文獻信息組織
分類法的概念及作用
　　所謂分類法，就是根據(jù)文獻內(nèi)容的學科性質(zhì)和特點類分文獻的方法。對文獻進行分類整序的目的是便于管理和利用它們，例如編制分類目錄和索引，組織文獻的分類排架，進行文獻的分類統(tǒng)計等等。文獻分類在文獻檢索中具有重要的作用。比如分類目錄可以向用戶展示一個科學分類系統(tǒng)，用戶能夠通過這個系統(tǒng)去選擇和閱讀自己所需要的文獻。文獻的分類排列是編制檢索工具的基本方法，而文獻的分類查找則是文獻檢索的一個重要途徑。掌握文獻分類的基本原理，不但有利于從分類途徑檢索文獻，而且對于積累資料，分析、研究及處理文獻都十分有益。
分類法的類型
　　 為了保證文獻分類的準確性和一致性,必須預先編制一部合適的分類法(或稱分類表)，即類分文獻的工具。古今中外，人們編制了數(shù)千部分類法，從近現(xiàn)代分類法的編制方式看，其類型主要有以下3種：
1.等級體系分類法
　　它是以文獻內(nèi)容的學科性質(zhì)為對象，運用概念概括與劃分的方法，按照知識門類的邏輯次序從一般到具體、從簡單到復雜層層劃分，所形成的一種等級體系，它是以數(shù)字/字母(即分類號)作為表達文獻的學科內(nèi)容的標識，并以此標識編排組織和查找文獻的一種排檢方法。其具體體現(xiàn)為各種分類表，如《中圖法》、《科圖法》等。
分面組配分類法
　　它是運用概念可分析和綜合的原理，將可能構成文獻主題的概念分析成為單元或分面，設置若干標準單元的類表——分面公式，使用時，結(jié)合文獻內(nèi)容和分面公式，用綜合的方法組配形成類號。即通過概念的組配可將有限的基本類目擴充，組配成無限的主題概念的散組式分類法。如印度阮岡納贊的《冒號分類法》。
3.混合式分類法
　　這是介于上述兩種分類法之間，既應用概念劃分和概括的原理，又應用概念分析和綜合的原理而編制的分類法。根據(jù)側(cè)重面不同，又有體系—組配分類法和組配—體系分類法之分。例如《國際十進分類法》的編制，側(cè)重應用了概念劃分和概括的原理。實際上，現(xiàn)代的文獻分類法幾乎都要應用概念的劃分和概括、概念的分析和綜合的原理，不同之點只是應用的幅度問題。上述的等級體系分類法從古代起就廣泛應用于圖書館中對文獻資料的分類和檢索，現(xiàn)在也仍然是圖書信息界廣為使用的重要的邏輯標識系統(tǒng)。其優(yōu)點主要有：強調(diào)知識的系統(tǒng)化組織，符合人們認識事物的習慣，便于用戶按學科系統(tǒng)檢索有關文獻信息，族性檢索的適應性強；類目的樹型結(jié)構適于文獻的排架管理和檢索工具的編排組織；通常采用的阿拉伯數(shù)字和拉丁字母標識，通用性強，使國際統(tǒng)一分類達到資源共享成為可能。當然等級體系分類法也有很大的局限性，如：受其體系結(jié)構的限制，直接的專指性差；不適于多角度標引和檢索；類目體系固定，事先列舉，不能及時反映新學科、新事物，修訂、增補很困難。 2.1.3《中圖法》的內(nèi)容結(jié)構
　　當前使用的主要是等級體系分類法，因此這里重點介紹我國的《中圖法》。《中圖法》全稱是《中國圖書館分類法》(第4版起改為現(xiàn)名，此前為《中國圖書館圖書分類法》)，它是我國第一部集中了全國圖書館和信息部門的力量共同編制的一部綜合性大型文獻分類法，第1版于1975年出版，1980年出第2版， 1981年被定為國家標準分類法的試用本，1990年出第3版，1999年出第4版(機讀版同時出版)。
　　 《中圖法》由類目表、說明和索引3部分組成，設置類目數(shù)萬條。標記符號采用拉丁字母和阿拉伯數(shù)字相結(jié)合的混合號碼。另外，還相應采用了一些特殊符號，以作為輔助標記類目或輔助類號組合之用。下面具體說明各部分的內(nèi)容結(jié)構。
　　 1.類目表：類目表由基本大類表、簡表、詳表和復分表等組成。
　　 ①基本大類表：基本大類共22個，是在5個基本部類的基礎上擴展而來的，是整個分類表的第一級概括性的類目，它是類目表的綱目，又稱之為大綱?；敬箢惖奶攸c是由有獨立性的學科或幾個性質(zhì)相近而又能組成統(tǒng)一體的學科組合而成的。如：F經(jīng)濟，G文化、科學、教育、體育，O數(shù)理科學和化學，Q生物科學。
　　 ②簡表：又稱基本類目表，它由二級類目及若干重要的三級類目共同組成，包括300多個類目。簡表起承上啟下的作用，便于通過它尋找詳細類目。有些圖書信息部門直接用它類分文獻。
　　 ③詳表：詳表是在簡表基礎上，根據(jù)各學科的發(fā)展情況、文獻出版情況，并結(jié)合使用對象的情況，繼續(xù)逐級展開形成的。詳表又叫正表，是整個《中圖法》的正文，它集中體現(xiàn)了《中圖法》的分類思想和分類規(guī)則，是用來類分文獻的具體依據(jù)。但對于一些繼續(xù)要求關于地域、時代或編輯出版形式等細分的類目，還需要用復分表進行細分。
　　 ④復分表：復分表是為適應詳表中某些類目需進一步細分的要求而設立的，又稱輔助表。它又分為適用于全部類目的通用復分表和僅適用于某個類目的專用復分表，通用復分表包括：總論復分表、世界地區(qū)表、中國地區(qū)表、國際時代表、中國時代表、世界種族與民族表、中國民族表等。復分表增強了類目的細分程度，并使詳表篇幅大大縮小，配上號碼后，具有一定的助記性，但它們不能單獨使用。
　　 2.說明：說明也是《中圖法》的重要組成部分，包括編制說明，使用說明和類目注釋等。“編制說明”是就整個分類法的編制目的、原則、體系結(jié)構、標記制度及類目注釋等的說明。“使用說明”則是分別闡述各個基本大類的內(nèi)容范圍、編制原則、類目體系以及分類規(guī)則和方法等，通常單獨出版。“類目注釋”說明了類目的含義、覆蓋范圍和使用規(guī)則，如“……入此”(指明范圍)；“宜入……”(指出對交替類的選擇)；“參見……”(指出相關類目)；“依……分”(指出細分方法)等等，附在有關類目之后。
　　 3.索引：《中圖法索引》是將《中圖法》的全部類目按字順排列并標出相應類號，用以快速查閱《中圖法》類目的輔助工具。
分類文檔的組織
　　 分類文檔泛指一切按分類方法組織的文檔，具體包括分類目錄、分類索引、按分類排列的文摘等。
　　分類目錄中全部款目(即分類款目)主要按分類表的體系順序排列。因此，要了解和有效地使用分類目錄，欲從中查到所需要的文獻或者確認目錄中沒有自己所需要的文獻，就必須熟悉有關的分類法。其次，分類目錄還要解決同一類文獻(大量相同類號的款目)如何排序的問題。目前常見的有按種次號和著者號排列的方法。前者按歸類工作的先后順序給每種書編一個順序號，后者是按某種預先編制的著者號碼表給出號碼。于是，分類號＋種次號(或著者號)就構成了文獻在目錄(或書庫)中的地址號，它又叫索書號或排架號。各收藏館有自己的索書號，對同一本書的分類號，只要采用同一分類法，應是一樣的，不管它收藏在哪一個文獻信息服務部門中。
　　 檢索工具中文獻記錄一般是按分類法組織排列的，如《全國報刊索引》、《科學文摘》等。
主題字順組織法
　　隨著科學技術的發(fā)展，文獻數(shù)量的不斷增多，社會信息需求的日益增長，檢索工作中傳統(tǒng)方法已不能完全滿足需要，即用戶除了對分類的族性檢索要求外，還產(chǎn)生了對具體主題的特性檢索要求。因此，產(chǎn)生了主題字順組織法，簡稱主題法。它是繼分類法之后的又一重要的文獻信息組織方法，特別在計算機檢索領域，主題法的作用愈來愈重要。
主題法的概念及作用
　　所謂主題法，就是以自然語言中的詞語或規(guī)范化的詞語作為揭示文獻主題的標識，并以此標識編排組織和查找文獻的排檢方法。主題指文獻所具體論述的對象和研究的問題；表達主題概念的詞語就叫主題詞。主題詞有自然語言中的詞語，也有從自然語言中優(yōu)選出的規(guī)范化詞語。優(yōu)選出的詞語必須詞義明確，避免其多義性，并受特定的詞表控制。
　　主題法和分類法一樣，也是文獻信息單位廣泛使用的文獻信息整序法。它們揭示和檢索的對象都是各種類型的文獻資料；它們都是從文獻資料的內(nèi)容途徑進行揭示和檢索；它們都是文獻信息單位用來組織與編排檢索工具，向用戶揭示、宣傳和流通文獻資料的一種手段。那么主題法和分類法的主要區(qū)別是什么呢？
　　 1.揭示對象方面：主題法揭示文獻論述的具體事物或主題概念，一般不涉及學科類別的判斷；而分類法揭示的是文獻內(nèi)容的學科屬性，處理和檢索文獻都必須對文獻內(nèi)容的學科屬性作出判斷。
　　 2.使用標識方面：主題法直接用詞語表示文獻主題，即用事物名稱或概念詞語做描述文獻主題的標識和檢索標識；分類法則以抽象化的類目代號——分類號作為文獻內(nèi)容標識和檢索標識。前者直觀易懂，后者較簡潔，但也較費解。
　　 3.排列方式上：主題法按詞語字順排列，如同詞典，易學易查；分類法按分類號(學科或?qū)I(yè)門類的代號)排列，系統(tǒng)性較強，但不熟悉有關分類表則難以有效地利用它。
　　 4.用途上：主題法較適合于期刊論文、研究報告、會議論文等單篇文獻的組織和檢索，且更適于計算機組織和檢索，而分類法則比較適合于圖書或文集的組織和檢索。主題法主要適用于編制主題索引和主題目錄，提供了從具體事物入手查找文獻信息的途徑，專指性強；分類法既可用于編制分類目錄和分類索引，還可用于文摘編排、文獻報道、藏書排架與統(tǒng)計，提供的是從學科或?qū)I(yè)角度查找文獻信息的途徑，族性檢索功能強。
　　 綜上所述，主題法和分類法的作用是互補的，各有長短，誰也代替不了誰。在文獻檢索中，我們應當盡量取二者之長，避二者之短，以取得最佳檢索效果。
主題法的類型
　　 主題法在發(fā)展過程中，依選詞的不同，先后出現(xiàn)了標題詞法、單元詞法、關鍵詞法和敘詞法等多種文獻組織與檢索的方法。
　　 1.標題詞法和標題詞表
　　 標題詞法是主題法的早期類型。它是以標題詞(規(guī)范的事物名稱、名詞術語)作為文獻主題內(nèi)容的標識和檢索標識的先組式主題法。標題法的主要特征是事先編表，標題詞以固定的組合方式組織在詞表中，檢索按既定組配執(zhí)行。
　　 標題詞表通常由一個主表和若干個輔助表組成。如美國《Subject Headings for Engineering，簡稱SHE》就是《The Engineering Index》系統(tǒng)的配套詞表(詳見第4.2.2節(jié)的詞表部分)。
　　標題詞表的功能是對優(yōu)選出來的標題詞從詞義、詞形、詞間關系和用法等方面進行管理和控制。保證一種事物只用一個標題詞表達，一個標題詞只表達一種事物或含義，避免使用過程中的混亂。從文獻用戶角度講，詞表的用途是查詢有關的標題詞；全面、準確地選詞，調(diào)節(jié)檢索范圍，改善檢索效果。標題法有較好的直接性和專指性，但靈活性較差。
　　 2.單元詞法
　　單元詞法產(chǎn)生于本世紀五十年代初期，是針對標題法的某些不足而提出的。它主張用最基本的、不能再分的詞匯——單元詞做主題詞。單元詞從文獻內(nèi)容中抽出，再經(jīng)規(guī)范，能表達一個獨立的概念。比如“計算機軟件”不是單元詞，而“計算機”和“軟件”才是單元詞，在英語中單元詞經(jīng)常是一個單詞。單元詞法的突出特征是：強調(diào)詞匯的單元化；強調(diào)后期組配。即在檢索時將某些與檢索課題相關的單元詞組配起來使用，比較各自下面的文獻或其代用品的地址號，相重合的地址號就是與課題相關的文獻線索。這也是通過比號來實現(xiàn)單元詞組配和文獻選擇的，所以單元詞法是一種后組式的主題法。單元詞集合構成詞表，如專利工具中的《WPI－規(guī)范化主題詞表》就是一例。單元詞法雖然提高了主題法的靈活性，但由于它過分強調(diào)詞匯單元化，詞匯處理方法又不甚合理，易發(fā)生錯誤組配，誤檢率較高，故實用性不是很好。
　　 3.關鍵詞法
　　關鍵詞法是直接從文獻題名、文摘或全文中抽取出來的有實際檢索意義的信息單元(關鍵詞)作為主題詞。關鍵詞排序可組成供主題檢索的索引系統(tǒng)。比如《科學引文索引》中的“輪排主題索引”，其關鍵詞就是從文獻標題中抽取出來的。關鍵詞是非規(guī)范的，無需查閱標準詞表，或者只編制一個“禁用詞表”，它收錄為數(shù)不多的禁用詞，如助詞、連詞、介詞、冠詞以及一些通用概念的詞。關鍵詞法不受詞表控制，快捷簡便，適于用計算機組織和檢索文獻信息。由于關鍵詞法的詞語不規(guī)范，影響了文獻信息的查全率和查準率。
　　 4.敘詞法
　　敘詞法是以敘詞做主題詞的后組式主題法。敘詞是一種以概念為基礎的，經(jīng)過優(yōu)選的規(guī)范化名詞術語，具有單義性，組配性能好的特性。敘詞法的顯著特點是：檢索時可由多個敘詞形成任意合乎邏輯的組配，構成多種檢索提問式。敘詞法在其發(fā)展過程中，繼承了單元詞法后期組配原理，借鑒了分類法按學科范疇分類的原理，吸收了標題法中對標題詞進行嚴格規(guī)范化控制，按字順組織文獻信息的原理以及設立參照系統(tǒng)的措施?？梢?，敘詞法是對前述幾種類型主題法原理的繼承和發(fā)展，其科學性和實用性都大大前進了一步，并在文獻檢索中得到廣泛的應用。目前，國內(nèi)外大多數(shù)檢索工具和數(shù)據(jù)庫都采用敘詞法。常用的敘詞表有：《INSPEC敘詞表》、《原子能科學技術漢語主題表》、《國防科學技術主題詞典》、《地質(zhì)學漢語主題表》及《漢語主題詞表》等。下面以《漢語主題詞表》(簡稱《漢表》)為例，介紹敘詞表的內(nèi)容結(jié)構和用法。