檔案文獻檢索串講資料

鈴兒響叮當 2007-03-29

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第一章檔案文獻檢索系統(tǒng)概述
1．廣義的檔案文獻檢索包括存儲和查找兩個具體過程。前者是指將檔案中具有檢索意義的特征標識出來，通過編制檢索工具、建立數(shù)據(jù)庫等方法使之成為有序的檔案信息集合的過程；后者則是指在檔案信息集合中選擇、獲取特定檔案信息的過程。
2．簡答檔案文獻檢索的基本原理：是實現(xiàn)檔案需求與相關檔案信息的匹配，即將特定的檔案需求與存儲在檢索系統(tǒng)中的檔案信息進行相符性比較，根據(jù)一定標準從中選擇出符合需求的檔案信息。匹配的實現(xiàn)是存儲和查找互相作用的結(jié)果。
3．存儲階段的目的是：使檔案信息達到高度的組織化。主要采取對檔案文獻進行標識化壓縮處理的方法，即把檔案文獻中具有檢索意義的特征用語詞、代碼等符號表示出來，通過編目、編寫提要等方式將檔案原件轉(zhuǎn)換成一種篇幅較短的特殊文獻形式，一般成為簡短記錄檔案文獻特征的一個條目，并按照一定的規(guī)則把這些條目組織起來，形成有序的檔案信息集合，供查找之用。
4．查找階段的目的：是獲取所需檔案信息，主要方法是對檔案需求課題進行標識化處理，形成檢索提問，再將提問標識與檔案信息集合中的標識進行相符性比較，選擇出所需要的檔案信息，也就是說，在存儲的逆過程中把所需檔案查找出來。（3、4題可合并一題）
5．檔案文獻檢索同其他文獻檢索一樣，可以采取三種形式：
（1）數(shù)據(jù)檢索。這種檢索是直接回答利用者所需要的有關特定主題的查詢，檢索出的結(jié)果是數(shù)據(jù)、公式、圖表等。
（2）事實檢索。這種檢索也是直接回答利用者所需特定主題的確定性檢索，檢索出的結(jié)果是某種事實。
（3）文獻檢索。這種檢索是要查出記載所需信息的檔案文獻，但檢索結(jié)果所提供的并不是文獻本身，而是文獻線索，檢索人員借助文獻線索中提供的存址提取檔案文獻，再從文獻中獲得所需信息。
6．試述檔案文獻檢索系統(tǒng)的構(gòu)成與功能？
從檢索系統(tǒng)的整體功能出發(fā)，去設計規(guī)劃各個因素或環(huán)節(jié)的構(gòu)成方式及其相互關系，可以使整個檢索系統(tǒng)的功能得到改善，從而獲得較好的檢索效果。檔案文獻檢索系統(tǒng)包括兩大部分：存儲部分和檢索部分。存儲部分的主要功能是通過著錄標引、編制檢索工具、建立數(shù)據(jù)庫等手段使檔案信息有序化；檔案部分的主要功能是通過編制檢索策略實現(xiàn)利用者提問與檔案信息的有效匹配。
在存儲檔案時，檔案標引人員首先要對檔案文獻的內(nèi)容進行主題分析，形成若干能反映其主題的概念，并借助于檢索語言把這些概念轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標識，這一段工作就是檔案的著錄標引。
在檢索（查找）檔案文獻時，檔案檢索人員首先要根據(jù)利用者的提問確定其所需檔案的實質(zhì)內(nèi)容，形成概念，然后同樣借助于檢索語言，把表示檢索課題的概念轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索標識，并按實際需求把這些標識之間的邏輯關系表達出來，形成檢索表達式。
7．檔案文獻單元方式按照目錄構(gòu)成或計算機文檔中數(shù)據(jù)排列方式的不同，可區(qū)分為文獻單元方式和標識單元方式。
8．文獻單元方式：在計算機檢索中又稱為順檢方式、順序文檔。它以一份文獻為一個條目，指明該文獻的各種特征，即以文獻為單元進行檢索。
9．標識單元方式：在計算機檢索中又稱為逆檢方式、倒排文檔。它以文獻的一個屬性標識為單元，指明含有該屬性的全部文獻，一般只有標識和文獻號（檔號）兩個項目。
10．檢索效率是指在檢索過程中滿足利用者的全面性和準確性程度，它是衡量檢索系統(tǒng)性能的一個最基本的指標。檢索效率通常采用查全率和查準率兩個指標來衡量和表示。
11．查全率是衡量某一檢索系統(tǒng)從文獻集合中檢出相關文獻成功度的一項指標，即檢出的相關文獻與全部相關文獻的百分比。
12．查準率是衡量某一檢索系統(tǒng)的信號噪聲比的一種指標，即檢出的相關文獻與檢出的全部文獻的百分比。
13．簡答查全率和查準率的關系
查全率和查準率之間存在著互逆關系的結(jié)論。也就是說，如果放寬檢索以達到較好的查全率，那么查準率就會下降；反之，若是限制檢索范圍以改善查準率，則查全率就會變壞。當進行范圍寬泛的檢索時，查全率很高，可以達到90%左右，而這時查準率則很低；相反，當檢索范圍小，很專指時，則查準率較高，查全率較低。
14．論述影響檢索效率的因素：
（1）檢索語言的性能。檢索語言是溝通檔案文獻存儲和查找兩個過程的橋梁，對于特定需求信息與納入檢索系統(tǒng)的信息集合的準確匹配具有直接的影響。
（2）檢索途徑的數(shù)量。從理論上說，檔案在存入檢索系統(tǒng)之后，該系統(tǒng)向利用者提供的檢索途徑愈多，它被查到的概率也就愈高。
（3）著錄標引的質(zhì)量。檢索標識是組織檢索工具、進行檢索的依據(jù)，因此，檢索標識的準確性也是影響查全率、查準率的一個重要因素。
（4）檢索策略的優(yōu)劣。檔案著錄標引的結(jié)果對于文獻存儲的質(zhì)量至關重要，那么，檢索策略在查找過程中則具有決定性的作用。
（5）檢索人員的素質(zhì)。不論是手工檢索系統(tǒng)還是機械檢索系統(tǒng)，都要由檢索人員來參與和控制檢索過程，上述因素中除檢索語言之外，均與檢索人員的素質(zhì)有關，因此檢索人員的素質(zhì)對于檢索效率有直接的影響。
15．簡檔案文獻檢索系統(tǒng)評價的目的和作用
系統(tǒng)評價就是對系統(tǒng)的效率和價值進行測定，它是對系統(tǒng)進行科學管理的重要依據(jù)。主要目的是對系統(tǒng)整體及其組成要素的功能、特性和運營情況進行評測。
作用主要有三個方面：
（1）明確系統(tǒng)當前的性能特征，從而科學地、最大限度地發(fā)揮系統(tǒng)的功能。
（2）發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)現(xiàn)存的缺陷及其原因，提出改進意見或其他對策。
（3）為設計和建立新的檔案文獻檢索系統(tǒng)提供參考。
16．試述系統(tǒng)評價的指標體系：檔案文獻檢索系統(tǒng)評價的指標主要包括數(shù)據(jù)覆蓋率、檢索效率、響應時間、可存取性、費用等。
（1）數(shù)據(jù)覆蓋率又稱為收錄范圍，指一個檢索系統(tǒng)已收錄數(shù)據(jù)量與應收錄數(shù)據(jù)量的百分比，它反映該檢索系統(tǒng)的資源擁有狀況。
（2）查全率和查準率。二者實質(zhì)上反映了系統(tǒng)運行結(jié)果與利用者檢索要求的吻合程度，是衡量檢索系統(tǒng)性能的最重要的指標。需要說明的是，在實際測評時根據(jù)公式計算出來的查全率和查準率常常不能完全準確地反映系統(tǒng)的實際檢索效率，其主要原因是：
①對文獻相關性的判斷不可避免地帶有主觀性和模糊性。
②查全率是以檢索系統(tǒng)中與某一檢索要求相關的文獻總數(shù)作為分母，計算檢出的相關文獻在全部相關文獻中的比例，而檢索人員和評價人員都難以確定這個總數(shù)是多少。
③在計算查全率、查準率時，“相關文獻”被同等看待，不作任何區(qū)分，而實際上，在一組相關文獻中，每一份文獻的相關程度是有差異的。
（3）響應時間。它是指一次檢索過程中從利用者向檢索系統(tǒng)提出問題到檢索系統(tǒng)完成匹配過程，形成檢索結(jié)果，交付利用者所需的全部時間。
（4）可存取性。是指一個檔案文獻檢索系統(tǒng)的易用程度。
（5）費用。構(gòu)造和維持一個檔案文獻檢索系統(tǒng)需要投入一定的費用，利用者檢索檔案文獻也要有一定的支出，這些投入包括貨幣和活勞動兩種形式。

17．簡系統(tǒng)評價步驟
（1）制訂評價方案。包括確定對該系統(tǒng)進行評價時采用哪些評價指標。
（2）評價對象調(diào)查?？筛鶕?jù)評價對象以及評價指標的特點采用問卷調(diào)查、抽樣調(diào)查等不同的方法。（3）測試。根據(jù)樣本進行檢索測試，然后對檢索結(jié)果的相關性、響應時間、系統(tǒng)易用程度等進行判斷。
（4）數(shù)據(jù)處理與分析。對調(diào)查測試的各種原始數(shù)據(jù)進行整理、計算，得出有關評價對象的各種性能指標。
（5）對評價結(jié)果進行分析，提出改進意見。

第二章檢索語言
1．檢索語言：是根據(jù)檢索的需要而創(chuàng)制的人工語言，專門用于各種手工的和計算機化的文獻信息檢索系統(tǒng)，表達文獻主題概念和檢索課題概念。
2.簡答檢索語言的基本功能
主要有以下四個方面：
①對文獻的主題加以標引的功能；
②對內(nèi)容相同及相關的文獻主題加以集中或揭示其相關性的功能；
③對大量文獻信息加以系統(tǒng)化或組織化；
④便于將標引用語和檢索用語進行相符性比較。
3.產(chǎn)生檢索語言第一項基本功能的結(jié)構(gòu)：
（1）編碼型標識結(jié)構(gòu)。
（2）組配型標識結(jié)構(gòu)。
（3）層次型結(jié)構(gòu)標識。
4.產(chǎn)生檢索語言第二項基本功能的結(jié)構(gòu)：
（1）等級結(jié)構(gòu)
（2）參照系統(tǒng)結(jié)構(gòu)
（3）輪排聚類結(jié)構(gòu)。
5.按構(gòu)成原理，可分為分類檢索語言、主題檢索語言和代碼檢索語言三大類型。
6.簡答構(gòu)成原理
（1）分類檢索語言。其特點是用分類號來表達各種概念，把各種概念按知識分類進行系統(tǒng)組織和排列，有很好的系統(tǒng)性。
（2）主題檢索語言。其特點是用取自自然語言的語詞來表達各種概念，把各種概念完全按字順排列而不管其相互關系如何，其標識有很好的直接性。
（3）代碼檢索語言。它一般只就事物的某一方面特征，用某種代碼系統(tǒng)來加以標引和排列。
（4）引證關系追溯法。即引文索引法，是顯示科學論文之間互相引證而形成的論文網(wǎng)的一種方法。
7.主題檢索語言包括標題詞語言（標題法）、單元詞語言（單元詞法）、敘詞語言（敘詞法）和關鍵詞語言（關鍵詞法），它們可統(tǒng)稱為主題法系統(tǒng)。
8.簡答先組式語言與后組式語言有何區(qū)別
先組式語言就是文獻標識在編表時就已固定組配好，或絕大部分已固定組配好，如體系分類法和標題詞法。后組式語言就是文獻標識到標引和檢索時才組配起來，如單元詞法和敘詞法。

第三章分類檢索語言及《中國檔案分類尖》
1.簡答注釋的作用
具體可歸納為三點：
（1）當類目的含義不夠明確時，用注釋來明確。
（2）當類目之間的關系不可能用等級結(jié)構(gòu)來顯示時，用注釋來顯示。
（3）當在分類方法上有某些需要說明的地方時，用注釋來加以說明。
2.論述分類檢索語言的特點和作用
特點：
（1）它是一部類目的匯編，對表達事物概念的類目起登錄作用；
（2）它是一個類目的體系，從學科分類、事物分類或職能分類等角度揭示類目之間的關系；
（3）它是一部類目的“詞典”，除類目名稱本身外，還借助于等級體系形式以及注釋，對類目起定義作用；
（4）它是一種類目的排列表，通過線性排列形式和分類號，明確規(guī)定著各個類目在分類體系中的位置和次序。
作用：
（1）它是進行分類標引和組織分類檢索工具的規(guī)范。
（2）它能作為對文獻資料進行分類排架的依據(jù)。
（3）它是檢索者從分類途徑檢索文獻資料的指南。
（4）它是文獻工作人員工作中常用的參考手冊。
3.簡答分類應遵守哪些規(guī)則：
第一，在每一次劃分時，只使用一個劃分標準，不能同時使用兩個或兩個以上的劃分標準，否則會出現(xiàn)劃分后所得各子類互相交叉、重疊的混亂現(xiàn)象；
第二，劃分后所得各子類的外延之和應等于其母類的外延，避免不完全劃分的錯誤和多出子類的錯誤；
第三，要選擇反映事物本質(zhì)的符合分類目的的屬性作為劃分標準。
4.簡答類目劃分
類目的劃分包括分類標準的選擇和分類標準使用次序的選擇兩個問題。
（1）分類標準的選擇決定著提供什么檢索途徑。分類標準的選擇是指在一類事物的各種可作為分類標準的屬性中，選擇什么屬性作為分類標準。
（2）分類標準使用次序的選擇，決定著形成什么樣的分類體系結(jié)構(gòu)。分類標準的使用次序，是指當某一類事物連續(xù)劃分需要采用幾種分類標準時，這幾種分類標準使用的先后次序。
5.論述自然序列對同位類排列的要求及其在《中國檔案分類法》中的運用
自然序列對同位類的排列要求是：連續(xù)性、規(guī)律性、穩(wěn)定性、重要類目的突出性。其中最重要的是連續(xù)性。在《中國檔案分類法》中采用了如下幾種自然序列：
（1）按社會及各種現(xiàn)象的發(fā)展過程排列。
（2）按從低級事物到高級事物的次序排列。
（3）按生產(chǎn)流程或制作流程的次序排列。
（4）按習慣次序排列。
（5）按時間順序從古到今排列。
（6）按地理位置由近及遠排列。
6.同位類排列的人為序列的主要形式：人為序列就是按照事物的重要程序排列。這種排列法雖帶有人為性，但如能合理安排，也能產(chǎn)生很好的效果。人為序列包括：（1）從重要事物類目到次要事物類目的排列次序。（2）從有較多文獻論述的事物類目到只有很少文獻論述的事物類目的排列次序。（3）從抽象的、理論的、一般性問題的類目到具體的、應用的、個別性問題的類目的排列次序。
7.列類的方法與原則
（1）正規(guī)列類法。即對一個外延較廣的概念或范圍較大的類目。
（2）列舉列類法。即雖是采用某一個分類標準來編列一系列子目，但其子目之和少于被劃分的上位類，未列子目的事物概念或者設一其他類加以概括。
（3）重點列類法。即只列出少數(shù)幾項重點內(nèi)容作為子目，其余內(nèi)容仍包括在上位類中。
（4）羅列列類法。有兩種情況：一種是并非根據(jù)某個明確的劃分標準；另一種是根據(jù)某一分類標準構(gòu)成一系列子目。
（5）對應列類法。即采用相關專業(yè)的同一分類標準來構(gòu)成相應的一組子目。
（6）集中列類法。即根據(jù)檢索上的特殊需要，把按照一般劃分原則應分散的內(nèi)容集中列類。
（7）突出列類法。即將個別重要事物單獨列類。
（8）歸附列類法。即將按學科、專業(yè)、職能分類不能集中在一起事物按某種聯(lián)系歸附于有關類目。（9）合并列類法。即將若干個相近的并列概念合并設立一個類目。
（10）交替列類法。即對可以隸屬于兩個或兩個以上學科、專業(yè)、職能的事物在各有關類下都設立子目。
（11）專表列類法。
8.簡答類目注釋的作用與方式
概括起來說，注釋的作用是明確類目的涵義，明確類目之間的關系，明確分類方法。一部分類表的注釋可適當多一些，但必須是必要的。特別應注意的是：注釋必須準確、簡短、明白，力求避免作那些含糊的、自相矛盾的、冗長的、不必要的甚至是錯誤的注釋。要寫好注釋，寫注釋的人員就要對分類體系非常明了。注釋要與分類體系協(xié)調(diào)而不能與分類體系相抵觸。對類目作注釋，既不強求一律，也要有一定規(guī)范?？筛鶕?jù)具體情況，采用合適的注釋方式和措辭。
9.簡答分類標記的配置
分類標記即分類號，它是由具有自然順序的標記符號構(gòu)成的。分類號是類目的代號，是分類檢索語言的語詞?，F(xiàn)代分類法都用分類號作標識。
使用分類號作為分類檢索語言語詞的優(yōu)點在于：
（1）可以明確各個類目之間的先后次序，便于排列目錄和組織館藏；
（2）用分類號標引文獻比較簡單；
（3）在檢索時容易將代表檢索課題的分類號與代表文獻內(nèi)容的分類號作相符性比較；
（4）層累制分類號在一定程度上可以表達各個類目之間的從屬關系和并列關系；
（5）層累制標記法和分段標記法在一定程度上可以幫助分辨一個類目的涵義。
10.標記制度是指分類號的構(gòu)成方法，可分為順序制、層累制和混合制三種。
11.簡答標記制度的分類
標記制度是指分類號的構(gòu)成方法，可分為順序制、層累制和混合制三種。
（1）順序制。即用若干個數(shù)字或字母編成固定長度的連貫的號碼，按分類體系中類目的直線排列順序，不分級別依次標志全部類目。
（2）層累制。即用一位數(shù)字或一個字母來標志大類，再加一位數(shù)字或一個字母來標志它的下位類……如此層層累加數(shù)字或字母，用來表達類目的層層劃分以及類目之間的隸屬和并列關系。
（3）混合制。一般是將分類號分成兩部分，一部分用層累制，一部分用順序制。
12.試述體系分類法的局限性
（1）體系分類法自身存在著一個難以克服的矛盾——集中與分散的矛盾。這一矛盾使得體系分類法在適應利用者需求方面表現(xiàn)出很大的局限性。
（2）體系分類法主要采用列舉式的列類方法。
（3）體系分類法嚴格的邏輯體系給增加、刪減類目造成困難。
13.簡答《中國檔案分類法》的分類原則
《中國檔案分類法》是以不同歷史時期的國家機構(gòu)、社會組織，從事社會實踐活動的職能分工為基礎，并緊密結(jié)合檔案記述和反映的事物屬性關系，來建立從總到分，從一般到具體的邏輯體系。《中國檔案分類法》是一部完整的體系分類表，它主要由編制說明、大綱、簡表、詳表、輔助等組成部分構(gòu)成。這些組成部分分別具有自己的結(jié)構(gòu)和功能，各自發(fā)揮著獨特作用，并互相配合豐富和增強體系分類表的整體功能。
14.簡答分面組配式分類法
是根據(jù)概念的分析和綜合原理編制的文獻分類法，又稱分面分類法、組配分類法、分析—綜合分類法。它將主題概念分解為簡單概念，按照它們所屬的方面或范疇，分別編列成表。標引時用兩個或多個簡單概念的分類號的組合來表達一個復雜的主題概念。
15.簡答分面分類法的特點
第一，分面組配式分類法雖然類目較少，但能通過類目的組配表示眾多的主題概念，標引文獻的能力強于體系分類法。
第二，可以較自由地擴大或縮小檢索范圍，能從多途徑檢索文獻，還可以進行比較精確的組配檢索，在檢索性能和檢索效率方面都優(yōu)于體系分類法。
第三，采用分段標記制度，便于分類標記，便于分類表的增補和修訂，檢索較為靈活。
第四，可用于組織分類目錄以及建立分類檢索系統(tǒng)等。

第四章主題檢索語言及《中國檔案主題詞表》
1.簡答主題檢索語言的特點和性能
它的特點是：語詞標識幾乎都是事物的名稱，關于同一事物的文獻全部被集中標引在同一語詞標識下，所以要在主題檢索系統(tǒng)中查全同一事物的檔案就比較容易。
它的性能有：
（1）控制主題檢索系統(tǒng)所用的語詞標識，以保證其具有較高的檢索效率。
（2）引導使用者周密選用檢索詞，以便準確、全面地標引和檢索文獻。
（3）方便標引人員和檢索人員查找所需檢索詞。
2 .簡敘詞的優(yōu)點有哪些
敘詞法就其基本性質(zhì)而言，是一種采用表示單元概念的規(guī)范化語詞的組配來對文獻主題進行描述的后組式詞匯型概念標識系統(tǒng)。敘詞法比其他主題檢索語言具有更好的性能，體現(xiàn)了檢索語言的發(fā)展趨勢。絕大部分計算機檢索系統(tǒng)都采用敘詞法。
3.簡敘詞法的構(gòu)成原理
（1）按主題集中文獻；
（2）用規(guī)范化的、可以通過組配來表達復雜概念的語詞直接標引文獻主題；
（3）用參照系統(tǒng)、分類索引、等級索引、輪排索引和主題詞關系圖等多種方式來顯示主題概念之間的相互關系；
（4）用字順序列直接提供主題檢索途徑；
（5）用于標識單元方式手工檢索系統(tǒng)或用于計算機檢索系統(tǒng)時，具有標引深度大，能夠?qū)崿F(xiàn)多途徑檢索，擴大、縮小或改變檢索范圍靈活，適應多種檢索要求等優(yōu)點。
4.簡答主題詞的組配
概念組配是決定其特點的基本原理。概念組配即概念的分析與綜合。概念組配與字面組配在形式上有時相同，有時不同；從性質(zhì)上說，兩者有著原則性的區(qū)別。字面組配，其實質(zhì)是詞的分拆與組合；概念組配，其實質(zhì)是詞義的分析與綜合。兩者檢索效果有很大差異。
5.簡主題詞組配的作用
（1）可以控制詞匯量。
（2）可以對同一項情報進行多途徑檢索。
（3）可以自由擴大、縮小或改變檢索范圍。
（4）可以及時地反映新事物、新學科。
6.簡《中國檔案主題詞表》特點
其特點僅在于：
（1）在文書檔案用詞方面，為體現(xiàn)文獻保證原則，因而所選的詞與一般主題詞表有較大區(qū)別。而就科技檔案和某些專門檔案的主題詞表而言，其區(qū)別不大。
（2）其范疇索引也如檔案分類表一樣，以國家機構(gòu)和社會組織從事社會實踐活動的職能分工為基礎來建立分類體系和對主題詞進行歸類。
（3）為保持歷史原貌，便于標引和檢索，對古代檔案用詞也予收錄。
（4）檔案主題詞表除個別的以外一般不需要標注外文同義詞和設置雙語種對照索引。
7.簡《中國檔案主題詞表》的結(jié)構(gòu)體系
（1）主題詞字順表；
（2）主題詞分類索引；
（3）主題詞等級索引；
（4）主題詞輪排索引；
（5）詞雙語種對照索引；
（6）專有主題詞索引；
（7）正式主題詞索引和款目詞索引；
（8）主題詞關系圖。
8.每條詞款目大體可分為款目詞、標注項和參照項三部分。
9.簡字順表的功用
一是提供從字順查詞的途徑；
二是可通過參照系統(tǒng)，獲知與所查詞有密切聯(lián)系的詞，既可提高選用主題詞的準確性，又有助于檢索中擴大、縮小、改變檢索范圍；
三是可以通過其標注的范疇類號和族首詞，比較容易地進入范疇索引和詞族索引；四是還可獲得主題詞的其他信息。
10.范疇索引：是將主題詞按其概念所屬學科、專業(yè)或職能性質(zhì)劃分成大類，在大類之下再分若干小類，在小類下則將主題詞和非主題詞按字順排列的一種索引。
11.簡詞族索引的功能
詞族索引是把主表中具有屬分關系、包含關系和整體部分關系的正式主題詞，按規(guī)定屬分級別展開全顯示的一種詞族系統(tǒng)。詞族索引的功能是可以從一族中外延最廣的主題詞出發(fā)，找到其全部同族詞，并且可以明確它們之間的層層隸屬關系，從而彌補主題詞字順表族性檢索功能差的缺點。在機檢系統(tǒng)中是實現(xiàn)自動擴檢、縮檢及上位詞登錄的重要手段。

第五章檢索語言的發(fā)展與應用
1.檢索語言基本上可分為分類檢索語言和主題檢索語言兩大類。
2.簡等級體系分類檢索語言的主要特點
按照不同的學科和專業(yè)集中文獻，用等級結(jié)構(gòu)直接顯示主題概念之間的關系，用分類符號作為標引和檢索的依據(jù)，它便于從事物的有序性和知識的系統(tǒng)性方面來認識和查找文獻。而《中國檔案主題詞表》屬于敘詞型主題檢索語言。
3.簡敘詞型主題檢索語言的主要特點
按文獻所論述的事物主題集中文獻，用參照系統(tǒng)顯示主題概念之間的關系，用規(guī)范化的詞語作為文獻主題概念的標識，可以直接按事物的名稱進行標引和檢索。分類檢索語言和主題檢索語言的功能不盡相同，不能互相代替，但也不互相排斥，二者各有長短。
4.論分類檢索語言和主題檢索語言二者的生成原理的相同之處
首先，從本質(zhì)上來說，二者都使用了分類的方法。分類檢索語言和主題檢索語言都要求一個基本的步驟——分類，兩者的區(qū)別僅在于類的排列上。分類檢索語言是公開地采用分類方法，而主題檢索語言是采用隱蔽的分類體系——參照系統(tǒng)，當敘詞表設置范疇索引和詞族索引時，它運用分類方法便轉(zhuǎn)入公開。
其次，從二者的基本構(gòu)件來看，它們的實質(zhì)是相同的。主題檢索語言和分類檢索語言兩者皆是“立類”，主題檢索語言是“以名立類”，分類檢索語言是“以類立名”，兩者的差別只是類集的方式和采用的標識不同。
第三，分類號、檢索詞作為文獻主題的標識系統(tǒng)，它們都具有下列4種功能：
（1）對文獻的主題加以標引；
（2）對內(nèi)容相同及相關的文獻主題加以集中或揭示其相關性；
（3）對大量文獻信息加以系統(tǒng)化或組織化；
（4）便于將標引用語和檢索用語進行相符性比較。
5.簡自然語言在檔案文獻檢索中的應用途徑
（1）作為檢索語言中入口詞運用于檔案檢索。
（2）作為檢索語言專用的入口詞表運用于檔案檢索。
（3）作為自由詞與主題詞相結(jié)合運用于檔案檢索。
（4）采取自然語言的關鍵詞法運用于檔案檢索。
（5）采取自由標引后控詞表檢索法運用于檔案檢索。

第六章檔案著錄
1.檔案著錄工作的要求
檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
基本要要求是：
（1）準確性，即著錄結(jié)果全面、客觀、準確地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征。
（2）規(guī)范化，即推行標準化著錄，按照統(tǒng)一規(guī)定的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄項目細則進行著錄。
2.簡《檔案著錄規(guī)則》及主要項
《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。
著錄的項目共分七項：
（1）題名與責任說明項。
（2）稿本與文種項。
（3）密級與保管期限項。
（4）時間項。
（5）載體形態(tài)項。
（6）附注與提要項。
（7）排檢與編號項。
3.簡著錄級別的選擇
著錄級別分為文件級、文件組合級、案卷級和案卷組合級。在選擇著錄級別時，首要的問題是要保證適當?shù)臋z索深度，在此基礎上力求減少不必要的重復勞動，提高著錄速度。一般說來，機關檔案室、綜合性檔案館的著錄應以文件級著錄為主。不同的檔案館、室在著錄時可根據(jù)檔案的實際情況和利用者的需求特點，自行選擇適當?shù)闹浖墑e。
第六章檔案著錄
1.檔案著錄工作的要求
檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。
基本要要求是：
（1）準確性，即著錄結(jié)果全面、客觀、準確地揭示檔案的內(nèi)容特征和形式特征。
（2）規(guī)范化，即推行標準化著錄，按照統(tǒng)一規(guī)定的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄項目細則進行著錄。
2.簡《檔案著錄規(guī)則》及主要項
《檔案著錄規(guī)則》規(guī)定了單份或一組文件、一個或一組案卷的著錄項目、著錄格式、標識符號、著錄用文字、著錄信息源及著錄項目細則。
著錄的項目共分七項：
（1）題名與責任說明項。
（2）稿本與文種項。
（3）密級與保管期限項。
（4）時間項。
（5）載體形態(tài)項。
（6）附注與提要項。
（7）排檢與編號項。
3.簡著錄級別的選擇
著錄級別分為文件級、文件組合級、案卷級和案卷組合級。在選擇著錄級別時，首要的問題是要保證適當?shù)臋z索深度，在此基礎上力求減少不必要的重復勞動，提高著錄速度。一般說來，機關檔案室、綜合性檔案館的著錄應以文件級著錄為主。不同的檔案館、室在著錄時可根據(jù)檔案的實際情況和利用者的需求特點，自行選擇適當?shù)闹浖墑e。

第七章檔案標引
1.簡檔案標引不同方式
（1）按使用的標引語言可分為自由標引和受控標引。
（2）按提供檢索標識的數(shù)量可分為淺度標引和深度標引。
（3）按主題分析方法可分為概括標引和分析標引。
（4）按標引單元可分為綜合標引和分散標引。（5）按利用者需求可分為全面標引和對口標引。
2.按照國家標準《文獻主題標引規(guī)則》的規(guī)定，主題因素分為5種，即主體因素、通用因素、位置因素、時間因素、文件類型因素。
3.簡主題因素分為哪幾種
（１）主體因素，是指反映文件或案卷中所論述的主題的關鍵性概念，作為該文件或案卷的檢索入口。
（２）通用因互素，是指某些通用的詞匯或概念。這些詞匯或概念本身不具有專業(yè)的屬性，但它與主體因素相結(jié)合，可以加強主題的專指性。
（３）位置因素，是指文件或案卷所論述對象的空間和地理位置的概念，包括國家、地區(qū)、機構(gòu)等方面的標識。
（４）時間因素，是指文件或案卷所論述對象存在的時間概念，包括朝代、年度等方面的標識。
（５）文件類型因素，是指文件類型和形式方面的概念。
４.簡題名不能直接、準確地反映檔案內(nèi)容主題，一般有下列幾種情況
（1）題名概念過窄，包括不了檔案的實際內(nèi)容，特別是檔案中有參考價值的內(nèi)容，題名不可能全部列舉。
（2）題名概念過寬，而實際內(nèi)容較窄。
（3）題名含義模糊，不能準確地反映檔案內(nèi)容。
（4）題名中無主題含義。
（5）題名與原文不符。
5.簡主題分析中應注意的問題
（1）要準確把握被標引檔案的主體因素，避免主體因素含混或主次不清的現(xiàn)象。
（2）要注意揭示檔案的隱含主題。
（3）要注意考慮利用者的需求方式。
6.簡檔案主題分析的質(zhì)量標準包括以下幾方面
（1）既不要遺漏檔案中有參考、檢索價值的內(nèi)容，又不要將無參考檢索價值的內(nèi)容或檔案中根本不存在的東西作為分析的結(jié)果；
（2）正確判斷檔案中敘述的重點內(nèi)容；
（3）正確表述檔案的內(nèi)容，即形成正確的概念。
7.簡主題分析誤差大致可歸納為下列三種
（1）主題分析不充分，析出的主題少于文獻實際含有的有參考價值的東西，結(jié)果會造成漏檢；
（2）主題分析無控制，將無關重要的內(nèi)容分析為主題，結(jié)果會造成誤檢；
（3）主題分析錯誤，析出的主題與文獻實際內(nèi)容不符，結(jié)果既會造成漏檢，也會造成誤檢。
8.簡檔案概念轉(zhuǎn)換的質(zhì)量標準包括以下幾方面
（1）正確運用分類表和主題詞表，選用符合專指性要求的分類號和主題詞；
（2）根據(jù)檔案的價值確定標引深度，對主題分析結(jié)果的標引要有所選擇取舍，不要遺漏有價值的情報；
（3）給出的檢索標識應符合一致性要求，即對同一主題概念的表達要前后一致。
9.簡標引結(jié)果審核的具體內(nèi)容
（1）分析出的主題是否少于檔案中實際含有的具有參考、檢索價值的內(nèi)容；
（2）是否將無關重要的內(nèi)容分析為主題；
（3）主題的概括是否準確、恰當；
（4）標引的類號和主題詞是否正確；
（5）標引是否一致：
（6）標引中是否有技術性錯誤；
（7）應有的互見和輪排類號、輪排主題詞是否已給出。
10.論述分類標引技巧
分類標引技巧主要是指檔案主題在分類表中沒有完全相符的類目時的標引方法，包括上位標引、組配標引、靠類標引和暫定性標引等。
（1）上位標引。某一檔案的主題在分類表中沒有相應專指的類目可歸，而只得歸入范圍較大的上位類的標引方法稱為上位標引。
（2）組配標引。指擴大使用范圍的組配標引，是當某一檔案在分類表中沒有確切類目時采用的一種解決辦法。
（3）靠類標引。當某一檔案的主題在分類表中無專指的類目可歸，又不可能采用上位標引和組配標引時，將其歸入與其有某種聯(lián)系的相關類，稱為靠類標引。
（4）暫定性標引。當某一檔案內(nèi)容在分類表中無類可歸時，分類人員根據(jù)其職能性質(zhì)，在有關大類里新增類目暫作安置，待分類表編委會發(fā)出增設類目通知，或新版分類表修訂出版后再重新標引。這種標引技巧可稱為暫定性標引。
11.簡主題標引的定義及與分類標引的同異
主題標引是將檔案的主題內(nèi)容納入詞表體系的過程。主題標引與分類標引都是針對檔案內(nèi)容給予相應檢索標識的過程，但是，由于兩者使用不同類型的情報檢索語言，所以標引方法有所不同。甚至可以說，主題標引與分類標引有重大區(qū)別。分類標引是針對檔案內(nèi)容的職能分工或事物性質(zhì)進行標引，每份檔案歸入所反映的社會職能分工或事物性質(zhì)的類目。
12.簡主題標引的一般規(guī)則
（1）了解所用主題詞表各個組成部分的特點，以便在標引選詞時根據(jù)具體情況，選擇最有效的查詞途徑，迅速查到所需的主題詞。
（2）在標引選詞時應仔細、耐心，多查幾處，注意每個詞的參照項和注釋項，反復推敲。
（3）標引用詞必須是主題詞表中的正式主題詞，并且必須嚴格按照詞表中的書面形式使用，不得有任何改動。
（4）要根據(jù)本單位的需要和檔案的價值，掌握適當?shù)臉艘疃取?
（5）標引時應遵守專指性原則，即必須選用主題詞表范圍內(nèi)最專指的主題詞進行標引。
13.簡自由詞標引在下列情況下可以使用
（1）采用組配標引其結(jié)果出現(xiàn)多義時；
（2）雖可靠詞標引，但這些概念的被標引頻率較高時；
（3）詞表中明顯漏選的詞，包括未收錄的地名、人名、機構(gòu)名、產(chǎn)品名、文件名等各種專有名稱；（4）表達新生事物的詞。
14.簡標引時應遵守主題詞標引的優(yōu)先順序
（1）當主題詞表中有專指詞時，必須用專指詞標引；
（2）當無專指詞時，可采用組配標引，在組配標引中優(yōu)先考慮交叉組配，然后考慮方面組配；
（3）對詞表中沒有專指詞，也不適合組配標引的主題概念，可以采用靠詞標引，在靠詞標引中優(yōu)先考慮上位詞標引，然后考慮近義詞標引；
（4）對用上述方法標引都不適合的主題，可以進行自由詞標引。
15.簡主題詞組配標引規(guī)則
（1）組配標引應是概念組配，而不是字面組配。
（2）避免用不必要的詞進行堆砌。
（3）避免概念不明確、邏輯不合理、內(nèi)容不科學的不符合一般思維規(guī)律的組配。
（4）遵守專指性規(guī)則，選用與主題概念關系最密切、最鄰近的主題詞進行組配，不能越級組配。
（5）遵守主題詞標引的優(yōu)先順序。
（6）當一個概念可用多種組配方案標引時，應使用確切的組配方案。
（7）專有名詞不得用普通主題詞組配表示。
16.論計算機檢索系統(tǒng)與手工檢索系統(tǒng)的比較
（1）一種手工檢索系統(tǒng)一般只提供一種檢索途徑，例如分類檢索系統(tǒng)只能提供分類檢索途徑，主題檢索系統(tǒng)只能提供主題檢索途徑，而計算機檢索系統(tǒng)則不同，它的數(shù)據(jù)庫可以容納多種檢索標識，所以，一個計算機檢索系統(tǒng)相當于多種手工檢索系統(tǒng)。
（2）各種手工檢索系統(tǒng)的條目格式各不相同，因此對一份檔案要編制許多格式不同但又著錄項目大同小異的條目。而在計算機檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，對一份檔案只需編制一條詳細記錄。
（3）每種手工檢索系統(tǒng)都有與其他檢索系統(tǒng)不同的排序方法，計算機檢索系統(tǒng)的主文檔只用一種排序方法，但輸出時可采用多種排序方法，甚至字順排列也可同時采用不只一種排序方法。
（4）手工檢索系統(tǒng)與計算機檢索系統(tǒng)中條目的結(jié)構(gòu)以及識別每個著錄項目所用的標識符號不同。
（5）計算機檢索系統(tǒng)采用磁性載體，必須利用計算機才能進行檢索。檢索效率一般比手工檢索高。（6）計算機檢索系統(tǒng)像一個目錄加工廠，可以按需要輸出各種各樣的目錄，還可將數(shù)據(jù)從一磁性載體轉(zhuǎn)錄到另一磁性載體上，這就是所謂“一次輸入，多次多種輸出”的功能。
17.簡計算機檢索系統(tǒng)中檔案標引工作的特點
（1）作雙重標引。即對一份檔案同時標引分類號和檢索詞。
（2）進行深度標引。即除了標引檔案的基本主題內(nèi)容以外，對于其中的局部主題內(nèi)容，只要在檢索中確實有意義的，都可以進行標引。
（3）可使用自由詞作補充標引。但是，自由詞標引也須注意進行一定的規(guī)范，以提高其檢索效率。（4）使用關聯(lián)符號。這是因為在計算機檢索系統(tǒng)中檢索詞是后組式的。
（5）加機編主題目錄或主題索引的標題符號。在為計算機檢索系統(tǒng)進行檔案標引時，若準備生產(chǎn)書本式主題目錄或索引，就要為此加注標題符號。
（6）可進行上位登錄。所謂上位登錄，是指在給出一個檢索詞或一個分類號時，也同時給出它的所有各級上位詞或上位類號。上位登錄是通過程序由計算機自動進行的。上位登錄的作用也可用其他方法達到。
（7）使用著錄—標引工作單。為計算機檢索系統(tǒng)進行檔案編目時，項目比較全，而且要求非常嚴格，所以一般都要填寫著錄—標引工作單。
18.簡目前我國檔案部門大多采用題名關鍵詞自動標引的原因：主要有兩方面：一是應用計算機輔助管理的單位大多采用二次文獻檢索的方法，二是計算機對自然語言的理解技術還很不成熟。從題名中自動提取關鍵詞的方法主要有詞典匹配法和分詞抽詞標引法。
19.詞典匹配法標引時可采用以下規(guī)則提高標引質(zhì)量：
（1）概念組配規(guī)則
（2）最長組配規(guī)則
（3）特定詞規(guī)則
（4）并列詞規(guī)則。
20.簡題名關鍵詞自動標引應注意的問題
（1）題名必須準確地反映檔案文獻的主題內(nèi)容。
（2）要建立或選用一個高質(zhì)量的詞典庫，其中的詞應具有相當?shù)目捎眯?、包容性和通用性?
（3）建立同義詞詞典。在這個同義詞鏈上還有主題詞“自行車”，不但起到提高查全率的作用，也實現(xiàn)了對關鍵詞的規(guī)范。
21.簡影響檔案自動標引質(zhì)量的主要原因有
（1）我國目前主要采用的是題名關鍵詞自動標引，但不少文件、案卷題名不能準確揭示其內(nèi)容主題，從而失去了自動抽詞的基本前提。
（2）我國目前的關鍵詞自動標引還處于形式標引階段，還沒有實現(xiàn)語義、語境分析，分詞、詞組配方面的各種自動技術也還不夠成熟。
（3）自動標引用的詞典庫質(zhì)量還不高。
22.簡對自動化標引的質(zhì)量控制方法主要有以下幾方面
（1）選擇性能較好、與本單位檔案實際相適應的自動標引軟件。
（2）加強審校工作，并形成制度，未經(jīng)審校的自動標引結(jié)果不能存入數(shù)據(jù)庫。
主題詞標引審校的內(nèi)容大致有：
①主題分析是否準確。
②選詞是否得當。
③根據(jù)需要調(diào)整標引軟件。

第八章檔案檢索工具
1.簡檔案檢索工具的作用
（1）檢索作用
（2）報道和交流作用
（3）管理作用。
2.檢索工具體系的功能取決于兩個因素
一是每一種檢索工具的質(zhì)量，
一是各種檢索工具之間的配合與協(xié)調(diào)。
3.簡檔案檢索工具體系的基本要求
（1）要有一定數(shù)量的不同種類的檢索工具。
（2）不同種類的檢索工具要能夠功能互補。
（3）檢索工具設置要與利用需求相吻合。
4.簡明見式檢索工具
明見式檢索工具有很多種類，其主要特點是每一個條目的檢索標目顯露在外，以便于查找。明見式檢索工具一般采用卡片式，用不同的方法將卡片以魚鱗式錯落排列并固定下來進行翻動檢索。
5.簡表式檢索工具
表式檢索工具包括不同形式的用于記錄檢索標識的表格，有坐標式索引，圓盤式索引等。坐標式索引通常以縱坐標表示文獻檢索標識分組，橫坐標表示文獻編號，如檔號。制作時在表中相應位置填寫檢索標識，檢索進可從特定檢索標識查找該文件檔號。
6.簡比孔卡、比號卡檢索工具的優(yōu)缺點
優(yōu)點：
第一，設備簡單，便于編制，使用也很方便；
第二，可以根據(jù)需要對標引詞進行組配檢索；
第三，可根據(jù)需要選擇適當?shù)臉艘疃?，檢索速度快。
缺點有：
第一，一張標引詞卡片所容納的文獻號是有限的，檢索時容易產(chǎn)生漏檢；
第二，對標引詞必須按照字順或音序排列，操作結(jié)束后必須將取出的卡片放回原處；
第三，比孔卡、比號卡檢索提供的文獻信息單一，只能提供文獻號，利用者需根據(jù)文獻號再去查找文獻卡或原件才能滿足檢索要求。
7.簡邊緣穿孔的主要優(yōu)點
（1）具有多元檢索的功能。
（2）排卡方便。普通卡片要按照一定順序排列，形成一個體系。
（3）查檢速度快。邊孔卡在掃描和匹配技術上向前跨進了一步。
（4）設備簡單，操作簡便。邊孔卡比起計算機檢索費用低廉得多，而且技術比較簡單，易于掌握。

第九章檢索策略
1.簡檢索策略的含義與作用
檢索策略就是為實現(xiàn)檢索目標而制定的計劃和方案。制定檢索策略是對整個檢索過程的謀劃和指導，目的是使檢索人員按照明確的目標，采用科學的程序和靈活的技巧實檢索過程，以求最大限度地使檢索結(jié)果接近以至滿足利用者的需求目標。
2 .簡制定檢索策略的基本步驟
制定一個好的檢索策略需要掌握很多信息和知識，大致包括3個方面：
一是利用者的需求信息；
二是現(xiàn)有檢索系統(tǒng)的特性與功能，數(shù)據(jù)庫的標引規(guī)則及詞表結(jié)構(gòu)等；
三是必要的檢索方法與調(diào)節(jié)技術，所檢課題的專業(yè)知識等。
制定檢索策略的基本步驟是：
（1）選擇檢索途徑
（2）選擇檢索標識
（3）確定檢索詞之間的邏輯關系。
3.簡加權檢索
是指在檢索時，給每一檢索詞一個表示其重要程度的數(shù)值，權值多少視檢索詞在檔案文獻中所占的重要程度而定，然后對含有這些檢索詞的檔案文獻進行加權計算，其和在規(guī)定的閾值以上者，作為答案輸出。
4.簡加權檢索主要有兩個方面的作用
（1）可獲得較理想的查全率和查準率。采用了加權檢索，賦予每個檢索詞一定的權值，就可以從數(shù)量上掌握這個“度”，從而獲得較為滿意的查全率和查準率。
（2）可在輸出時對檔案進行排列。當一次檢索過程檢出數(shù)量較多的檔案時，利用者常常希望能根據(jù)每份檔案的相關程度排列，在加權檢索中，輸出的每份檔案都有權值，可以按照提問者興趣相關性遞減的順序進行排列，排在前面的是相關性最高的，依次遞減。
5.簡加權檢索與布爾邏輯檢索的不同點
二者的主要不同點在于，布爾檢索的結(jié)果只有或是或非的二值邏輯，而加權檢索按照檢出文獻對于檢索提問的切題程度分等級輸出，這樣一方面更加靈活，有可供利用者選擇檢索結(jié)果的余地，另一方面也有助于提高查準率。因此，有人把布爾檢索方法稱為定性檢索方法，而把加權檢索方法稱為定量檢索方法。
6.簡制定檢索策略中提高查全率的方法
（1）降低檢索詞的專指度，可從詞表或檢出文獻中選一些上位詞或相關詞補充到檢索表達式中。
（2）調(diào)節(jié)檢索式的網(wǎng)羅度，如刪去某個不甚重要的概念組面。
（3）進行族性檢索，可采用上級、同級分類號檢索，也可以采用一組近義詞、同義詞或相關詞用OR連接在檢索式中。
（4）進行截詞檢索，可以采用前截斷、后截斷、前后截斷等截詞方法。
（5）增加檢索途徑，如將主題途徑與非主題途徑結(jié)合起來使用。

7.簡族性檢索
可采用上級、同級分類號檢索，也可以采用一組近義詞、同義詞或相關詞用OR連接在檢索式中。
具體做法有以下3種：
（1）全族檢索。
（2）同位類檢索。
（3）上組配檢索法。

第十章檔案計算機檢索系統(tǒng)
1.簡建立檔案機讀目錄的基本要求
（1）檔案目錄數(shù)據(jù)要標準、規(guī)范。采集檔案目錄數(shù)據(jù)，應嚴格按照有關檔案著錄標引的國家標準、行業(yè)標準進行。
（2）編制好接收檔案目錄數(shù)據(jù)的計算機程序。這項工作應由了解檔案工作的計算機專業(yè)人員或有編程能力的檔案專業(yè)人員完成。
2.簡檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建立需要做哪些工作
（1）對檔案目錄數(shù)據(jù)進行分析。檔案目錄數(shù)據(jù)從不同角度反映了檔案特征，是計算機檢索檔案的重要依據(jù)和基礎。建庫之前，必須結(jié)合檔案檢索系統(tǒng)的功能設計，對各種檔案目錄數(shù)據(jù)及其關系進行分析。
（2）設計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表。明確了各個數(shù)據(jù)庫的功能之后，要對每個數(shù)據(jù)庫中每個字段屬性的類型和長度進行定義。
3.簡順序式倒排
分別建立主題詞庫和主題詞倒排庫。主題詞庫中包含主題詞、首指針和個數(shù)等字段。這種方法的優(yōu)點是查詢速度快，根據(jù)主題詞中每個主題詞所對應的首指針和記錄的個數(shù)，就能很快定位到倒排庫中該主題詞所對應的檔號。缺點是生成速度慢，維護困難。
4.簡鏈式倒排
分別建立主題詞庫和主題詞倒排庫，主題詞庫中包含主題詞和首指針，其中首指針指向該主題詞所對應的檔號在倒排庫中的位置。主題詞倒排庫中存放各個主題詞所對應的檔號和一個指針，這個指針指向同一個主題詞所對應的下一個檔號在倒排庫中的位置。這樣，在倒排庫中就形成一個由指針連起來的檔號鏈，鏈上包含同一個主題詞所對應的所有檔號，我們將這種倒排庫稱之為鏈式倒排庫。這種方法的優(yōu)點是：生成速度快，維護查詢方便。但查詢速度比第一種方法慢一些。
5.簡計算機處理方式分類
（1）脫機批處理檢索。批處理檢索是把用戶的查找要求進行分批處理，對用戶提問不立即回答，而是集中起來，一起送入計算機，統(tǒng)一處理。
（2）聯(lián)機檢索。用戶或檢索中心的檢索人員通過計算機終端或網(wǎng)絡工作站，以人——機對話方式直接對檔案數(shù)據(jù)進行檢索、瀏覽、輸出。
（3）網(wǎng)絡式檢索。聯(lián)機檢索的技術基礎是計算機網(wǎng)絡，隨著計算機網(wǎng)絡的發(fā)展，把各檢索中心的主機連在一起，可實現(xiàn)檔案資源的共享，可把地理位置分散的資源集中起來，共享硬件資源和軟件資源。（4）檔案縮微品計算機檢索。這個系統(tǒng)包括計算機向縮微膠片存儲檔案信息和計算機對縮微膠片的檢索。
6.檔案計算機檢索系統(tǒng)的開發(fā)過程包括四個階段：系統(tǒng)分析，系統(tǒng)設計，系統(tǒng)實現(xiàn)（程序編制與調(diào)試）和系統(tǒng)運行與維護。
7.論系統(tǒng)分析
系統(tǒng)分析是收集和分析現(xiàn)有系統(tǒng)實際善的過程，目的是了解其特性和問題，了解建立新系統(tǒng)的必要性和可能性，確定新系統(tǒng)應該具有的功能。
（1）用戶需求調(diào)查，初步確定系統(tǒng)目標，形成用戶需求說明書。用戶提出建立檔案檢索時，必然要提出種種具體要求，這是原始的系統(tǒng)目標，是第一手材料，值得特別重視。說明書中列出系統(tǒng)目標的四項基本要素：系統(tǒng)用戶、系統(tǒng)資源、系統(tǒng)能力和系統(tǒng)方針。
（2）可行性分析，對系統(tǒng)目標進行全面的綜合考察和審定，完成系統(tǒng)分析報告。
①對現(xiàn)有檢索系統(tǒng)的分析。
②對所要建的新系統(tǒng)分析。
③對各種方案分析。
④技術可行性分析。
⑤經(jīng)濟可行性分析。
⑥社會條件方面的可行性。
⑦開發(fā)的風險性。
8.系統(tǒng)設計階段需要考慮三個因素：第一是用戶，第二是資源，第三是數(shù)據(jù)。
9.簡系統(tǒng)驗收
（1）系統(tǒng)情況介紹。
（2）系統(tǒng)文件資料驗收。
（3）軟件程序驗收。
（4）演示。
（5）系統(tǒng)驗收。
10.簡系統(tǒng)維護有哪些方面
主要集中在以下四個方面：
（1）緊急維護。
（2）日常性維護。
（3）滿足用戶特殊檔案需求。
（4）改善系統(tǒng)性能。

第十一章縮微品的檢索
1.簡 CAR系統(tǒng)的類型
（1）獨立型。即由一臺計算機和縮微影像終端機構(gòu)成的獨立的縮微膠片計算機輔助檢索系統(tǒng)，在計算機內(nèi)存儲含有縮微品存址的檔案著錄條目。
（2）網(wǎng)絡型。即將多臺高分辨率的圖像/數(shù)據(jù)終端與存有縮微品索引的中心計算機數(shù)據(jù)庫及縮微品文獻庫相連接構(gòu)成的系統(tǒng)。
2.簡CAR系統(tǒng)的特點
（1）信息存儲成本低，信息穩(wěn)定性和載體耐久性好，證據(jù)價值高。
（2）檢索速度快、效果好。與普通縮微品檢索方法相比，計算機具有快速檢索和多途徑檢索的優(yōu)越性能，數(shù)據(jù)庫中只存儲二次文獻和縮微影像數(shù)據(jù)索引，不僅可以在一個單位內(nèi)組成檢索系統(tǒng)，而且還可以利用現(xiàn)代通訊設備進行遠程查詢和傳遞，組成信息網(wǎng)絡系統(tǒng)。

注：前面沒有標簡（簡答）或論（論述）的題為選擇題，這個是我校對過的筆記，以前那部分的沒有校對過，大家以這個為準。