適合于文檔類資料備份的軟件很多，比如Second Copy 2000、CRBackPro、ProFILER2000, Super Flexible File Synchronizer, FTP Synchronizer , SyncBack, FileSafe等，都是比較優(yōu)秀的備份軟件。下面介紹Windows自帶的公文包工具及另外兩個功能強(qiáng)大的同步軟件，它們可以自動執(zhí)行操作，給文檔類數(shù)據(jù)的備份、及時更新及管理等帶來很大方便。

    1、“公文包”的使用

    在Windows中，自帶有一個文件同步小工具——公文包，它的功能很簡單，就是同步文件。原來設(shè)計的功能是同步主機(jī)與其他計算機(jī)，比如筆記本電腦中的對應(yīng)文件夾，現(xiàn)在我們用它來在同一臺機(jī)器上實現(xiàn)同步備份功能。

    1)在文件夾中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出菜單中點“新建”，然后點“公文包”，此時可以看到相應(yīng)位置出現(xiàn)了一個“新建公文包”文件夾，為方便使用，可以重新為這個公文包取名；

    2)雙擊打開“新建公文包”，此時的“新建公文包”相當(dāng)于一個普通的文件目錄，可以將所有欲備份的重要數(shù)據(jù)拷貝進(jìn)來，除了拷貝的窗口標(biāo)題會顯示為“正在更新公文包”外，一切和平時的拷貝沒有任何不同；

    3)將此“新建公文包”拷貝到你的磁盤、硬盤或者備份硬盤中。

    進(jìn)行數(shù)據(jù)更新時，只要右鍵單擊公文包文件夾，在彈出菜單中選擇“全部更新”，系統(tǒng)就會自動掃描公文包中的文件是否更新過，然后會彈出窗口，顯示所有變動過的文件情況，此時只要單擊“更新”按鈕即可完成最新備份。

    這種辦法的好處是全部過程無需操心，只要點兩個按鈕。而且無須拷貝全部文件，系統(tǒng)會自動掃描變動過的文件并進(jìn)行更新；缺點是不提供數(shù)據(jù)壓縮，也不提供參數(shù)調(diào)整選項。

   2、Second Copy 2000的使用   

    Second Copy是——個定時自動備份軟件。同時，還具有自定義備份文件類型，支持復(fù)制、移動、壓縮、同步等多種備份方式；可為壓縮的ZIP文件設(shè)置密碼等優(yōu)秀功能，筆者在此強(qiáng)烈推薦使用。下載：http：//jS．skycn．net／down／sc2000．exe，漢化包http：//js．skycn．net／down／z-sec-opy60129-w．exe。

    1)執(zhí)行Second Copy“文件”菜單的“新建任務(wù)”命令，系統(tǒng)將會詢問用戶是采取“快速設(shè)置”方式還是采取“自定義設(shè)置”方式，建議采取“自定義設(shè)置”方式來建立備份任務(wù)，這樣具有更多的自主性；

    2)單擊“下一步”，將會詢問用戶需要備份哪些內(nèi)容，是備份文件夾下的所有文件，還是只備份其中的一部分文件；

    3)接下來Second Copy將會詢問用戶自動備份的時間?？蛇x擇手動備份，也可選擇每隔幾分鐘、每隔幾小時、每隔幾天自動進(jìn)行備份。

    4)再下來就是選擇備份方式了。 Second Copy一共提供了“簡單復(fù)制”、“選擇復(fù)制”等6種備份方式：

    “簡單復(fù)制”就是將文件從源文件夾復(fù)制到目標(biāo)文件夾；“選擇復(fù)制”與簡單復(fù)制類似，但如果以前備份過的文件在源文件夾中已經(jīng)被刪除的話，Second Copy會認(rèn)為用戶不再需要這些文件，而將目標(biāo)文件夾中的文件也一并刪除(在刪除過程中可將這些文件保存到一個備份文件夾中)；“移動”就是將文件從源文件夾移動到目標(biāo)文件夾；“壓縮”則是將要備份的文件或文件夾采用ZIP格式壓縮到目標(biāo)文件夾中；“選擇壓縮”與選擇備份類似，就是在備份過程將源文件夾中已經(jīng)被刪除的文件從目標(biāo)ZIP壓縮包中刪除(也可對刪除的文件進(jìn)行備份)；至于“同步”就是讓兩個文件夾中的內(nèi)容完全保持一致(此時無論是在源文件夾還是在目標(biāo)文件夾中對任何一個文件作增加、修改或刪除操作，另一個文件夾都會變得與它一樣)，用戶可根據(jù)自己的實際需要選擇適當(dāng)?shù)膫浞莘绞?建議采用“選擇復(fù)制”或“選擇壓縮”方式)；

    5)當(dāng)用戶選擇不同的備份方式之后， Second Copy還會給出不同的備份選項，如當(dāng)用戶選擇“選擇復(fù)制”方式時，系統(tǒng)就會給出是否更新目標(biāo)文件、是否對需要刪除的文件保留備份、備份文件的保存路徑等；當(dāng)用戶選擇“壓縮”方式時，系統(tǒng)就會給出是否更新目標(biāo)文件、是否為ZIP文件設(shè)置密碼以及密碼內(nèi)容等選項；

    6)單擊向?qū)е械?#8220;下一步”按鈕，系統(tǒng)將會提示用戶為備份項目設(shè)置一個名稱，用戶可根據(jù)自己的喜好加以設(shè)置并單擊“完成”按鈕。

    至此設(shè)置新的備份任務(wù)的工作完成，當(dāng)系統(tǒng)時間滿足用戶設(shè)置的自動備份條件時，Second Copy就會在后臺自動對用戶選定的文件進(jìn)行備份，從而達(dá)到保護(hù)數(shù)據(jù)的目的。當(dāng)然我們也可在Second Copy任務(wù)列表中右擊需要備份的項目，然后從彈出的快捷菜單中執(zhí)行“立即復(fù)制”命令，對該備份任務(wù)手工進(jìn)行，使用非常靈活。

    3、同步精靈的使用

    同步精靈1．5是一款國產(chǎn)的免費目錄同步／備份工具。該軟件體積小巧，功能專一，運行速度極快，又無注冊要求，所以筆者建議你不妨一試。

    該軟件支持Win9x／Me／NT／2000操作系統(tǒng)，從作者的主頁http：／／dxqsoft．yeah．net上可下載。下載下來的ZIP文件Mir- rorDirl5cn．ZIP大小為202KB，是一款綠色軟件，將該壓縮文件釋放到任一目錄中，然后運行其中的 MirrorDir.exe即可。

    1)建立同步任務(wù)

    是它的主界面。點擊左下角的“新建任務(wù)”按鈕，即可在“所有任務(wù)”欄中新建任務(wù)，取好名字，任務(wù)即建立成功。本軟件支持多項任務(wù)，因此你可以同時建立多項任務(wù)。

    選中一項任務(wù)，在右框“主目錄”項中，按“瀏覽”項進(jìn)行主目錄的設(shè)置，在“鏡像目錄”中按“瀏覽”按鈕進(jìn)行鏡像目錄的設(shè)置。注意鏡像目錄名稱的選取，要與主目錄有所關(guān)聯(lián)，這樣使人一目了然，便于管理。

    有時候我們可能不希望同步主目錄下的某個或幾個子目錄，這時候你可以使用本程序提供的“排除子目錄”功能，被排除的子目錄將不會被同步到鏡像目錄中。如果你所同步的主目錄中，有些子目錄中的內(nèi)容沒有變化，那么你可以讓同步精靈在第一次同步后，將它列入“排除子目錄”中。

    2)其它設(shè)置

    允許自動運行該任務(wù)：如果你希望程序能夠自動備份指定目錄，可以使用自動執(zhí)行功能(即選中“允許自動運行本任務(wù)”項)，以后程序在自動運行時即可對該目錄進(jìn)行自動同步操作。

    刪除鏡像目錄中存在但主目錄中沒有的文件和目錄：為了達(dá)到主目錄和鏡像目錄完全一致的目的，程序提供了自動識別那些鏡像目錄中存在但主目錄中不存在的文件的功能，并且可以自動刪除這些多余的鏡像文件．有了這個功能，主目錄中文件／目錄的任何修改、增加、刪除操作都將被直接同步到鏡像目錄中，使用起來特別方便。不過需要注意：一但你啟用了這個功能，鏡像目錄中所有與主目錄中不同的東西都將被刪除，因此你使用的時候必須小心，避免不必要的數(shù)據(jù)損失。

    3)同步操作

    a．手工操作

    選中一項任務(wù)后，直接點擊圖3中的“開始同步”按鈕即可。同步操作完成后，程序會給出詳細(xì)的同步操作總結(jié)信息，比如提示你總共同步了幾個文件／目錄，刪除了幾個文件／目錄，創(chuàng)建了幾個目錄，無法刪除的鏡像文件／目錄數(shù)等，你甚至可以查看具體有哪些文件／目錄被同步、創(chuàng)建和刪除。

    手工操作有兩個不足：一是對于有多個任務(wù)，要一次一次地去點擊“開始同步”，進(jìn)行同步操作；二是手工操作容易忘記定期進(jìn)行?；谝陨峡紤]，軟件作者又開發(fā)了自動運行本軟件的功能。

    b、利用Windows的計劃任務(wù)自動運行

    如果你希望程序能夠自動備份指定目錄，可以使用自動執(zhí)行功能，對于你需要自動執(zhí)行的任務(wù)設(shè)定好相應(yīng)的選項，在程序啟動的命令行加上“—Auto”參數(shù)，然后加到Windows的計劃任務(wù)中即可。