登記工作，發(fā)放文件有專用文件夾，接收文件有專用文件夾，作廢文件由使用者按時刪除。 4.4.5 電子文件不允許自行進行更改，必須由編制單位提請《文件更改申請單》報品質(zhì)管理小組審核、管理者代表批準后，由品質(zhì)管理小組進行整體更改。 4.4.6 電子文件有效性由文件發(fā)放部門對文件的有效性進行檢查，并添寫《電子文件有效性檢查記錄》。 4.4.7 由發(fā)文部門負責把回復(fù)存到專用文件夾中，做為收發(fā)文登記。 4.4.8 上級部門郵件的處理方式，當收到上級部門發(fā)來的郵件時由人事行政部網(wǎng)關(guān)計算機負責轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)部門，相關(guān)部門要對文件的有效性進行反饋，最后按文件要求發(fā)回上級部門。 4.4.9 對于標準、顧客圖樣和技術(shù)條件等外來文件和資料必須在5個工作日內(nèi)進行評審和轉(zhuǎn)化，并填寫《外來文件和資料評審表》。 4.5局域網(wǎng)質(zhì)量體系文件的控制 4.5.1電子文件不違背《質(zhì)量體系文件和資料控制程序》、《質(zhì)量記錄控制程序》要求，以“電子文件為主、紙質(zhì)文件為輔”的原則。 4.5.2 質(zhì)量體系文件和資料、質(zhì)量記錄樣式均以質(zhì)量檢驗科計算機中《網(wǎng)上鄰居－正式版QMS文件》為有效受控版本，其他部門和單位計算機中復(fù)制的文件和記錄表樣均 為非受控版本，不得在體系運行中使用。如需要，必須經(jīng)綜合辦確認同意，管理者代表批準，印制紙質(zhì)文件，并加蓋受控印章后下發(fā)到使用部門和人員。 4.5.3 計算機中與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件夾和文件名稱的命名應(yīng)采用實名、全稱或簡稱的方式，避免采用數(shù)字、字母代號和個性化的名稱；以防止文件和資料的混亂、丟失和無意中刪除。 4.5.4 對于保密和未經(jīng)授權(quán)不得閱讀的文件和資料，必須進行文檔加密和標識。 4.5.5 對于重要文件和資料必須設(shè)置為“只讀”屬性，以避免無意中被修改。 4.6計算機網(wǎng)絡(luò)安全 4.6.1每臺計算機必須安裝瑞星2002、金山毒霸、KV3000等正版殺毒軟件；并定期進行查毒和殺毒，需要時，由人事行政部微機維護技術(shù)員進行。 4.6.2 對一些保密的電子文件要進行加密處理，可使用Office2000文件加密工具或者其他Windows98操作系統(tǒng)下的文件加密工具。 4.7 電子文件的備份 4.7.1 客戶機要每季度對電子文件進行備份，其備份方式可視情況自行確定。 4.7.2 服務(wù)器中歸檔后的重要文件要在半年內(nèi)或服務(wù)器儲存空間接近臨界容量時，要刻錄光盤備份，并進行分類保管。 5.相關(guān)文件和記錄 《電子文件有效性檢查記錄》 |
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