【內(nèi)容摘要】

 

 

第1講   會(huì)議的目的

 

避免不必要的會(huì)議

明確會(huì)議的目的

計(jì)算會(huì)議的成本

避免參會(huì)者的不滿(mǎn)

 

作為一名中級(jí)管理者，除了通常的管理工作外，召開(kāi)會(huì)議以卓有成效地傳達(dá)信息，尋找解決問(wèn)題的方法也應(yīng)成為分內(nèi)的職責(zé)。有效會(huì)議的前提是會(huì)議主持者首先要明確會(huì)議的目的，才能更有效地避免無(wú)用的會(huì)議。

 

避免不必要的會(huì)議

 

1.不必要的會(huì)議特征

在學(xué)習(xí)主持會(huì)議技巧之前，管理者首先要正確地區(qū)分需要和不需要召開(kāi)的會(huì)議。做到有選擇地開(kāi)會(huì)，這樣才會(huì)贏得下屬的尊重。

 

2.開(kāi)會(huì)之前需考慮的問(wèn)題

很多時(shí)候，初級(jí)的中層經(jīng)理常常希望所有的下屬都能有機(jī)會(huì)聽(tīng)自己發(fā)言，希望將自己的思想和理念都充分地傳達(dá)給下屬。開(kāi)會(huì)是達(dá)到這一目的的一種有效途徑，因此，很多中層經(jīng)理經(jīng)常召集員工開(kāi)會(huì)。

要竭盡最大可能地減少開(kāi)會(huì)次數(shù)，并使每次會(huì)議都達(dá)到應(yīng)有的目的，在準(zhǔn)備召集開(kāi)會(huì)之前，基層經(jīng)理需要考慮以下問(wèn)題：

 

3.會(huì)議的目標(biāo)是否明確

作為基層經(jīng)理，準(zhǔn)備召集會(huì)議時(shí)，首先要考慮會(huì)議的目的是否明確。明確會(huì)議的目的之后，管理者需要提前通知參會(huì)者。如果參會(huì)者在參加會(huì)議之前，并不知道會(huì)議的目的，在會(huì)議上就會(huì)毫無(wú)準(zhǔn)備，或準(zhǔn)備得沒(méi)有針對(duì)性，從而造成了會(huì)議的低效率。

 

4.會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間是否合適

明確會(huì)議目標(biāo)之后，管理者需要確定合適的開(kāi)會(huì)時(shí)間。所謂合適的時(shí)間，不僅僅是針對(duì)舉辦者合適，而且對(duì)于每一位參與者來(lái)說(shuō)，時(shí)間也都應(yīng)是合適的。

 

【案例】

北京某公司有位家在臺(tái)灣的經(jīng)理，該經(jīng)理一個(gè)人在北京工作，家人全部在臺(tái)灣。有一次該經(jīng)理安排一個(gè)會(huì)議，時(shí)間定在中秋節(jié)的晚上，因?yàn)樗粋€(gè)人在北京，中秋節(jié)的晚上也沒(méi)什么事情。會(huì)議的內(nèi)容是組織員工一起討論銷(xiāo)售業(yè)績(jī)和改進(jìn)的方法，會(huì)后還請(qǐng)參會(huì)者吃飯。

雖然該經(jīng)理最后還請(qǐng)大家吃了飯，但是參會(huì)者仍感到并不舒服。在中秋節(jié)的晚上，員工們都想充分地利用這個(gè)難得的機(jī)會(huì)與家人團(tuán)聚。該經(jīng)理選擇的會(huì)議時(shí)間只是適合自己，而絲毫沒(méi)有考慮到員工們的實(shí)際需求。

 

【自檢】

某公司經(jīng)理在中午下班前5分鐘，召集部門(mén)下屬開(kāi)會(huì)，會(huì)議時(shí)間一直持續(xù)了半個(gè)多小時(shí)。這時(shí)候，大家都早已經(jīng)饑腸轆轆，那么該經(jīng)理會(huì)有效地傳達(dá)理念，會(huì)議能召開(kāi)的高效嗎？請(qǐng)你分析這一會(huì)議的時(shí)間選擇將會(huì)給會(huì)議造成什么影響？

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見(jiàn)參考答案1－1

 

5.是否可以通過(guò)其它方式來(lái)達(dá)到會(huì)議的目的

采用其它方法，來(lái)替代會(huì)議解決問(wèn)題是中層管理者進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備之前需要考慮的第三個(gè)問(wèn)題。往往很多事情并不一定非得需要通過(guò)會(huì)議來(lái)解決。

采用其它方法不僅可以達(dá)到目的，甚至還可以節(jié)省時(shí)間，提高解決問(wèn)題的效率。其它的方法有：可以給每位員工發(fā)放簡(jiǎn)單的通知、專(zhuān)門(mén)為某位員工寫(xiě)便條、或擬出通告貼在公共場(chǎng)所。此外，還可以通過(guò)發(fā)電子郵件、打電話(huà)等方式也都能妥善地解決問(wèn)題。

 

6.參會(huì)者的必要性

在擬出參會(huì)者名單之前，管理者需要考慮，名單上的每一位員工是否都與本次會(huì)議相關(guān)，是否每一位參會(huì)者都是必要的。如果會(huì)議中有很多與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員，這不僅會(huì)影響會(huì)議的進(jìn)行和有關(guān)人員的心態(tài)，即便是會(huì)議的無(wú)關(guān)人員也會(huì)不舒服。如果無(wú)關(guān)人員提出了與會(huì)無(wú)關(guān)的問(wèn)題，不僅會(huì)毫無(wú)價(jià)值地白白耽誤本次會(huì)議的時(shí)間，還會(huì)影響有關(guān)人員的心態(tài)，耗費(fèi)有關(guān)人員的精力。此外，由于無(wú)關(guān)人員參加與己無(wú)關(guān)的會(huì)議，還有可能引起同事間胡亂的猜測(cè)，容易引起流言，因此，讓與會(huì)無(wú)關(guān)的人員參加沒(méi)有必要的會(huì)議并不是件好事。

 

會(huì)議的目的

 

很多主管或基層經(jīng)理認(rèn)為會(huì)議是其工作的一部分，因此常常容易在行動(dòng)上表現(xiàn)為該開(kāi)會(huì)的要開(kāi)，不該開(kāi)的會(huì)也總想方設(shè)法地開(kāi)。實(shí)際上，這樣會(huì)帶來(lái)一些負(fù)面影響。

 

1.明確會(huì)議目的的重要性

在實(shí)際的工作中，明確召開(kāi)會(huì)議的目的對(duì)于中級(jí)管理人員來(lái)說(shuō)，是一件非常重要的事情。一位主管是否真能令人信服，以及給上司留下怎樣的印象，很多時(shí)候都取決于管理者的“曝光”。

會(huì)議實(shí)際上恰好是曝光的一個(gè)場(chǎng)景，中層管理者如果在眾人面前表現(xiàn)得管理能力很弱、沒(méi)有頭緒，那么就根本沒(méi)有能力控制會(huì)議，不僅上司，下屬也不會(huì)認(rèn)同管理者的領(lǐng)導(dǎo)能力；如果管理者的會(huì)議控制能力很強(qiáng)，善于召開(kāi)高效率的會(huì)議時(shí)，下屬尊敬其領(lǐng)導(dǎo)能力的同時(shí)，更高層的領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)對(duì)他給予提升和重用。因此，主持會(huì)議的技巧將會(huì)影響到中層管理者未來(lái)事業(yè)的發(fā)展。

 

【自檢】

請(qǐng)你閱讀以下案例，并說(shuō)明為什么開(kāi)會(huì)時(shí)參會(huì)者會(huì)睡覺(jué)。

主管：有關(guān)送貨的問(wèn)題呢，我們說(shuō)到這兒。還有就是上次會(huì)議中我們談到但沒(méi)有解決的問(wèn)題，那就是和財(cái)務(wù)部的溝通問(wèn)題，我建議每周我們開(kāi)例會(huì)時(shí)，請(qǐng)財(cái)務(wù)部門(mén)的一位同事也來(lái)參加，這樣就可以讓財(cái)務(wù)部也能了解我們的苦衷了，其實(shí)要了解我們苦衷的不只是財(cái)務(wù)部，還有后勤部。如果后勤部的同事也能來(lái)參加我們的例會(huì)，送貨的問(wèn)題也許就能順利地解決了（s主管還在不停地說(shuō)，員工們?cè)缫崖?tīng)得毫無(wú)興趣，已在打瞌睡，或者私下聊天。）

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見(jiàn)參考答案1－2

 

2.幾種應(yīng)避免的會(huì)議

各級(jí)管理人員在主持會(huì)議之前，要明確目標(biāo)。在判斷會(huì)議是否必要召開(kāi)時(shí)，管理者尤其要特別注意判斷以下幾種會(huì)議是否有召開(kāi)的必要。

◆例行公事的會(huì)議

針對(duì)例行公事的會(huì)議，管理人員應(yīng)最大限度地盡量減短會(huì)議時(shí)間，而且不必等每位參會(huì)者都到達(dá)之后才開(kāi)，因?yàn)楣局袉T工的工作時(shí)間并不一定相同，而且所處地點(diǎn)不一定都完全方便開(kāi)會(huì)。因此，管理者應(yīng)盡量地避免例行公事的會(huì)議。

◆表現(xiàn)民主的會(huì)議

針對(duì)一些需要解決問(wèn)題的會(huì)議，當(dāng)管理者已經(jīng)想出了很好的解決方法，基本上也沒(méi)有人能影響決定時(shí)，若管理者還要走過(guò)場(chǎng)地召集員工開(kāi)會(huì)，提出問(wèn)題后又千方百計(jì)地引導(dǎo)員工們都同意自己的答案，最后讓大家來(lái)執(zhí)行，這就屬于表現(xiàn)民主的會(huì)議。

這種表現(xiàn)民主的會(huì)議對(duì)于解決問(wèn)題而言，效率特別低。管理者在他人無(wú)法改變自己決定的條件下，應(yīng)直接將其轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄖ问?，直接告知員工。不搞形式上的假裝召開(kāi)民主會(huì)來(lái)走過(guò)場(chǎng)，只有采用后一種直接通知員工的形式，才能有效地使事情的處理效率大為提高。

◆展示個(gè)人威嚴(yán)的會(huì)議

很多主管往往認(rèn)為讓所有的下屬都準(zhǔn)時(shí)來(lái)參加自己主持的會(huì)議是充分表現(xiàn)主管身份和威嚴(yán)的一種最得意的方式。這種會(huì)議純粹屬于展示個(gè)人威嚴(yán)的性質(zhì)。

 

【案例】

某公司的一名主管對(duì)每一個(gè)開(kāi)會(huì)遲到的人都懲罰特別重：不僅從經(jīng)濟(jì)上懲罰，還在心理上折磨員工。最終，只要該主管開(kāi)會(huì)，每位員工都特別準(zhǔn)時(shí)地參加，而無(wú)論該主管選擇的時(shí)間是否合適，因?yàn)檎l(shuí)也不愿意遭受這種比較尷尬的場(chǎng)面。但是，員工們隨即發(fā)現(xiàn)即使他們準(zhǔn)時(shí)地參加會(huì)議，主管也沒(méi)有什么真正必要的事情必須傳達(dá)。這一情況發(fā)生幾次后，該主管的下屬甚至都寫(xiě)信告到主管的上級(jí)，反映這種情況。

上例就是一個(gè)典型的、展示個(gè)人威嚴(yán)的會(huì)議。實(shí)際上，如果主管的會(huì)議內(nèi)容并不十分重要，那么主管不要對(duì)下屬故意苛求，這不是絕對(duì)的紀(jì)律性問(wèn)題。

◆確認(rèn)消息是否屬實(shí)的會(huì)議

某些基層的經(jīng)理和管理者，經(jīng)常會(huì)道聽(tīng)途說(shuō)地得到一些信息，卻又不知這些信息是否屬實(shí)，因此，管理者就會(huì)希望通過(guò)召開(kāi)會(huì)議的方法向員工澄清一下。管理者希望通過(guò)綜合各個(gè)員工的信息來(lái)確認(rèn)自己得到的信息是否屬實(shí)。管理者應(yīng)盡量避免召開(kāi)確認(rèn)消息是否屬實(shí)的會(huì)議，否則可能會(huì)誤導(dǎo)員工，而且由于會(huì)議目標(biāo)也不明確，會(huì)議往往收效甚微。

◆統(tǒng)一意見(jiàn)的會(huì)議

管理者要避免表現(xiàn)民主的會(huì)議的另一原因在于，統(tǒng)一意見(jiàn)是一件很困難的事情。管理者已經(jīng)有了決策，希望說(shuō)服全部下屬都認(rèn)可自己的決策，這種情況很難通過(guò)一次會(huì)議就能徹底地統(tǒng)一所有員工的意見(jiàn)。

◆介紹個(gè)別小組業(yè)務(wù)流程的會(huì)議

基層經(jīng)理通常會(huì)同時(shí)管理幾個(gè)項(xiàng)目小組，當(dāng)管理者發(fā)現(xiàn)某個(gè)項(xiàng)目小組業(yè)績(jī)很好時(shí)，管理者往往并不考慮個(gè)別小組業(yè)務(wù)流程是否真能對(duì)下屬全體員工都有實(shí)效，就滿(mǎn)懷希望的通過(guò)會(huì)議的形式來(lái)推廣該小組的流程。

盡管管理者的出發(fā)點(diǎn)是好的，但是不一定就能起到好的效果。因?yàn)槊恳粋€(gè)項(xiàng)目在具體的執(zhí)行過(guò)程中，會(huì)有項(xiàng)目自己的個(gè)性，每一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人也會(huì)有自己的風(fēng)格。如果管理者希望通過(guò)一個(gè)項(xiàng)目的運(yùn)作流程就能有效地影響其他項(xiàng)目的運(yùn)作，就會(huì)牽扯到很多相關(guān)的改變，其中包括：項(xiàng)目背景和管理風(fēng)格的改變。

這種情況下，管理者可以集中項(xiàng)目的各個(gè)負(fù)責(zé)人，讓其分享經(jīng)驗(yàn)，以此形式來(lái)共享好的資源，而完全沒(méi)有必要把所有的員工集中起來(lái)改變整個(gè)的流程。

◆個(gè)性問(wèn)題要找答案的會(huì)議

所謂的個(gè)性問(wèn)題要找答案的會(huì)議，一般可能與人事關(guān)系有關(guān)。如果因?yàn)閭€(gè)人問(wèn)題而召集所有人都來(lái)開(kāi)會(huì)，往往會(huì)浪費(fèi)其他人的寶貴時(shí)間，從而大大降低了整體的工作效率。

 

【案例】

某銷(xiāo)售主管管理著六名業(yè)務(wù)代表，其中一個(gè)業(yè)務(wù)代表在與一個(gè)客戶(hù)聯(lián)系時(shí)，出現(xiàn)了問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題不具備普遍的代表性。而銷(xiāo)售主管卻集中所有六名業(yè)務(wù)員，一起針對(duì)出問(wèn)題業(yè)務(wù)代表的問(wèn)題進(jìn)行討論。

從積極的角度看，或許該業(yè)務(wù)代表的經(jīng)驗(yàn)?zāi)軐?duì)其他人也有借鑒作用。但是若在沒(méi)有找到答案之前，主管集中所有代表來(lái)解決問(wèn)題，就會(huì)耽誤所有人的寶貴時(shí)間。因此，除非是共性的問(wèn)題，管理者盡量不要召開(kāi)會(huì)議討論個(gè)性的問(wèn)題。

 

 

會(huì)議的成本

 

會(huì)議的成本包括看得見(jiàn)的和看不見(jiàn)的兩種成本。

 

1.看得見(jiàn)的會(huì)議成本

看得見(jiàn)的會(huì)議成本一般指召開(kāi)某次會(huì)議所實(shí)際花費(fèi)的直接的費(fèi)用，如會(huì)議室租金、交通、餐、住、茶水、資料等各種費(fèi)用。

 

2.看不見(jiàn)的會(huì)議成本

除去看得見(jiàn)的會(huì)議成本之外，還有一些不能直接看到的會(huì)議成本。占用員工的工作時(shí)間會(huì)造成浪費(fèi)，這是一種看不見(jiàn)的會(huì)議成本；管理者要準(zhǔn)備一個(gè)會(huì)議需要做大量的準(zhǔn)備工作，如占用很多時(shí)間準(zhǔn)備資料等。因此，看不見(jiàn)的成本不僅占用員工的時(shí)間，還會(huì)占用主持會(huì)議者的時(shí)間。此外，會(huì)議還有很多不可預(yù)知的成本，例如有時(shí)會(huì)議會(huì)帶來(lái)負(fù)面影響，這些負(fù)面的影響實(shí)際上也是非常高的會(huì)議成本。

 

 

 

【自檢】

填寫(xiě)適合你的情況，判斷自己是否需要改進(jìn)。

會(huì)議因素	實(shí)際情況
會(huì)議離題	□經(jīng)常    □很少     □從不
會(huì)議準(zhǔn)備不足	□經(jīng)常    □很少     □從不
會(huì)議效率低	□經(jīng)常    □很少     □從不
與會(huì)者的羅索	□經(jīng)常    □很少     □從不
會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)	□經(jīng)常    □很少     □從不
缺乏參與	□經(jīng)常    □很少     □從不
通過(guò)檢查自己的實(shí)際情況，你需要改進(jìn)哪些會(huì)議因素，從而避免引起與會(huì)者的不滿(mǎn)？