[文章] 財務：淺談ERP在財務會計管理中的應用：：嘉木管理人的個人門戶

digman2005 2007-09-17

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　　一、ERP發(fā)展及內涵
　　ERP是指整合企業(yè)內部資源的企業(yè)經營管理系統，使企業(yè)業(yè)務數據統一化，全部在線處理。從技術層面看，它是利用信息技術成果，對企業(yè)內部的各類資源包括人、物、財、信息等進行規(guī)劃、統籌與整合，從而減少環(huán)節(jié)，提高生產率，增強企業(yè)競爭力。從管理層面看，它又是一個較完整的集成化管理信息系統，包括分銷、制造、會計、質量控制、售后服務、人力資源、材料等管理系統。從電子商務運作系統看，ERP是基礎工程，沒有ERP，企業(yè)信息管理就失去了支持，整個電子商務的品質就要打折扣。因此，ERP作為嶄新的現代管理手段，它的核心管理思想就是實現對企業(yè)經營管理各方面的信息資源進行有效的整合與管理。
　　二、ERP在財務會計管理中的應用
　　總體上講，ERP在會計與財務管理中的應用有兩個特點:一是宏觀層面的ERP的架構在擴張;二是微觀層面，即ERP物理模塊在不斷細化。這兩者的互動中，推進了會計作業(yè)模式的變化。
　　從宏觀層面講，財務會計的作業(yè)方式，長期以來主要體現在事后收集和反映會計數據上，在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱，不論是及時性上，還是有效性上，都難以展現它的作用。當企業(yè)發(fā)生危機時，它又總是首先反映在財務危機上，不是缺少現金，就是缺乏持續(xù)經營所需的資本。在引入ERP以前，隨著電腦的普及，會計系統的信息處理一般都是應用電腦作業(yè)，或是引入其他硬件來提高其自動化水平，這對滿足會計核算的一般要求來說已是一大進步。但這只是將手工會計向計算機系統進行的簡單復制與移植，減輕了會計人員的工作強度與難度，對提高企業(yè)經營決策水平作用有限。在業(yè)務流程的臨近和與其他系統的集成上，則受到技術與功能不足的限制。因此，ERP在會計與財務管理中的應用，不僅相當程度上反映了上述缺陷，而且，依托這一平臺，可以進行更廣泛的，包括客戶、供應商、分銷商和代理網絡、各地制造工廠等的各種經營資源、各種信息的集成，從而為企業(yè)科學決策提供更好的服務。
　　從微觀層面講，即ERP物理模塊走向細分化?，F階段在財務會計領域，主要涉及以下方面:
　　1.ERP系統在會計中的應用。會計核算主要是記錄、核算、反映和分析資金在企業(yè)經濟活動中的變動過程及其結果。它由總賬、應收賬、應付賬、現金、固定資產、多幣制等部分構成。因此，從物理層面看，ERP的會計核算模塊，涉及總賬模塊、應收賬模塊、應付賬模塊、現金管理模塊、固定資產核算模塊、多幣制模塊和工資核算模塊，等等。
　　以現金管理模塊為例，它主要是對現金流入流出的控制以及零用現金及銀行存款的核算。它包括對硬幣、紙幣、支票、匯票和銀行存款的管理。在ERP軟件中，一般都具有票據維護、票據打印、付款維護、銀行清單打印、付款查詢、銀行查詢和支票查詢等和現金有關的功能。此外，它還和應收賬、應付賬、總賬等模塊集成，自動產生憑證，過入總賬。
　　2.ERP系統在財務管理中的應用。財務管理的功能主要是基于會計核算的數據，再加以分析，從而進行相應的預測、管理和控制活動。它側重于財務會計、控制、分析和預測，強調事前計劃、事中控制和事后反饋。然后，ERP系統中的財務管理模塊已經完成了從事后財會信息的反映，到財務管理信息處理，再到多層次、一體化的財務管理支持。這種轉變體現在，它吸收并內嵌了先進企業(yè)的財務管理實踐，改善了企業(yè)會計核算和財務管理的業(yè)務流程。它在支持企業(yè)的一體化經營上，為分布在各地的分支機構提供一個統一的會計核算和財務管理平臺。由于支持基于Ｗｅｂ的財務信息處理，為企業(yè)發(fā)展電子商務和基于Ｉｎｔｅｒｎｅｔ的應用系統(如銷售訂單處理等)提供了平臺，財務信息還可以通過Ｗｅｂ方式收集和發(fā)布，使企業(yè)實現實時的、跨地區(qū)的財務管理成為可能?？傊?，這一切，倘若在非ERP的環(huán)境下，即使靠“人海戰(zhàn)術”來完成，其效益也是有限的。
　　3.ERP系統在成本管理中的應用?，F代成本管理需要一個能協調計劃、監(jiān)控和管理企業(yè)各種成本發(fā)生的全面集成化系統，從而協助企業(yè)的各項業(yè)務活動都面向市場來進行運作。在典型的ERP系統中，所有的成本管理應用程序都共用同樣的數據源并且使用一個標準化的報告系統，用戶界面的同一結構使這個系統具有容易操作的特點，成本與收入的監(jiān)控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項目一旦出現就能被分離出來，并可采取措施去糾正。具體來說，典型的或高層次的ERP成本管理涉及以下幾個方面:成本中心會計、定單和項目會計、分析與決策等系統。
　　以定單和項目會計為例，它是一個全面網絡化的管理會計系統，帶有定單成本結算的詳細操作規(guī)程。該系統收集成本，并用計劃與實際結果之間的對比來協助對定單與項目的監(jiān)控。系統提供了備選的成本核算及成本分析方案，從而有助于優(yōu)化一個企業(yè)對其業(yè)務活動的計劃與執(zhí)行。
　　再以獲利能力分析為例，哪一類產品或市場會產生最好的效益?一個特定的定單利潤是怎樣構成的?這些都是獲利能力分析必須涉及的問題。獲利能力分析模塊將幫助找到答案。同時，銷售、市場、產品管理、戰(zhàn)略經營計劃等模塊也將根據從獲利能力分析所提供的第一手來自市場的信息來作進一步的分析處理，公司因而能判斷它目前在現存市場中的位置，并對新市場的潛力進行評估。
　　三、ERP導入對會計人員角色的影響
　　由于上述特點取代了傳統會計功能的一大部分，因此導入ERP，實施ERP系統管理，對會計人員角色的影響是顯而易見的。其中，最突出的是，當企業(yè)導入ERP系統，許多資料直接由資料產生處的人員來鍵入，會計信息會在交易完成后自動入賬，同時進入相關分類賬，并自動產出報表，且許多資料直接從系統中即時存取。這樣，許多原本由會計人員來完成的基礎工作已被取代，而且，從作業(yè)的質量到速度，都比人工作業(yè)好得多。那么，對這一現象應該怎么看呢?
　　從表面上看，ERP的導入對會計人員來說，確實是一大沖擊，或者說是一種“會計人員無事可做”的危機。但從深層次看，筆者認為，ERP的導入，本質上是會計工作內涵的新發(fā)展，是會計工作重心的轉移，即從以往對數學的計量與紀錄，轉向對信息的加工、再加工、深加工。未來會計人員將不再扮演賬房先生，而是企業(yè)咨詢者的角色。同時，會計人員提供企業(yè)咨詢、分析的價值將愈來愈受到重視。會計人員在組織中所占地位及扮演的角色也日益重要。
　　從對信息的加工層面講，由于導入ERP，不僅是一個硬軟件的引進與安裝的問題，而且是實施ERP系統所取得的效益。而這效益的取得及其增值，相當程度上取決于會計人員對信息進行加工的層次性，所以“再加工——深加工”是會計新模式的基本特點。
　　以前，管理人員需要從財務報表中獲取信息來做經營及績效上的管理，如今的信息科技已轉為可隨時提供管理人員有用的信息，如此的轉變強調了管理會計的貢獻及重要角色?？傊?，隨著ERP在會計領域應用的發(fā)展，將賦予新的會計作業(yè)模式以更豐富的特色。
　　四、ERP在財務會計領域的應用前景
　　早在20世紀80年代初，我國企業(yè)就開始引進國外的MPPII軟件，推行MPPII管理系統。90年代中期以來，中石油、中石化與浪潮公司合作，實現了會計核算的信息化管理。中石化更是在2001年，通過中石化會計信息3.0集中核算系統，實現了會計信息系統的統一管理。從外部的信息系統開發(fā)商的發(fā)展來看，我國自己的軟件中心或公司，包括金蝶、用友等軟件公司專門開發(fā)并推出商品化的ERP軟件。再一方面，諸如世界著名的咨詢公司安達信等在我國推銷ERP系統。影響這些趨勢發(fā)展的原因，在于我國擁有龐大的ERP市場。據有關統計資料，我國企業(yè)對管理軟件的年需求量應在200億元以上，其中對ERP軟件、集團財務管理軟件、商務管理軟件的需求較為強烈，占90%。因此對企業(yè)信息系統進行統一整合，實施ERP管理是我國企業(yè)信息化管理發(fā)展的方向。
　　從應用層面看，我國企業(yè)應用ERP的態(tài)勢，主要向兩個方向發(fā)展，一是量的擴張，二是質的提升。從前者來看，企業(yè)應用ERP的領域，不僅只是制造業(yè)，還包括服務業(yè)和其他領域。其中，近年來特別是流通領域的企業(yè)應用ERP的比例明顯上升，這與我國加入ＷＴＯ的大趨勢息息相關。也就是說，為了適應全球經濟一體化，并能在激烈的國際競爭中求得生存與發(fā)展，實施ERP有利于縮小我國和發(fā)達國家管理水平的差距。
　　從20世紀90年代開始我們已經應用了多套財務管理軟件。從實踐來看，由于石油企業(yè)單位數目龐雜，各單位的技術水平、管理模式、市場結構存在著很大的差異，因此，在ERP應用上，要多走“量身定制”這一模式。如何調整現有管理模式，將以往好的管理思想植入ERP系統中，對ERP系統進行后期改造以適應企業(yè)的管理現狀與管理要求，將是ERP系統實施成功與否和發(fā)揮ERP管理效益的關鍵。