E-MAIL是怎樣工作的？什么是郵件服務(wù)器？

　　電子郵件不同于普通的信件，它的工作原理可不象傳統(tǒng)信件的傳輸那樣僅僅需要火車或飛機就夠了。但是，電子郵件的工作原理又和傳統(tǒng)郵件的處理流程有相似之處。
　　
電子郵件的一般處理流程與傳統(tǒng)郵件有相似之處

　　首先，當(dāng)你將E-mail輸入你的計算機開始發(fā)送時，計算機會將你的信件"打包"，送到你所屬服務(wù)商的郵件服務(wù)器（上圖中發(fā)信的郵局即為"SMTP郵件服務(wù)器"，收信的郵局即為"POP3郵件服務(wù)器"）上，這就相當(dāng)于我們平時將信件投入郵筒后，郵遞員把信從郵筒中取出來并按照地區(qū)分類。

　　然后，郵件服務(wù)器根據(jù)你注明的收件人地址，按照當(dāng)前網(wǎng)上傳輸?shù)那闆r，尋找一條最不擁擠的路徑，將信件傳到下一個郵件服務(wù)器。接著，這個服務(wù)器也如法炮制，將信件往下傳送。這一步相當(dāng)于郵局之間的轉(zhuǎn)信，即當(dāng)郵件被分類以后，由始發(fā)地郵局運往目的地的省會郵局，然后由省會郵局轉(zhuǎn)給下一級的地區(qū)郵局，這樣層層向下傳遞，最終到達用戶手中。

　　最后，E-mail被送到用戶服務(wù)商的服務(wù)器上，保存在服務(wù)器上的用戶E-mail信箱中。用戶個人終端電腦通過與服務(wù)器的連接從其信箱中讀取自己的E-mail。這一步相當(dāng)于信件已經(jīng)被傳送到了你的個人信箱中，你自己拿鑰匙打開信箱就可以讀取信件了。

什么是企業(yè)郵局，建立企業(yè)郵局需要什么條件？

　　建立企業(yè)郵局是指企業(yè)建立自己的內(nèi)部郵件系統(tǒng)，實現(xiàn)員工之間的溝通、交流、協(xié)作，員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的安排工作任務(wù)、匯報工作、與外界聯(lián)絡(luò)等。對于企業(yè)而言，企業(yè)電子郵局系統(tǒng)的主要作用是，對內(nèi)，幫助員工更順暢有效的交換信息協(xié)同工作；對外，幫助企業(yè)更好更便捷的與客戶互相溝通。

　　要建立一個面向內(nèi)部的企業(yè)郵局，首先企業(yè)里面要有建設(shè)有相應(yīng)的計算機內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)。其次這個局域網(wǎng)里需要有一臺稱作服務(wù)器的機器（可以購買專門的硬件服務(wù)器，如果受條件所限也可以用中高檔PC機充當(dāng)），用來安裝郵件服務(wù)器軟件（例如Foxmail Server、Exchange Server）。

　　不需要其他的條件，我們已經(jīng)可以建立一個企業(yè)郵局了--當(dāng)然需要對郵件服務(wù)器軟件進行安裝、設(shè)置的工作。不過有個壞消息是，很多的郵件服務(wù)器軟件的安裝設(shè)置十分復(fù)雜，要讓系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)可是需要一番力氣的。當(dāng)然你可以選擇接受好消息：國產(chǎn)的Foxmail Server郵件服務(wù)器產(chǎn)品方便安裝、易于使用，你需要5分鐘來安裝設(shè)置系統(tǒng)，也許其他人還會花個5分鐘來熟悉用Web方式來使用它。

　　如果企業(yè)郵局不僅是公司內(nèi)部使用，還要與外界（指不在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)范圍的Internet用戶）進行通訊，你就還需要其他的2個條件。一是，你需要申請合法的域名；第二，需要有合法的固定IP地址。這樣實際上企業(yè)郵局就進入了互聯(lián)網(wǎng)的世界。

　　Internet上的服務(wù)器都有一個數(shù)字化的地址，叫做IP地址，這些服務(wù)器互相連通。如果讓人們記憶這些數(shù)字化的地址顯然是不容易的。為此，工程師們建立了一套域名體系， 其作用就在于通過便于記憶而且具有一定標(biāo)識意義的域名，來免除人們記憶數(shù)字化IP地址的不便。例如域名cctv.com.cn，是以若干個英文字母和數(shù)字組成，由"."分隔成幾部分，具有一定的標(biāo)識意義。域名在Internet上是唯一的、不重復(fù)的，使全世界接入internet網(wǎng)的人都能夠準(zhǔn)確無誤的訪問到。

　　因此，一般來說，如果要在國際互聯(lián)網(wǎng)上建服務(wù)器（這里是E-mail服務(wù)器）時，我們首先需要注冊域名。我們可以去中國互聯(lián)網(wǎng)信息中心網(wǎng)站（www.cnnic.net.cn）進行注冊，一周左右時間開通，年費用僅僅數(shù)百元人民幣。

　　有了域名，我們還需要有固定IP地址才能使Internet用戶能夠訪問你的企業(yè)郵局，收發(fā)郵件。固定IP地址可通過申請DDN、ADSL和某些寬帶上網(wǎng)線路時獲得，其中ADSL和寬帶的月租會比非固定IP地址的費用要高。目前具有一個固定IP地址的線路月租費用一般是人民幣1000~3000不等。

　　通過適當(dāng)?shù)脑O(shè)置，將申請的域名指向你的合法IP地址（術(shù)語稱作DNS解析），我們就擁有了架設(shè)在互聯(lián)網(wǎng)上的企業(yè)郵局。

　　下列出了建立企業(yè)郵局的一些步驟。
　　1.建立企業(yè)局域網(wǎng) 局域網(wǎng)里需要有一臺服務(wù)器（可以購買專門的硬件服務(wù)器，如果受條件所限也可以用中高檔PC機充當(dāng)），用來安裝郵件服務(wù)器軟件 基本要求
　　2.購買安裝郵件服務(wù)器產(chǎn)品 安裝后即可實現(xiàn)內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，幫助員工之間的溝通、交流、協(xié)作，員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的安排工作任務(wù)、匯報工作等 購買Foxmail Server花費約數(shù)千到數(shù)萬元
　　3.申請域名 * 建議去中國互聯(lián)網(wǎng)信息中心網(wǎng)站（www.cnnic.net.cn）申請注冊，請參考后面提到的申請方法 年費約300元
　　4.獲得擁有固定IP地址的上網(wǎng)線路 * 申請DDN，或者配有固定IP地址的ADSL或某些寬帶上網(wǎng)線路（如果無法獲得，可采取主機托管的方式） 月租費用約1000~3000
　　如果需要企業(yè)郵局具備與外界溝通聯(lián)絡(luò)的功能，需要進行3、4具有"*"的步驟，經(jīng)過簡單的設(shè)置就可以了

花錢建立企業(yè)郵局對我而言值得嗎？

　　首先讓我們了解，對于中小企業(yè)而言，采用性能價格比優(yōu)良的Foxmail Server產(chǎn)品的初期投資是多少？視乎企業(yè)規(guī)?？赡苁菙?shù)千，也可能是數(shù)萬。

　　但是相信你不會僅僅因為便宜的價格就要建立一套企業(yè)郵局，企業(yè)投入必須有助于利潤產(chǎn)出肯定是你考慮的重點。不幸的是，信息化建設(shè)的預(yù)期成果是很難量化的，也許我們可以用一些問題來幫助你思考。

　　測試：企業(yè)郵局是否對貴公司的成長有所幫助？
　　1 你的客戶是否會在購買產(chǎn)品或服務(wù)之前先了解有關(guān)資訊？ □是 □否
　　2 在向客戶介紹產(chǎn)品或服務(wù)時，是否經(jīng)常被要求"能不能請你寄送進一步的詳細(xì)資料"？ □是 □否
　　3 你是否覺得公司每個月的長途電話費的開支總是太多？ □是 □否
　　4 貴公司是否曾因電話應(yīng)接不暇而損失生意機會？ □是 □否
　　5 另外請一位業(yè)務(wù)助理是否會增加公司業(yè)績？ □是 □否
　　6 公司的產(chǎn)品或服務(wù)是否具有廣闊的發(fā)展前景？ □是 □否
　　7 貴公司有無產(chǎn)品以外的信息要發(fā)布？ □是 □否
　　8 貴公司所賺的每一分錢中，用在行銷花費上支出是否超過20%？ □是 □否
　　9 提供客戶便捷服務(wù)是否會對貴公司有所幫助？ □是 □否
　　10 全年無休、24小時接單的做法對貴公司是否有益處？ □是 □否
　　11 貴公司是否因為被局限在一個區(qū)域內(nèi)而不能得到更大的發(fā)展？ □是 □否

　　如果以上的問題中有五題的答案是"是"，那么你應(yīng)該努力去了解E-mail可以為你的公司所帶來的效益；如果有六題以上的答案是"是"，那你就必須加緊腳步了，因為你的同行很可能已經(jīng)在執(zhí)行他們公司的電子郵件策略了。

　　并且企業(yè)郵局實際上可以更為有用的被使用。

　　如果你正在經(jīng)營魚缸、藝術(shù)復(fù)制品、攀巖課程的話，那會怎么樣利用互聯(lián)網(wǎng)和電子郵件呢？你會認(rèn)為互聯(lián)網(wǎng)并不是一個理想所在。那么，再仔細(xì)想一想?；ヂ?lián)網(wǎng)的用戶并不僅僅是計算機學(xué)科的學(xué)生。國內(nèi)互聯(lián)網(wǎng)有著2650萬的用戶并且用戶在不斷增長，即使是興趣最為狹窄的團體也代表著大量的人數(shù)。

　　感興趣的團體也許因為企業(yè)郵局而樂意與你進行溝通洽詢，或者因為溝通的方便性而找上你的競爭對手。

應(yīng)該怎樣選擇企業(yè)郵件服務(wù)器產(chǎn)品？

　　 選擇何種郵件服務(wù)器產(chǎn)品，不同的企業(yè)可能有不同的選擇，但一般會考慮以下幾個因素：

　　1 方案的規(guī)模、應(yīng)用的層面 根據(jù)需求選擇功能足夠、性能合適、有升縮性的產(chǎn)品，不同的郵件服務(wù)器產(chǎn)品有其特別針對的用戶群，量體裁衣最重要
　　2 購買成本 就是產(chǎn)品的價格啦，相同用戶數(shù)下不同的產(chǎn)品價格可能相差幾十倍
　　3 管理和維護成本 軟件產(chǎn)品與硬件不同，管理和維護成本占很大的比重，甚至可能遠遠的大于購買成本。因此軟件產(chǎn)品是否易于管理和維護十分值得考量
　　4 支持管道與維護實力，廠家是否能夠承擔(dān)責(zé)任 就是出了問題該找誰？找到了是否能夠解決問題
　　5 使用者對產(chǎn)品的接受程度 特別針對Webmail界面是否美觀大方易于使用，功能編排是否合理
　　6 產(chǎn)品是否有長期生命力 軟件商是否有足夠?qū)嵙Πl(fā)展產(chǎn)品，該產(chǎn)品是否得到軟件商的足夠重視和投入，產(chǎn)品是否能夠被市場接納，是否會不斷的更新升級

使用其他方式應(yīng)用電子郵件的主要缺點是什么？

　　企業(yè)有了自己的專用郵件系統(tǒng)，這不僅提高了企業(yè)的對外形象宣傳，更保證了企業(yè)內(nèi)部郵件的安全和穩(wěn)定，這是互聯(lián)網(wǎng)免費郵件所無法比擬的。企業(yè)擁有自己的郵件系統(tǒng)還避免了員工離職后電子郵件流失所帶來的業(yè)務(wù)損失。
從下表可以看出，不同于企業(yè)自建郵局，一些企業(yè)使用的其他方式有著各種各樣的先天的不足。

　　1 免費郵箱
　　 1、 泛濫的"免費午餐"導(dǎo)致了郵件服務(wù)市場一定程度的不規(guī)范和服務(wù)品質(zhì)的參差不齊；
　　 2、 在安全性、穩(wěn)定性、效率（通信的及時性）及可管理性等方面存在著極大的隱患與不便，例如郵箱空間是固定不變的，靈活性差。不少用戶抱怨他們使用的免費電子郵箱不穩(wěn)定，經(jīng)常無法正常收發(fā)郵件，甚至丟信、刪信的"意外"也時有發(fā)生。此外，免費郵箱內(nèi)垃圾郵件泛濫，郵箱密碼被竊取……由于郵件系統(tǒng)的問題而給企業(yè)帶來巨大損失的案例屢見不鮮；
　　 3、 企業(yè)的員工如果使用免費郵件，對業(yè)務(wù)往來的信息就無法管理，如果員工離職，對公司業(yè)務(wù)造成的影響也是顯而易見的。因為信箱是員工個人的，在離職時不會交還公司，隨業(yè)務(wù)往來的信件也就隨員工的辭職而無法及時處理，所以造成的后果不可估量；
　　 4、 此外，使用公共郵箱不利于整個企業(yè)的統(tǒng)一形象和對外宣傳。如果公司日常廣告宣傳及公司員工名片上出現(xiàn)的是類似或zhang333@163.net之類的免費信箱，則可能給人不太好的印象，用于公司商務(wù)活動顯得不太妥當(dāng)，有損于公司形象；總結(jié)：企業(yè)在沒有自己的電子郵箱的時候，使用免費信箱是能夠理解的，但從企業(yè)長遠發(fā)展的角度來看，這種狀況是令人擔(dān)憂的。這不僅會造成公司業(yè)務(wù)信息的不安全，而且也容易造成業(yè)務(wù)郵件管理的混亂。

　　 2 上網(wǎng)時附送獲得的郵箱

　　1、 許多公司在使用當(dāng)?shù)仉娦挪块T或虛擬主機服務(wù)提供商提供的1-10個信箱，如abc@public.xm.fj.cn，這對一個稍大的企業(yè)是遠遠不夠的；
　　 2、 同樣存在不安全、效率低下和不便管理的問題；
　　 3、 同樣有損于企業(yè)的"面子"，不適用于公司商務(wù)活動。

　　3 虛擬主機方式的郵箱
　　 1、 如果不具有自己的獨立域名，同樣不利于嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠髽I(yè)外部形象；
　　 2、 郵件服務(wù)器不在本地，內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)效率不高--嚴(yán)重削弱了使用電子郵件為企業(yè)帶來的最大好處；
　　 3、 郵件服務(wù)器不在本地，安全性的問題很突出；
　　　4、 系統(tǒng)受制于服務(wù)提供商，靈活性差，不方便管理和控制；
　　 5、 無法獨立展示自己企業(yè)的Webmail頁面，無法引導(dǎo)自己企業(yè)的客戶使用郵件系統(tǒng)提高通信效率；
　　 6、 系統(tǒng)所有權(quán)不屬于自己，無法進行適度的改造；

　　 4 主機托管方式的郵箱 不利點主要在于：郵件服務(wù)器不在本地，內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)效率不高--嚴(yán)重削弱了使用電子郵件為企業(yè)帶來的最大好處。另外這種方式的先期投入費用與企業(yè)自建企業(yè)郵局方式的費用相差無幾--一般企業(yè)沒有合適的網(wǎng)絡(luò)條件或系統(tǒng)管理能力時會采取這種方式。

　　 5 使用免費軟件自建郵箱 在早期，國外一些可免費下載使用的電子郵件系統(tǒng)（如Sendmail、Qmail等）曾被國內(nèi)用戶采用。這些系統(tǒng)可滿足一定用戶數(shù)的基本郵件收發(fā)需求，但隨著用戶數(shù)的擴大和對本地化、專業(yè)化電子郵件功能、性能方面的需求的日益提升，這些免費"舶來品"的性能缺陷日益突出：系統(tǒng)性能隨著用戶數(shù)的增多急劇下降；可靠性低--收發(fā)郵件不穩(wěn)定甚至丟失郵件；安全性差--密碼易被竊取，商業(yè)機密易泄露；產(chǎn)品界面不友好--安裝使用不方便；中文處理常出現(xiàn)問題--代碼之間難以轉(zhuǎn)換；支持維護無保障……現(xiàn)階段已經(jīng)很少企業(yè)用戶采用免費的軟件來建立郵件系統(tǒng)。

　　 6 使用商業(yè)軟件自建郵箱 擁有自己企業(yè)的電子郵局系統(tǒng)已經(jīng)是現(xiàn)代企業(yè)辦公的大勢所趨。一個像"business@sony.com"這樣的符號并不僅僅只是一個現(xiàn)代企業(yè)必備的標(biāo)識，更是代表了企業(yè)辦公的方式和效率。對內(nèi)，電子郵局系統(tǒng)將幫助員工更順暢有效地交換信息協(xié)同工作；對外，它將幫助企業(yè)更好更便捷地與客戶互相溝通。企業(yè)郵局使企業(yè)可以對企業(yè)人員的郵箱進行統(tǒng)一管理，即使出現(xiàn)問題也能夠保證迅速得到解決。擁有企業(yè)郵局能夠給客戶帶來這樣一種感覺：你的企業(yè)是一家規(guī)范化的、富有創(chuàng)新精神的現(xiàn)代企業(yè)。障礙一部分企業(yè)建立企業(yè)郵局的原因是，他們認(rèn)為這樣的產(chǎn)品功能復(fù)雜、不易使用和管理，并且價格昂貴，企業(yè)難以負(fù)擔(dān)。我們推薦的解決辦法是采用Foxmail Server軟件產(chǎn)品來建立企業(yè)郵局，　Foxmail Server是完全由國人開發(fā)的具有完全的知識產(chǎn)權(quán)的優(yōu)秀的企業(yè)郵件服務(wù)器產(chǎn)品，由于它安裝簡單，使用簡單，管理簡單，技術(shù)支持到位，企業(yè)甚至不需要專業(yè)管理員就可以安心使用。這就為國內(nèi)的廣大中小型企業(yè)帶來了福音。

我們試用了某產(chǎn)品建立企業(yè)郵局，但為何不能像163那樣用瀏覽器收發(fā)郵件？

　　 并不是所有的郵件服務(wù)器都具備Web方式訪問的功能。

　　 利用Web方式收信用戶只需要使用瀏覽器（如IE）就可以了，例如Foxmail Server安裝后即有中文Web頁面供收發(fā)郵件，這樣用戶可以隨時隨地的收發(fā)自己的郵件，無需事先設(shè)置客戶端軟件，隨便找臺可以上網(wǎng)的機器就可以了。

　　 使用Web訪問方式最重要的優(yōu)點是，簡單明了，避免了繁瑣的電子郵箱配置，用戶不需要經(jīng)過預(yù)先的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)就可以理解接受E-mail的應(yīng)用，對于企業(yè)的管理員來說也減輕了管理和維護的壓力。

　　比起用Web方式收發(fā)處理郵件，利用郵件客戶端程序來處理E-mail顯得更方便有效，其優(yōu)點很多，例如：
　　1、更高效，不用每次都要登陸WEB站點，經(jīng)過多次點擊和等待；
　　2、可以對信件更好的管理（特別在每天有大量郵件往來的情況下）；
　　3、比Web收發(fā)性能更穩(wěn)定，特別是當(dāng)處理大郵件時；
　　4、可以定時收信，及時查看信息；
　　5、可以脫機（就是不聯(lián)網(wǎng)的狀態(tài)）查看和處理郵件，不過這點越來越不重要了；
　　6、可以同時對多個郵件服務(wù)器的郵件進行收發(fā)和管理。

　　 使用郵件客戶端的不便之處主要是第一次使用時需要對軟件進行安裝設(shè)置，用戶需要有一定的電子郵件的知識。
我們的Foxmail Server即支持Web方式訪問，也可以用標(biāo)準(zhǔn)的郵件客戶端軟件訪問。郵件客戶端軟件有很多種，我們向你推薦我們的Foxmail 4.0。作為國內(nèi)一款優(yōu)秀的共享軟件（免費使用），F(xiàn)oxmail郵件客戶端軟件在網(wǎng)民中享有很高的聲譽，多次被《電腦報》評為十大國產(chǎn)共享軟件，同時它還被國際著名的軟件雜志ZDNet評為最高的五星級軟件，到目前為止共擁有超過400萬用戶。

怎樣申請域名？

　　 建議向中國互聯(lián)網(wǎng)信息中心網(wǎng)站（www.cnnic.net.cn）申請注冊，CNNIC接收對域名的注冊申請、查詢、年檢登記等服務(wù)。

　　企業(yè)用戶需要提交的材料包括：

　　1、域名注冊申請表（可在網(wǎng)站上直接填寫）；
　　2、本單位介紹信（可郵寄）；
　　3、承辦人身份證復(fù)印件（可郵寄）；
　　4、企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（可郵寄）。

　　CNNIC會在域名審核通過后（5個工作日），通過E-MAIL 通知用戶交費，以后每年在注冊日起30天內(nèi)完成年檢交費，每個域名每年300元。交費完畢后用戶可以收到發(fā)票和"域名注冊證"。