隨時記錄重要信息 – OneNote

我們面臨著一個信息的時代，需要不斷地創(chuàng)建信息，或者從別人那里接受或共享信息。在以往，當我們發(fā)現(xiàn)信息后，就會隨手記在紙上或者便簽中，時間長了，非常容易造成信息的丟失，而且這些零散的信息也是非常難以組織的。

Microsoft Office OneNote 2003是Microsoft Office System中的新增應用程序，它允許用戶電子化地記錄、組織和重新利用在便攜式電腦、臺式機或掌上電腦中的筆記，并為用戶提供了多種獲取信息的方式，使用戶在這樣的環(huán)境中有效地收集、自定義和組織信息。

了解OneNote的操作界面

OneNote作為Microsoft Office System中的一個應用程序，可以電子化地記錄您的信息，并可以允許用戶根據(jù)喜好記錄筆記、輕松地組織信息、快速訪問信息，并且可以有效地重新利用和共享筆記信息。

在開始使用OneNote記錄信息之前，我們需要先了解OneNote的操作界面，如圖1所示。

圖1 OneNote操作界面

在這個靈活、強大的數(shù)字筆記本中，用戶可以根據(jù)自己的工作需要，對操作界面進行進一步調整。

添加新的筆記本項

OneNote給予用戶以自己的方式組織信息的能力，使用OneNote，您可以為數(shù)字記事本系統(tǒng)創(chuàng)建特定的項，使得每項擁有自己的筆記頁。

在默認方式下，OneNote提供了“常規(guī)”、“便箋”和“會議”3個筆記本項，而這些筆記本項可以按照如下方式添加或刪除：

（1）在筆記本項的標簽上單擊鼠標右鍵，即可打開右鍵命令菜單，如圖2所示。

圖2

（2）在右鍵命令菜單中，選擇【新分區(qū)】命令，即可在當前的筆記本項后面添加一個新的筆記本項，同時，您還可以為該分區(qū)起一個名字，以標注這個分區(qū)記錄的信息內容。

圖3 新建的分區(qū)

（3）使用筆記本項上的右鍵菜單，您還可以為該分區(qū)更改顏色、移動分區(qū)等操作，使其符合您的使用習慣。

刪除筆記本項的操作同樣出現(xiàn)在筆記本項的右鍵菜單中，選擇【刪除】命令，在“Microsoft Office OneNote”提示對話框中，選擇【是】命令，刪除該筆記本項。

圖4 刪除筆記本項

而實際上，在OneNote中的每一個筆記本項都有一個單獨的文件與其對應，它們存放在Windows操作系統(tǒng)中的“我的文檔”中的“我的筆記本”文件夾中，如圖5所示。

圖5 在資源管理器中的筆記本項文件

頁面的管理

在每個筆記本項中，都可以包含若干頁面用來保存不同性質的筆記，例如，一個項目經(jīng)理可以為正在進行的項目的每個部分設定一個頁面，分別保存供應商會議、客戶會議和項目時間線等記錄。

在OneNote操作界面的左側，是每個筆記本內各個頁面的單獨標簽集，單擊這些標簽可以讓您進入相應的頁面。用戶可以創(chuàng)建新的頁面組，它是具有相同標題區(qū)的頁面集合，頁面組中有一個主頁面和子頁面，它們在標題區(qū)中具有相同的信息。

在筆記本項中插入新的頁面的操作步驟如下：

（1）單擊OneNote操作界面中的【插入】｜【新頁】菜單項，即可插入新的頁面，而頁面的標題就是在標題區(qū)內輸入的內容。

圖6 新建的頁面

（2）在新建的頁面中，還可以根據(jù)需要創(chuàng)建一個或若干個子頁面，此時只需要選擇【插入】菜單中的【新子頁】命令即可。頁面組中的子頁在OneNote右側顯示為較小的頁面標簽，如圖7所示。

圖7 在頁面組中的子頁

為了使在頁面中信息的格式更貼近于用戶的使用，可以通過【視圖】菜單中的【基準線】命令，來調整記錄信息時的外觀。

圖8 調整頁面的基準線

并且，OneNote為特定的用戶預定義了信紙的格式，即有預定義外觀的頁面。OneNote提供了3種基本類型的信紙：

·     劃線紙：頁面中帶有很多規(guī)則線（例如線條和網(wǎng)格等）；

·     輕型紙：在有很多筆記的情況下，幫助用戶組織思路和信息的紙；

·     設計紙：帶有圖片和相同字體、字體顏色的信紙。

這些信紙可以直接應用在您的頁面中，如圖9所示。

圖9 OneNote中的信紙

打開OneNote的任務窗格，在“新建”任務窗格的“更改信紙”選項區(qū)域內，就可以選擇您將希望使用何種信紙創(chuàng)建新的頁面，如圖10所示。

圖10 信紙的選擇

信紙在所有的筆記記事中提供了一致的外觀，有助于避免輸入反復出現(xiàn)的文本內容，并且有助于讓用戶專注于筆記的記錄，而不用再去考慮頁面的布局和字體的類型等格式設置。

通過“新建”任務窗格中的【將當前頁保存為信紙】命令，還允許用戶將自己定義好格式的頁面保存為信紙格式，以供將來使用。

使用OneNote記錄信息

就像在紙上記錄筆記一樣，OneNote提供給用戶極大的記錄信息能力，我們可以將信息記錄在OneNote頁面的任何位置，并可以與其它應用程序中的信息進行整合。

輸入筆記的標題

OneNote在每個筆記頁面中都提供了筆記標題的功能，一方面可以使用戶在頁面中了解該頁面記錄的信息，同時，頁面標題還會反應到頁面標簽上，通過頁面標簽，用戶可以非?？焖俚乇闅v到需要的頁面內容，如圖11所示。

圖11 頁面的標題

在標題區(qū)中包含了頁面的標題、頁面的總數(shù)和當前頁面、該頁面的創(chuàng)建日期和時間等信息。并且每個頁面的標題區(qū)與頁面中的筆記內容不在同一個區(qū)域中，這樣就使得標題區(qū)在進行信息記錄時保持始終可見。

記錄文字信息

在OneNote筆記記錄區(qū)的任意位置，都可以隨時記錄信息，并且可以與Office其它應用程序一樣，輕松完成文字格式的定義。

使用OneNote記錄文字信息的操作步驟如下：

（1）單擊OneNote筆記記錄區(qū)的任意位置，即可出現(xiàn)開始筆記輸入的標記圖標，提示用戶可以進行文字信息的輸入。

圖12 書寫文字筆記

（2）選擇【視圖】菜單中的【任務窗格】命令，開啟OneNote任務窗格，并打開“字體”任務窗格，為選中的文字記錄設置字體、字號、顏色以及文字效果等格式。

圖13 設置筆記文本的格式

（3）在筆記中也可以通過“項目符號”和“編號”任務窗格，為文字內容設置相關的符號。

圖14 在筆記中應用項目符號和編號

用鼠標在筆記上盤旋時名為“筆記處理”的小圖標會出現(xiàn)在筆記旁邊。使用這些處理可以輕松地在頁面上移動筆記。使用該特性可以重新排序條目（數(shù)字會自動調整）或者組合可能分散在頁面外的同一主題的筆記。在一個列表附近拖動另一個列表，OneNote會自動將拖動的列表合并到前一個列表。使用拖放的處理也可以用于分離筆記內容，如圖15所示。

圖15 拖放筆記的內容使其重新組合

使用數(shù)字墨水

OneNote提供了利用手寫設備在掌上電腦、臺式機或便攜式計算機上手寫筆記或繪制圖表的能力，您可以在同一個頁面中手寫或者輸入筆記的內容。如果您沒有手寫輸入設備，還可以利用鼠標的操作完成繪制和勾畫圖表。

對于掌上電腦，用戶可以使用數(shù)字墨水——一種來自Microsoft的新技術，應用于手寫，就像它們是文本一樣。OneNote的鍵入文本的特性同樣適用于墨水筆記，如項目符號和編號、拖放和用筆記標簽標記。OneNote的查找特性同樣允許用戶在掌上電腦的筆式輸入設備書寫的OneNote筆記本中搜索墨水筆記。在OneNote中，如果需要，可以將數(shù)字墨水筆記轉換為鍵入的文本。

如果在臺式機或便攜式電腦上在OneNote里使用筆式輸入設備，手寫的筆記存為圖形文件。盡管這些筆記顯示為手寫，但它們不具有數(shù)字墨水的增強特性，而且這些筆記也不能轉換為輸入文本。

在OneNote中，提供了多種可供選擇的墨水類型，包括筆跡的顏色和濃度，在使用數(shù)字墨水前，先通過“筆”工具欄選擇相關的書寫樣式。

圖16 “筆”工具欄

然后就可以在OneNote筆記記錄區(qū)的任意位置進行書寫了，如圖17所示。

圖17

在書寫或繪制的過程中，也可以使用OneNote提供的“橡皮擦”功能，將繪制失誤的部分擦除干凈。

在筆記中插入其它信息

使用OneNote不僅可以輸入文字信息或者繪制圖表內容，還可以將其它的信息整合到筆記文件中，例如我們可以通過【插入】｜【圖片】命令向筆記中插入相關的圖片文件，如圖18所示。

圖18 在筆記中插入圖片信息

如果您的計算機中安裝了麥克風設備，可以通過選擇【視圖】菜單中的【工具欄】|【錄音】命令，打開“錄音”工具欄，在工具欄中單擊“開始錄制”圖標開始記錄音頻。然后您可以在OneNote中像平常一樣記筆記，OneNote將音頻和寫下的筆記同步。通過這么做，OneNote記錄了寫下每個筆記的同時發(fā)生的音頻信息。

圖19 錄音工具欄

因此，如果需要澄清某個筆記，你可以將鼠標停留在有問題的筆記上時，就會出現(xiàn)音頻圖標。單擊該音頻圖標，OneNote即可播放記下筆記時正在進行的音頻。

圖20 與筆記同步的音頻信息

插入空間

在記錄信息時，由于OneNote給予用戶記錄信息的靈活性，允許用戶在任意位置書寫信息，有時就會發(fā)現(xiàn)需要在原有的信息中間加入新的記錄區(qū)域，或者希望能夠刪除在筆記中的多余的筆記空間。

OneNote中的“額外的書寫空間”功能就提供了對筆記空間進行組織的能力，例如，我們希望能夠在已有筆記的部分插入新的討論內容，即可在筆記上單擊鼠標右鍵，選擇【額外的書寫空間】菜單命令，如圖21所示。

圖21

此時，在需要添加空間的區(qū)域中按住鼠標左鍵，向上或向下拖動鼠標，即可規(guī)劃出新的空間區(qū)域，同時，在筆記區(qū)中也可以觀察到該空間的大小。在新的空間中即可繼續(xù)進行記錄筆記的操作。

圖22 新增加的空間

組織與處理信息

使用OneNote將信息記錄在電子筆記本中后，這些信息是否還可以進行重新的組織或信息查找呢？OneNote提供了強大的信息組織和處理工具，使得用戶可以在編輯信息或者回顧信息時使用。

查找信息

因為記錄的信息是保存在不同的筆記本項的不同頁面和子頁面中的，那么，如果希望能夠查找到特定的信息是否會非常麻煩呢？

OneNote提供了信息的查找特性，只需在如圖23所示的位置輸入希望查找的信息關鍵字，然后單擊信息查找的箭頭圖標，即可在所有打開的筆記本項中查找那些關鍵字。

圖23 輸入需要查找的關鍵字

OneNote會在包含匹配字符的頁面高亮顯示頁面標簽。按下ENTER鍵或單擊“下一個匹配的內容”箭頭時，OneNote會迅速跳到筆記中下一個匹配的地方，使得在同一時間搜索多個筆記本項中的頁面變得非常簡單，如圖24所示。

圖24 在頁面中高亮顯示的關鍵字

同時，您還可以打開OneNote任務窗格，在“頁列表”的任務窗格中，將顯示OneNote中的搜索結果，并且可以根據(jù)不同的排序依據(jù)排序列表。單擊搜索結果中的名稱，即可打開包含搜索關鍵字的相關頁面查看信息。

圖25 在任務窗格中的搜索結果

筆記標簽

為了進一步對筆記的內容進行組織，在OneNote中還提供了筆記標簽來標注筆記的內容，用于標記關鍵條目、緊急筆記或需要跟進的項目。

使用筆記標簽標注筆記的操作步驟如下：

（1）在OneNote中，將光標置于需要標注的文字或圖表上面。

（2）在“常用”工具欄中單擊【筆記標記】按鈕旁邊的下拉箭頭，打開筆記標記選項，如圖26所示。

圖26 添加筆記標記

（3）根據(jù)需要在筆記中加入標記的類別，例如待辦事項、重要、問題、提醒的信息等等。這樣就會在筆記的前面出現(xiàn)標記的圖標。

除了使用OneNote提供的筆記標記外，用戶還可以自定義標記的內容，以更有效地組織筆記。自定義標記的操作步驟如下：

（1）執(zhí)行菜單欄中的【視圖】︱【任務窗格】命令，在打開的任務窗格中單擊【其它任務窗格】命令右側的下三角按鈕，在打開的下拉列表中選擇“自定義我的筆記標記”命令，即可打開“自定義我的筆記標記”任務窗格。

圖27 自定義我的筆記標記

（2）選擇需要定義的筆記標記，然后單擊【修改】按鈕，打開“修改筆記標記”對話框，如圖28所示。

圖28 修改筆記標記

（3）在“顯示名稱”中輸入該筆記標記的標題，例如“已確定的信息”，然后單擊“符號”圖標中的下拉箭頭，為該標記選擇特定的符號，并調整字體和背景的顏色，所有的設置工作可以在“預覽”文本框中進行查看。

圖29 定義筆記標記的內容

（4）定義完成后單擊【確定】按鈕完成操作，此時在筆記標記列表中就會新增加一個筆記標記項目，并且可以將它應用到您的筆記上。

為筆記的內容添加完成筆記標記后，使用鼠標右鍵單擊在筆記內容前面的標記圖標，可以刪除筆記標記或者自定義我的筆記標記，如圖30所示。

圖30 筆記標記的操作

同時，用戶還可以單擊“筆記標記”工具欄中的【創(chuàng)建Outlook任務】圖標，可以將該標記整合到Outlook中，以創(chuàng)建一個新的Outlook任務。

圖31 “筆記標記”工具欄

筆記標記摘要

為筆記設置了筆記標記后，一方面可以幫助您在瀏覽筆記時獲得提示信息，同時，筆記中的筆記標記還可以組織起來，使用戶能夠查看到關于筆記的摘要信息。

（1）選擇【視圖】菜單中的【筆記標記摘要】命令，或者直接打開“筆記標記摘要”任務窗格。

（2）可以在“按下列條件將筆記分組”下拉列表中選擇分組的依據(jù)，例如根據(jù)筆記標記、分區(qū)、標題、日期或筆記文本等。

圖32 選擇分組條件

（3）在顯示區(qū)域中即可查看到根據(jù)條件分組的筆記內容。

（4）還可以在“搜索”下拉列表中，選擇您希望在哪些位置搜索這些帶有標記的筆記內容。

（5）如果希望能夠將特定標記的筆記內容重新組織，可以單擊【創(chuàng)建摘要頁】按鈕，將這些根據(jù)條件篩選出來的筆記內容放置到同一個頁面中，如圖33所示。

圖33 根據(jù)標記重新組織的筆記內容

共享筆記信息

將筆記記錄在紙上，那么這些信息就很難共享給其它用戶使用。而在OneNote中創(chuàng)建的電子信息，可以通過以下的方式輕松完成信息的共享。

使用電子郵件共享

在OneNote的“常用”工具欄中單擊“電子郵件”圖標，即可打開Outlook 2003中的郵件界面，如圖34所示。

圖34 使用電子郵件發(fā)送筆記

當使用OneNote發(fā)送筆記信息時，它會自動將筆記轉換為HTML格式并將它們自動加入到郵件的正文內容中，這樣，即使郵件的接受方?jīng)]有安裝OneNote應用程序，依然可以打開郵件閱讀筆記的內容。

另外，OneNote同時也創(chuàng)建了筆記的一個.one文件作為附件插入到Outlook電子郵件中，如果收件人安裝了OneNote，則可以很容易地通過雙擊附件將頁面加入到他們自己的筆記本中。

以HTML格式發(fā)布

OneNote提供了將筆記發(fā)布成HTML網(wǎng)頁的能力，這樣就方便用戶使用瀏覽器就可以查看到筆記的內容。

（1）選擇【文件】菜單中的【發(fā)布頁】命令，打開如圖35所示的對話框。

圖35 發(fā)布OneNote筆記

（2）選擇發(fā)布筆記的位置，并在“保存類型”下拉列表中選擇“單個文件網(wǎng)頁”選項，設置完成后單擊【發(fā)布】按鈕。

其它用戶不需要安裝OneNote應用程序，只要打開IE瀏覽器，即可打開筆記的內容進行查看，如圖36所示。

圖36 通過瀏覽器查看筆記的內容

使用共享工作區(qū)

同Microsoft Office System中的其它應用程序一樣，OneNote也提供了將筆記發(fā)布到Windows SharePoint Services“共享工作區(qū)”的能力，在共享工作區(qū)中，團隊的用戶就可以共同對筆記的內容進行瀏覽、編輯，以及分配任務等多種操作。

提示：關于“共享工作區(qū)”的設置和操作，請參考第4章中的內容。