項目管理的理論是近幾年管理學(xué)方面討論的一個熱點，本文以微軟公司的Project2003項目管理軟件為例，論述了項目管理在我院的適用范圍以及利用該軟件編制一個合格的項目計劃的工作過程。

項目管理技術(shù)的發(fā)展與計算機技術(shù)的發(fā)展密不可分，隨著計算機性能的迅速提高，大量的項目管理軟件涌現(xiàn)出來。它們可以用于各種商業(yè)活動，提供便于操作的圖形界面，幫助用戶制定任務(wù)、管理資源、

進行成本預(yù)算、跟蹤項目進度等。其中微軟公司的Project軟件應(yīng)用最為廣泛且易于操作，成為目前進行中小型項目管理的得力工具軟件。

一、 Project軟件在我院適用領(lǐng)域

項目管理的方法與理論適用于國民經(jīng)濟的各個領(lǐng)域，Project軟件根據(jù)項目管理的原理，用計算機軟件搭建模型，來模擬項目管理的建立和實施，并通過一系列與項目管理有關(guān)的圖表來完成對項目的管理。

結(jié)合我院目前的情況，Project軟件可以應(yīng)用在以下幾個方面：

1、用于項目招投標(biāo)
目前很多設(shè)計項目都是通過招投標(biāo)開展的，設(shè)計的組織安排、綜合進度計劃是否合理完善是我院技術(shù)水平和管理水平的重要參考指標(biāo)。使用Project，可以非常容易地反復(fù)推敲、優(yōu)化項目的計劃，最后生成條理清楚、邏輯關(guān)系正確、繪制精良的網(wǎng)絡(luò)圖、橫道圖和各種數(shù)據(jù)表格，展現(xiàn)企業(yè)的風(fēng)采，給評標(biāo)人員留下良好的印象，從而為企業(yè)中標(biāo)助力。

2、項目的動態(tài)跟蹤
由于我院目前同時承接的項目數(shù)量越來越多，甲方對項目的質(zhì)量要求越來越高，從而要求我們在項目的生命周期中進行非常細致的管理。通過使用Project軟件，可以每天對項目的完成情況進行及時的匯總與更新，從而保持項目信息的準(zhǔn)確與及時。如果結(jié)合Project Server的使用，整個企業(yè)的所有項目進展情況將變得非常清晰，利益干系人直接通過瀏覽器等軟件即可以獲得有關(guān)的項目信息。

3、人力資源的合理調(diào)配
通過使用Project對所有項目編制項目計劃并進行任務(wù)分配，將形成一個我院所有人力資源的龐大信息庫。在這個人力資源庫中，將可以直接查到每一個人員目前正在進行的所有項目以及任務(wù)的情況，可以統(tǒng)計每個資源的工作量是否被過度分配，每個資源每天的工作量計劃為多少個小時等等信息，這樣為合理的調(diào)配資源提供了科學(xué)的依據(jù)。

4、對于跨專業(yè)項目的溝通管理
在項目管理的方式下，一個設(shè)計項目將由一個項目組來共同完成，它突破了原來職能型組織結(jié)構(gòu)的部門局限性，可以更好地進行項目的溝通管理。在計劃編制好后，就已經(jīng)明確了不同部門資源的工作量與任務(wù)完成時間，任何任務(wù)分配信息的更改都將及時反饋到項目計劃中，并通知到相關(guān)人員。同時每一個項目有統(tǒng)一的文檔庫與問題庫用來交換項目的信息，項目組的成員通過瀏覽器即可以訪問這些資源，這樣可以更有效地協(xié)調(diào)跨專業(yè)的項目。

5、輔助核算生產(chǎn)成本
使用Project可以對計算生產(chǎn)成本起到輔助作用。在項目計劃階段，通過編制項目計劃，進行任務(wù)分配，可以估算每個資源的工作量或使用量，從而估算整個項目的成本。在每個項目的生命周期中，都需要進行項目的跟蹤與更新，在項目完成后，將有這個項目的任務(wù)分解及資源工時的詳細信息，通過這些信息，可以核算每個資源在這個項目中的實際工作量，從而計算出這個項目的實際成本。

二、 Project2003軟件版本介紹

Project2003產(chǎn)品系列包括Standard（標(biāo)準(zhǔn)版）、Professional（專業(yè)版）、Server（服務(wù)器版）三個版本，Project 2003 專業(yè)版適合所有的項目管理人員和項目成員使用，能協(xié)助企業(yè)經(jīng)理人動態(tài)管理日程與資源、溝通項目狀態(tài)，以及分析項目信息。透過更直觀的工具，讓企業(yè)經(jīng)理人與項目團隊能即時獲得最新信息，在預(yù)算內(nèi)順利達成項目目標(biāo)。當(dāng)用戶僅是利用個人桌面計算機管理項目的個別使用者時，單獨使用Project 標(biāo)準(zhǔn)版便可。當(dāng)用戶必須協(xié)同作業(yè)并且與團隊分享數(shù)據(jù)時，則需用專業(yè)版搭配 Project Server 使用。

Project 2003 專業(yè)版是專門針對有企業(yè)項目管理功能需求的組織所設(shè)計的新版?zhèn)€人桌面計算機應(yīng)用軟件，它涵括了所有 Project 標(biāo)準(zhǔn)版的功能，更新增許多企業(yè)級項目協(xié)作的功能。此外，同時使用Project Server 與 Project 專業(yè)版更能完全獲得企業(yè)項目管理功能的好處。

Project Server 2003 特別為企業(yè)集中管理和分享項目的信息而設(shè)計，可將企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)化的項目與資源信息集中儲存，以達到有效率的項目信息分享、分析與管理能力。透過Project Server 2003，團隊成員與外面合作伙伴皆可利用它快速獲取最新信息，企業(yè)決策主管則可利用它執(zhí)行項目的危機管理與運營決策的依據(jù)。Project Server中新增多項功能，包括加強的安全性以及與 Microsoft SharePoint Services 的整合，讓您能針對項目、任務(wù)、獨立事件組織、儲存與追蹤包括文檔、問題和在某集中共享區(qū)的報表等等的項目相關(guān)信息。其中Project Server含有客戶端訪問許可（CAL）的概念。CAL是一項讓使用者有權(quán)存取 Microsoft Project Server服務(wù)的授權(quán)。具有CAL 的使用者能透過稱為Microsoft Project Web Access （可通過瀏覽器訪問）的網(wǎng)絡(luò)接口檢查與更新Project Server中的項目信息，其中包括更新時程表、追蹤問題與儲存文檔、公文包管理與任務(wù)委派等。

總的說來，它們之間最大的差異就在于，Project 2003標(biāo)準(zhǔn)版更著眼于個人生產(chǎn)力提升上，而Project 2003專業(yè)版和Project Server 2003更著眼于企業(yè)項目管理方案上。

三、 Project 2003中的關(guān)鍵概念

1、任務(wù)的工期、工時與資源單位
一個項目經(jīng)過WBS的分解，將成為一個個的子任務(wù)，在Project中每一個任務(wù)都有工期、工時與資源單位的概念。工期就是指完成任務(wù)所經(jīng)歷的實際時間，工時是指將該任務(wù)分配給資源來執(zhí)行時（可以是單個或多個資源），每個資源執(zhí)行任務(wù)的工作時間，而資源單位則表示資源在該任務(wù)持續(xù)時間內(nèi)的工作負荷情況，如果100%表示資源在該任務(wù)工期內(nèi)這段時間是以100%的負荷工作，如果是50%則表示資源在這段時間是以50%的負荷進行該工作（因為該資源另外50%的負荷可能還在進行其它的任務(wù)）。

在項目中使用資源的原因是讓資源為任務(wù)工作，而有些時候，特別是人力資源，可能是兼職地分配給一個任務(wù)。資源單位相當(dāng)于一個乘法器，Project使用它計算資源任務(wù)期間的每一小時或每一人如何工作，而工期是以天或小時計算完成任務(wù)的工作時間。工期乘上資源單位就得到了工時，這三者在Project中具有以下的計算關(guān)系：工期=工時/資源單位或工時=工期*資源單位。例如有一項“編制概預(yù)算”任務(wù)，如果將該任務(wù)分配給資源A與B（假設(shè)兩個資源工作效率完全相同）共同完成，如果一個資源單獨完成這項任務(wù)需要工作16個小時（即任務(wù)的總工時為16小時），在任務(wù)被平均分配給資源A與B的情況下（即每個資源工作8小時），如果兩個資源單位都是100%的時候（即資源100%的投入到該任務(wù)中），任務(wù)的工期將為： 8小時（工時）/100%（資源單位）=8小時（工期）。如果兩個資源單位都是50%時（即資源投入一半的時間到該任務(wù)），則工期為8小時（工時）/50%（資源單位）=16小時（工期）。如果任務(wù)不被平均分配，例如資源A分配工時數(shù)為10小時，資源B分配工時數(shù)為6小時，資源A的單位仍然為100%，資源B的單位為50%，則相對于資源A來說它的部分任務(wù)完成工期=10小時（工時）/100%（資源單位）=10小時（工期），資源B的部分任務(wù)完成工期=6小時（工時）/50%（資源單位）=12小時（工期），那么整個“編制概預(yù)算”的任務(wù)完成工期就是資源B的工期12小時（雖然資源A在這12小時中有2個小時是不用工作的）。

另外，工期與工時都可以是分鐘、小時、天、星期或月為單位，Project在計算公式的時候把時間單位統(tǒng)一按小時進行計算。缺省情況下，工期以天為單位表示（通過設(shè)置1天等于多少小時進行轉(zhuǎn)換），工時以小時為單位表示。

2、任務(wù)類型
Project軟件中定義了三種任務(wù)類型，分別是固定單位、固定工期、固定工時。
Project中的計算公式是工時=工期*單位，此公式有三個變量，如果固定其中一個變量，使得另外兩個變量互相牽制（即改變一個變量，另一個變量即重新計算），按固定的變量名稱，就可將任務(wù)分成以上三種任務(wù)類型。在默認狀態(tài)下，Project創(chuàng)建的是固定單位任務(wù)。即當(dāng)你改變了該任務(wù)的工期時，Project會自動計算工時，如果改變了任務(wù)的工時，Project會自動重新計算工期。例如“編制概預(yù)算”任務(wù)資源單位為50%，工期定義為32小時，工時=32小時（工期）*50%（資源單位）=16小時，當(dāng)我們將該任務(wù)設(shè)置為固定單位任務(wù)時，如果調(diào)整工期為40小時，則Project會自動計算該任務(wù)的工時=40小時（工期）*50%（資源單位）=20小時。如果將任務(wù)設(shè)置為固定工期類型，則以上計算公式中固定的是任務(wù)的工期，因此當(dāng)改變?nèi)蝿?wù)的單位時，任務(wù)工時會自動重新計算，或者當(dāng)改變?nèi)蝿?wù)的工時，任務(wù)的單位會重新計算。例如同樣“編制概預(yù)算”任務(wù)，工期為32小時，資源單位為50%，工時按以上公式計算為16小時，如果我們將任務(wù)類型設(shè)置為固定工期任務(wù)時，當(dāng)我們調(diào)整資源單位為100%時，則Project會自動計算該任務(wù)的工時=32小時（工期）*100% （資源單位）=32小時（工時）。同樣可以理解固定工時的任務(wù)類型，即計算公式中固定的是任務(wù)的工時，所以，當(dāng)改變?nèi)蝿?wù)的單位時，Project會自動計算任務(wù)的工期，當(dāng)改變?nèi)蝿?wù)的工期時，系統(tǒng)會自動計算任務(wù)的單位。

3、投入比導(dǎo)向
Project中資源分配的默認日程排定方式是采用投入比導(dǎo)向的。即將更多的資源分配給任務(wù)或從任務(wù)中中減少資源時，Project將延長或縮短任務(wù)的工期，而保持任務(wù)的總工時不變。例如“概預(yù)算編制”任務(wù)分配一個資源完成時，如果資源單位為100%，工時為16小時，工期也為16小時，如果該任務(wù)設(shè)置了投入比導(dǎo)向（這是系統(tǒng)默認的設(shè)置），則當(dāng)增加一個資源時（新資源的單位也為100%），系統(tǒng)將保持任務(wù)總工時數(shù)為16小時不變，將16小時的工期平均分配給兩個資源，每個資源各8個小時，任務(wù)工期=工時/資源單位=8小時/100%=8小時（每個資源的工期都是8小時，總?cè)蝿?wù)的工期也是8小時）。

如果取消了該任務(wù)的投入比導(dǎo)向設(shè)置，在增加一個資源時，如果資源單位為100%，，系統(tǒng)則會將任務(wù)的總工時數(shù)增加為32小時，保持工期為8小時不變。

4、日歷
Project中，日歷決定了項目的標(biāo)準(zhǔn)工作時間和非工作日，使用日歷可以確定資源的可用性、分配給任務(wù)的資源的排定方式，以及任務(wù)本身的日程排定方式，日歷分為基準(zhǔn)日歷、項目日歷、資源日歷、任務(wù)日歷四種類型。其中基準(zhǔn)日歷相當(dāng)于一個日歷的模版，可以應(yīng)用到項目日歷、資源日歷和任務(wù)日歷三種日歷之中。

Project提供了三種基準(zhǔn)日歷，分別表示正常工作情況（“標(biāo)準(zhǔn)”基準(zhǔn)日歷）、24小時工作的情況（“24小時”基準(zhǔn)日歷）、加夜班的情況（“夜班”基準(zhǔn)日歷）三種工作時間的安排，用戶一般可以建立自己的基準(zhǔn)日歷，以表示自己企業(yè)的工作時間。例如我院工作時間是從8:30~12:00，14：00~17：30，由于 Project提供的三種基準(zhǔn)日歷中都沒有定義這個工作時間，我們可以將工作時間定義成一個新的基準(zhǔn)日歷，例如叫“我院企業(yè)工作時間”基準(zhǔn)日歷，然后將該日歷應(yīng)用到項目日歷、資源日歷或任務(wù)日歷之中。當(dāng)然也可以不新建基準(zhǔn)日歷，而通過更改“標(biāo)準(zhǔn)”基準(zhǔn)日歷中定義的工作時間以符合我院的正常工作時間。

項目日歷是分配給項目的所有資源指定默認的工作日程，在默認情況下，在建立一個新的項目時，項目日歷為“標(biāo)準(zhǔn)”基準(zhǔn)日歷。我們可以為項目日歷設(shè)置工作日和工作時間，以反映項目中所有資源在該項目中共同要遵守的工作日和工作時間。資源日歷是描述了每個資源的工作時間，當(dāng)新建一個資源而沒有特別指定資源日歷時，該資源的資源日歷將自動引用項目日歷的工作時間安排。如果有需要，可以為個別資源自定義資源日歷，以指定其特殊的工作時間或假期等，Project將根據(jù)資源日歷的設(shè)定時間來安排該資源的工作時間，有助于創(chuàng)建更準(zhǔn)確的日程，特別是如果資源之間的工作時間有明顯區(qū)別時，

Project只根據(jù)資源日歷中資源的可用時間排定資源日程。

默認情況下，任務(wù)的日程根據(jù)項目日歷中創(chuàng)建的工作時間進行排定，如果需要任務(wù)在不同的時間完成，特別是不依賴資源的任務(wù)，則可以創(chuàng)建任務(wù)日歷。任務(wù)日歷尤其適用于需要任務(wù)在項目日歷或指定的資源日歷定義的正常工作時間之外完成的情況。

四、 用Project2003編寫項目計劃的流程

Project是一個功能強、管理細膩、操作方便的優(yōu)秀項目管理網(wǎng)絡(luò)計劃軟件，這個軟件的理論基礎(chǔ)是國際上公認的關(guān)鍵路徑法（CPM）和計劃評審技術(shù)（PERT）。它提供了一套完整的項目描述和計算的方法及模型，通過這個軟件生成的圖、表或文件，使所有參加項目工作的人員對于項目的理解達到共識，從而能夠協(xié)調(diào)一致地工作，出色地完成項目。 為了更有效率地做好一個項目計劃，根據(jù)經(jīng)驗，按照以下的工作流程來編制計劃會比較好：

1、定義項目的信息：包括項目開始時間、項目文件名稱、摘要信息、項目日歷時間等，這一步可以通過“項目向?qū)?#8221;完成。Project2003的項目向?qū)в脩艚缑娣浅Ｓ押茫梢砸龑?dǎo)用戶一步一步的完成以上信息的設(shè)置。

2、對項目進行WBS分解，采用大綱與分級結(jié)構(gòu)列出項目的所有子任務(wù)。這個過程應(yīng)該是逐步細化的過程，最先列出摘要任務(wù)或者是里程碑式的任務(wù)，然后對每一個摘要任務(wù)分別進行分解，列出子任務(wù)，任務(wù)分解的程度以自己管理的要求為準(zhǔn)。例如“單項文本編制”這樣一項摘要任務(wù)，即可以把它分解為“單項說明編制”、“概預(yù)算編”、“圖紙繪制”、“文本整理”這樣幾個子任務(wù)，也可以根據(jù)實際情況（例如“單項文本編制”這項子任務(wù)是一個資源完成，并且總工時數(shù)小于40小時時），不對該任務(wù)進行分解。列好所有任務(wù)后，再在腦海中回想一下自己對項目分解的情況，盡量找出是否有比較重要的任務(wù)沒有分解到，盡量在這一步中把項目分解得越正確越好，這樣對后面步驟的影響就會小些。

3、對所有子任務(wù)（不包括摘要任務(wù)）填寫每個子任務(wù)的估計工期。在填工期值的時候不要考慮資源的可用性的情況，僅僅根據(jù)項目進度的安排，列出每個子任務(wù)的工期即可，而系統(tǒng)自動會根據(jù)子任務(wù)的工期來計算摘要任務(wù)的工期。并且注意此步驟僅需輸入“工期”域的數(shù)據(jù)，而不要輸入“開始時間”或“完成時間”域的數(shù)值，因為如果填了這兩個域的數(shù)值，Project會自動加上時間限制。

4、設(shè)定任務(wù)的鏈接關(guān)系。Project中的任務(wù)共有四種任務(wù)鏈接關(guān)系，分別為完成-開始（FS）、開始-開始（SS）、開始-完成（SF）、完成-完成（FF），表示其中一個任務(wù)的開始或結(jié)束將如何取決于另一個任務(wù)的開始或結(jié)束時間。例如“單項文本編制”任務(wù)與“單項文本一審”任務(wù)就是FS關(guān)系，即表示“單項文本編制”任務(wù)完成之后，“單項文本一審”任務(wù)才能開始。通過對所有的子任務(wù)進行鏈接關(guān)系的設(shè)置，系統(tǒng)將自動計算出摘要任務(wù)以及整個項目的工期，而不需要我們手動去設(shè)置每個任務(wù)的“開始時間”與“結(jié)束時間”。當(dāng)然在這個過程中，是可以設(shè)置任務(wù)的重疊或延遲的，例如，可以設(shè)置“單項文本一審”任務(wù)在“單項文本編制”任務(wù)完成后提前一天開始，或者延遲一天開始。

5、建立資源表。切換到“資源工作表”視圖，逐項列出該項目中所有需要用到的工時資源與材料資源的情況，這個過程可以對資源進行分組的設(shè)置，以便今后在進行資源統(tǒng)計的時候，可以分組來顯示信息。如果要統(tǒng)計成本的任務(wù)，則在資源的“費率”域中進行資源的單位成本的設(shè)置。在這個步驟對，對于特殊資源可以進行資源日歷的單獨設(shè)置，例如某個資源在特定時間需要休息，可以單獨設(shè)置該資源的日歷。

6、給項目的各項任務(wù)分配資源。該步驟最好用拆分窗口的方式進行操作，上方主窗口采用“甘特圖視圖”，下方副窗口采用“任務(wù)窗體視圖”顯示。在“任務(wù)窗體視圖”中，分配每項任務(wù)資源（同時要設(shè)置“資源單位”）、每個資源的“工時”、任務(wù)“工期”等信息，系統(tǒng)會根據(jù)設(shè)置的任務(wù)類型來自動計算工期、工時與單位中的某一項值，在這步中是可以對任務(wù)同時設(shè)置多個資源的，也可以通過“分配資源”按鈕來進行以上的操作。完成以上步驟之后，就可以說已經(jīng)編制了一個完整的初步計劃。

7、對項目計劃的調(diào)整與優(yōu)化。根據(jù)以上編制的初步計劃，看看項目進度能否滿足要求，如果需要縮短項目的工期，通過“甘特圖向?qū)?#8221;按鈕進行項目關(guān)鍵路徑的顯示，并縮短該項目中關(guān)鍵任務(wù)的工期（通過增加資源、分解任務(wù)、調(diào)整資源工作時間等方式設(shè)置）。此外，切換到“資源工作表”視圖，查看資源是否被過度分配（系統(tǒng)自動紅色標(biāo)記了過度分配了的資源），如果被過度分配，找到過度分配資源的任務(wù)，對該任務(wù)進行進一步的優(yōu)化。這樣經(jīng)過以上七個步驟后，將編制出一個比較符合實際情況的項目計劃來。當(dāng)然項目
計劃編制的好壞，是否最優(yōu)方案，跟項目經(jīng)理的經(jīng)驗是有很大關(guān)系的。這個項目計劃完成后，就可以通過專業(yè)版或標(biāo)準(zhǔn)版發(fā)布到服務(wù)器上，進行整個項目組對該項目的協(xié)同工作了。