目前國內(nèi)企業(yè)在辦公管理過程中大多還是通過局域網(wǎng)利用一些基本的辦公軟件來進(jìn)行，在這種情況下普遍存在以下問題：

　　第一是企業(yè)內(nèi)部的信息共享程度低，各種不同類型的文件無法轉(zhuǎn)換，造成大量重復(fù)勞動(dòng)。第二是信息傳遞不流暢，員工與員工之間、主管與員工之間不能高效地進(jìn)行工作交流，實(shí)際上就是沒有相應(yīng)的渠道加強(qiáng)員工間的溝通；第三協(xié)同工作能力差，導(dǎo)致工作效率低。特別是一些需要多部門協(xié)作完成的工作，由于不能及時(shí)溝通或者協(xié)調(diào)力度不夠，導(dǎo)致工作不能很好地完成。

　　由于存在上述問題，企業(yè)在辦公管理過程中可以通過使用一些工具、平臺(tái)來解決這些問題。目前有很多辦公自動(dòng)化軟件提供的功能都可以促進(jìn)企業(yè)的信息處理，加強(qiáng)分散部門的交流，促進(jìn)協(xié)同辦公。

　　首先在信息交流方面，一般的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都有電子郵件、電子論壇等模塊。

　　電子郵件的使用促進(jìn)了各部門、個(gè)人間的信息傳遞，傳遞的效率提高了，另外保密性也增強(qiáng)了。一般的企業(yè)在信息交流方面都是以電子郵件開始的，也很容易收到成效。特別是電子郵件地址薄與通訊錄有機(jī)結(jié)合，普通員工可以很容易地完成郵件的發(fā)送和接收。

　　電子論壇一般是最活躍的部門，大家對(duì)企業(yè)的建議可以有暢通的渠道進(jìn)行反饋，另外企業(yè)也可以從中了解員工的思想動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)與員工的溝通。如果大家都能在電子論壇上自由發(fā)表對(duì)企業(yè)的看法和建議，那將是企業(yè)很大的一筆財(cái)富。

　　在知識(shí)共享方面，各部門可以在辦公自動(dòng)化軟件中建立自己的知識(shí)共享欄目，及時(shí)補(bǔ)充內(nèi)容，內(nèi)容可以包括部門的規(guī)章制度、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)流程介紹等內(nèi)容，只要是不涉及企業(yè)機(jī)密，可以公開的都可以放在上面。這樣企業(yè)的員工可以方便地獲取公司內(nèi)部的有關(guān)信息和共享公司文件資料。另外有些常用的信息例如常用單位電話、列車時(shí)間表、企業(yè)人員狀況等也可以做到共享，這樣大家的工作會(huì)更方便、更高效。

　　在員工的工作過程中，現(xiàn)代企業(yè)要求能夠相互配合完成，特別是在一些跨部門的工作和需要多人完成的工作。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以建立一套工作任務(wù)、工作日志系統(tǒng)來完成工作的協(xié)同。部門負(fù)責(zé)人可以把工作任務(wù)下達(dá)到每個(gè)人，多部門的工作可以作為項(xiàng)目來處理，每個(gè)人根據(jù)自己的任務(wù)制定自己的工作計(jì)劃，然后根據(jù)計(jì)劃的完成情況如實(shí)記錄工作日志，別人根據(jù)工作日志，可以相互了解整體工作的完成進(jìn)度，及時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。對(duì)于一些部門負(fù)責(zé)人，可以在系統(tǒng)中公開其日程安排，從而加強(qiáng)其他人的計(jì)劃性，避免一些沒必要的電話聯(lián)系和工作耽擱。

　　現(xiàn)在的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)于上述這樣的流程管理都能很輕松地實(shí)現(xiàn)。其它類似的工作也都可以加入到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來進(jìn)行，例如借款報(bào)銷流程，我們可能經(jīng)常遇到申請(qǐng)借款時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)不在，報(bào)銷時(shí)不知道財(cái)務(wù)制度等情況，通過系統(tǒng)都可以避免此類情況的發(fā)生。如果你想出去搞一次調(diào)研，你首先可以向領(lǐng)導(dǎo)發(fā)一封電子郵件通知你的上司，或制定工作計(jì)劃讓部門負(fù)責(zé)人審批，通過以后，你可以在網(wǎng)上做出差申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人不一定在辦公室，只要他登錄辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就可以完成審批。你報(bào)銷的時(shí)候，你可以通過財(cái)務(wù)部的規(guī)章制度了解企業(yè)的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，然后在網(wǎng)上填寫報(bào)銷記錄。另外辦公管理部門也可以通過數(shù)據(jù)共享的方式來分析個(gè)人的費(fèi)用處理情況。

　　隨著企業(yè)對(duì)知識(shí)管理的重視，企業(yè)利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)來完善協(xié)同辦公的要求也越來越迫切。大多數(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)都采用B/S結(jié)構(gòu)，甚至有一些企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上移動(dòng)辦公，無論員工在家里還是在外地，都可以象在辦公室一樣處理一些事情。

　　通過實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以對(duì)企業(yè)進(jìn)行工作流程的重組，優(yōu)化工作流程，提供工作效率。特別是結(jié)合一些最新的管理思想，對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)教育，使大家在應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的過程，思想觀念進(jìn)行一次革新，促進(jìn)管理上一個(gè)新的臺(tái)階。