存貨帳管理存貨帳管理

一、 業(yè)務說明：

財務商品帳管理員是流通企業(yè)財務部門人員最多的崗位，財務部門主要根據(jù)經(jīng)營品種的數(shù)量和貨品的存放管理商品明細帳，為統(tǒng)一名詞，以下所有商品明細帳統(tǒng)稱存貨帳。存貨帳管理員主要記錄進貨、進貨補差、進貨退出、銷售、銷售退回、報損、報溢、借貨（供銷售）、還貨、內(nèi)部調(diào)撥出、內(nèi)部調(diào)撥退回、內(nèi)部調(diào)撥入、內(nèi)部調(diào)撥退出等業(yè)務。

在一般情況下，存貨明細帳只按照貨品設明細帳，而不管貨品存放的保管帳地點，當移庫發(fā)生時，財務存在兩種處理情況，一是移庫單據(jù)不在業(yè)務部門和財務之間傳遞，一是業(yè)務部門將移庫單傳遞到財務，但財務僅僅只是在存貨明細帳的備注欄記錄貨品的移動。

存貨帳貨品的核算方法主要選用：月底加權(quán)平均、移動平均、先進先出法、批次核算、銷價核算、計劃價法，在商品流通企業(yè)主要選用月底加權(quán)平均、移動平均、先進先出法、批次核算等方法，在零售行業(yè)主要選用銷價核算方法。選用什么方法都可以，但最重要的原則是：必須仔細了解手工核算的過程，特別是特殊業(yè)務的手工處理方法。以下問題是關(guān)鍵點：

A. 補差問題：
a.全部在補差的當月轉(zhuǎn)入本期損益；
b.補差不轉(zhuǎn)入損益，全部記入存貨明細帳；
c.根據(jù)財務確認的庫存量，決定多少補差轉(zhuǎn)入本期損益，多少記入存貨明細帳，在以后月分攤。

B. 內(nèi)部調(diào)撥的存貨計價問題：
a.調(diào)撥入按照調(diào)撥價記賬；
b.調(diào)撥退出按照調(diào)撥價記賬；
c.調(diào)撥出按照成本價記賬；
d.調(diào)撥退回按照成本價記賬；
e.目前還存在調(diào)撥出和退回計價按照調(diào)撥價記賬的情況；
f.調(diào)撥退出也可能存在按照成本價記賬的問題，在實際業(yè)務中可能不按照調(diào)撥退出處理，而按照調(diào)撥出處理，這時的成本實際是按照成本計價的。

C. 報損、報溢的存貨計價問題：
a.報損、報溢單在審批時就確認了應該報損的金額；
b.報損、報溢單在審批時只確認應該報損的數(shù)量；

D. 借還貨業(yè)務：發(fā)生在帳外的借貨業(yè)務肯定是為了銷售，但借貨時的成本是很難確定，財務在手工處理時經(jīng)常在帳上掛紅字，一是處理方便，同時也是為了隱瞞某些特殊問題。特殊的銷售退回業(yè)務：某些貨品公司已經(jīng)很長時間不經(jīng)營，或客戶退回的貨品是公司根本上就不經(jīng)營的貨品，此時的貨品成本的確定是令存貨帳管理員頭痛的事情，這樣的規(guī)則一定要把握清楚。

二、流程圖存貨帳管理的流程如下：（正向）

與此相對，逆向流程如下：

三、 流程圖說明：

正向流程中，存貨帳管理員的工作貫穿于進貨、進貨結(jié)算、借貨、調(diào)撥、銷售、報損和報溢流程中，根據(jù)不同的流程生成不同的存貨分錄，并將分錄記在傳票上。最后，存貨帳管理員還要核對傳票、對傳票進行記帳。對存貨明細帳產(chǎn)生影響。最后由總帳會計完成生成財務憑證的工作。與此相對應，在存貨帳管理的逆向流程中，如果存貨帳管理員要回退傳票記帳，那他要回退相應流程產(chǎn)生的存貨分錄，進而一步步回到相應的流程，同樣要作廢相應產(chǎn)生的單據(jù)（如發(fā)票）。

四、 單據(jù)說明:

無單據(jù)

五、 報表說明:

A. 成本分析表:將成本單價在本月和上月差異在某一百分比的貨品列示出來,共經(jīng)理們參考;
B. 毛利表:統(tǒng)計本月存貨出庫所對應的毛利金額的報表，此報表統(tǒng)計的是財務意義上的毛利不涉及返利等業(yè)務對成本的影響（一般并不用于業(yè)務員考核）。

六、 崗位職責:

A.檢查收到的單據(jù)（進貨單、進貨補差單、借出單、還回單、銷售發(fā)票、調(diào)撥單、報損報溢單等）是否準確；
B.發(fā)現(xiàn)不正確的單據(jù)要及時返回上一部門要求更正；
C.按時將收到的單據(jù)利用PM/BMS提供的功能生成存貨帳分錄；
D.按照財務記賬憑證編制要求,正確生成傳票;
E.核對傳票分錄正確后,將單據(jù)和對應的傳票號交總帳管理員生成正式財務憑證;
F.發(fā)現(xiàn)新經(jīng)營的貨品在沒有入庫而出現(xiàn)銷售時,有義務和采購員協(xié)商貨品的成本;
G.對成本核算方法的選擇應根據(jù)經(jīng)營情況和財務核算的要求向財務經(jīng)理提出建議;

七、 崗位操作規(guī)范:

A.進貨生成存貨傳票分錄
B.銷售生成存貨傳票分錄
C.調(diào)撥生成存貨傳票分錄
D.調(diào)撥出生成存貨傳票分錄
E.借貨生成傳票分錄
F.報損生成傳票分錄
G.報溢生成存貨傳票分錄
H.移庫生成存貨傳票分錄
I.回退進貨生成存貨傳票分錄
J.回退銷售生成存貨傳票分錄
K.回退調(diào)撥生成存貨傳票分錄
L.回退調(diào)撥出生成存貨傳票分錄
M.回退借貨生成傳票分錄
N.回退報損生成傳票分錄
O.回退報溢生成存貨傳票分錄
P.回退移庫生成存貨傳票分錄

八、 可以簡化的業(yè)務流程:

A. 存貨分錄可以在單據(jù)保存時直接生成,由業(yè)務人員直接代存貨帳管理員生成存貨帳分錄,而存貨帳管理員只需要點單就可以了;
B. 這樣的設置在采用移動平均,先進先出,批次核算方法下是最可行的,可以減少成本的跳動發(fā)生率;

九、 可能遇到的特殊問題:

A. 特殊的補差問題;
B. 期初存在紅字庫存
C. 由于進貨補差等因素月末存貨數(shù)量為零但有金額;

十、 配置說明:

A.定義外部序列號;
B.利用不同的外部序列號定義不同類型的存貨傳票,建議一般按照業(yè)務類型定義,如:進貨、銷售、調(diào)撥、借還貨等;
C.在生成存貨傳票分錄功能行為屬性中，定義對應的存貨傳票；
D.在回退存貨傳票分錄功能行為屬性中，將回退復選框選中；

(存貨帳完)

進貨流程進貨流程包括進貨業(yè)務流程、進貨結(jié)算付款流程、進貨總體回退流程、收貨管理流程和進貨退貨流程。

標準流程之四--進貨業(yè)務流程

一、 業(yè)務說明

企業(yè)管理層根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標在年初指定年銷售計劃。銷售部門根據(jù)銷售額、銷售利潤等指標確定年度、季度銷售目標。同時對于主營品種重點照顧。在此基礎之上，進貨部門就得到了本年度或季度需要購進的品種、數(shù)量信息。當然，這也不是進貨部門購進的唯一依據(jù)。新經(jīng)營品種的采購往往是進貨部門、企業(yè)管理層和供應商協(xié)商確定的。在此會產(chǎn)生一個粗的進貨計劃。

進貨計劃明確后，各個業(yè)務員大致有了一個進貨參考，根據(jù)庫存、銷售信息反饋，業(yè)務員在日常工作中通過電話、會面等各種方式與供應商保持聯(lián)系，確定進貨的品種和數(shù)量。此時可以考慮利用進貨合同管理。但從實際情況看，業(yè)務人員還難以從手工方式轉(zhuǎn)變到利用計算機進行日常業(yè)務管理，進貨合同也并不是所有的進貨都有，業(yè)務人員對進貨合同的說法比較敏感，建議一切進貨記錄都稱為要貨記錄而不要輕易使用系統(tǒng)中的進貨合同概念。

現(xiàn)階段看，無庫存情況還是很少的。保留少量庫存不僅僅是流動資金的占用，而且還會需要物理空間。為了保證物理空間能夠滿足需要，需要進貨時業(yè)務員應該提前通知倉儲部門準備庫存地點，對于鐵路送貨等情況，還需要備車提貨。（補充一般送貨的幾種形式）

貨到倉庫后，倉庫首先需要驗收，對比送貨單和實物，確認后倉庫人員要填寫收貨單據(jù)，明確送貨單位、收貨品種、數(shù)量、質(zhì)量等信息。一方面提供給對方送貨人員作為收貨憑據(jù)，另一方面，則需要將收貨單據(jù)傳遞到業(yè)務部門辦理記帳手續(xù)。收貨時一般有兩種情況：對方提供價格信息、對方不提供價格信息。這兩種不同的做法對系統(tǒng)的使用是不同的。一般的原則是：庫房只管理貨品的數(shù)量、批號等信息，價格由業(yè)務部門來確定。

進貨部門在收到收貨單據(jù)后，查找要貨記錄核對（或填寫）本次進貨價格，并在要貨記錄上進行標記。在手工管理時，還需要在業(yè)務庫存中添加此記錄，以備察看。價格確定后制進貨單據(jù)向下個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。關(guān)于應付帳款的管理有兩種做法：一、沒有發(fā)票的進貨單據(jù)暫時由進貨業(yè)務員管理，等發(fā)票到后業(yè)務員將進貨發(fā)票和進貨單據(jù)一起提交給財務。二、一旦填制進貨單據(jù)后就轉(zhuǎn)交給財務人員管理。這對于企業(yè)財務處理是不一樣的。

關(guān)于發(fā)票價格與進貨單據(jù)價格不一致，一般財務都需要填制存貨調(diào)整單據(jù)對存貨進行調(diào)整。

二、流程圖

進貨業(yè)務的流程如下所示：(如看不清楚請點擊圖片打開新窗口瀏覽)

三、流程圖說明

進貨系統(tǒng)目前的進貨計劃管理比較弱，但企業(yè)進貨業(yè)務人員又需要計劃參考。為了解決這個問題，在實施處理上可以考慮提供貨品在一定時間范圍內(nèi)的銷售情況，通過平均銷售給業(yè)務提供進貨參考，但并不自動將該銷售轉(zhuǎn)為進貨計劃。如果希望能夠?qū)⒔?jīng)業(yè)務員確認調(diào)整后的進貨情況錄入計算機，可以考慮使用進貨計劃功能。

進貨計劃可以從時間上分為中長期計劃，系統(tǒng)可以提供的途徑主要包括：根據(jù)銷售情況預測進貨；根據(jù)設置的上下限生成報警供業(yè)務人員參考。從實際使用看，由于沒有很好地進行銷售預測，這兩種途徑的實用性都比較差。

進貨合同：在具體實施過程中，注意系統(tǒng)名詞與企業(yè)習慣的統(tǒng)一。在實際中存在兩種情況：一、企業(yè)認為系統(tǒng)要求維護進貨合同，則企業(yè)與供應商必須簽訂具有法律效應的字面文檔。建議在解釋時多使用要貨計劃等信息；二、業(yè)務人員素質(zhì)問題。人員習慣以及企業(yè)實施推動力量不足，導致在系統(tǒng)中錄入要貨計劃的努力很難實現(xiàn)。這對于后續(xù)流程的實現(xiàn)方式有較大的影響。

進貨：進貨環(huán)節(jié)是財務和業(yè)務的到貨（進貨類型的到貨）確認過程，該環(huán)節(jié)主要明確的信息是品種的價格問題。從實際情況看，該環(huán)節(jié)還可以對收貨起到監(jiān)督的作用，收貨品種、數(shù)量等信息可以通過勾兌合同來完成。不過由于收貨不允許多于合同數(shù)量（程序限制），而實際存在很多多收或少收的情況，勾兌合同的操作性會受到一定的影響。做完進貨單后，系統(tǒng)分兩個走向進行后續(xù)處理：商品帳的暫估、應付帳的掛帳處理。實際中很少有票先的情況，及時票先也可以考慮壓票等貨到后一起處理。這樣可以簡化進貨類型的劃分（貨先、票先、款先）。

四、單據(jù)說明五、報表說明六、崗位職責

七、崗位操作規(guī)范八、可以簡化的業(yè)務流程

九、可能遇到的特殊問題

十、配置說明

標準流程之五----進貨結(jié)算付款流程

一、業(yè)務說明

業(yè)務人員根據(jù)同供應商達成的付款協(xié)議填制付款申請表，報領(lǐng)導審批通過后轉(zhuǎn)交財務，財務辦理付款業(yè)務。付款一般有兩種方式：即付和先掛帳后付款。

在付款方面，財務肩負著控制企業(yè)流動資金的義務。因此，需要向財務提供這方面的相關(guān)信息，以便財務及時籌措資金。同時為企業(yè)整體的資本運營服務。

二、流程圖進貨結(jié)算付款流程圖如下：

三、流程圖說明

進貨結(jié)算：供貨方發(fā)票到后，勾兌進貨單（貨先）生成結(jié)算單掛帳，差異部分系統(tǒng)自動進行進貨補差，調(diào)整存貨金額。實際運行過程中，該操作是由業(yè)務人員還是財務人員去完成值得斟酌。業(yè)務人員熟悉業(yè)務，可以很準確地勾兌進貨單據(jù)。財務人員負責對應付帳的審核，結(jié)算最終需要財務的確認。

進貨付款：業(yè)務人員根據(jù)協(xié)議給供應商付款，分兩種情況：應付沖減或預付。此外還可能存在應收抵應付的特殊形式。應付沖減需要勾兌結(jié)算單沖減應付帳。

四、單據(jù)說明

五、報表說明

六、崗位職責

七、崗位操作規(guī)范

八、可以簡化的業(yè)務流程

九、可能遇到的特殊問題

十、配置說明