[推薦][轉(zhuǎn)]使用ONenote實(shí)踐GTD

使用OneNote實(shí)踐GTD 

 

有時(shí)，我們會(huì)遇到改變我們思維方式的觀點(diǎn)。對(duì)于我而言，其中影響我的一個(gè)觀點(diǎn)就是 David Allen 在他的 Getting Things Done— The Art of Stress-Free Productivity 一書(shū)中討論的五階段工作流處理系統(tǒng)。David Allen 是一位作家和提高專業(yè)人員工作效率計(jì)劃的創(chuàng)辦者。在本文中，我將介紹我如何使用 OneNote 實(shí)現(xiàn) David Allen 提出的工作流處理系統(tǒng)，以及該系統(tǒng)如何幫助擔(dān)任 Microsoft Corporation 的 Windows® Media Foundation Technology 項(xiàng)目經(jīng)理一職的我提高工作效率。

Mr. Allen 將工作流處理劃分為以下階段：1. 收集，2. 處理，3. 組織，4. 查看，5. 執(zhí)行。通過(guò)按照這些步驟操作，可以幫助我有效地處理每天所面對(duì)的所有會(huì)議、電話、文檔和數(shù)百封電子郵件，并使我從容地應(yīng)對(duì)未完成的工作，因?yàn)槲掖_信目前所做的工作更為重要。即使您以前從未聽(tīng)說(shuō)過(guò)工作流處理，也不必?fù)?dān)心。我將重點(diǎn)介紹該系統(tǒng)的一個(gè)主要方面，即 OneNote 真正的亮點(diǎn)：組織。雖然要在 OneNote 中進(jìn)行組織，并不需要您事先了解工作流系統(tǒng)，但我建議您進(jìn)一步研究一下 David Allen 的觀點(diǎn)，這些觀點(diǎn)對(duì)于全面提高工作效率頗有裨益。

使用 OneNote 執(zhí)行工作流處理

作 為同時(shí)接管許多項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理，要始終對(duì)我的全部職責(zé)了如指掌，“組織”是至關(guān)重要的。除了項(xiàng)目和交辦事項(xiàng)以外，我需要了解與我的項(xiàng)目相關(guān)的所有重要資料 （包括會(huì)議備注、網(wǎng)站鏈接、聯(lián)系人，等等）并且能夠方便地參考這些資料。OneNote 不僅使我可以將所有信息保存在一個(gè)位置并輕松地查看，而且它還十分靈活，是一種適合我的工作方式及我要實(shí)現(xiàn)工作流系統(tǒng)的方式的理想工具。

David Allen 將我們的工作劃分為他稱之為的抽象級(jí)別。這些級(jí)別是從定義您的工作的不同角度描述的。OneNote 使我可以輕松地將工作組織為這些級(jí)別，因?yàn)楦鞣N級(jí)別的筆記本組織（文件夾、分區(qū)、頁(yè)、子頁(yè)和筆記標(biāo)記）有助于正確地將工作組織成這些抽象級(jí)別。

我 在引領(lǐng)您遍歷我自己的筆記本組織時(shí)，將重點(diǎn)介紹三個(gè)最具體的抽象級(jí)別：當(dāng)前職責(zé)、當(dāng)前項(xiàng)目以及接下來(lái)的交辦事項(xiàng)。為了便于舉例，我將自己的角色定位為一家 虛構(gòu)的 OneNote 發(fā)燒友俱樂(lè)部的公關(guān)。我們的口號(hào)是：使用 OneNote 提高工作效率，省下時(shí)間盡情娛樂(lè)。

 

使用分區(qū)組織當(dāng)前職責(zé)

職責(zé)領(lǐng)域涵蓋若干大小項(xiàng)目。一個(gè)領(lǐng)域區(qū)域通常需要六個(gè)月或更長(zhǎng)時(shí)間才能出結(jié)果，并且需要完成大量項(xiàng)目才能實(shí)現(xiàn)該職責(zé)領(lǐng)域的目標(biāo)。要?jiǎng)?chuàng)建職責(zé)領(lǐng)域，請(qǐng)執(zhí)行以下操作：

1. 創(chuàng)建一個(gè)新分區(qū)并用該職責(zé)領(lǐng)域的名稱指定新分區(qū)的標(biāo)題。
2. 將分區(qū)中的第一頁(yè)的標(biāo)題設(shè)為“概述”。
3. 在“概述”頁(yè)上，描述該職責(zé)領(lǐng)域的特征并列出該領(lǐng)域中的所有項(xiàng)目。我已將我的“概述”頁(yè)劃分為以下類別：
   • 內(nèi)容：職責(zé)領(lǐng)域包括哪些內(nèi)容
   • 原因：為什么必須在此領(lǐng)域獲得成功
   • 項(xiàng)目：此領(lǐng)域中的項(xiàng)目列表



提示

嘗試為您的概述創(chuàng)建信紙頁(yè)。為概述中您認(rèn)為最重要的信息類別創(chuàng)建標(biāo)題。添加自定義的項(xiàng)目筆記標(biāo)記以用于創(chuàng)建項(xiàng)目列表。在創(chuàng)建下一個(gè)概述頁(yè)時(shí)，通過(guò)重新使用同一模板可節(jié)省時(shí)間。

下 圖顯示了我的稱為“公關(guān)活動(dòng)”的職責(zé)領(lǐng)域，該領(lǐng)域針對(duì)“概述”頁(yè)打開(kāi)。請(qǐng)注意，其他分區(qū)選項(xiàng)卡顯示其他職責(zé)領(lǐng)域的名稱，包括“考核”和“招聘”。屏幕右側(cè) 的頁(yè)選項(xiàng)卡顯示“公關(guān)活動(dòng)”職責(zé)領(lǐng)域中各個(gè)項(xiàng)目的名稱。在我所扮演的“俱樂(lè)部歡樂(lè)衛(wèi)士”角色中，我將非常認(rèn)真地履行這一領(lǐng)域職責(zé)！



 

使用頁(yè)組織項(xiàng)目

在職責(zé)領(lǐng)域中，我使用頁(yè)組織我的各個(gè)項(xiàng)目。每一頁(yè)包含一個(gè)項(xiàng)目，并且由于項(xiàng)目具有許多相關(guān)聯(lián)的交辦事項(xiàng)和參考資料，因此我將這些內(nèi)容添加到了項(xiàng)目的頁(yè)中。下圖顯示了“公關(guān)活動(dòng)”職責(zé)領(lǐng)域中一個(gè)稱為“年度夏日野炊”的頁(yè)，該頁(yè)中列出了與此項(xiàng)目相關(guān)聯(lián)的交辦事項(xiàng)和參考資料。

 



 

小項(xiàng)目    我的有些項(xiàng)目較小并且與特定職責(zé)領(lǐng)域沒(méi)有關(guān)聯(lián)。如果必須為每個(gè)小項(xiàng)目創(chuàng)建一個(gè)新的職責(zé)領(lǐng)域，我的筆記本很快就會(huì)變得無(wú)法管理。例如，我需要為我的汽車購(gòu)買(mǎi) 新輪胎。查看價(jià)格、給商家撥打電話進(jìn)行訂購(gòu)，這只是一些新的交辦事項(xiàng)。為了解決此問(wèn)題，我創(chuàng)建了一個(gè)分區(qū)并將它命名為“常規(guī)”，用于放置所有小項(xiàng)目。下圖 顯示了為我的筆記中的“常規(guī)”職責(zé)領(lǐng)域。

 





提示

如果某個(gè)小項(xiàng)目屬于某個(gè)職責(zé)領(lǐng)域，但該項(xiàng)目太小，不允許它有自己的頁(yè)，則在該職責(zé)領(lǐng)域的“概述”頁(yè)上創(chuàng)建一個(gè)區(qū)域，以用于標(biāo)記只具有一兩個(gè)交辦事項(xiàng)的很小的項(xiàng)目。您還可以向您的“概述”頁(yè)的信紙中添加小項(xiàng)目的標(biāo)題。

大項(xiàng)目    有時(shí)，小項(xiàng)目最終會(huì)發(fā)展為大得多的項(xiàng)目，那怎么辦呢？例如，如果年度夏日野炊要涉及全國(guó)的 OneNote 俱樂(lè)部，它將需要大得多的組織，并且它可能會(huì)成為它自己的職責(zé)領(lǐng)域。OneNote 提供了項(xiàng)目可以隨其范圍的增大而增大的靈活性。較大的項(xiàng)目通常需要多頁(yè)來(lái)放置其所有交辦事項(xiàng)、參考資料等內(nèi)容。因此，我添加了與主項(xiàng)目頁(yè)構(gòu)成一組的子頁(yè)。 如果某個(gè)項(xiàng)目足夠大，允許有自己的職責(zé)領(lǐng)域，則我只須創(chuàng)建一個(gè)分區(qū)，并將該項(xiàng)目的所有頁(yè)移至這個(gè)新分區(qū)即可。

 

使用筆記標(biāo)記指示項(xiàng)目和交辦事項(xiàng)

 

David Allen 提出了用于了解與您的工作相關(guān)的詳細(xì)信息的基本類別。他的提議包括“接下來(lái)的交辦事項(xiàng)”列表、“等待”列表和“項(xiàng)目”列表。交辦事項(xiàng)及其所屬的項(xiàng)目非常適 合使用筆記標(biāo)記。只要我具有交辦事項(xiàng)、問(wèn)題或者在等待某些信息以便可以繼續(xù)執(zhí)行項(xiàng)目，我就可以用筆記標(biāo)記來(lái)加以標(biāo)記。我已經(jīng)自定義了三種筆記標(biāo)記來(lái)表示這 些類別：

• 交辦事項(xiàng)：用藍(lán)色復(fù)選框標(biāo)記，此標(biāo)記指示交辦事項(xiàng)。完成某個(gè)交辦事項(xiàng)后，我就會(huì)選中該復(fù)選框。
• 等待：由黃色復(fù)選框標(biāo)記，指示我在等待其他人提供的資料。當(dāng)有人提供這些資料時(shí)，我就會(huì)選中該復(fù)選框。
• 項(xiàng)目：用綠色太陽(yáng)筆記標(biāo)記來(lái)標(biāo)記，此標(biāo)記指示任何被視為項(xiàng)目的內(nèi)容。

筆 記標(biāo)記非常適用于定期查看項(xiàng)目和交辦事項(xiàng)。即使我將我的所有項(xiàng)目組織為頁(yè)和子頁(yè)，用筆記標(biāo)記來(lái)標(biāo)記它們也會(huì)使我可以運(yùn)行筆記標(biāo)記摘要并在一個(gè)位置查看我的 所有項(xiàng)目的列表。對(duì)于交辦事項(xiàng)也是如此：筆記標(biāo)記使我每周可以輕松地查看交辦事項(xiàng)。通過(guò)筆記標(biāo)記摘要，可以很容易地找到一個(gè)項(xiàng)目、一個(gè)職責(zé)領(lǐng)域（分區(qū)）或 多個(gè)職責(zé)領(lǐng)域（多個(gè)不同的分區(qū)）中的交辦事項(xiàng)。

 

根據(jù)您的個(gè)人風(fēng)格使用 OneNote

 

我 在這里介紹的只是使用 OneNote 實(shí)現(xiàn) David Allen 的工作流處理的多種方法中的一種。OneNote 的優(yōu)點(diǎn)在于，它允許根據(jù)您的最佳工作方式進(jìn)行組織和自定義。使用分區(qū)、頁(yè)、子頁(yè)和筆記標(biāo)記，您可以靈活地通過(guò)許多方式來(lái)組織職責(zé)領(lǐng)域、項(xiàng)目和交辦事項(xiàng)。如 果我介紹的系統(tǒng)不太適合您，建議您試用 OneNote 和 David Allen 的工作效率系統(tǒng)來(lái)找到您自己的實(shí)現(xiàn)工作流處理系統(tǒng)的方法。這樣，您也可以使用 OneNote 來(lái)提高工作效率，省下時(shí)間盡情娛樂(lè)！